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Das coupa supplier portal > Nichts wovor sich Lieferanten fürchten müssen!

„Wir führen coupa ein und möchten Sie bitten, Ihre Artikel hochzuladen!“ Kommt Ihnen dieser Wunsch bekannt vor? Oder senden ihre Kunden die Einladung zur Registrierung ohne Bescheid zu geben?  Beide Vorgehensweisen habe ich schon vielfach erlebt. Was dies für Sie als Lieferanten bedeutet und was das coupa supplier portal ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Weshalb führt ihr Kunde coupa ein?

Ein moderner Einkäufer kauft schon lange nicht mehr ein. Es geht vielmehr darum strategische Partnerschaften mit Lieferanten auszubauen, die Lieferketten zu steuern, Transparenz in die Ausgaben zu bringen und die Unternehmensstrategie in puncto Nachhaltigkeit mit Lieferanten umzusetzen.

Um all diesen Aufgaben gerecht zu werden, gibt es Einkaufssysteme (E-Procurement Systeme), die von Technologie-Unternehmen entwickelt und angeboten werden. Coupa, aus San Mateo in Kalifornien, ist einer davon. Mitbewerber sind SAP Ariba, Ivalua oder auch Newtron, um ein paar zu nennen. Mit der Einführung von coupa hat die Einkäuferin wie der Einkäufer ebenfalls die Möglichkeit, „Guided Buying“ einzuführen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter aus der Fachabteilung im Einkaufsprozess geführt wird und nur Lieferanten oder Sortimente nutzen kann, die freigegeben wurden. An dieser Stelle kommen Sie in ihrer Rolle als Lieferant ins Spiel. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie die Details zum coupa supplier portal.

➡️ Ein E-Procurement System hilft dabei Bestellungen bei favorisierten Lieferanten zu tätigen. Ohne eines solchen Systems ist die Gefahr von Maverick Buying groß. Also die Beschaffung von Artikeln ohne Rücksichtnahme auf bestehende Rahmenverträge. Dazu empfehlen wir diesen Blogbeitrag: Was ist Maverick-Buying und welche Bedeutung hat es für den Einkauf?

Was ist das coupa supplier portal?

Das coupa supplier portal (CSP) oder auch Coupa Lieferantenportal genannt, ist der Bereich für Lieferanten, indem Kataloge bzw. Produktdaten hochgeladen werden können. Auch der Prozess von Auftrag, über Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung wird darüber abgebildet. Im coupa supplier portal kann der Lieferant zentral alle seine Kunden verwalten.

Coupa Lieferantenportal
Das coupa supplier portal

Wo kann ich Artikeldaten inkl. Preise hochladen?

Um Artikelinformationen bereitzustellen, gibt es zwei Optionen bei coupa. Die erste Option ermöglicht ein Katalog-Template herunterzuladen, zu befüllen und wieder hochzuladen. In der zweiten Option kann ein sogenannter punchout-catalog zur Verfügung gestellt werden. Bei dieser Option wählt der einkaufende Mitarbeiter (Bedarfsträger) den Lieferanten aus, springt auf dessen „Online-Shop“ und nach dem Absenden des Warenkorbs werden die Artikel ins coupa System übertragen. Dort erfolgt dann die Kontierung und Freigabe der Bestellung durch den Kostenstellenverantwortlichen.

Option 1: Katalog-Template

Das Katalog-Template kann unter dem Menüpunkt Kataloge bzw. catalogs heruntergeladen werden. Ich empfehle immer im englischen Sprachkontext zu bleiben, da auch der Katalog im Sprachkontext der Plattform validiert wird.

staging plattform
Download und Upload des Excel Templates

Option 2: Punchout-catalog

Der Punchout-catalog kann mit Hilfe des Kunden bzw. dessen Dienstleisters implementiert werden. Dazu sind die Logindaten, Shared-Secret etc. auszutauschen.

Ihr Kunde hat die Möglichkeit, die Pflichtfelder des Excel-Templates zu individualisieren. Daher kann es sein, dass das Template eines anderen Kunden davon abweicht. Mein Tipp: Um zu standardisieren und zu automatisieren ist die Implementierung eines Punchout-catalogs zu empfehlen!

Wie erhalte ich künftig die Bestellungen?

Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht. Die gute Nachricht ist, dass die Bestellungen via Electronic Data Interchange (EDI) implementiert werden können. EDI steht für Nachrichten wie zum Beispiel Bestellungen, die automatisiert und ohne manuelle Nachbearbeitung in einem Warenwirtschaftssystem (ERP-System) angelegt werden. Nun zu der schlechten Nachricht. Wenn deine Firma EDI nicht umsetzen kann, dann wird WEB-EDI auf dich zukommen. Während der Kunde auf seiner Seite automatisiert arbeiten kann, musst du dich als Lieferant im coupa supplier portal anmelden, um dort jede Bestellung manuell abzuholen.

