Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland ab 2025 zur Pflicht. Was klingt wie eine bürokratische Hürde, bietet zahlreiche Chancen und Vorteile. Elektronische Rechnungen – ein Begriff, der vielleicht trocken klingt, aber die Effizienz und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens revolutionieren kann. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum die Umstellung auf elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Wer ist verpflichtet eine elektronische Rechnung auszustellen?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen, ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Diese Verpflichtung gilt für alle B2B-Transaktionen (Business-to-Business), sofern beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Im Übrigen betrifft dies auch Vermieter, die steuerpflichtige Vermietungen an andere Unternehmen vornehmen.

Hintergrund der neuen Regelungen

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht erfolgt im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat. Diese Maßnahme ist Teil der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission, die darauf abzielt, ein elektronisches Meldesystem für die Mehrwertsteuer zu implementieren.

Rechtliche Reglung der E-Rechnung-Formate

Die E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Diese Formate müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Diese Formate entsprechen der Norm:

  • X-Rechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird
  • ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten kombiniert
  • Wichtig Anmerkung – EDI-Formate: Es gibt weitere E-Rechnungen, die nicht dieser Norm entsprechen. Dazu gehören z.B. EDIFACT, OpenTrans. Stand 12.06.2024 dürfen diese nicht mehr werden. Abzuwarten bleibt, ob es dazu Lösungen entwickelt werden oder die Formate sich der EN16931 anpassen.

Übergangsregelung für Empfänger – Rechnungsempfänger

Für Empfänger von E-Rechnungen gilt die Verpflichtung ab 01.01.2025 ohne Ausnahmen. Dies bedeutet, wenn der Lieferant elektronische Rechnungen gemäß Norm EN 16931 stellt, müssen diese vom Empfänger angenommen werden. Rechnungen die der Norm entsprechen heißen ZUGFeRD oder X-Rechnung.

Übergangsregelungen für Sender – Rechnungssteller

  • Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, versendet werden. Für elektronische Rechnungen wird wie bisher auch eine Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig.
  • Ab dem 01.01.2027 besteht die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen von Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Umsatz von mehr als 800T €.
  • Ab 2028 tritt die Regelung vollständig in Kraft und alle Unternehmen (B2B) müssen elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 versenden.
elektronsiche rechnungspflicht 2025
Übergangsregelung für E-Rechnungen im B2B-Bereich

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

  • Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von manuellen Fehlern und Automatisierung des Rechnungsprozesses.
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen.
  • Schnellere Zahlungsabwicklung: Kürzere Bearbeitungszeiten und Sicherung der Skontofristen.

Welche Chancen bieten E-Rechnungen Lieferanten?

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht bietet Lieferanten zahlreiche Chancen:

  • Erhöhung der digitalen Umsatzquote: Elektronische Rechnung als Gesprächsgrundlage für elektronische Kataloge und elektronische Bestellungen verwenden und damit die digitale Umsatzquote erhöhen.
  • Prozessoptimierung & -automatisierung: Elektronische Rechnungen bauen auf eine Reihe von Informationen wie Artikelnummer des Lieferanten, Nettopreis oder Mengeneinheiten. Diese können durch elektronische Kataloge ausgetauscht werden. Auch Bestellungen können ebenfalls elektronische übermittelt und automatisiert verarbeitet werden. Durch die E-Rechnungspflicht bietet sich Lieferanten die Chance über elektronische Kataloge und Bestellungen sich mit Kunden auszutauschen.
  • Verbesserte Kundenbindung: Durch schnellere und effizientere Rechnungsprozesse.
  • Wettbewerbsvorteile: Unternehmen, die frühzeitig auf elektronische Rechnungen umstellen, können sich als Vorreiter positionieren und ihre Prozesse optimieren.
elektronische rechnungspflicht
Quelle: Bitkom – Nutzungsgrad E-Rechnung

Welche Optionen gibt es zur korrekten Erstellung?

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Rechnungen korrekt zu erstellen und zu übermitteln. Hier sind einige Optionen:

  • E-Rechnungssoftware: Spezialisierte Softwarelösungen, die den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung automatisieren.
  • ERP-System: ERP steht für Enterprise Resource Planning und kann alle geforderten Informationen für die E-Rechnung zur Verfügung stellen.
  • EDI-Systeme: Elektronische Datenaustauschsysteme, die den sicheren Austausch von Rechnungsdaten ermöglichen.
  • Kostenlose Tools: Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) plant die Bereitstellung eines kostenlosen Tools zur Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen.

Wie kann der größtmögliche Nutzen für Lieferanten erreicht werden?

Durch die elektronische Rechnungspflicht ergibt Gesprächsbedarf zwischen Lieferanten und ihren Kunden. Dadurch kann über die gesamte Wertschöpfungskette gesprochen werden. Der Nutzen für Lieferanten ist, dass durch eine höhere Prozessautomatisierung die Kundenbindung gesteigert werden kann. Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) beschreibt dieses Vorgehen in vier Schritten.

E-Rechnung
Prozess nach dem WMB-Ansatz

Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen

Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw. Einkaufssystem hochladen

Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI

Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI

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Fazit

Die elektronische Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch erhebliche Vorteile. Durch die frühzeitige Vorbereitung und die Wahl geeigneter Lösungen können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile nutzen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein Schritt in die digitale Zukunft, der langfristig sowohl Kosten spart als auch die Kundenbindung erhöht.

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist die elektronische Rechnungspflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die B2B-Leistungen innerhalb Deutschlands erbringen, ihre Rechnungen elektronisch in einem strukturierten Format ausstellen. Es bestehen bis 2028 für Sender von Rechnungen Übergangsfristen. Für Empfänger gilt die Regelung ab dem 01.01.2025.

Welche Formate sind für elektronische Rechnungen zulässig?

Zulässige Formate sind unter anderem die X-Rechnung und ZUGFeRD.

Müssen auch kleine Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen?

Ja, alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Gibt es Übergangsregelungen?

Ja für Rechnungssteller, bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen und aktuell genutzte elektronische Formate mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin verwendet werden.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und schnellere Zahlungsabwicklungen.

Quellen

Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungsprozesse könnten schneller, effizienter und fehlerfrei ablaufen. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Mit elektronischen Rechnungen wird diese Vorstellung zur Realität. In einer Welt, in der Zeit Geld ist, bieten elektronische Rechnungen eine Lösung, die nicht nur Ihre Effizienz steigert, sondern auch Kosten reduziert.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz im gesamten Rechnungsstellungsprozess.

E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung im Format OpenTrans

Abgrenzung zu schriftlichen und digitalen Rechnungen

Schriftliche Rechnungen sind klassische Papierdokumente, die per Fax oder per Post versendet werden. Digitale Rechnungen hingegen sind PDF-Dateien, die per E-Mail verschickt werden. Beide Formate müssen manuell verarbeitet werden. Elektronische Rechnungen hingegen sind strukturierte Datensätze, die direkt in das System des Empfängers eingelesen werden können, wodurch die manuelle Eingabe entfällt und die Automatisierung ermöglicht wird. Je nach Systemlandschaft des Empfängers können dies ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme oder spezielle Systeme für die Buchhaltung sein.

Nutzen einer elektronischen Rechnung

Die Einführung elektronischer Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
  • Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was sind E-Rechnungen nach CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern. Elektronische Rechnungen nach EN16931 enthalten strukturierte Daten, die die automatisierte Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Softwarelösungen ermöglichen. Der Austausch wird auch als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet. Wobei nicht alle EDI-Rechnungen der EN16931 entsprechen.

E-Rechnungen (EDI), die von EN16931 abweichen

Es gibt verschiedene EDI-Standards (Electronic Data Interchange), die sich von der EN16931 unterscheiden, darunter:

  • EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.
  • OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er wurde auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.
  • cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt
  • VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen.

E-Rechnungen (EDI), die EN16931 entsprechen

Es gibt auch EDI-Standards, die speziell auf die Einhaltung der EN16931-Norm ausgelegt sind:

  • ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung, die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen, ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist. Laut FeRD ist ab Version 2.2 die Kompatibilität zu Factur-X 1.0 gegeben.
E-Rechnung
Maschinenlesbar – Abschnitt aus einer Rechnung im ZUGFeRD 2.2 in einer XML-Datei
E-Rechnung
Menschenlesbar – Abschnitt aus einer Rechnung im ZUGFeRD 2.2 in einer PDF-Datei
  • X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.
  • Factur-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie sieht der optimale Prozess nach dem WMB-Ansatz aus?

Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) zielt darauf ab, Fehler zu minimieren und den größtmöglichen Nutzen für Lieferanten und Kunden zu erzielen. Ein optimaler Prozess könnte folgendermaßen aussehen:

E-Rechnung
Prozess nach dem WMB-Ansatz

Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen

Zunächst stimmen Lieferant und Kunde die Produkte und Preise ab. Dies stellt sicher, dass beide Parteien über die gleichen Informationen verfügen und Missverständnisse vermieden werden. Zur einfachen Listung oder Aktualisierung von Produktdaten sollten elektronische Kataloge verwendet werden.

Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw., Einkaufssystem hochladen

Der Lieferant lädt die Produktdaten in das Einkaufssystem des Kunden hoch. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und erleichtert den Bestellprozess. Das Einkaufssystem kann ein E-Marktplatz, ein ERP-System oder ein E-Procurement-System sein.

Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI

Der Kunde sendet den Auftrag als EDI-Nachricht an den Lieferanten. Die Nachricht ist aufgrund der abgestimmten Produktdaten fehlerfrei und kann automatisiert verarbeitet werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Verarbeitung.

Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI

Der Lieferant stellt die Rechnung ebenfalls als EDI-Nachricht aus und sendet diese an den Kunden. Da diese der Bestellung des Kunden 1:1 entspricht, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls automatisiert. Im besten Fallen überweist das Kundensystem, nach vorgegebenen Parametern, den Rechnungsbetrag ebenfalls automatisiert an den Lieferanten.

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Fazit

Elektronische Rechnungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber traditionellen papierbasierten und digitalen Rechnungen. Sie steigern die Effizienz, reduzieren Fehler und Kosten. Die Einhaltung von Standards nach der europäischen Norm EN16931 oder nach branchentypischen Definitionen (z.B. VDA) stellt sicher, dass E-Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können. Der optimale und fehlerfreie Prozess kann durch den WMB-Ansatz sichergestellt werden. Dieser Ansatz startet bei der Abstimmung und Upload der Produktdaten im Einkaufssystem. Und endet mit dem Austausch der elektronischen Bestellung, auf dieser die elektronische Rechnung gestellt wird. Dadurch maximieren Lieferanten wie auch Ihre Kunden den Nutzen der E-Rechnung.

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um die automatische Verarbeitung zu ermöglichen.

Wie unterscheiden sich elektronische Rechnungen von schriftlichen und digitalen Rechnungen?

Schriftliche Rechnungen: Klassische Papierdokumente, die per Post verschickt werden.
Digitale Rechnungen: PDF-Dateien, die per E-Mail versendet werden und manuell verarbeitet werden müssen.
Elektronische Rechnungen: Strukturierte Datensätze, die automatisch in das ERP-System des Empfängers eingelesen werden können.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

– Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
– Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
– Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
– Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was ist die CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF-Rechnung die via E-Mail versandt wird ist eine digitale Rechnung. Eine elektronische Rechnung kann im Gegensatz zu einer digitalen Rechnung automatisiert verarbeitet werden.

Was ist das EDIFCAT-Format?

EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.

Was ist das OpenTrans-Format?

OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.

Was ist das cXML-Format?

cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt.

Was ist das VDA-Format?

VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen. Er zielt darauf ab, die Prozesse in der Automobilindustrie zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Automobilherstellern und ihren Zulieferern zu verbessern.

