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Onventis aus der Sicht des Lieferanten: Wie das Onboarding gelingt!

Dein langjähriger Kunde möchte mit dir über Onventis zusammenarbeiten. Das Ziel von Onventis ist, Einkaufsprozesse zu optimieren und Transparenz in der Beschaffung zu erhalten. Dieser Artikel zeigt dir den Nutzen für deinen Kunden und wie du mit ihm effektiv zusammenarbeiten kannst.

Wer oder was ist Onventis?

Onventis wurde im Jahr 2000 in Stuttgart gegründet. Unternehmensziel ist es Organisationen dabei zu helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Durch die Nutzung dieses Systems können Kunden Zeit und Kosten sparen. Solche Lösungen werden auch als E-Procurement-System bezeichnet. Zu den Mitbewerbern gehören coupa, sap ariba oder proactis. Solche Systeme sind speziell auf die Aufgaben des modernen Einkaufs abgestimmt. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Zu den Kunden die Onventis nutzen gehören Eberspächer, frischli, Schott, techem oder caterpillar.

Weshalb entscheiden sich Einkaufsorganisationen für Onventis?

Einer der größten Vorteile von Onventis ist die Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Dies hilft Mitarbeitern schnell den richtigen Artikel zu beschaffen und Einkäufern einfach an die gewünschten Informationen zu gelangen. Damit wird der Einkaufsprozess optimiert und unnötige manuelle Tätigkeiten reduziert. Dies bestätigt auch Michael Wlodarski, Director Process Management & eProcurement, von der SCHOTT AG:

„Vor allem die einfache Bedienbarkeit und die internationale Verfügbarkeit sind überzeugende Argumente für den Einsatz von Onventis an 26 Schott-Standorten in 13 Ländern.“

Ein weiterer Vorteil ist, dass Onventis alle Module in einer Plattform integriert hat. Somit greift der Einkauf für den Bestellprozess wie das Rechnungswesen für die Rechnungsabwicklung auf das gleiche System zu. Damit spart sich der Kunde Schnittstellen und somit Tests zu anderen IT-Systemen. Zudem bietet das System auch eine praktikable Option, Dienstleistungsaufträge abzuwickeln. Dienstleistungen einzukaufen ist in vielen Unternehmen eine große Herausforderung.

Was ist das Onventis Supplier Portal?

Als Lieferant kannst du im Supplier Portal all deine Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar, wie zum Beispiel Artikel mittels eines BMEcat zu listen. Der BMEcat ist ein branchenübergreifender Standard zum Hochladen von Produktinformationen.

Onventis Bestellsystem — Onventis supplier portal

Wie liste ich Artikel?

Onventis bietet verschiedene Möglichkeiten an, Produktinformationen hochzuladen. Meine Empfehlung ist die gewünschten Optionen vorab mit dem Kunden zu klären. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von elektronischen Katalogen. Es wird zwischen statischen und dynamischen Katalogen entschieden. Statische Kataloge müssen bei jeder Änderung z.B. von Preisen oder Artikeln neu hochgeladen werden. Dazu bietet Onventis das Format BMEcat an und die Option eine Excel-Datei hochzuladen. Je nach Dateigröße können die Dateien entweder über die Web-Oberfläche oder über einen FTP-Server hochgeladen werden.

Onventis Bestellsystem BIZCon Job — Quelle: Onventis – Katalog Upload in Onventis

Dynamische Kataloge aktualisieren den Inhalt automatisch. Oftmals wird darüber auch die Lagerhaltigkeit dargestellt oder konfigurierbare Produkte angeboten. Damit entfallen nach einmaligem Onboarding weitere Aufwände für die Katalogpflege. Nachteil ist, dass dein Kunde dich explizit als Lieferanten auswählen muss und die Artikel nicht über die übergreifende Suche findet. Um diesen Nachteil zu neutralisieren gibt es Lösungsansätze, die jedoch den Rahmen dieses Blogartikels überschreiten würden. Das Katalogformat folgt dem OCI-Standard. OCI steht für open catalog interface und ist eine „Schnittstelle“ für Produktinformationen, die von SAP entwickelt wurde.