➡️ Mehr zu WEB-EDI findest du im Beitrag: WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um die Skalierbarkeit

Der Folgeprozess: Von Auftragsbestätigung bis zur Rechnung.

Je nach Projektumfang deines Kunden kann es zur Forderung nach Auftragsbestätigungen oder Rechnungen kommen. In diesem Fall gibt es ebenfalls die beiden Optionen EDI oder WEB-EDI, wie zuvor bei den Bestellungen beschrieben. Im Falle der Rechnungen und dem Prozessweg WEB-EDI muss sich der Lieferant dort einloggen und im coupa supplier portal die Daten entsprechend hinterlegen. Wie dies funktioniert, erfährst du im Helpcenter von coupa. Die Abkürzung zu den entsprechenden Videos findest du hier.

Management von mehreren Kunden über coupa

Im Lieferantenportal von coupa können Sie alle ihre Kunden managen. Sobald der nächste Kunde eine Anfrage via E-Mail stellt, kann diese Anfrage mit dem bestehen Nutzer/Konto verknüpft werden. Sollte bereits ein weiteres Konto bestehen, kann dies zusammengeführt (Merge Accounts) werden. Somit können Sie alle Kunden über ein Konto pflegen und bearbeiten.

Fazit

In diesem Beitrag haben Sie erfahren, dass coupa einen großen Mehrwert bei der Unterstützung von Einkaufstätigkeiten liefern kann. Das Onboarding von Lieferanten ist notwendig, da solche Cloud basierten Einkaufssysteme ebenfalls für den Austausch von Produktdaten, Bestellungen und Rechnungen verwendet werden. Dies kann entweder über einen manuellen Upload eines Excel-Templates erfolgen oder über die Variante des Punchout-catalogs. Zu empfehlen ist der automatisierte Prozess des Bestellaustausches über EDI (Electronic Data Interchange). Wer dies nicht im Leistungsportfolio hat, kann manuell via WEB-EDI Bestellungen abholen bzw. Auftragsbestätigungen oder Rechnungen buchen. Wenn Sie mit coupa sofort starten möchten, können Sie sich hier kostenfrei registrieren. Wir halten fest: Das coupa supplier portal ist nichts, wovor sich Lieferanten fürchten müssen!

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus den Perspektiven Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist Coupa?

Coupa ist ein elektronisches Einkaufssystem (E-Procurement System), das die Zusammenarbeit zwischen Kunde und vielen Lieferanten optimiert. Das System ist eine Cloud-Plattform für geschäftliche Ausgaben. Coupa unterstützt Einkäufer dabei die Einkaufsrichtlinien umzusetzen, Risikomanagement zu betreiben und Transparenz über Ausgaben zu erhalten.

Was ist das Coupa Lieferantenportal?

Das Coupa Lieferantenportal oder auch coupa supplier portal (CSP) genannt, ist der Bereich für Lieferanten, indem die Kataloge bzw. Artikeldaten hochgeladen werden können. Zudem wird darüber der Prozess von Auftrag, über Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungsstellung abgebildet. Im coupa supplier portal kann der Lieferant alle seine Kunden verwalten.

Wie viel kostet die Nutzung des coupa supplier portal für Lieferanten?

Coupa erhebt keine Gebühren von Lieferanten für die Nutzung des Coupa Lieferantenportals.

Können über coupa auch EDI-Nachrichten ausgetauscht werden?

Die Automatisierung der Nachrichten ist via Electronic Data Interchange (EDI) möglich

Ist es möglich auf der Rechnung Versandkosten hinzufügen?

In der Rechnung unter den Artikelpositionen können diese erfasst werden, siehe Screenshot.Shipping cost coupa

Kann coupa einen Punchout-Katalog verarbeiten?

Ja, coupa kann cXML Punchout-Kataloge verarbeiten.

Quellen

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Wie funktioniert das Mercateo Procurement Portal?

Es herrscht Aufbruchstimmung. Das Internet ist gerade auf Siegeszug durch die Welt. Der Fortschritt erhält den Begriff, New Economy. Statt Waren werden nun Services und Dienstleistungen verkauft. Dirk Markus, Harald Fett und Sebastian Wieser sitzen in München beim Notar. 1999 ist es geschafft, die Mercateo AG ist gegründet.

Heute zählt Mercateo zu den relevanten B2B-Handelsplattformen Europas. Mit 406 Mio. Euro Umsatz und 500 Mitarbeitern befindet sich die Plattform weiter auf Wachstumskurs. B2B steht für Business-to-Business und beschreibt den Vertragsschluss zwischen Unternehmen. In den letzten Jahren war der Fokus von Mercateo die Entwicklung des B2B-Marktplatzes. Damit ist die Akquise von Händlern und Herstellern gemeint, die unter der Flagge von Mercateo an Geschäftskunden verkauften. Der Kunde kann aus einer Vielzahl von Produkten von unterschiedlichen Lieferanten (auf Mercateo.de als Lager dargestellt) wählen. Die Lieferung erfolgt direkt vom Lieferanten in einem neutralen Paket mit Mercateo-Lieferschein. Die Rechnungsstellung erfolgt zentral von Mercateo.