Was ist das ZUGFeRD -Format?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist.

Was ist das X-Rechnung -Format?

X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.


Was ist das Factura-X -Format?

Factura-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Quellen

Punchout-Kataloge werden auch dynamische Kataloge genannt. Denn diese aktualisieren sich in Sekundenschnelle. Damit wird sichergestellt, dass die aktuellsten Produktdaten, Preise oder auch Lieferzeiten dem Kunden zur Verfügung stehen. Wie Punchout-Kataloge mit den Einkaufssystemen deiner Kunden interagieren und welche Vorteile du als Lieferant davon hast, erfährst du in den nächsten Abschnitten.

Was ist ein Punchout-Katalog?

Ein Punchout-Katalog ist eine integrierte Verbindung zu dem Einkaufssystem deines Kunden (einkaufendes Unternehmen). Im Regelfall wird der unternehmenseigene Online-Shop als Basis für den Punchout-Katalog verwendet. Durch die Veränderung des Warenkorbprozesses wird über eine Schnittstelle die Bestellung nicht an das eigene System, sondern an das Einkaufssystem des Kunden gesandt. Die Integration dieses Kataloges erfolgt über den cXML- oder OCI-Standards. Damit bleibt das Einkaufssystem des Kunden das führende System und Folgeprozesse können wie gewohnt genutzt werden.

open catalog interface
cxml punchout catalog

Wie sieht der Punchout-Prozess konkret aus?

Der Mitarbeiter deines Kunden loggt sich in seinem Einkaufssystem ein. Dort wählt er den jeweiligen Punchout-Katalog aus. Dadurch wird dieser automatisch weitergeleitet und „eingeloggt“. In diesem „Katalog“ sucht der Mitarbeiter die gewünschten Artikel und legt diese in den Warenkorb. Die Oberfläche ähnelt meistens dem Online-Shop des Lieferanten.

Nach Absenden des Warenkorbes erfolgt die Weiterleitung zurück in das Einkaufssystem. Dort kann der Mitarbeiter die Bestellung noch anpassen oder buchhalterische Informationen (z.B. die Kostenstelle) ergänzen. Wenn die Bestellinformationen im Einkaufssystem bestätigt wurden, startet der Prozess der Genehmigung durch den Kostenstellenverantwortlichen oder den Vorgesetzten. Nach der Freigabe erhält der Lieferant die finale Bestellung übermittelt. Dieser Workflow zeigt das folgende Bild.

Punchout-Prozess vom Start im Einkaufssystem bis Versand der Bestellung an den Lieferanten

Welche Systeme können mit Punchout-Katalogen interagieren?

Am Markt gibt es zwei Standards. Den cXML Standard finden wir vor allem bei Systemen die aus amerikanischen Regionen stammen. Der der OCI Standard ist bei europäischen Systemen weit verbreitet. Alle relevanten Einkaufssysteme wie E-Marktplätze, E-Procurement-Systeme oder ERP-Systeme können Punchout-Kataloge verarbeiten. Hier findest du eine kurze Übersicht:

Systeme die den cXML-Punchout Katalog verwenden:

Systeme die den OCI-Punchout Katalog verwenden:

Vor- und Nachteile von Punchout-Katalogen

Dein Kunde hat im Regelfall zwei Katalogarten die er in sein Einkaufssystem einbinden kann. Es können statische Katalog eingebunden werden. Dort gibt es Formate wie den BMEcat, Datanorm oder Excel-Templates. Ich vergleiche diese gerne mit Steintafeln. Denn bei jeder Änderung ist eine neue Tafel anzufertigen und an den Kunden zu senden.

elektronsiche kataloge

Dynamische Kataloge hingegen aktualisieren die Daten in Sekundenschnelle und reduzieren durch die Automatisierung den Pflegeaufwand. Darunter fallen die oben vorgestellten Punchout-Kataloge. Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile dieser Katalogart. Es gibt weitere Funktionen, die die Nachteile reduzieren. Diese müssen vom Lieferanten wie vom Kundensystem technisch beherrscht und strategisch gewollt werden.

Wie läuft das Onboarding ab?

Um externe Kataloge in das Einkaufssystem zu integrieren, benötigst du einen Online-Shop oder eine Website oder eine externe Lösung (z.B. Primus Shop) mit der geeigneten Schnittstelle. Je nach Einkaufssystem sind eine cXML- oder OCI-Schnittstelle umzusetzen.

Im ersten Schritt empfehle ich, mit deinem Kunden die kaufmännischen Details wie Preise, Sortimentsumfang, führendes Einkaufssystem und bestellberechtigte Standorte bzw. Fachabteilungen zu klären.

Auf dieser Basis kann im zweiten Schritt der Punchout-Katalog auf Lieferantenseite konfiguriert werden. Wichtige Informationen wie zum Beispiel URL, Benutzer oder Passwort bzw. Shared Secret werden mit dem Ansprechpartner des Kundensystems geteilt. Dies kann ein Dienstleister, der Kunde selbst oder der Anbieter des Einkaufssystems sein.

Im dritten Schritt wird die Integration des Punchout-Katalogs umgesetzt und getestet. Nach dem erfolgreichen Test startet der Live-Betrieb. Im optionalen vierten Schritt wird der Bestellweg der Bestellung und Folgeprozesse wie Wareneingang und Rechnungslegung besprochen. In diesem Schritt liegt großes Automatisierung-Potenzial mittels EDI. Details zu dieser Prozessautomatisierung findest du unter dem Beitrag „Was ist EDI?“.

Lieferanten mit Punchout-Katalogen:

  • Steigern ihre Reputation beim Kunden
  • Qualifizieren sich für Ausschreibungen von großen Kunden
  • Sparen Zeit durch Reduzierung interner Aufwendungen

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Mein Fazit

Punchout-Kataloge haben viele Vorzüge. Die manuelle Aktualisierung der Daten und Preise wird hinfällig, da diese bereits in deinem ERP-System (Warenwirtschaftssystem) erfolgte. Der Kunde kann Lagerbestände einsehen und konfigurierbare Artikel bestellen. Als Lieferant macht diese Katalogart vor allem bei regelmäßigen Änderungen von Produktdaten, Preisen oder Lagerbeständen Freude. Es ist kein Team notwendig das Kataloge erstellt und beim Kunden hochlädt. Anders als bei statischen Katalogen ist keine Kundenfreigabe notwendig. Dies spart dir als Lieferant Zeit, da alle bestellrelevanten Informationen im Kundensystem wie deinem ERP-System identisch sind. Damit fallen Preisdifferenzen, die Bestellung von „alten“ Artikeln oder kurzfristige Terminanfragen deines Kunden weg.

Dynamische Kataloge besitzen neben den vielen Vorteilen auch ein paar Nachteile für den Kunden. Daher kommt es auf die strategische Position und dein Ziel als Lieferant an. Nach meiner Erfahrung ist es möglich den Kunden mittelfristig von Punchout-Katalogen zu überzeugen. Spätestens dann, wenn mit OCI Backgroundsearch oder Punchout Level 2 die fehlende Vergleichbarkeit im Einkaufssystem wieder hergestellt ist.

Punchout-Kataloge qualifizieren dich für Kunden die Punchout-fähige Lieferanten voraussetzen und steigert die Reputation bei deinem Kunden!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist ein Punchout-Katalog?

Ein Punchout-Katalog ist eine integrierte Verbindung zu dem Einkaufssystem deines Kunden (einkaufendes Unternehmen). Im Regelfall wird der unternehmenseigene Online-Shop als Basis für den Punchout-Katalog verwendet. Durch die Veränderung des Warenkorbprozesses wird über eine Schnittstelle die Bestellung nicht an das eigene System, sondern an das Einkaufssystem des Kunden gesandt. Die Integration dieses Kataloges erfolgt über den cXML- oder OCI-Standards. Damit bleibt das Einkaufssystem des Kunden das führende System und Folgeprozesse können wie gewohnt genutzt werden.

Wie sieht der Punchout-Prozess aus?

Der Mitarbeiter deines Kunden loggt sich in seinem Einkaufssystem ein. Dort wählt er den jeweiligen Punchout-Katalog aus. Dadurch wird dieser automatisch weitergeleitet und „eingeloggt“. In diesem „Katalog“ sucht der Mitarbeiter die gewünschten Artikel und legt diese in den Warenkorb. Die Oberfläche ähnelt meistens dem Online-Shop des Lieferanten.

Nach Absenden des Warenkorbes erfolgt die Weiterleitung zurück in das Einkaufssystem. Dort kann der Mitarbeiter die Bestellung noch anpassen oder buchhalterische Informationen (z.B. die Kostenstelle) ergänzen. Wenn die Bestellinformationen im Einkaufssystem bestätigt wurden, startet der Prozess der Genehmigung durch den Kostenstellenverantwortlichen oder den Vorgesetzten. Nach der Freigabe erhält der Lieferant die finale Bestellung übermittelt.

Basieren die Punchout-Schnittstellen auf Standards?

Ja, die Schnittstellen zu Punchout-Katalogen erfolgen meist über cXML (Commerce extensible Markup Language) oder OCI (Open Catalog Interface). Alle relevanten Einkaufssysteme wie ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme oder E-Marktplätze bieten solche Schnittstellen.

Wie kann mein Unternehmen von einem Punchout-Katalog profitieren?

Mit einem Punchout-Katalog erhältst du folgende Vorteile:

– Geschäfte über die Einkaufssysteme auf die gleiche Weise abwickeln wie die größten Unternehmen der Welt
– Qualifizierung für potentielle Key-Account-Kunden Punchout-fähige Lieferanten benötigen
– Einkaufserlebnis erhöhen, durch eine Umgebung die auf deine Produkte zugeschnitten ist
– Upselling und/oder Cross-Selling von zusätzlichen Produkten
– Datenanalyse durch das Tracking des Kunden- und Suchverhaltens

Was ist ein Punchout-Katalog Level 2?

Ein Punchout-Katalog Level 2 ist eine Kombination einem Punchout-Katalog Level 1 und einer Indexdatei. In der Indexdatei, die wie ein statischer Katalog funktioniert, sind alle Artikel aufgeführt, die auch über den Punchout-Katalog bestellt werden können. Durch diese Kombination funktioniert die übergreifende Suche, Artikel können im Einkaufssystem verglichen und gekauft werden.

Was ist der Unterschied zwischen cXML und OCI?

Dies sind zwei unterschiedlichen Schnittstellen die Produktdaten von einem externen System in das Einkaufssystem transportieren. cXML wurde von Ariba und OCI von SAP entwickelt. Die Funktionsweise für den Endanwender beim Kunden ist bei beiden Schnittstellen die gleiche.

Um welche Funktionen können OCI-Punchout Kataloge erweitert werden?

Die OCI-Schnittstelle kann um weitere Funktionen ergänzt werden. Diese müssen vom Lieferanten wie vom Kundensystem jeweils unterstützt werden.

DETAIL: Stellt eine Verlinkung im Einkaufssystem her. Diese erlaubt schnell auf weitere Produktinformationen im OCI-Katalog zurückzugreifen.

VALIDATE: Beim Übertrag des Warenkorbes werden Preis- und Lieferzeitänderungen abgefragt.

BACKGROUND_SEARCH: Im Einkaufssystem getätigte Suchen werden auch im OCI-Katalog durchgeführt und im Einkaufssystem angezeigt.

Quellen

Der digitale Verkauf an Geschäftskunden (B2B) besitzt seine eigene Natur. Der B2B-E-Marktplatz von Mercateo ist eine spannende Adresse, die man sich als Lieferant ansehen sollte. Was der Mercateo-Shop ist und welche Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start sind, erfahren Sie hier!