Nachdem nun die Katalogart und weitere Details wie Sortimentsumfang mit deinem Kunden geklärt ist, kann es mit der Kommunikation weitergehen. Also dem Austausch von Bestellungen oder Rechnungen.

Wie kann ich Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung mit meinem Kunden austauschen?

Dein Kunde ist glücklich. Die Artikel haben super Bilder, gute Preise und hilfreiche Beschreibungen für den Mitarbeiter. Nun kann es an die Kommunikation gehen. Auch hier gibt es zwei Optionen. Zum einen kann dies über das WEB-Portal von Onventis manuell abgeholt bzw. via PDF ausgetauscht werden. Fachleute sagen dazu WEB-EDI. Oder die Nachrichten werden via EDI ausgetauscht. Unter EDI versteht man den elektronischen und automatisierten Austausch von Dokumenten.

➡️ Der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumente zwischen Lieferanten und Kunde wird als EDI bezeichnet. Durch kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Im Sinne der Prozessoptimierung fällt die Entscheidung auf EDI. In diesem Fall kann folgende Nachrichtenarten umsetzen:

Auftrag
Auftragsbestätigung
Auftragsänderung
Lieferavis
Rechnung

Wie im Katalogumfeld gilt es hier in die jeweiligen Nachrichten mit deinem Kunden abzustimmen. Nehmen wir an, dass die Finanzbuchhaltung deines Kunden für die Rechnungsabwicklung ein anderes System nutzt. In diesem Fall gilt es die den Rechnungsaustausch getrennt von Onventis zu klären.

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Bisher bin ich davon ausgegangen, dass zu deinem Kunden eine enge Beziehung und genügend Umsatz erzielt werden. Onventis setzt dafür die Schwelle auf 35.000 €. Nun gilt es zu prüfen, ob die Zusammenarbeit wirtschaftlich ist. Damit du dies vorab ohne Angebot von Onventis grob einschätzen kannst, habe ich hier ein paar Zahlen zusammengetragen.

Parameter wie Umsatzgröße oder Umsetzung im Testsystem verändern die Preisgestaltung. Für einen Katalogupload durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Sollte ein dynamischer Katalog (z.B. OCI 4.0) implementier werden, kann mit ca. 600 € netto kalkuliert werden.

Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Kosten können gespart werden, wenn der Kunde den EDI-Auftrag selbst einrichtet. Dazu ist die Übermittlungsart von PDF auf OpenTRANS 1.0 zu ändern. Dann fehlt noch Änderung der E-Mail-Adresse. Damit die EDI-Bestellung direkt an das „IT-System“ des Lieferanten geht.

Welche EDI-Optionen bietet Onventis an?

Für die Implementierung des elektronischen Datenaustausches (EDI) sind noch ein paar Rahmenbedingungen zu beachten. Dazu gehört das Format wie der Übertragungsweg. Sollte diese nicht bekannt sein, frage deine Kollegen aus dem IT-Bereich.

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Fazit – Onventis ein nutzerfreundliches E-Procurement-System

Onventis ist ein führendes E-Procurement-System made in Germany. Das Stuttgarter Unternehmen setzt auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit ihres Systems. Für Lieferanten steht das Onventis supplier portal zur Verfügung. Darüber erhält der Lieferant einen schnellen Überblick über alle verknüpften Kunden. Es ist möglich den jeweiligen Kunden auszuwählen und offene Aufgaben wie z.B. den Upload eines BMEcat vorzunehmen. Dabei fallen Kosten an, wenn der Katalog eine gewisse Dateigröße überschreitet und ein SFTP-Server genutzt werden muss. Für Lieferanten mit vielen Kunden über Onventis lohnt sich auch die Umsetzung des elektronischen Datenaustausches via EDI. Bei der automatisierten Verarbeitung von Bestellungen und dem automatischen Versand von Rechnungen steigern die Effizienz der Auftragsabwicklung. Mit Onventis hast du als Lieferant einen Kompetenten Partner an deiner Seite der weiß, was er kann. Mein Tipp zum Schluss: Definiere mit dem Kunden den gewünschten Umfang wie Art der Artikellistung und Umsetzung von EDI Nachrichten um auf der Basis die Leistung via Onventis Shop zu bestellen!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

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FAQ – Haufig gestellte Fragen

Was ist Onventis?