Die Entwicklung vom Handelsgeschäft zum Netzwerk

Neben dem Handelsgeschäft von Mercateo wurde 2017 die Unite Network AG gegründet. Mit einer eigenen Plattform versuchte Mercateo das Netzwerkgeschäft (n:n) zu etablieren. Im Gegensatz zum Handelsgeschäft (1:n) treten dort die Lieferanten prominent in Erscheinung. Ziel ist es Geschäftskunden direkt mit Lieferanten zu vernetzen, ohne den Marktplatz dazwischenzuschalten. Damit der Kunde das Beste aus beiden Welten nutzten kann, wurden das Unite Netzwerk in den bestehenden Markplatz integriert.

Rebranding – Dezember 2021

Mercateo startet Ende 2021 offiziell die Neuausrichtung. Unite wird Dachmarke und damit der Anspruch als Netzwerker zwischen Einkäufer und Lieferanten gestärkt. Wie aus dem Statement von Mercateo hervorgeht, sollen die Plattformen zusammengeführt werden.

„Kurz gesagt, sind wir aus der Mercateo Positionierung als B2B-Marktplatz herausgewachsen. Da wir unser Unite Netzwerk und unsere Plattformlösungen weiterentwickelt haben, ist es an der Zeit, sie zusammenzuführen. Das bedeutet, dass wir das Angebot besser auf die Nachfrage abstimmen und Innovationen in der Lieferkette vorantreiben können.“

Mit dem Rebranding von Mercateo zu Unite verändert sich auch die jeweiligen Produktbezeichnungen:

  • Mercateo Beschaffungsplattform wird zum Mercateo Procurement Portal
  • Mercateo B2B-Marktplatz bzw. Mercateo Shop wird zum Spotmarket
  • Der Bereich Exklusivlieferant auf der ehemaligen Mercateo Beschaffungsplattform wird zum Business Shop Plus
  • Mercateo Unite wird zum Business Shop

Das Frontend – Ansicht für den Einkäufer

Der Einkäufer bekommt die Produkte wie Mercateo Procurement Portal, Spotmarket oder Business Shop in einem Look-and-Feel. Die folgende Skizze zeigt, wie die Produkte zusammen gesetzt sind:

Mercato Online
Mercateo Procurement Portal (ehemals Mercateo Beschaffungsplattform)

Das Mercateo Procurement Portal bildet den Rahmen. Über den Spotmarket sollen kurzfristigen Bedarfe gedeckt werden. Über den Business Shop kann bei Fokuslieferanten gekauft werden. Das gleiche gilt für den Business Shop Plus. Der Business Shop Plus bietet, im Gegensatz zum Business Shop, dem Lieferant die Möglichkeit ein auf einen Kunden abgestimmtes Sortiment anzubieten. Zusätzlich hat der Einkäufer die Möglichkeit Katalogaktualisierungen zu überprüfen. Der Kataloginhalt wird erst nach Freigabe sichtbar. Diese Option ist für alle B2B-Kunden relevant die individuelle Produkte (z.B. Arbeitsjacke mit Firmenlogo) beziehen. Den Unterschied zwischen Business Shop und Business Shop Plus findest du in den FAQs erläutert.

Unite Lieferant auf Mercateo.de auswählen
So funktioniert Unite mit Mercateo, Quelle: https://mercateo.com Administrationsbereich

Mercateo Unite Geschäftsmodelle aus Lieferantensicht

Aus Lieferantensicht gibt es mehrere Optionen, die mit Kunden genutzt werden können.

Option 1: Spotmarket (Verkauf an Mercateo, Lieferung zum Kunden)

Die Option Spotmarket eignet sich, um Neukunden zu gewinnen und eine Logistik für Kleinstbestellungen besteht. Es wird dabei die IT-Infrastruktur von Mercateo genutzt. Dabei ist Mercateo der einzige Debitor. Der Vertrag kommt zwischen Käufer und Mercateo zustande. Konkret bedeutet dies, dass der Geschäftskunde von Mercateo die Ware kauft. Der Lieferant sendet an den Kunden und stellt die Rechnung an Mercateo. Mercateo stellt im eigenen Namen die Rechnung an den Käufer mit den Konditionen, die im Warenkorb ersichtlich waren.

➡️ Was ist ein Spotmarket? Das Gegenteil von Spotmarket ist das Termingeschäft. Der Begriff kommt ursprünglich aus dem Ölhandel und beschreibt Geschäfte mit kurzen Erfüllungsfristen.