Der Mercateo-Shop als Teil des Unite Netzwerkes

Zum Start möchte ich ein paar Begrifflichkeiten einordnen. Im Jahr 2021 wurde die Dachmarke Unite geschaffen. Unter dem Dach von Unite wird das Mercateo Procurement Portal betrieben. Dieses Portal bzw. diesen E-Marktplatz finden Sie unter der Internetadresse mercateo.com. Dort sind drei Geschäftsmodelle vereint. Der Spotmarket, der Business-Shop (Mercateo-Shop) und der Business-Shop Plus (ehemals Exklusivkatalog):

  • Spotmarket – das klassische Marktplatz-Modell von Mercateo. Der Kunde kauft bei einem anonymen Lager ein. Hinter dem jeweiligen Lager steht ein Lieferant, der an den Kunden direkt mit Lieferschein von Mercateo versendet. Der Kunde bekommt die Rechnung von Mercateo gestellt.
  • Business-Shop (offiziell) oder auch Mercateo-Shop bzw. Mercateo-Online-Shop genannt – Der Kunde schaltet den gewünschten Lieferanten frei, kauft aus seinem Standard-Sortiment des Lieferanten zu vereinbarten Konditionen. Die Lieferung wie Rechnung erfolgt direkt an den Kunden. Alternativ kann sich der Lieferant auch für die zentrale Rechnungsstellung durch Mercateo Unite entscheiden.
  • Business-Shop Plus (offiziell) oder Exklusivkatalog (ehemalige Bezeichnung) – Der Kunde implementiert mit dem Lieferanten einen eigenen Katalog mit spezifischem Sortiment und Konditionen. Die Lieferung und Rechnungsstellung erfolgen durch den Lieferanten direkt an den Kunden.
Mercato Online
Mercateo Procurement Portal (ehemals Mercateo Beschaffungsplattform)

Mindestvoraussetzungen um Produkte im Mercateo-Shop zu verkaufen

Um einen Mercateo-Shop anlegen zu können, sind vor allem die Produktdaten entscheidend. Dabei gilt es zwei Aspekte zu beachten. Liegen die geforderten Daten vor und entsprechen diese Daten den Qualitätsanforderungen. Im Falle der Artikelnummer sind folgende Qualitäts-Kriterien zu beachten:

  • Maximale Länge: 80 Zeichen
  • Eine Artikelnummer kann nur einmal im Katalog verwendet werden.
  • Doppelt verwendete Artikelnummern werden ignoriert, Artikel werden nicht angezeigt
  • Keine Sonderzeichen wie Kommas, & und #
  • Keine Umlaute wie ö, ä, ü

Weitere Pflichtinformationen sind:

  • Klassifizierung (eClass 5.1.4)
  • Kurzbeschreibung
  • Langbeschreibung
  • Bestelleinheit
  • Artikel-Nettopreis
  • Preismenge
  • Währung
  • Steuer
  • Preistyp (net_list)
  • Produktgruppe
  • Bilder
  • Bei gefahrenstoffkennzeichnungspflichtigen Produkten: Hinterlegung eines Sicherheitsdatenblattes

Welche Schritte sind beim Onboarding zu beachten?

mercateo online shop
App Verwaltung im Unite Dashboard
  • Schritt 3: Neue App anlegen. Damit ist die Einrichtung des Mercateo-Shop gemeint. Unite fragt die folgenden Parameter ab:
    • Mercateo Procurement Portal: Verkauf der Artikel über den E-Marktplatz, nach Freischaltung durch Kunden.
    • Alle anderen E-Procurement-Systeme (SAP Ariba, BeNeering, Integra, DIG). Alternativ ist es möglich Produkte über den Mercateo-Shop in E-Procurement-Systemen zu verkaufen. Dies ist für Lieferanten die professionell E-Business betreiben eine interessante Option.
    • Kommissionsgeschäft Plus: In diesem Modell (Single Creditor) übernimmt Mercateo Unite die Rechnungsstellung an den Kunden.
    • Bestellweiterleitung: Diese Option steht für das 1:1 Geschäft und die direkte Rechnungsstellung an den Kunden. Die Bestellung wird als PDF an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesandt oder automatisiert via EDI im ERP-System (Warenwirtschaft) des Lieferanten verarbeitet.
    • Automatische Freischaltung: Ihr Kunde aktiviert den Mercateo-Shop und kann sofort eine Bestellung auslösen.
    • Manuelle Freischaltung: Ihr Kunde aktiviert den Shop und kann diesen nach deiner Freischaltung nutzen.
  • Schritt 4: Button „Business-Shop“ anlegen drücken
  • Schritt 5: Nun gilt es die Informationen in der „App Verwaltung“ auszufüllen:
    • Allgemeine Informationen wie Kontaktdaten und Kategorien
    • Landingpage
      • Informationen zu Ihrem Angebot
      • Vorteile
      • Auszeichnungen
      • Zusätzliche Bilder
      • Topseller
      • Hauptkategorien
mercateo online shop
App Verwaltung des Business-Shop (Mercateo-Shop)
  • Schritt 6: Zur Prüfung geben. Nach der Prüfung durch Unite werden die Zugangsdaten zum sFTP-Server bereitgestellt.
  • Schritt 7: Katalog (BMEcat 1.2 oder als csv-Datei) hochgeladen
  • Schritt 8: Mercateo übernimmt die Konfiguration und gibt Ihnen über eine Info-Mail über den erfolgreichen Abschluss bekannt.
mercateo online shop
Beispiel der Landingpage von Jungheinrich aus dem Unite-Netzwerk – Sicht des Kunden

Was ist bei der Katalogerstellung zu beachten?

Im Mercateo-Shop können zwei unterschiedliche Katalogformate verwendet werden. Entweder verwenden Sie den Katalogstandard BMECat 1.2 oder ein csv-Template.

BMEcat 1.2

mercateo online shop

Csv-Template

Was ist bei der Übermittlung des Lagerbestands zu beachten?

Vorweg ist zu sagen, dass der Lagerbestand für den Verkauf über den Mercateo-Shop nicht notwendig ist. Zum Start kann ohne Übermittlung des Lagerbestands gestartet werden.

Für die Übermittlung des Lagerbestandes gibt Unite ein csv-Template vor. In der ersten „Spalte“ steht die Supplier_Aid (Artikelnummer) und in der zweiten „Spalte“ die Quantity (Menge). Diese Datei wird auf einem FTP-Server hochgeladen und sollte mindestens einmal täglich und maximal alle 30 Minuten aktualisiert werden.

Beispieldatei für den Lagerbestand

SUPPLIER_AID;QUANTITY
00010151;7
00010169;18
00010452;4
00010482;0
00010591;4
00010593;7
00010649;30

Welche weiteren Automatisierungs-Optionen sind vorhanden?

Neben den Produktdatenuploads als BMEcat und der Lagerbestände können noch folgende Informationen automatisiert werden. Für jeden einzelnen Punkt gibt es ein eigenes csv-Template mit entsprechenden Logiken. Der Upload erfolgt über FTP-Server.

  • Konditionen (Preislisten)
  • Sichtbarkeit des Sortimentes (Whitelist)
  • Zolltarifnummern
  • Retouren-Konditionen

Sie möchten an Kunden über Mercateo Unite verkaufen?

Wir unterstützen Sie gerne dabei!

Diese Vorteile wir:

  • Über 10-Jahre Erfahrung beim Onboarding von Lieferanten bei Mercateo Unite
  • Analyse, Entwicklung, Implementierung und Training
  • Entwicklung einer praxistauglichen Strategie für digitale Kanäle
  • Einführung Software für Katalogmanagement

Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick:

Autor

Fazit

Der Mercateo-Shop ist potenzieller Vertriebskanal für C-Teile-Lieferanten. Vor allem für solche die auf eigene Rechnung in einem 1:1 Verhältnis mit ihren Kunden zusammenarbeiten möchten. Für die Entscheidung diesen Vertriebskanal aufzubauen, empfehle ich Ihnen ihre Zielkunden anzusehen, die Produktdatenqualität zu bewerten, Investment in die Infrastruktur (z.B. automatische Übermittlung der Lagerbestände) zu prüfen, BMEcat Erstellung zu klären und die Preisgestaltung zu diskutieren.

Der Verkauf über den Mercateo-Shop ist für Lieferanten interessant, die eine bekannte Marke haben, eine Nische besetzten oder einige Bestandskunden kennen, die bereits das Mercateo Procurement Portal nutzen.

Unabhängig wie nun deine Entscheidung ausfällt, es lohnt sich eine strategische Haltung zu Mercateo Unite zu entwickeln. Denn aktuell gehört dieser E-Marktplatz zu den etablierten Spielern im B2B Markt.

e-business expert

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist der Mercateo-Shop?

Der offizielle Name lautet “Business-Shop“ und ist ein Bestandteil des Mercateo Procurement Portals. Lieferanten, die einen Business Shop anbieten, verkaufen im eigenen Namen an den Kunden.

Was ist der Business-Shop?

Der Business-Shop ist ein Bestandteil des Mercateo Procurement Portals. Lieferanten die einen Business-Shop anbieten, verkaufen im eigenen Namen an den Kunden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Business-Shop Plus und dem Business-Shop?

Der Business-Shop und Business-Shop Plus sind zwei unterschiedliche Geschäftsmodelle. Diese unterscheiden sich in den Kosten und in der Funktionsweise. Im Business-Shop Plus kann der Lieferant ein kundenspezifisches Sortiment umsetzen. Diese Option gibt es beim Business-Shop nicht. Dort gibt es ein Standard-Sortiment auf das alle Kunden die diesen „Shop“ freischalten zugreifen.

Quellen

E-Business ist der Oberbegriff für alle automatisierbaren Geschäftsprozesse. Dazu werden digitale Technologien als Werkzeuge verwendet. Unter E-Business lassen sich viele Bereiche einordnen. In diesem Artikel möchte ich den Fokus auf Lieferanten (Hersteller und Händler) legen. Dabei sind die zwei Bausteine “E-Procurement” und “E-Commerce” relevant. Da es sich um Prozesse zwischen Unternehmen handelt, wird dies häufig als B2B bezeichnet. B2B steht für Business to Business.

Einordnung der E-Business Begriffe

Unter E-Procurement, also dem elektronischen Einkauf, werden die Tätigkeiten wie Lieferantensuche (Sourcing), Entwicklung von Lieferanten, Abschluss und Verwaltung von Verträgen, Umsetzung der Vertragsbestandteile in elektronische Kataloge und der Beschaffungsprozess verstanden.

Eine wichtige Disziplin im Einkauf ist das C-Teile-Management. Dies beschäftigt sich mit dem Kauf von Produkten durch die Fachabteilungen, Umsetzung von Genehmigungs-Richtlinien, dem Versand von Bestellungen und der Abwicklung von Anlieferung der Produkte bis hin zur Rechnungsbegleichung. Bei C-Teilen, auch C-Artikel genannt, handelt es sich um Teile mit geringem Warenwert und hohen Zeitaufwand im Einkaufsprozess.

Unter E-Commerce, also dem elektronischen Handel, werden die Handlungsfelder von Herstellern und Händlern für den Verkauf von Produkten über digitale Kanäle wie Online-Shops oder Marktplätze verstanden. Dazu gehören passende Strategien im Bereich von Preisen, Sortimenten sowie der Verknüpfungen von analogen Vertriebsaktivitäten.