Onventis ist Anbieter eines E-Procurement-System. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Damit kann der Beschaffungsprozess optimiert werden, Kosten eingespart und die Transparenz im Einkauf gesteigert werden.

Welche Kunden verwenden Onventis?

Zu den Kunden gehören: Eberspächer, frischli, Schott, techem, Caterpillar

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Dies kommt auf diverse Parameter wie Projektumfang, Umsatzgröße, oder Umsetzung im Testsystem an. Folgende Werte sind für eine grobe Einschätzung gedacht. Für einen Katalogupload (BMEcat) durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Was ist das Onventis supplier portal?

Als Lieferant kannst du im Supplier Portal all deine Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar wie die Artikellistung, Einsehen von Bestellungen oder Abgabe von Angeboten.

Welche Lieferanten nutzen das Onventis supplier portal?

Das Onventis supplier portal ist vor allem für Lieferanten gedacht, die mehrere Kunden über Onventis beliefern. Dazu gehören Anbieter wie Hahn + Kolb, Kaiser + Kraft, Sonepar, Haufe, Uvex oder Staples.

Quellen

BMEnet, Gütesiegel Lieferantenmanagement: https://www.bme.de/services/siegel/lieferantenmanagement-onventis
Onventis, Zitat Referenzkunden und -lieferanten: https://www.onventis.de/premium-supplier/

E-Business, Für Change-Manager, Für Einkäufer, Für Vertrieb, Innovativ(er) werden, Zielsystem

B2B Marktplatz – Wie die Stadtwerke Neumünster digitale Chancen nutzt

Welche Gedanken kommen dir, wenn du an dein lokales Stadtwerk denkst? An Begriffe wie modern, innovativ und mutig hatte ich im ersten Moment nicht im Sinn. Wie dies mit einem B2B Marktplatz und den Stadtwerken Neumünster zusammenhängt, erfährst du in diesem Beitrag. Frank Wede, Partnermanager aus dem Einkauf, gibt uns Einblicke.

ROKX ist der Name des B2B Marktplatztes der Stadtwerke Neumünster (SWN). Im folgenden Text kürze ich dies mit SWN ab. ROKX steht für regional, online und kaufen. Diese neuartige Idee entstand im Einkauf der Stadtwerke Neumünster. Dort ist auch Frank Wede Zuhause und kümmert sich als Partnermanager mit seinem Team sowohl um Lieferanten, Kunden wie auch dem Verkauf der Lösung. Im Detail geben die folgenden Abschnitte Einblicke in diese vier Punkte:

Die Entstehungsgeschichte von ROKX
Die ersten Schritte des neuen Produktes
Das Geschäftsmodell
Warum der B2B Marktplatz ein Erfolg wird!

Entstehungsgeschichte von ROKX

Ich bin immer noch fasziniert, dass ein Stadtwerk einen B2B Marktplatz auf den Markt bringt. Die Entstehungsgeschichte hängt eng mit dem Werdegang von Frank zusammen. Er startet bei den Stadtwerken 1993. Früh übernimmt er große Projekte, wie z.B. den Umbau des Schwimmbades und die damit verbundene Umsetzung von Ausschreibungen im Wert von 31 Mio. DM (heute ca. 15,8 Mio. €). Das nächste große Projekt war die SAP-Einführung im Einkauf. Nach erfolgreicher Implementierung hieß es dann: „Herr Wede wir brauchen Sie im Vertrieb.“ So wurde Frank zunächst für viele Jahre Privatkunden-Vertriebsleiter, dann Gesamt-Vertriebsleiter und hatte die Personalführung von bis zu 80 Mitarbeitern inne. Seit Februar 2020 ist er nun wieder zurück im Einkauf.