Option 2: Unite Business Shop (Verkauf an Kunden, Lieferung zum Kunden)

Der Verkauf direkt an den Kunden ist über den Unite Business Shop möglich. Dort kann ein eigener Katalog hochgeladen werden. Dieser wird vom Kunden mit nur einem Klick freigeschalten. Der Lieferant hat die Möglichkeit pro Kunde eigene Preise (1:1 Verhältnis) einzuspielen. Diese Option ist zu wählen, wenn eine Kundenbeziehung entstehen soll und den Ausbau der Geschäftsbeziehung angestrebt wird.

Mercateo Netzwerkgeschäft

Unite Business Shop, Quelle: https://unite.eu

Option 3: Business Shop Plus (Verkauf an einen bestimmen Kunden, Lieferung zum Kunden)

Der Business Shop Plus ist die passende Option bei angepassten Sortimenten. Hier können den Vereinbarungen mit Rahmenvertragskunden umgesetzt werden. Freigabe der Kataloge bei Aktualisierungen erfolgt durch den Einkäufer.

Fazit

Mercateo ist einer der wenigen B2B-Marktplätze, die sich in DACH-Region in den letzten Jahren behaupten konnten. Aus meiner Sicht ist das Rebranding von Mercateo zu Unite keine reine Neupositionierung aus Marketingsicht. Das Handelsgeschäft ist umkämpft. Amazon Business ist dort der Benchmark. Dessen Marktpräsenz in Europa und logistische Fähigkeit sind wohl kaum aufzuholen. Zudem drängen Händler ebenfalls mit eigenen Marktplätzen auf den Markt.  Die Neuausrichtung von Unite zielt auf Mehrwerte rund um den Kauf der Artikel ab. Künftig sind die Bereiche Lieferantenauswahl, Lieferanten-Management (Sourcing) und Risikomanagement denkbar. Die aktuellen Engpässe in den Lieferketten zeigen, wie wichtig ein kompetentes Supply Chain Management ist. Unite ist auf dem Weg zum Manager der Lieferkette zu werden.

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus den Perspektiven Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wann wurde Mercateo AG gegründet?

1999 von Dirk Markus, Harald Fett und Sebastian Wieser. Die Gründung erfolgte, durch die ehemalige McKinsey Berater, in München.

Wann wurde Mercateo Unite gegründet?

2017 unter der Firmierung Unite Network AG. Diese gehört zur Unite (Mercateo Gruppe).

Was ist das Mercateo Procurement Portal?

Dies ist das Frontend von Unite (ehemals Mercateo), dass die Produkte Spotmarket, Business Shop und Business Shop vereint.

Was ist der Unterschied zwischen Business Shop und Business Shop Plus?

Der Business Shop Plus (ehemals Exklusivkatalog) kommt aus dem B2B-Marktplatz (Spotmarket) von Unite. Dort kann der Lieferant individuelle Sortimente und Konditionen pro einkaufendes Unternehmen hinterlegen. Jede Katalogaktualisierung muss vom Einkäufer zusätzlich freigegeben werden. Der Business Shop (ehemals Mercateo Unite) kommt aus der Vernetzungsplattform. Dort hat der Lieferant die Möglichkeit ein Sortiment für n-Kunden zu hinterlegen und pro Kunde eigene Preise darzustellen. Zudem unterscheiden sich die Gebührenmodelle.

Was ist ein Spotmarket?

Das Gegenteil von Spotmarket ist das Termingeschäft. Der Begriff kommt ursprünglich aus dem Ölhandel und beschreibt Geschäfte mit kurzen Erfüllungsfristen.

Quellen

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B2B Marktplatz – Wie die Stadtwerke Neumünster digitale Chancen nutzt

Welche Gedanken kommen dir, wenn du an dein lokales Stadtwerk denkst? An Begriffe wie modern, innovativ und mutig hatte ich im ersten Moment nicht im Sinn. Wie dies mit einem B2B Marktplatz und den Stadtwerken Neumünster zusammenhängt, erfährst du in diesem Beitrag. Frank Wede, Partnermanager aus dem Einkauf, gibt uns Einblicke.

ROKX ist der Name des B2B Marktplatztes der Stadtwerke Neumünster (SWN). Im folgenden Text kürze ich dies mit SWN ab. ROKX steht für regional, online und kaufen. Diese neuartige Idee entstand im Einkauf der Stadtwerke Neumünster. Dort ist auch Frank Wede Zuhause und kümmert sich als Partnermanager mit seinem Team sowohl um Lieferanten, Kunden wie auch dem Verkauf der Lösung. Im Detail geben die folgenden Abschnitte Einblicke in diese vier Punkte:

  • Die Entstehungsgeschichte von ROKX
  • Die ersten Schritte des neuen Produktes
  • Das Geschäftsmodell
  • Warum der B2B Marktplatz ein Erfolg wird!