Die zwei E-Business Bereiche: E-Procurement vs. E-Commerce

Mike arbeitet bei einem Großhändler. Seit mehreren Jahren werden Artikel über den Online-Shop verkauft. Die Preise richten sich nach dem Einkaufsvolumen der Kunden und Aktionen werden durch Marketingmaßnahmen unterstützt. Seit kurzem wird auch über einen Marktplatz an Geschäftskunden verkauft. Dort ist es wichtig durch Sortiments- und Preisstrategien sich vom Wettbewerb abzusetzen. Mike arbeitet im digitalen Vertrieb und betreibt „E-Commerce“. Ihm sind folgende Punkte wichtig:

  • Umsatz steigern und sichern
  • Hohe Datenqualität
  • Hoher Automatisierungsgrad bei Prozessen
  • Motivation des Kunden steigern über den Online-Shop oder den Marktplatz zu kaufen

Daniela arbeitet bei einem Hersteller. Ihr Unternehmen beliefert direkt Geschäftskunden. Diese Kunden setzten Einkaufssysteme ein. Jeder Kunde hat andere Einstellungen und Anforderungen. Dies können individuelle Preise sein, ein kundenspezifisches Produktportfolio oder spezifische Vorgaben aus der Buchhaltung (z.B. Nummern für Kontierungen). Daniela arbeitet im Kundenservice und erhält vom Kunden die spezifischen Anforderungen. Diese können pro Kunde unterschiedlich sein. Mit den Fachabteilungen bespricht sie die Umsetzung, damit die „E-Procurement“ Prozesse mit ihren Kunden reibungslos laufen. Ihre Ziele und Aufgaben sind:

  • Kundenindividuelle Anforderung umsetzen
  • Kundenspezifische Preise und Sortimente pflegen
  • Ansprechpartnerin für die Implementierungsprojekte sein

Thomas leitet die neu gegründete „Digital-Einheit“. Er entwickelt eine Strategie wie Kundenbindung gesteigert werden kann, Standards bei Produktdaten steigen und stimmt sich regelmäßig mit dem Vertrieb ab. Sein Ziel ist es eine gute Balance aus Standardisierung und Individualisierung für Kunden zu finden. Mit anderen Worten: Thomas steuert aktiv die beiden Bereiche „E-Commerce“ und „E-Procurement“.  Die folgende Grafik verdeutlicht die drei genannten Beispiele.

E-Business Ansätze: E-Procurement vs. E-Commerce

Je nach Vertriebsstrategie und Reifegrad deines Unternehmens sind die Ansätze von Mike, Daniela oder Thomas zu wählen. Um diese Ansätze besser zu verstehen, findest du im nächsten Abschnitt digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle. Diese haben großen Einfluss auf den Gestaltungsspielraum für dich als Lieferant.

Digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle

Im E-Business lassen sich digitale Vertriebskanäle in vier Transaktionsmodelle unterscheiden. Die Kanäle sind ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme, Online-Shops oder E-Marktplätze.

ERP-System 1:1

B2B E-Business

Das ERP-System, auch Warenwirtschaftssystem genannt, organisiert den Materialfluss oder die Produktionslinien in Unternehmen. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Bei dem Austausch von digitalen Geschäftsdokumenten ist die Systemsprache zwischen Kunden- und Lieferantensystem zu übersetzten. Oftmals setzt der Lieferant die vom Kunden vorgegebene Logik um. Der Marktführer ist SAP mit seinen ERP-Systemen SAP R3 oder SAP S/4 Hana.

SAP R3 Bestellung erfassen | https://mind-logistik.de/knowhow/sap-bestellungen/ am 08.02.2024 abgerufen

E-Procurement-System n:1

B2B E-Business

Viele Einkaufsorganisationen haben spezifische Anforderungen, die ein ERP-System nicht abdecken kann. Daher wurden sogenannte E-Procurement-Systeme entwickelt. Diese sind meist modular aufgebaut. So kann der Kunde zwischen Modulen für die Lieferantensuche und -entwicklung, den operativen Einkauf, die Rechnungsabwicklung oder Ausschreibungen wählen. Bekannte Systeme sind SAP Ariba, Onventis, Jaegger, coupa, DIG, Newtron oder auch ivalua.

e-procurement
Coupa Invoice Inbox | Quelle  https://www.coupa.com/de/produkte/e-invoicing/invoice-smash am 08.02.2024 abgerufen

Online-Shop 1: n

B2B E-Business

Der Online-Shop gehört zu den marktüblichen Vertriebswerkzeugen. Viele Anbieter integrieren mittlerweile Websitebestandteile wie Blog, Retourenmanagement und Online-Shop. Damit ergibt sich ein einheitlicher digitaler Kontaktpunkt für den Kunden.

Online-Shop der Hoffmann-Group | Quelle https://www.hoffmann-group.com/ am 08.02.2024 abgerufen

B2B Marktplatz n:n

B2B E-Business

E-Marktplätze standardisieren und automatisieren Prozesse zwischen Lieferanten und Kunden. Der große Vorteil ist, dass der Kunde sich nicht mehr bei vielen Online-Shops anmelden muss und alle relevanten Produkte in einem System findet.

Im B2B Bereich gibt es zusätzlich die Bestrebung von Marktplätzen als Rechnungssteller aufzutreten. Das Ziel ist den Aufwand der Kunden im Rechnungswesen durch die Reduzierung von Kreditoren (Lieferanten) zu minimieren.

Je nach Ausrichtung des E-Marktplatzes wird dieser eher von Kunden oder von Lieferanten vorangetrieben. Ein kundengetriebener Marktplatz ist z.B. Meplato oder simple system. Ein Marktplatz, der von Lieferanten aktiv für die Neukundenakquise genutzt wird, ist z.B. Mercateo unite oder amazon business. Weitere bekannte Marktplätze sind conrad marketplace, nexmart online market, crowdfox oder wucato.

Mercateo Unite Startseite | Quelle unite.eu/de-de am 08.02.2024 abgerufen
Simple System Lieferantenauswahl | Quelle company.simplesysem.com/ am 08.02.2024 abgerufen

Wie werden Produktdaten in den Systemen gelistet?

Wenn wir privat ein Produkt online kaufen, sind für uns Texte, Preise und Verfügbarkeiten selbstverständlich. Aber wie kommen diese Informationen in den Online-Shop, auf den Marktplatz oder in das Einkaufssystem? Diese Frage muss im E-Business zwischen den Geschäftspartnern geklärt werden. Kataloge liefern den vereinbarten Kundenpreis (Nettopreis) und den vereinbarten Sortimentsumfang (z.B. alle Sicherheitsschuhe und den Schutzhelm mit Logo) an das System. Im Hintergrund (Backend) werden diese Daten eingespielt, damit in der Benutzeroberfläche (Frontend) der Kunde die richtigen Artikel findet und kaufen kann. Dazu gibt es zwei grundsätzliche Katalogarten. Diese werden nach ihrer Funktion als statisch oder dynamisch klassifiziert. Marktübliche Systeme können grundsätzlich beide Katalogarten verarbeiten.

Statische Kataloge

Wie der Name es vermuten lässt, sind dies Katalogformate die bei jeder Änderung neu erstellt werden müssen. Grund dafür sind geänderte Kundenpreise (Nettopreise), Produktinformationen oder der Umfang des Sortimentes.

Ein Beispiel: Dein Kunde verhandelt neue Preise. Diese Information muss in der internen Preispflege hinterlegt werden. Auf dieser Basis kann der Katalog erstellt werden. Nach dem Upload im Zielsystem ist oftmals die Freigabe vom Kunden notwendig, damit der Artikel mit dem neuen Preis gekauft werden kann.

  • Formate: BMEcat, Ariba cif, Datanorm oder Excel, csv oder xlsx
  • Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit
  • Updateprozess: Bei jeder Änderung muss Katalog erstellt und im System hochgeladen werden
  • Vorteil: Geringe Entwicklungskosten, Standards wie BMEcat vorhanden

Dynamische Kataloge

Dynamische Kataloge wurden entwickelt, um die Nachteile von statischen Daten bzw. Katalogen zu lösen. So ändern sich Preise, Lieferzeiten oder das Produktportfolio direkt nach der Pflege im System vom Lieferanten. Solche dynamischen Kataloge werden einmal implementiert und aktualisieren sich automatisch. Der Lieferant spart sich die Datenpflege und der Kunde spart sich die regelmäßigen Katalogprüfungen.

Diese Katalogart wird oft mit dem Online-Shop verwechselt. Dies hängt damit zusammen, dass die Benutzeroberfläche wie der Online-Shop aussieht. Die Funktionsweise „Nutzung als dynamischer Katalog“ wird jedoch nicht beachtet. Der Unterschied ist, dass der Online-Shop direkt Bestellungen ins System überträgt. Der dynamische Katalog hingegeben überträgt die Produktinformationen und Preise direkt ins Einkaufssystem. Dort startet der Genehmigungsworkflow über den Budgetverantwortlichen und nach Freigabe der Bestellprozess.

  • Formate: OCI (open catalog interface), cXML
  • Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit, Videos, konfigurierbare Artikel
  • Updateprozess: Veränderungen sind sofort online
  • Vorteil: Aktuelle Bestände, aktuelles Produktportfolio, kein Zeitaufwand für Update notwendig

Welche Katalogarten sollen wir für unserer Kunden entwickeln?

Diese Frage kann auf der Basis der Kundengruppe und den eingesetzten Zielsystemen beantwortet werden.

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Produktdaten: Das Gold im E-Business

Im E-Business werden Produktdaten immer wichtiger. Du fragst dich gerade: Warum wichtiger? Dies hat damit zu tun, dass es im Geschäftskundenbereich (B2B) viele Artikel gibt, die der Kunde regelmäßig beschafft und somit die Artikelnummer kennt, oder seine eigene Artikelnummer (sog. Materialnummer) definiert und diese beim Lieferanten hinterlegt ist.

Der Einkauf von Unternehmen verändert sich stetig und der Kauf von Produkten geht von wenigen Personen auf viele Personen über. Konkret bedeutet dies, dass nicht mehr die Einkäuferin, sondern der Mitarbeiter aus der Fertigung die Artikel bestellt. Und dieser denkt und arbeitet, nach meiner Erfahrung, wie eine Person aus dem Privatkundenbereich. Es werden Produkte über die Suche ausgewählt, Produktbilder mit der Erwartung abgeglichen oder auf die Lieferzeit geachtet. Zudem gibt es je nach Einkaufsstrategie nicht nur einen Lieferanten, der den gewünschten Artikel anbietet.

Aus diesem Grund ist es für Lieferanten wichtig in die Datenqualität zu investieren. Folgende Produktinformationen waren lange Zeit ausreichend:

  • Artikelnummer
  • Artikelname
  • Preis
  • Mengeneinheit
  • Klassifizierung wie eClass, E-TIM oder UNSPSC
Beispiel Produktdaten auf mercateo unite | Quelle: mercateo.com abgerufen 07.02.2024

Um sich in Einkaufssystemen gegenüber anderen Lieferanten durchzusetzen sind mittlerweile folgende Punkte selbstverständlich:

  • Merkmale als Filterkriterien
  • Bilder
  • Informative Artikelbeschreibungen
  • Keywords für den Suchalgorithmus
  • Dokumente wie Produktdatenblatt, CE-Konformitätserklärung, Bedienungsanleitung
  • Exportinformationen

Für eine höhere Nutzerfreundlichkeit könnten in Zukunft noch weitere Produktinformationen ergänzt werden wie z.B.:

  • Videos
  • Produktverweise: bessere Qualität, günstigerer Preis, Ersatzteile, komplementäre Artikel
  • Produktberatung
  • Übersichtliche Darstellung des Produktportfolio durch umfangreiche konfigurations-Optionen

Beispiel Produktdaten auf Strauss | Quelle: engelbert-strauss.de abgerufen 07.02.2024

Wie erfolgt die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

In dem oberen Kapitel haben wir uns damit beschäftigt, wie Kunden einkaufen und zu den passenden Produkten gelangen. Nun wird eine Bestellung ausgelöst und als PDF in einer E-Mail an den Lieferanten gesandt. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter öffnet die Bestellung und gibt per Hand die Details in das ERP-System ein. Bei solchen Prozessen besteht die Gefahr von Tippfehlern, die Falschlieferungen und einen aufwendigen Retouren-Prozess zur Folge haben. Zudem investiert der Kundenservice wertvolle Zeit für die Auftragserfassung.