Stadtwerke Neumünster PR — Imagekampange der SWN Quelle: www.stadtwerke-neumuenster.de

Durch den neuen Geschäftsführer Michael Böddeker der SWN sind neue Ideen nicht nur erlaubt, sondern werden auch gefordert. Daher gibt es intern regelmäßige Termine in denen Kollegen und Frank kreativ werden. Frank wirft hier ein: „Viele Stadtwerke konzentrieren sich ausschließlich auf moderne Vertriebsthemen, aber nicht auf die Einkaufsseite. Der Einkauf hat aber einen entscheidenden Anteil an der Wertschöpfungskette.“ Bei SWN wurde so die Idee entwickelt, die bestehenden Rahmenverträge mit Lieferanten zu erweitern und dies den B2B-Kunden als Partnereinkauf anzubieten. Denn die SWN hat bereits eine breite Kundenbasis die Versorgungsleistungen wie Energie, Breitband-Kommunikation oder Wasser beziehen. Dies war die Geburtsstunde des regionalen Online Marktplatzes.

➡️ Herausforderung Innovation: Weshalb sich Innovationen lohnen und was dies mit der Geschichte von 3M zu tun hat erfährst du hier!

Die ersten Schritte des neuen Produktes

Bei einem Online Marktplatz kommt mir sofort Amazon in den Sinn. Laut Frank war schnell klar, dass die SWN sich über Regionalität abgrenzen möchten. Somit war dar Fokus schnell gesetzt und es konnte an den weiteren Bausteinen gearbeitet werden.

Marktplatz-Gedanke von Onventis Quelle: https://www.onventis.de/produkte

Um die Frage der technischen Umsetzung zu klären wurde die bereits eingesetzte Lösung unter die Lupe genommen. Die SWN setzt im Einkauf auf die E-Procurement Lösung von Onventis. Ein E-Procurement-System hilft dem Einkäufer bei seiner Tätigkeit von Lieferantenauswahl, -bewertung bis zu Prozessoptimierungen. Die Lösung von Onventis hat nicht nur „Buy-Side“ Ansätze im Angebot sondern auch bestehende Möglichkeiten für den Einsatz als „Sell-Side-Lösung“. Der „Buy-Side-Ansatz“ kennzeichnet sich dadurch, dass die Rahmenbedingungen vom Kunden gesetzt werden und dieser dort seine Lieferanten integriert. Bei „Sell-Side-Lösungen“ wird das E-Procurement-System weiteren Kunden flexibel und individuell anpassbar bereitgestellt. Auch das jeweilige Look-and-Feel des Kunden lässt sich mit einbinden. Dadurch das Onventis beide Komponenten anbieten kann war die Grundlage für die Marktplatzidee schnell gelegt.

Die weitaus wichtigere Komponente als die technische Machbarkeit ist das Kunden- bzw. Marktfeedback. Daher war es das Ziel, diese Idee eines regionalen Marktplatzes für Schleswig-Holstein schnell zu testen. Für den ersten „Test“ bekommt Frank kurzfristig die Chance auf dem internationalen Spring- und Dressurreiter in Neumünster, der VR Classics. In der Business Lounge findet der Ansatz bei Politik und Geschäftspartner sehr gute Resonanz. Danach geht es schnell, wie der folgende Zeitverlauf darstellt:

01. Februar: Frank Wede wechselt in den Einkauf
15. Februar: Erste erfolgreiche Vorstellung im Rahmen VR Classics
Mitte März: Es fällt die Entscheidung für die Umsetzung mit Onventis
April: Offizieller Projektstart – technische Einführung der Sell-Side
Mitte Juli: Go Live von ROKX

Das Geschäftsmodell > E-Marktplatz

Die grundsätzliche Idee ist den Rahmenvertrag mit bestehenden Lieferanten auf alle Marktplatzteilnehmer zu erweitern. Dadurch profitieren kleine und Mittlere Unternehmen von vorverhandelten Konditionen durch die SWN. Der Lieferant kann dadurch ohne Kosten für die Kunden-Akquisition Neukunden gewinnen. Im Detail zeigen die Dimensionen Wer, Was, Wie und Wert wie das Geschäftsmodell angedacht ist:

Wer – Zielgruppe:

Regionale Geschäftskunden der SWN
Regionale Energieversorgungsunternehmen
Lieferanten der SWN mit Rahmenverträge, die diesen auch für dritte nutzbar machen

Was – Nutzenversprechen:

Regionale Wirtschaft stärken
Prozesse optimieren bei Kunden und Reduzierung von Kosten (siehe Abbildung „Kostenoptimierung“)
Kunden führen B2B Marktplatz als E-Procurement Lösung für viele Lieferanten ein
Einfache Kundengewinnung als Lieferant durch Erweiterung des Rahmenvertrages für Marktplatzteilnehmer

Kostenoptimierung: Zahlen aus der – BME Verband Studie: Trends in der elektronischen Beschaffung 2015 Quelle: ROKX

Wie – Wertschöpfung:

Die Einkaufskompetenz der SWN ermöglicht gute Rahmenbedingungen (wie z.B. Preis) und erzeugt eine professionelle Auswahl an Lieferanten
Die eingesetzte „Buy-Side-Lösung“ von Onventis wird um „Sell-Side“ erweitert
Frank Wede und Team kümmern sich als verkaufende Einkäufer um das Netzwerk

Wert – Ertragsmechanik:

Über Lizenzkosten für den Systemzugang decken Kunden die Kosten für die technische Lizenzbereitstellung pro User
Bündelung der Bedarfe reduzieren die Beschaffungskosten für alle Käufer

Wie das Geschäftsmodell des Online Markplatzes im Detail funktioniert und wie dadurch die Effizienz und Digitalisierungsgrad der Bestellprozesse gesteigert zeigt das folgende Video:

Digitale Transformation der Bestellprozesse durch den Online Marktplatz von ROKX

Warum der B2B Marktplatz ein Erfolg wird!

Frank bezeichnet seine Kunden als Partner. Partner drückt Augenhöhe und gemeinsame Werte aus. Durch den Einfluss SARS-CoV (Coronavirus) ist der Wert von regionalen Beziehungen nochmal deutlicher geworden. Bei einem Marktplatz ist es erforderlich Kunden wie auch Lieferanten zusammen zu bringen. Daher starten die meisten Unternehmungen mit anderen Geschäftsmodellen, die dann zum Marktplatz entwickelt werden sollen. Denn beim Start auf der grünen Wiese fragen potenzielle Kunden weshalb sie bestellen sollen und welche Lieferanten/Materialgruppen es gibt. Ist die Antwort: „Wir haben noch keine Lieferanten.“, dann ist es für die meisten Kunden wieder unattraktiv. Das gleiche gilt ebenso für die Lieferantenseite. Die SWN kann beide Marktseiten bieten. Eine breite Basis an Bestandskunden und bestehende Beziehungen zu Lieferanten steht für eine solide Startbasis.

➡️ Bei der Einführung eines Beschaffungssystems wie einem Online Markplatzes ist es wichtig, dass die Lieferanten von den Fachabteilungen akzeptiert werden. Eine Strategie für eine erfolgreiche Lieferanteneinführung findest du hier.

Fazit

Frank Wede ist der wahrscheinlich erste verkaufende Einkäufer Deutschlands. Durch ein offenes Mindset und einem neuen Geschäftsführer wurde es möglich neue Ideen zu treiben. Der Online Marktplatz ROKX ist nur eine der neuartigen Lösung im Portfolio der SWN. Das Beispiel und die Entstehungsgeschichte von ROKX zeigt, dass sich Mut und schnelles Testen auszahlt. Ich persönlich glaube daran, dass der Faktor „Regionalität“ und die bestehende Kundenbasis den B2B Marktplatz zum Erfolg führt.

Es lohnt sich somit immer mal wieder einen Blick nach Neumünster zu werfen!

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