Entstehungsgeschichte von ROKX

Ich bin immer noch fasziniert, dass ein Stadtwerk einen B2B Marktplatz auf den Markt bringt. Die Entstehungsgeschichte hängt eng mit dem Werdegang von Frank zusammen. Er startet bei den Stadtwerken 1993. Früh übernimmt er große Projekte, wie z.B. den Umbau des Schwimmbades und die damit verbundene Umsetzung von Ausschreibungen im Wert von 31 Mio. DM (heute ca. 15,8 Mio. €). Das nächste große Projekt war die SAP-Einführung im Einkauf. Nach erfolgreicher Implementierung hieß es dann: „Herr Wede wir brauchen Sie im Vertrieb.“ So wurde Frank zunächst für viele Jahre Privatkunden-Vertriebsleiter, dann Gesamt-Vertriebsleiter und hatte die Personalführung von bis zu 80 Mitarbeitern inne. Seit Februar 2020 ist er nun wieder zurück im Einkauf.

Stadtwerke Neumünster PR
Imagekampange der SWN Quelle: www.stadtwerke-neumuenster.de

Durch den neuen Geschäftsführer Michael Böddeker der SWN sind neue Ideen nicht nur erlaubt, sondern werden auch gefordert. Daher gibt es intern regelmäßige Termine in denen Kollegen und Frank kreativ werden. Frank wirft hier ein: „Viele Stadtwerke konzentrieren sich ausschließlich auf moderne Vertriebsthemen, aber nicht auf die Einkaufsseite. Der Einkauf hat aber einen entscheidenden Anteil an der Wertschöpfungskette.“ Bei SWN wurde so die Idee entwickelt, die bestehenden Rahmenverträge mit Lieferanten zu erweitern und dies den B2B-Kunden als Partnereinkauf anzubieten. Denn die SWN hat bereits eine breite Kundenbasis die Versorgungsleistungen wie Energie, Breitband-Kommunikation oder Wasser beziehen. Dies war die Geburtsstunde des regionalen Online Marktplatzes.

➡️ Herausforderung Innovation: Weshalb sich Innovationen lohnen und was dies mit der Geschichte von 3M zu tun hat erfährst du hier!

Die ersten Schritte des neuen Produktes

Bei einem Online Marktplatz kommt mir sofort Amazon in den Sinn. Laut Frank war schnell klar, dass die SWN sich über Regionalität abgrenzen möchten. Somit war dar Fokus schnell gesetzt und es konnte an den weiteren Bausteinen gearbeitet werden.

Marktplatz-Gedanke von Onventis Quelle: https://www.onventis.de/produkte

Um die Frage der technischen Umsetzung zu klären wurde die bereits eingesetzte Lösung unter die Lupe genommen. Die SWN setzt im Einkauf auf die E-Procurement Lösung von Onventis. Ein E-Procurement-System hilft dem Einkäufer bei seiner Tätigkeit von Lieferantenauswahl, -bewertung bis zu Prozessoptimierungen. Die Lösung von Onventis hat nicht nur „Buy-Side“ Ansätze im Angebot sondern auch bestehende Möglichkeiten für den Einsatz als „Sell-Side-Lösung“. Der „Buy-Side-Ansatz“ kennzeichnet sich dadurch, dass die Rahmenbedingungen vom Kunden gesetzt werden und dieser dort seine Lieferanten integriert. Bei „Sell-Side-Lösungen“ wird das E-Procurement-System weiteren Kunden flexibel und individuell anpassbar bereitgestellt. Auch das jeweilige Look-and-Feel des Kunden lässt sich mit einbinden. Dadurch das Onventis beide Komponenten anbieten kann war die Grundlage für die Marktplatzidee schnell gelegt.

Die Idee hinter ROKX Quelle: ROKX

Die weitaus wichtigere Komponente als die technische Machbarkeit ist das Kunden- bzw. Marktfeedback. Daher war es das Ziel, diese Idee eines regionalen Marktplatzes für Schleswig-Holstein schnell zu testen. Für den ersten „Test“ bekommt Frank kurzfristig die Chance auf dem internationalen Spring- und Dressurreiter in Neumünster, der VR Classics. In der Business Lounge findet der Ansatz bei Politik und Geschäftspartner sehr gute Resonanz. Danach geht es schnell, wie der folgende Zeitverlauf darstellt:

  • 01. Februar: Frank Wede wechselt in den Einkauf
  • 15. Februar: Erste erfolgreiche Vorstellung im Rahmen VR Classics
  • Mitte März: Es fällt die Entscheidung für die Umsetzung mit Onventis
  • April: Offizieller Projektstart – technische Einführung der Sell-Side
  • Mitte Juli: Go Live von ROKX

Das Geschäftsmodell > E-Marktplatz

Die grundsätzliche Idee ist den Rahmenvertrag mit bestehenden Lieferanten auf alle Marktplatzteilnehmer zu erweitern. Dadurch profitieren kleine und Mittlere Unternehmen von vorverhandelten Konditionen durch die SWN. Der Lieferant kann dadurch ohne Kosten für die Kunden-Akquisition Neukunden gewinnen. Im Detail zeigen die Dimensionen Wer, Was, Wie und Wert wie das Geschäftsmodell angedacht ist:

Wer – Zielgruppe:

  • Regionale Geschäftskunden der SWN
  • Regionale Energieversorgungsunternehmen
  • Lieferanten der SWN mit Rahmenverträge, die diesen auch für dritte nutzbar machen

Was – Nutzenversprechen: 

  • Regionale Wirtschaft stärken
  • Prozesse optimieren bei Kunden und Reduzierung von Kosten (siehe Abbildung „Kostenoptimierung“)
  • Kunden führen B2B Marktplatz als E-Procurement Lösung für viele Lieferanten ein
  • Einfache Kundengewinnung als Lieferant durch Erweiterung des Rahmenvertrages für Marktplatzteilnehmer
Kostenoptimierung: Zahlen aus der – BME Verband Studie: Trends in der elektronischen Beschaffung 2015  Quelle: ROKX

Wie – Wertschöpfung:

  • Die Einkaufskompetenz der SWN ermöglicht gute Rahmenbedingungen (wie z.B. Preis) und erzeugt eine professionelle Auswahl an Lieferanten
  • Die eingesetzte „Buy-Side-Lösung“ von Onventis wird um „Sell-Side“ erweitert
  • Frank Wede und Team kümmern sich als verkaufende Einkäufer um das Netzwerk

Wert – Ertragsmechanik:

  • Über Lizenzkosten für den Systemzugang decken Kunden die Kosten für die technische Lizenzbereitstellung pro User
  • Bündelung der Bedarfe reduzieren die Beschaffungskosten für alle Käufer

Wie das Geschäftsmodell des Online Markplatzes im Detail funktioniert und wie dadurch die Effizienz und Digitalisierungsgrad der Bestellprozesse gesteigert zeigt das folgende Video:

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Mehr Informationen
Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren
Digitale Transformation der Bestellprozesse durch den Online Marktplatz von ROKX

Warum der B2B Marktplatz ein Erfolg wird!

Frank bezeichnet seine Kunden als Partner. Partner drückt Augenhöhe und gemeinsame Werte aus. Durch den Einfluss SARS-CoV (Coronavirus) ist der Wert von regionalen Beziehungen nochmal deutlicher geworden. Bei einem Marktplatz ist es erforderlich Kunden wie auch Lieferanten zusammen zu bringen. Daher starten die meisten Unternehmungen mit anderen Geschäftsmodellen, die dann zum Marktplatz entwickelt werden sollen. Denn beim Start auf der grünen Wiese fragen potenzielle Kunden weshalb sie bestellen sollen und welche Lieferanten/Materialgruppen es gibt. Ist die Antwort: „Wir haben noch keine Lieferanten.“, dann ist es für die meisten Kunden wieder unattraktiv. Das gleiche gilt ebenso für die Lieferantenseite. Die SWN kann beide Marktseiten bieten. Eine breite Basis an Bestandskunden und bestehende Beziehungen zu Lieferanten steht für eine solide Startbasis.

➡️ Bei der Einführung eines Beschaffungssystems wie einem Online Markplatzes ist es wichtig, dass die Lieferanten von den Fachabteilungen akzeptiert werden. Eine Strategie für eine erfolgreiche Lieferanteneinführung findest du hier.

Fazit

Frank Wede ist der wahrscheinlich erste verkaufende Einkäufer Deutschlands. Durch ein offenes Mindset und einem neuen Geschäftsführer wurde es möglich neue Ideen zu treiben. Der Online Marktplatz ROKX ist nur eine der neuartigen Lösung im Portfolio der SWN. Das Beispiel und die Entstehungsgeschichte von ROKX zeigt, dass sich Mut und schnelles Testen auszahlt. Ich persönlich glaube daran, dass der Faktor „Regionalität“ und die bestehende Kundenbasis den B2B Marktplatz zum Erfolg führt.  

Es lohnt sich somit immer mal wieder einen Blick nach Neumünster zu werfen!

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus den Perspektiven Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

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Welchen Einfluss hat Amazon Business bei der Einführung im Unternehmen?

Optimierungen im Einkauf greifen erst, wenn die optimierten Systeme und Prozesse auch von Mitarbeitern genutzt werden. Dazu setzten Anbieter von elektronischen Beschaffungssystemen vermehrt auf die Kraft von Amazon Business. Welche Vorteile versprechen sich die Anbieter für Ihre Kunden?

Wir sitzen zusammen im ersten Stock in einem Besprechungsraum, der den Charme aus den 70er Jahren mitbringt. Im Raum flimmert der Beamer und wir erarbeiten gerade am Flipchart den Ist-Prozess für den Einkauf von Werkzeugen, Büromaterialien und persönlicher Schutzausrüstung. Wir, das sind Fachexperten aus Einkauf, Prozessberatung, Fertigung und Controlling. Am Flip-Chart zeichnen wir die letzten Prozessschritte. Dabei diskutieren wir die Herausforderungen des Tagesgeschäfts und welche Probleme zu lösen sind.