Damit Zeit und Fehler reduziert werden lohnt es sich die Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dazu dient der elektronische Austausch von Dokumenten. Dieser ist unter dem Begriff EDI (electronic data interchange) bekannt. Mit EDI kann neben der Auftragserfassung die gesamte Prozesskette wie Auftragsbestätigung, Lieferavis für den Wareneingang oder die Rechnung automatisiert werden.

Möglicherweise ist dir bereits der Begriff WebEDI zu Ohren gekommen. Bei dem Austausch von elektronischen Dokumenten kann es sein, dass die technische Fähigkeit fehlt EDI-Nachrichten auszutauschen oder einer der Parteien (meist der Kunde) möchte sich nicht mit der Implementierung aufhalten. Für solche Fälle wurde WebEDI entwickelt. In diesem Prozess sendet der Kunde eine EDI-Bestellung automatisiert aus seinem System. Der Lieferant erhält eine Information via E-Mail und meldet sich in einem Online-Portal im Internet an. Von dort aus überträgt er die Informationen manuell in sein ERP-System. Somit sprechen wir ebenfalls von einer manuellen Auftragserfassung. Wie dies als Lieferant vermieden werden kann und weshalb sich die Investitionen in EDI lohnen, findest du in diesem Blogbeitrag: EDI vs. WebEDI > Der Kampf um Skalierbarkeit.

Weitere Lösungen im E-Business-Bereich

Neben dem Einkauf über „elektronische Kataloge“ gibt es noch weitere Anwendungsfälle. Vor allem bei Produktionsbetrieben ist es wichtig produktionskritische Artikel vor Ort zu haben. Dies können Werkzeuge für eine Maschine, persönliche Schutzausrüstung oder Verbindungstechnik wie Schrauben sein. Damit die rechtzeitige Nachbestellung erfolgt ist eine Bestandsführung notwendig. Um Kunden in diesem Bereich zu unterstützen, wurden Lösungen wie Material- und Werkzeugausgabesysteme oder Kanban-Systeme entwickelt.

Material- und Werkzeugausgabesystem

Material- und Werkzeugausgabesystem verwalten Produkte, die der Mitarbeiter nach Anmeldung via Stempelkarte an einem Automaten, entnehmen kann. Das Prinzip ist ähnlich zu den Automaten für Snacks und Getränke, die wir an Bahnhöfen finden können. Mittels solcher Systeme werden Prozesse in der Fertigung optimiert. Eine Übersicht über Anbieter und Hersteller von Materialausgabesystemen findest du im Navigator.

Ausgabesystem
Beispiel Werkzeugausgabesystem von TCM

Kanban-Systeme

Kanban-Systeme sind meist offene Regale. Das Personal in der Fertigung entnimmt aus den Boxen die Artikel. Sobald eine Box leer ist, wird diese aus dem Regal entnommen und die dahinterstehende Box schiebt sich nach vorne. Das Regal wird regelmäßig von hinten befüllt und die entnommenen Boxen verrechnet.

Beispiel Kanban-Regal von Haberkorn | Quelle: haberkorn.com/services/

Mein Fazit

E-Business ist eine ziemlich große Klammer um digitale Aktivitäten zwischen Unternehmen zu beschreiben. Für Lieferanten geht es darum die Bereiche des E-Commerce und E-Procurement aktiv zu steuern. Durch eine Vielzahl von Interessenlagen und Systemen befinden wir uns in einem komplexen Umfeld. Wir erleben, dass Prozesse über EDI zu Hygienefaktoren (z.B. in Ausschreibungen) werden und notfalls mit WebEDI durchgesetzt werden. Deshalb ist es wichtig sich als Lieferant strategisch auszurichten und einen Plan für Produktdaten, Prozesse und weiteren Services wie z.B. denen von Materialausgabesystemen zu entwickeln. Ich bin davon überzeugt, dass jeder Lieferant dem Kundenbindung wichtig ist und langfristig Kosten reduzieren möchte „E-Business-Kompetenz“ benötigt!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen E-Commerce und E-Business?

E-Business ist der Oberbegriff für alle automatisierbaren Geschäftsprozesse. Dazu werden digitale Technologien als Werkzeuge verwendet. E-Commerce ist ein Teilbereich und beschäftigt sich mit dem elektronischen Handel. Dazu werden Systeme wie Online-Shops oder E-Marktplätze eingesetzt.

Was ist E-Business Management?

E-Business besonders aus Lieferantensicht ist ein Bereich, der für Kundenbindung und Kostenreduktion sorgen kann. Unter E-Business sind alle elektronischen Geschäftsprozesse zu verstehen. Das Management ist die strategische Steuerung dieses Bereiches. Dies startet bei der Produktdatenqualität, beinhaltet Katalogerstellung und die Automatisierung der Prozesskette (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferavis, Rechnung).

Was ist E-Commerce leicht erklärt?

E-Commerce steht für den elektronischen Handel. Damit ist der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen über digitale Kanäle wie Online-Shops oder E-Marktplätze gemeint.

Wer oder was ist simple system und lohnt es sich über diesen Marktplatz zu verkaufen? Antworten habe ich dir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Zusammenfassung

  • Simple system wird 2000 gegründet    
  • Gesellschaften waren Kaiser + Kraft (Betriebsausstattung), Hoffmann (Werkzeuge), Hagemeyer (Elektro)
  • Heute agiert dieser B2B-Marktplatz neutral, als unabhängige Tochterfirma der Hoffmann Group
  • Simple system versteht sich als Optimierer der Prozesse zwischen Einkaufsorganisationen und Lieferanten
  • Fokus und Kundennutzen ist die Harmonisierung und Automatisierung von Einkaufsprozessen
  • Der Verkauf über simple system lohnt sich für Lieferanten, deren Stammkunden diesen Marktplatz nutzen
  • Lieferanten können die Bestellprozesse automatisieren und sparen wertvolle Zeit im Backoffice

2000: simple system wird gegründet

Im Jahr 2000 wird George W. Bush wird zum Präsidenten der USA gewählt, an der Börse platzt die Spekulationsblase „Dotcom-Blase“ rund um Unternehmen aus der New Economy und die Musik hören über MP3-Player startet seinen Siegeszug. In diesem Jahr gründen Kaiser + Kraft (Betriebsausstattung), Hoffmann (Werkzeuge), Hagemeyer (Elektro) und Keller und Kalmbach (Verbindungstechnik) den Marktplatz simple system. Ziel ist es den Einkaufsprozess einheitlich über schlanke Prozesse abzubilden. Die Aufgaben Vertrieb, Marketing, Buchhaltung werden zwischen den Gesellschaftern aufgeteilt. So entsteht eine schlanke Kostenstruktur und das organische Wachstum startet

Das Geschäftsmodell von simple system

Nach 21 Jahren übernimmt die Hoffmann SE (Hoffmann Werkzeuge) simple system als Tochtergesellschaft. Der Wert „Neutralität“ wird bei simple system großgeschrieben. Daher wird viel Wert auf die organisatorische Unabhängigkeit gelegt. Auf dieser Grundlage wird das Team weiter ausgebaut und die Entwicklung einer neuen völligen Plattform gestartet.  Das Geschäftsmodell sieht wie folgt aus:

  • Wer – Zielkunden: Unternehmen aus Industrie, die eine Einkaufsplattform mit hoher Nutzerfreundlichkeit suchen. Einen großen Wert auf eine 1:1 Beziehung zu seinen Lieferanten legt und geringe Implementierungskosten fokussiert.
  • Was – Nutzenversprechen: Vereinfachung des Einkaufes von C-Teilen auf einer Plattform. C-Teile (auch C-Artikel genannt) sind Produkte mit kleinem Wert die in der Beschaffung viel Zeit erfordern (Hohe Prozesskosten). Integration der kundeneigenen Lieferanten, Artikel und Prozesse.
  • Wie – Wertschöpfungskette:
    • Prozessoptimierung Einkauf: Der Einkaufsprozess wird harmonisiert und Maverick-Buying reduziert. Maverick Buying beschreibt das Einkaufen von Teams ohne den Einkauf mit einzubeziehen.  Klare Sortimentsgestaltung, hohe Nutzerfreundlichkeit für Bedarfsträger und Genehmigungsprozesse reduzieren operative Tätigkeiten im Einkauf enorm. Bedarfsträger sind Mitarbeiter die die Forderung nach Produkten zu Erledigung von Aufgaben haben.
    • Prozessoptimierung Lieferant: Als Lieferant können mit einem Standardsortiment viele Kunden bedient werden. Die Preise werden separat, je nach Kundenvereinbarung, dem jeweiligen Kundenaccount automatisiert zugeordnet. Zudem können die Bestellungen automatisiert in das eigene ERP-System (Warenwirtschaft) eingespielt werden und somit entfällt der manuelle Aufwand für den Kundenservice.
  • Wert – Ertragsmechanik: Grundsätzlich ist simple system für einkaufende Unternehmen kostenfrei. Wer das System in sein ERP-System (Warenwirtschaft) verknüpfen möchte kann eine Schnittstelle erwerben. Der Lieferant zahlt einen Anteil von seinem getätigten Umsatz.
Geschäftsmodelle beschreiben

Politik und Zahlen

In den ersten Jahren haben sich die Gesellschafter ein Veto-Recht für Lieferantenanfragen die in Konkurrenz standen vorbehalten. Da dies immer wieder Diskussion mit Kunden war und dem Nutzenversprechen im Wege stand, wurde diese Klausel aufgehoben. Zudem ist es für simple system „Neutralität“ ein hohes Gut geworden. Auf dieser Basis konnte sich dieser Marktplatz weiterentwickeln:

  • 80 Mio. Artikel
  • 40 Warengruppen
  • 1.500 Kunden
  • 850 Lieferanten
  • 40 Mitarbeiter
  • Zu den Top-Lieferanten gehören
    • Würth
    • HoffmannRS
    • Components
    • Sonepar
    • Uvex
    • Kroschke
    • Conrad
    • Weitere öffentliche Lieferanten siehe hier

Als Lieferant über simple system verkaufen

Aus meinen 16 Jahren Erfahrung im Vertrieb und Kontakt zu simple system sollten folgende Punkte bewertet werden:

  • Haben wir Stammkunden, die simple system nutzen? Hinweis: Simple system hat den Fokus auf Prozessoptimierung und nicht den Vertrieb.
  • Gibt es ein Standardsortiment und verhandelte Preise mit unserem Kunden?
  • Liegen vernünftige Produktdaten vor und können diese als BMEcat zur Verfügung gestellt werden?
  • Steigert die Nutzung von simple system die Kundenbindung? Meine Erfahrung: Klares Ja, wenn der Kunde von einem Online-Shop kommt. Und auf simple system die Produkte schnell findet und sich über die reibungslosen Folgeprozesse (fristgerechte Anlieferung), Kundenservice, und reibungslosen Rechnungsprozess erfreut.
  • Können wir wirtschaftlich verkaufen nach Betrachtung der Kosten für Datenbeschaffung, BMEcat Erzeugung, Umsatzgebühr an simple system? Hinweis: Die Skalierung und Kosteneinsparung steigen durch jeden weiteren Kunden. Daraus leitet sich folgende Frage ab:
  • Können wir weitere Kunden über simple system ansprechen oder gewinnen?
  • Wie organisieren wir die Bearbeitung des Marktplatzes intern?

Ihr Unternehmen möchte den Verkauf über simple system starten?

Wir helfen Ihnen dabei!

Unserer Leistungen:

  • Beratung & Implementierung
  • Einführung Software für Katalogmanagement
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Fazit – Lohnt sich der Verkauf über simple system?

Der Marktplatz simple system steht für die Prozessoptimierung von Beschaffungsprozessen bei Industrieunternehmen und seinen Lieferanten. Durch die Kombination von Standardsortiment und kundenspezifischen Preisen kann mit wenig Aufwand ein großer Nutzen gezogen werden. Vorausgesetzt, Sie schaffen es, als Lieferant, mehrere Kunden über diese Plattform zu bedienen. Der Schlüssel zu reibungslosen Prozessen ist die Datenqualität und die damit verbundene schnelle Auffindbarkeit der Produkte. Dazu ist es notwendig, einen BMEcat (elektronisches Katalogformat) erstellen zu können. Der Nutzen kann durch die automatisierte Einspielung der Bestellung gesteigert werden, da dadurch das Team im Backoffice entlastet wird. Durch den intelligenten Einsatz von simple system kombiniert mit reibungslosen Folgeprozesse steigert ihr Unternehmen Kundenbindung!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche Voraussetzung stellt simple system an Lieferanten?

Als Lieferant gelten neben dem elektronischen Katalogformat BMEcat für die Listung der Produktdaten folgende Voraussetzung: Registrierung bei simple system, Entscheidung ob im öffentlichen oder/und geschlossenen Bereich verkauft werden soll, Logos, AGBs und Mediadaten.

Was macht simple system?

Simple system hilft Einkaufsorganisationen die Beschaffung von C-Artikeln zu optimieren und schafft schlanke Prozesse zwischen kaufenden und verkaufenden Unternehmen. Somit gehört simple system zu den elektronischen Marktplätzen im Geschäftskunden-Bereich.

Was ist der Unterschied zwischen öffentlichen und geschlossenen Bereich?

Im öffentlichen Bereich wird im 1:n Verhältnis verkauft. Mit einem einheitlichen Sortiment und marktüblichen Preisen. Beim geschlossenen Bereich wird im 1:1 Verhältnis verkauft. Dort wird auf kundenindividuelle Preise und bei Bedarf auf kundenindividuelle Sortimente zurückgegriffen.

Wie viele Lieferanten verkaufen über simple system?

Stand Januar 2024: 850 Lieferanten, darunter: Würth, Hoffmann Group, RS Components, Sonepar, Uvex, Kroschke, Conrad.

Wie viele Kunden nutzen simple system für den elektronischen Einkauf?

Stand Januar 2024: 1.500 Kunden, darunter: WILKA Schließtechnik, Vulkan, Hartmann Valves, DODUCO GmbH, Memminger-IRO GmbH, KTR Systems.

Quellen

Es ist ein nasskalter Wintertag, an dem ich mein Fahrrad in einem Innenhof parke. Ein ehemaliger Studienkollege biegt ebenfalls mit seinem Fahrrad und bunten Regenklamotten um die Ecke. Wir freuen uns auf ein herzliches Alumni-Treffen mit guten Gesprächen, Glühwein und Plätzchen.

Und wie es sich für den Studiengang „Digitale Transformation“ gehört geht es schnell um komplexe Themen und Herausforderungen unserer Zeit. Ein heiß diskutiertes Thema ist „Nachhaltigkeit“.  Keine Angst, ich möchte ich keine weitere Grundsatzdiskussion starten, sondern drei C-Artikel-Anbieter und deren Ansätze zu „nachhaltigen“ Artikeln aufzeigen.

Nachhaltigkeit im Kontext des Einkaufes

An dieser Stelle erspare ich uns eine weitere Definition des Begriffes „Nachhaltigkeit“. Aus meiner Sicht liegt der Hebel vor allem bei Investitionsgütern und A-Artikeln, wie beispielsweise Maschinen oder Rohstoffe. Der betriebswirtschaftliche Nutzen bei C-Artikeln hingegen ist eher gering. So bunt die Einkaufsorganisationen sind, so unterschiedlich ist auch deren Verständnis und Aktivitäten rund um das Themenfeld Nachhaltigkeit. Jeder Lieferant sollte sich dazu positionieren, da das Thema in Lieferantengesprächen immer wieder Thema ist.

Differenzierungsoption für C-Artikel-Lieferanten

Wie grenze ich mich als Marke und Lieferant im Markt gegenüber meinen Wettbewerbern ab? Wie schaffe ich es gute Preise beim Kunden zu etablieren? Die bewährte Mehrmarken-Strategie kann nun um einen „grünen Faktor“ ergänzt werden und bietet einen zusätzlichen Preisanker. Mehrmarken-Strategie ist der Ansatz, mit verschiedenen Marken auf dem Markt zu agieren, um zum Beispiel Leistungsmerkmale wie Premiumqualität oder Preis-Leistung anbieten zu können.

Der Büromittelhändler „Kissing“ setzt dazu das Label „Umweltfreundliches Produkt“ ein. So kann sich der Kunde beim Papierkauf zwischen einer umweltfreundlichen und einer preisgünstigen Alternative entscheiden. Der Unterschied nach meiner Recherche liegt bei der FSC®-Zertifizierung (gute Waldwirtschaft).

Bei Kaiser + Kraft, dem Anbieter von Betriebseinrichtungen, kann der Käufer nach dem „Enkelfähig Score“ Produkte auswählen. Der Score setzt sich aus fünf Bereichen zusammen und ergibt eine Bewertung zwischen 1,0 und 5,9. Ein solcher Score schafft zusätzliche Transparenz, wobei es im Dschungel der Labels vor allem um das Vertrauen in die Ernsthaftigkeit des Lieferanten geht. Auch der Arbeitsschutzspezialist uvex aus Fürth hat ein Label mit dem Namen „protecting planet“. Je nach „Nachhaltigkeits“-Aspekt wird zum Beispiel auf die Reduktion von CO2 oder einer umweltfreundlichen Verpackung hingewiesen. Wie oben beschrieben, kann dies als Differenzierungsmerkmal genutzt werden.  Zum Beispiel gibt es die Bügelbrille „pheos nxt“ von uvex in der klassischen Variante und in der Version „planet“ wie es das folgende Bild zeigt.

nachhaltige C-Teile
Links: uvex pheos nxt „klassisch“ – Rechts: uvex pheos nxt planet „nachhaltig“

Beispiele von Kissing, Kaiser + Kraft und uvex

Drei Lieferanten zeigen drei verschiedene Ansätze mit „nachhaltigen“ bzw. „umweltfreundlichen“ C-Artikeln umzugehen.

Kissing – Büromittelhändler aus Menden

  • Suche kann auf Öko-Artikel bzw. -Umweltartikel eingeschränkt werden
  • Label „Umweltfreundliches Produkt“  
  • Bei Papier 100% recycelt und bei Stiften Zertifizierung Produkt aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung oder ebenfalls recycelt
  • Es werden im Filter verschiedene Zertifizierungen angeboten:
    • Blauer Engel
    • CEChlorfrei
    • CO² neutral
    • ECF
    • Eco Pencil
    • EU-Ecolabel
    • FairtradeFSC®
    • GS-Zeichen
    • klimaneutraler Artikel der Eigenmarke
    • Nordic Swan
    • Produkt aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung
    • Produkt aus verantwortungsvoller Waldbewirtschaftung
    • recycelbar
    • recycelt
    • TCF
    • Vegan
nachhaltige C-Teile
Quelle: Kissing – buerologistic.de – Filter-Kriterium: Öko
nachhaltige C-Teile
Quelle: Kissing – buerologistic.de – Hinweis „Umweltfreundliches Produkt“

Kaiser + Kraft – Anbieter von Betriebseinrichtungen aus Stuttgart

  • Vergibt einen Score Namens „Enkelfähig Score“
  • Aktuell 1465 Artikel laut Filter Online Shop (Stand 01.12.2023)
  • Weitere Kategorien könnten unter dem Filter „Nachhaltigkeit“ gewählt werden
    • Nachhaltig / Enkelfähig
    • Aus Recyclingmaterial
    • Biologisch abbaubar / Naturprodukt
    • BLAUER ENGEL zertifiziert
    • CO2-kompensiertes Produkt
    • FSC® zertifiziert
    • PEFC zertifiziert
    • Produkt von CO2-kompensiertem Lieferanten
    • Recyclingfähig
nachhaltige C-Teile
Quelle: kaiserkraft.de – Garderobenbank Buche mit Enkelfähig Score
Nachhaltige c-artikel
Quelle: kaiserkraft.de – Icon/Hinweis Enkelfähig Score

Kaiser + Kraft schreibt: „Mit unseren enkelfähigen Produkten kaufen Sie heute richtig gut und nachhaltig ein. Darüber freuen wir uns – und danken Ihnen direkt mit vielen weiteren enkelfähigen Produkten; unser wachsendes Sortiment gekennzeichnet mit dem Enkelfähig Score. Damit machen wir es Ihnen auch noch ganz einfach, Enkelfähiges bereits auf den ersten Blick zu erkennen. Für ein bewussteres Einkaufen. Und eine lebenswerte Zukunft, in der wir unsere Enkel aufwachsen sehen.“

Der Score wird von Kaiser + Kraft wie folgt berechnet:

grüne c-artikel
Quelle: kaiserkraft.de – Enkelfähig Score

Weitere Erläuterungen zum Score findest du unter https://www.kaiserkraft.de/company/enkelfaehig-score/w/company_enkelfaehigscore/

Uvex – Hersteller von Persönlicher Schutzausrüstung aus Fürth

Der Hersteller und Spezialist für persönliche Schutzausrüstung in Fürth schreibt zu seinem Label:

protecting planet ist für uvex mehr als ein Label. Basierend auf dem Markenclaim protecting people wird es zu einem Versprechen, die drei Nachhaltigkeitssäulen Ökologie, Ökonomie und Soziales in allen Unternehmensbereichen verantwortungsbewusst in alle Handlungen einzubeziehen.“

Das Label „protecting planet“ gibt es in acht Ausführungen. In jeder Ausführung wird jeweils auf einen Aspekt hingewiesen, z.B. auf die Reduktion von Energie oder auf die Verwendung biobasierter Materialien.

Im Online Shop von uvex finden wir die „uex pheos nxt“. Durch den Hinweis „planet“ erkennt der uvex-Fan den umweltfreundlichen Artikel. Das Label wird nicht dargestellt. Für den ambitionierten Käufer hilft das Produktdatenblatt weiter.

Online-Shop – Produktdetailansicht

nachhaltige C-Teile
Quelle: uvex-safety-shop.de – Bügelbrille mit Hinweis „planet“ im Kurztext

Online-Shop – Produktdatenblatt

nachhaltige C-Teile
Quelle: uvex-safety-shop.de – Produktdatenblatt
nachhaltige C-Teile
Quelle: uvex-safety-shop.de – Produktdatenblatt

Ihr plant grüne Artikel über digitale Vertriebskanäle zu vertreiben?

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Fazit und Umgang als Lieferant

C-Artikel gibt es auch in Grün. Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Anbieter. Mir persönlich gefällt der Ansatz von Kaiser + Kraft mit dem Score am besten, da mehrere Dimensionen gewertet werden und die Zahl dem Bedarfsträger (Kaufenden Mitarbeiter) selbst eine Bewertung erlaubt. Kaiser + Kraft wie auch Kissing stellen ihre „Labels“ jeweils im Online-Shop als Icon in der Produktübersicht wie auch auf der Produktdetailseite dar. Uvex schreibt die Informationen im Online-Shop in den Text. Dies zeigt, dass die Entwicklung von nachhaltigen C-Artikeln in den digitalen Wertschöpfungsprozess mit eingebunden werden sollte, damit die Informationen auch beim Kunden landen. Auch bei Kissing habe ich keine Erläuterung zum Hinweis „Umweltfreundliches Produkt“ gefunden. Ich halte fest: Für Käufer die grüner einkaufen möchten gibt es Produkte am Markt. Jedoch muss Engagement und Zeit mitgebracht werden. Lieferanten und Anbieter haben dort Potential in der Vermarktung. Lasst uns auch Käufern ohne Zeit „grüne“ Artikel sichtbar machen!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

Quellen

Ihr Kunde möchte Daten via Datanorm erhalten? Meint er damit ein System, bestimmte Produktinformationen oder Dokumente? Dieser Beitrag hilft Ihnen, das Konzept von DATANORM zu verstehen.