Bevor wir an die Optimierung des Prozesses kommen können, stellt sich uns die Frage „Wie nehmen wir die Lieferanten mit?“ Es ist von ca. 1.000 Lieferanten die Rede, die in einem Jahr für die Deckung des Bedarfs nötig sind. Herausforderung ist, dass aufgrund schlechter Datenqualität die Excel Auswertung nur eine geringe Aussagekraft mitbringt. Die Frage steht im Raum „Mit welchen Warengruppen starten wir?“ und „Was kauft das Unternehmen eigentlich ein?“ Es bildet sich die Idee heraus, beratungsintensive Warengruppen mit strategischen Lieferanten zu besetzen und den restlichen Bedarf über einen Partner wie Amazon Business abzudecken.

Herausforderung der hohen Lieferantenanzahl im Mittelstand

Solche Situationen habe ich in meiner Tätigkeit als Berater öfters erlebt. Die Szene spielt sich bei einem mittelständischen Betrieb aus dem produzierenden Gewerbe ab. Dass dies keine Seltenheit ist zeigt die Studie von Mercateo und HTWK Leipzig (Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur). Obwohl bereits seit der Jahrtausendwende die elektronische Beschaffung über Kataloge und Marktplätze möglich ist, stehen viele mittelständische Einkaufsorganisationen vor der Herausforderung die Warengruppen wie Büromaterial, Werkzeuge oder persönliche Schutzausrüstung zu organisieren. Diese Warengruppen werden oftmals als C-Artikel wegen des geringen Artikelwertes bezeichnet. Somit dreht es sich um alltägliche Artikel wie Stifte, Blöcke, Hämmer, Handschuhe oder Schutzbrillen.

Um den Bedarf dieser C-Artikel zu decken, kommt die Studie auf durchschnittlich 1307 Kreditoren (Lieferanten) im System. Bei durchschnittlich 7.094 Bestellungen im Jahr und 3,2 Positionen pro Bestellung sind ca. 22.700 Positionen zu managen.

Studie
Abbildung 9: Durchschnittswerte / Quelle: Studie HWK_Indirekter Einkauf im Fokus 2017

Die HTWK Leipzig stellt fest: „Mit der Digitalisierung geht offenbar in den befragten Unternehmen keine signifikante Reduktion der Kreditoren einher.“ Es gibt zwei Faktoren, die die Lieferanten beeinflussen, Akzeptanz der Mitarbeiter den definierten Weg der Beschaffung zu nutzen und die kurzfristigen Schwankungen des C-Artikel Bedarfes. Deshalb spricht der Bekanntheitsgrad, höhere Transparenz und die einfache Suche für Amazon.

Hilft der Bekanntheitsgrad von Amazon im eigenen Unternehmen?

Fast 44 Millionen Deutsche kaufen bereits über Amazon ein. Die Daten kommen von Statista aus dem Jahr 2016. Damit bestellt über die Hälfte der Deutschen über Amazon. Die Zahlen sprechen für sich, so beantwortete Florian Böhme, Head of Amazon Business Deutschland, auf warenausgang.com einige Fragen. Nach seinen Angaben waren es im Dezember 2017 bereits 150.000 B2B-Kunden. Zudem gibt Amazon Business in den letzten Pressemeldungen an, dass auch DAX und Großkonzerne zu den Kunden zählen. Angesichts dieser Zahlen spricht es mehr und mehr für die Integration in die eigene Beschaffungslandschaft. Dies kann neben einer Software speziell für die Beschaffung auch das eigene Warenwirtschaftssystem sein.

Eine der größten Hürden aus meiner eigenen Erfahrung ist die Akzeptanz der Mitarbeiter bei Einführung von Veränderungen. Da vermehrt die „Bedarfsträger“ selbst den Bedarf nach Schraubendrehern, Sicherheitsschuhen und Co. bestellen, könnte die Hürde durch den Bekanntheitsgrad kleiner ausfallen. Der Bedarfsträger ist der Mitarbeiter im Unternehmen, der die Artikel tatsächlich verwendet.

Welche Vorteile versprechen sich eProcurement-Anbieter von der Partnerschaft mit Amazon?

Anbieter von Softwarelösungen für die Beschaffung (eProcurement Systeme) gehen die Partnerschaft mit Amazon Business ein. Diese Lösungen haben zum Ziel das komplette Tätigkeitsfeld des Einkaufes von Lieferantenauswahl (Sourcing) bis zur Rechnungsabwicklung (Pay) zu optimieren. Dazu zählen Firmen wie coupa, ivalua, onventis, NEWTRON, veenion und JAGGAER. Welche Vorteile versprechen sich diese Anbieter von der Partnerschaft mit Amazon?