Was ist DATANORM?

DATANORM ist eine standardisierte Dateistruktur für den Austausch von Produktinformationen wie Artikelnummer, Ausschreibungstext, Preis und Bildnamen. Dieses Format ist vor allem in der Baubranche in Verwendung. Ziel ist es, die Listung der Artikel von Herstellern wie Großhändlern in Warenwirtschafts- oder Kalkulationsprogrammen mit wenigen Klicks zu ermöglichen.

katalogart datanorm
Quelle: datanorm.de – Logo

Dadurch müssen Produktinformationen wie Artikelpreise nicht mehr händisch gepflegt werden, sondern können direkt über die passende Schnittstelle in die Software übertragen werden. Dadurch wird viel Zeit eingespart und die Produktinformationen auf den aktuellen Stand gehalten.

Die Struktur und Inhalte werden vom DATANORM-Arbeitskreis definiert und weiterentwickelt. Der Arbeitskreis besteht aus Verbänden, Herstellern, Fachhändlern, Verlagen, Softwareanbietern aus Bau und Handwerk. Somit ist dieser Standard herstellerunabhängig.

Welche Versionen gibt es von DATANORM?

Diese Dateistruktur wird 1986 veröffentlicht. Seitdem wurden drei Versionen veröffentlicht:

  • 1990 Version 3
  • 1994 Version 4
  • 1999 Version 5 (aktuelle Version)

In der Version 5 kamen weitere Informationen wie Fliesen-Produktmerkmale, Zolltarifnummer oder Multimediaelemente wie Bilder oder Zeichnungen hinzu.

katalogart datanorm
Quelle: datanorm.de – Vergleich der Versionen

Aufbau der DATANORM-Struktur

DATANORM wird nicht mittels einer einzigen Datei abgebildet, sondern die Informationen werden in mehreren Dateien hinterlegt. Die Identifikation der einzelnen Datensätze erfolgt über die Artikelnummern und Gruppennummern geschaffen.

katalogart datanorm
Quelle: datanorm.de – Grundlegende Produktinformationen

Ein kompletter „DATANORM-Satz“ besteht aus folgenden Dateien:

  • Grundlegende Produktinformationen: DATANORM.001- .999
  • Warengruppen: DATANORM.WRG
  • Preisdatei: PREISDAT. 001 – .999
  • Rabattgruppen: DATANORM.RAB

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Welche Systeme haben eine Standardschnittstelle zu DATANORM?

Das Format hat sich zum Branchenstandard im Bau und Handwerk entwickelt. Daher gibt es bei vielen Software-Anbietern eine Standardschnittstelle, die die DATANORM-Dateien einlesen können. Dazu gehören:

  • Hero: Handwerkersoftware
  • Baufaktura: Abrechnungssoftware
  • Abamsoft: Warenwirtschaftssystem (ERP)
  • Das Programm: Handwerkersoftware
  • Und viele weitere

Fazit

DATANORM gehört zu dem Branchenstandard in der Baubranche. Damit lassen sich Daten einfach und schnell austauschen. Wenn die Baubranche eine Fokus-Zielgruppe ihres Unternehmens ist, dann lohnt sich das Investment in den Aufbau der DATANORM-Dateien. Bevor Sie sich in die technischen Details dieser Struktur stürzen, ist mein Tipp: Sehen Sie sich die Muss-Informationen von DATANORM ihrer Kunden an und analysieren, ob diese Informationen strukturiert vorliegen.

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist DATANORM?

Eine strukturierte Datei, mit der Produktinformationen von Großhändlern und Herstellern weitergegeben werden können. Diese Struktur ist im Baugewerbe weit verbreitet.

Was ist DATANORM nicht?

Es ist keine Software oder Programm. Auch aktualisiert es keine Produktinformationen automatisch. Es ist zudem auch kein ASCII-Klartext.

Welche Versionen gibt es von DATANORM?

Aktuell gibt es die Versionen D3, D4 und D5.

Bieten Warenwirtschaftssysteme oder Rechnungsprogramme eine DATANORM-Schnittstelle?

Ja, vor allem Anbieter von Software für Handwerker haben eine solche Schnittstelle zu DATANORM vorgesehen.

 Quellen

Ihr langjähriger Kunde möchte mit ihnen über Onventis zusammenarbeiten. Das Ziel von Onventis ist, Einkaufsprozesse zu optimieren und Transparenz in der Beschaffung zu erhalten. Dieser Artikel zeigt Ihnen den Nutzen für ihre Kunden und wie Sie mit diesem effektiv zusammenarbeiten können.

Wer oder was ist Onventis?

Onventis wurde im Jahr 2000 in Stuttgart gegründet. Unternehmensziel ist es Organisationen dabei zu helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Durch die Nutzung dieses Systems können Kunden (einkaufende Unternehmen) Zeit und Kosten sparen. Solche Lösungen werden auch als E-Procurement-System bezeichnet. Zu den Mitbewerbern gehören coupa, sap ariba oder proactis. Solche Systeme sind speziell auf die Aufgaben des modernen Einkaufs abgestimmt. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Zu den Kunden die Onventis nutzen gehören Eberspächer, frischli, Schott, techem oder caterpillar.

Weshalb entscheiden sich Einkaufsorganisationen für Onventis?

Einer der größten Vorteile von Onventis ist die Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Dies hilft Mitarbeitern schnell den richtigen Artikel zu beschaffen und Einkäufern einfach an die gewünschten Informationen zu gelangen. Damit wird der Einkaufsprozess optimiert und unnötige manuelle Tätigkeiten reduziert. Dies bestätigt auch Michael Wlodarski, Director Process Management & eProcurement, von der SCHOTT AG:

„Vor allem die einfache Bedienbarkeit und die internationale Verfügbarkeit sind überzeugende Argumente für den Einsatz von Onventis an 26 Schott-Standorten in 13 Ländern.“

Ein weiterer Vorteil ist, dass Onventis alle Module in einer Plattform integriert hat. Somit greift der Einkauf für den Bestellprozess wie das Rechnungswesen für die Rechnungsabwicklung auf das gleiche System zu. Damit spart sich der Kunde Schnittstellen und somit Tests zu anderen IT-Systemen. Zudem bietet das System auch eine praktikable Option, Dienstleistungsaufträge abzuwickeln. Dienstleistungen einzukaufen ist in vielen Unternehmen eine große Herausforderung.

Was ist das Onventis Supplier Portal?

Als Lieferant können Sie im Supplier Portal alle Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar, wie zum Beispiel Artikel mittels eines BMEcat zu listen. Der BMEcat ist ein branchenübergreifender Standard zum Hochladen und Listen von Produktinformationen.

Onventis Bestellsystem
Onventis supplier portal

Wie listen wir Artikel?

Onventis bietet verschiedene Möglichkeiten an, Produktinformationen hochzuladen. Meine Empfehlung ist die gewünschten Optionen vorab mit dem Kunden zu klären. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von elektronischen Katalogen. Es wird zwischen statischen und dynamischen Katalogen entschieden. Statische Kataloge müssen bei jeder Änderung z.B. von Preisen oder Artikeln neu hochgeladen werden. Dazu bietet Onventis das Format BMEcat an und die Option eine Excel-Datei hochzuladen. Je nach Dateigröße können die Dateien entweder über die Web-Oberfläche oder über einen FTP-Server hochgeladen werden.

Onventis Bestellsystem BIZCon Job
Quelle: Onventis – Katalog Upload in Onventis

Dynamische Kataloge aktualisieren den Inhalt automatisch. Oftmals wird darüber auch die Lagerhaltigkeit dargestellt oder konfigurierbare Produkte angeboten. Damit entfallen nach einmaligem Onboarding weitere Aufwände für die Katalogpflege. Nachteil ist, dass ihr Kunde ihr Unternehmen explizit als Lieferanten auswählen muss und die Artikel nicht über die übergreifende Suche findet. Um diesen Nachteil zu neutralisieren gibt es Lösungsansätze, die jedoch den Rahmen dieses Blogartikels überschreiten würden. Das Katalogformat folgt dem OCI-Standard. OCI steht für open catalog interface und ist eine „Schnittstelle“ für Produktinformationen, die von SAP entwickelt wurde.

Nachdem Sie die Katalogart und weitere Details wie Sortimentsumfang mit ihrem Kunden geklärt haben, kann es mit der Kommunikation weitergehen. Also dem Austausch von Bestellungen oder Rechnungen.

Wie können wir Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung mit unsererm Kunden austauschen?

Die Artikel haben super Bilder, gute Preise und hilfreiche Beschreibungen für den Mitarbeiter. Nun kann es an die Kommunikation gehen. Auch hier gibt es zwei Optionen. Zum einen kann dies über das WEB-Portal von Onventis manuell abgeholt bzw. via PDF ausgetauscht werden. Fachleute sagen dazu WEB-EDI. Oder die Nachrichten werden via EDI ausgetauscht. Unter EDI versteht man den elektronischen und automatisierten Austausch von Dokumenten.

➡️ Der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumente zwischen Lieferanten und Kunde wird als EDI bezeichnet. Durch kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Im Sinne der Prozessoptimierung fällt die Entscheidung auf EDI. In diesem Fall kann folgende Nachrichtenarten umsetzen:

  • Auftrag
  • Auftragsbestätigung
  • Auftragsänderung
  • Lieferavis
  • Rechnung

Wie im Katalogumfeld gilt es hier in die jeweiligen Nachrichten mit deinem Kunden abzustimmen. Nehmen wir an, dass die Finanzbuchhaltung deines Kunden für die Rechnungsabwicklung ein anderes System nutzt. In diesem Fall gilt es die den Rechnungsaustausch getrennt von Onventis zu klären.

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Bisher bin ich davon ausgegangen, dass zu deinem Kunden eine enge Beziehung und genügend Umsatz erzielt werden. Onventis setzt dafür die Schwelle auf 35.000 €. Nun gilt es zu prüfen, ob die Zusammenarbeit wirtschaftlich ist. Damit Sie das Angebot von Onventis grob einschätzen können, habe ich hier ein paar Zahlen zusammengetragen.

Parameter wie Umsatzgröße oder Umsetzung im Testsystem verändern die Preisgestaltung. Für einen Katalogupload durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Sollte ein dynamischer Katalog (z.B. OCI 4.0) implementier werden, kann mit ca. 600 € netto kalkuliert werden.

Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Kosten können gespart werden, wenn ihr Kunde den EDI-Auftrag selbst einrichtet. Dazu ist die Übermittlungsart von PDF auf OpenTRANS 1.0 zu ändern. Dann fehlt noch Änderung der E-Mail-Adresse. Damit die EDI-Bestellung direkt an das „IT-System“ des Lieferanten geht.

Welche EDI-Optionen bietet Onventis an?

Für die Implementierung des elektronischen Datenaustausches (EDI) sind noch ein paar Rahmenbedingungen zu beachten. Dazu gehört das Format wie der Übertragungsweg. Sollte diese nicht bekannt sein, frage deine Kollegen aus dem IT-Bereich.