Reduzierung von Kosten im Long-Tail

Aus Sicht von NEWTRON lässt sich vor allem der Long-Tail optimieren: „Insbesondere die Abdeckung des Long-Tails – also der Produktpalette, die nicht zum eigenen Kerngeschäft gehört, nur geringfügig nachgefragt wird, trotzdem aber ein beträchtliches Bestellvolumen erreicht – ergibt Vorteile. Denn die meisten dieser häufig außerhalb vorgegebener Abläufe beschafften und deshalb mit hohen Prozesskosten belasteten Artikel wie Büromaterial, PCs, Drucker etc. lassen sich dank des breitgefächerten Sortiments von Amazon via B2B-Shop einkaufen.“

Das Einkaufsvolumen kann in Head und Long-Tail aufgeteilt werden. Der Head fasst alle Artikel zusammen, die geplant bestellt werden, wenige Varianten darstellen und ein hohes Einkaufsvolumen mit sich bringen. Alle weiteren Artikel fallen unter den Begriff Long-Tail (langer Schwanz) da viele unterschiedliche Artikel bei einer hohen Anzahl von Lieferanten beschafft werden. In Summe entfällt darauf nur ein geringes Einkaufsvolumen.

Longtail
Erläuterung Long-Tail

Auch Onventis sieht in diesem Bereich den größten Hebel. „Würden Sie Ihre Einkaufskosten nicht drastisch reduzieren, wenn Sie Ihren gesamten C-Güter Bedarf über einen Lieferanten abwickeln könnten?“ Das Fazit ist, dass der Lieferant Amazon Business dies ermöglichen kann. Da der Großteil der B2B Artikel über den Marktplatz gehandelt werden, greift der Vorteil nur dann wenn auch die angeschlossenen B2B-Händler nur über einen Kreditor (Lieferant), dem Amazon-Business-Kreditor, abgewickelt werden.

Erleichterung der Suche

Coupa stellt die Erleichterung der Suche in den Vordergrund. Der Einkauf kann festlegen ob der Lieferant Amazon bei jeder Sucheingabe angezeigt wird oder nur wenn die Suche bei bestehenden Lieferanten keine Treffer erzielt. “Tap into Amazon’s e-commerce expertise and give your employees access to millions of items without having to search through individual punch-out catalogs.“ schreibt coupa. Damit soll die Trefferquote der Suchergebnisse steigen und die Bedarfsträger können unter Berücksichtigung der Einkaufsrichtlinien beschaffen. Diesen Vorteil sieht auch Richard Landerholm, Global Supply Manager von Woodward Inc., für seine Beschaffung: “Turning on Coupa Open Buy to get access to the Amazon Business marketplace as part of a Coupa product search is a no brainer for us. I know our employees will love the improved ease of use and Woodward gets even more Coupa spend control capabilities, so everyone wins.”

Was ist aus der Prozessoptimierung geworden?

Seit dem Workshop bei dem mittelständischen Unternehmen ist ein Jahr vergangen. Mich interessiert was aus der Prozessoptimierung geworden ist. Der Kunde erzählt begeistert von der guten Annahme der Mitarbeiter und das bereits 8 Lieferanten online sind. Ich bin zufrieden und zeitgleich enttäuscht, dass es noch zu keiner Integration von Amazon Business oder einem anderen MRO-Partner gekommen war.

Nach meinem beruflichen Wechsel zu einem Markenhersteller treffe ich die strategische Einkäuferin eines führenden Unternehmens aus der Automobilbranche. Sie berichtet, dass Ihre internen Kunden nach der Bestellmöglichkeit über Amazon gefragt haben. Sie prüfte die Möglichkeit und sieht die Vorteile des breiten Sortiments, die Liefergeschwindigkeit und das Mitarbeiter bereits an die Funktionsweise des Marktplatzes gewöhnt sind. Die Hürde für die Implementierung in Ihrem Unternehmen ist, dass es noch keine nützliche Möglichkeit gibt Warengruppen zu definieren in denen gekauft werden darf, fehlende Klassifikationen (eClass oder UNSPSC) erschweren die automatische Kontierung und bei Händlern auf dem Marktplatz erfolgt eine separate Rechnung.

Die Einschätzung von Klaus Forsthofer marktplatz1.com

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Mehr Informationen
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Klaus Forsthofer marktplatz1.com

Mein Fazit

Ich bin überzeugt, dass durch die Zusammenarbeit zwischen Amazon Business und führenden E-Procurement Anbietern vorhandene Hürden abgebaut werden. Wenn Klassifikationen vorhanden sind und Amazon die zentrale Verrechnung über ein One-Creditor-Modell umsetzen kann, wird Amazon zum relevanten Lieferanten in der C-Artikel Beschaffung. Als beschaffendes Unternehmen kann ich den Marktplatz in mein eigenes Ökosystem integrieren und erhalte dadurch Transparenz über den tatsächlichen Bedarf. Dies ist die Datenqualität auf der strategische Lieferanten entwickelt werden und „einmalige“ Bedarfe sinnvoll abgewickelt werden können.

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus den Perspektiven Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

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