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Fazit – Onventis ein nutzerfreundliches E-Procurement-System

Onventis ist ein führendes E-Procurement-System made in Germany. Das Stuttgarter Unternehmen setzt auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit ihres Systems. Für Lieferanten steht das Onventis supplier portal zur Verfügung. Darüber erhält der Lieferant einen schnellen Überblick über alle verknüpften Kunden. Es ist möglich den jeweiligen Kunden auszuwählen und offene Aufgaben wie z.B. den Upload eines BMEcat vorzunehmen. Dabei fallen Kosten an, wenn der Katalog eine gewisse Dateigröße überschreitet und ein SFTP-Server genutzt werden muss. Für Lieferanten mit vielen Kunden über Onventis lohnt sich auch die Umsetzung des elektronischen Datenaustausches via EDI. Bei der automatisierten Verarbeitung von Bestellungen und dem automatischen Versand von Rechnungen steigern die Effizienz der Auftragsabwicklung. Mit Onventis haben Sie als Lieferant einen kompetenten Partner an ihrer Seite der weis, was er kann. Mein Tipp zum Schluss: Definieren Sie mit ihrem Kunden den gewünschten Umfang wie Art des Artikelbereitstellung (dynamsiche bzw. statsicher Katalog) und die Umsetzung von EDI Nachrichten. Danach können Sie die definierten Parameter via Onventis Shop bestellen!

e-business expert

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Haufig gestellte Fragen

Was ist Onventis?

Onventis ist Anbieter eines E-Procurement-System. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Damit kann der Beschaffungsprozess optimiert werden, Kosten eingespart und die Transparenz im Einkauf gesteigert werden.

Welche Kunden verwenden Onventis?

Zu den Kunden gehören: Eberspächer, frischli, Schott, techem, Caterpillar

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Dies kommt auf diverse Parameter wie Projektumfang, Umsatzgröße, oder Umsetzung im Testsystem an. Folgende Werte sind für eine grobe Einschätzung gedacht. Für einen Katalogupload (BMEcat) durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Was ist das Onventis supplier portal?

Als Lieferant kannst du im Supplier Portal all deine Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar wie die Artikellistung, Einsehen von Bestellungen oder Abgabe von Angeboten.

Welche Lieferanten nutzen das Onventis supplier portal?

Das Onventis supplier portal ist vor allem für Lieferanten gedacht, die mehrere Kunden über Onventis beliefern. Dazu gehören Anbieter wie Hahn + Kolb, Kaiser + Kraft, Sonepar, Haufe, Uvex oder Staples.

Quellen

„Wir wünschen uns von Ihnen künftig die Lieferscheinnummer, den Frachtführer und die Trackingnummer frühzeitig zu erhalten. Diese Information setzen wir in Zukunft bei unseren Lieferanten voraus. Deshalb führen wir gerade ein Portal ein. Die Einladung dazu geht Ihnen in den nächsten Tagen zu.“

Wie gehen Sie als Mitarbeiter im Vertrieb mit dieser „Anfrage“ um? Die Welt wird dynamischer und der oben geäußerte Kundenwunsch ist auf Grund von unsicheren Lieferketten nachvollziehbar. Im besten Fall kann ihr Unternehmen den elektronischen Austausch via EDI implementieren. Was EDI ist und wie damit Nutzen erzeugt wird, erläutere ich Ihnen in diesem Beitrag.

Kurze Zusammenfassung:

  • „Electronic data interchange“ steht für EDI und beschreibt den elektronischen Datenaustausch zwischen IT-Systemen
  • EDI ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Prozesse können neu gedacht, manuelle Fehler reduziert, Effizienz gesteigert und Prozesskosten gesenkt werden.
  • Bekannte EDI-Standards sind EDIFACT, OpenTRANS, VDA, ZUGFerd oder X-Rechnung
  • Der Austausch der Nachrichten kann über Kommunikationswege wie HTTPS, AS2 oder SMTP (via E-Mail) erfolgen
  • EDI-Nachrichtentypen wie Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferavis oder Rechnung wird oft im C-Teile-Management implementiert

Was ist elektronischer Datenaustausch mittels EDI?

EDI steht für electronic data interchange. Damit wird der Transfer von elektronischen Daten in oder zwischen IT-Systemen bezeichnet. Der Austausch von Dokumenten bzw. Nachrichten (z.B. Bestellung, Lieferavis) erfolgt dabei automatisiert ohne menschlichen Eingriff. Dabei wird auf strukturierte Daten nach internationalen oder branchenspezifischen Standards zurückgegriffen.

EDI-Nachrichten
Kommunikation mittels EDI
Inhalt EDI Auftrag
Ausschnitt von Daten die in einem EDI-Auftrag (ORDERS) ausgetauscht werden

Welchen Nutzen bringt der Einsatz von EDI?

Den Nutzen möchte ich Ihnen anhand dieses Beispiels näherbringen. Der Kunden wünscht sich die Lieferscheinnummer zu erhalten. Bisher wird im Wareneingang der beiliegende Lieferschein verwendet, um im eigenen IT-System die Nummer manuell einzutippen. Bei dem Einsatz von EDI erfolgt dies automatisiert. Nachdem der Warenausgang beim Lieferanten gebucht wurde, wird die Lieferavis an das Kundensystem gesandt. Darin sind neben der Lieferscheinnummer, die Packmaße und Stückzahlen der Artikel hinterlegt. Die Einspielung erfolgt automatisch vor der Warenanlieferung beim Kunden. Damit steigert der Wareneingang die Transparenz und spart diese manuelle Tätigkeit ein.

EDI ermöglicht somit die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dadurch können Prozesse neu gedacht, manuelle Fehler reduziert, Effizienz gesteigert und Prozesskosten gesenkt werden. Prozesskosten stellen den Wert der Arbeitszeit dar, die durch manuelle Tätigkeiten von Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen erzeugt wird.

Vorteile von EDI

  • Kurzfristiger Informationsaustausch
  • Wiederholte Erfassung gleicher Informationen vermeiden
  • Fehler bei der Dateneingabe vermeiden
  • Automatisierung von Prozessen wie z.B. Begleichung von Rechnungsbeträgen ohne manuelle Eingriffe
  • Einsparung von Prozesskosten
  • Effizienzsteigerung
  • Keine Medienbrüche

Optimierte Unternehmensabläufe durch gesteigerte Transparenz

  • Erhöhung der Informationsqualität bei Einkaufsbestellungen
  • Automatisierung des Rechnungsprozesses
  • Optimierung von Lagerbeständen
  • Optimierung des Wareneinganges
  • Systemgestützte Identifizierung von Abweichungen z.B. von geänderten Lieferterminen oder geänderten Preisen

➡️ EDI ist der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Lieferanten und Kunde. Durch kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Wie funktioniert der EDI-Prozess?

Damit der elektronische Datenaustausch zwischen den Partnern gut funktioniert, ist der Umfang zu definieren. Wichtig ist zu klären, welche Nachrichten künftig ausgetauscht werden und welche Information zwingend erforderlich sind. Herausforderung bei der Implementierung von EDI-Prozessen ist die rein technische Sichtweise, die Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen und der fehlende Blick für den Gesamtprozess. Im perfekten Fall wird der Gesamtprozess auf Basis der digitalen Möglichkeiten durchdacht. Die folgende Abbildung zeigt den beispielhaften Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten. Dabei starten wir bei der Bestellung des Bedarfsträgers. Dies ist der Mitarbeiter, der die Artikel beim Kunden bestellt. Nachdem Austausch weiterer EDI-Nachrichten schließt der Prozess mit der Rechnungsbegleichung ab.

Prozesslandschaft
EDI-Prozess zwischen Kunde und Lieferanten

Standards aus dem EDI-Bereich im Überblick

Beim Austausch von elektronischen Daten haben sich über die letzten Jahre internationale und branchenspezifische Standards entwickelt. Ein erfolgreiches Onboarding besteht immer aus zwei Teilen. Der eine Teil ist das Format (z.B. EDIFACT) der EDI-Nachricht. Der zweite Teil ist der Weg der Übermittlung (z.B. AS2).

Welche Standard EDI-Formate gibt es?

  • EDIFACT: Internationaler Standard der von den Vereinten Nationen verantwortet wird
  • OpenTRANS: Wie der BMEcat von Electronic Business Standardization Committee und Fraunhofer IAO entwickelt
  • VDA: Ist der Standard des Verbands der Automobilindustrie
  • IDoc: Der Standard von SAP-Dokumentformat für die Übertragung von Geschäftsvorgangsdaten
  • X-Rechnung und ZUGFerd: EDI-Rechnungen, die dem Standard CEN-Norm EN16931 entsprechen
ORDERS
Beispiel VDA
ORDERS EDI
Beispiel EDIFACT
ORDERS EDI
Beispiel OpenTRANS

Was sind die meistgenutzten Übertragungswege?

  • HTTPS
  • AS2
  • SMTP
  • SFTP

Welche Nachrichtentypen können ausgetauscht werden?

  • Angebot
  • Auftrag
  • Auftragsbestätigung
  • Auftragsänderung
  • Lieferavis
  • Rechnung
  • Zahlungsavis
  • Gutschriftsanzeige

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Auftragsänderung EDI
EDI-Prozess inkl. Auftragsänderung (ORDCHG)

Wie können EDI-Prozess implementiert werden?

Grundsätzlich gibt es drei Optionen, um EDI-Prozesse zu implementieren. Die komfortabelste Option ist mit Hilfe der internen IT-Abteilung die EDI-Nachrichten umzusetzen. Dabei wird das Kundenformat in das Format des eigenen ERP-Systems übersetzt. Fachleute bezeichnen diesen Übersetzungsprozess als Konvertierung. Hierfür können sogenannte Konverter eingesetzt werden, die ähnlich einem Übersetzungsprogramm Nachrichten in ein bestimmtes Format transferieren. Ein führender Anbieter für Konverter ist die Firma Seeburger.

Die zweite Option ist dies über einen externen Dienstleister zu tun. In diesem Fall sendet dein Kunde die EDI-Nachrichten zu einem externen Partner z.B. My open Factory. Dieser übersetzt das Format in das Format deines ERP-Systems und spielt die Nachricht (z.B. Auftrag oder Auftragsänderung) ein. Das Gleiche gilt auch für den Versand aus ihrem IT-System. In diesem Fall wandelt der Dienstleister die Nachricht in ein Format nach Kundenwunsch um und sendet es über den vereinbarten Übertragungsweg.

Die dritte und meistens schlechteste Option ist die Zusammenarbeit über webEDI. In diesem Fall verarbeitet ihr Kunde die Nachrichten via EDI. Jedoch ist es auf Seite des Lieferanten notwendig sich in ein Web-Portal einzuloggen und manuell die Information ins eigene IT-System zu übertragen. Oder im Falle von Auftragsbestätigungen sowie Rechnungen die Daten aus dem eigenen IT-System in das Web-Portal zu übertragen. Weitere Details dazu verrate Ihnen hier: WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um die Skalierbarkeit.

Fazit

Electronic date interchange, kurz EDI, hilft Geschäftspartnern beim automatisierten Austausch von Informationen. Damit wird die manuelle Datenerfassung beim Kunden wie beim Lieferanten reduziert. Dies verringert auch das Fehlerpotential und verhindert Falschlieferungen und unnötige Rücksendungen. Daher ist EDI optimal dafür geeignet Unternehmensabläufe zu optimieren.

In dem Bereich von C-Artikeln spielen Prozesskosten eine wichtige Bedeutung. Da es sich um Artikel (z.B. Werkzeuge, Sicherheitsschuhe, Büromittel) mit geringem Wert handelt, soll der Aufwand für Bestell- und Lieferprozess so niedrig wie möglich gehalten werden.

Um die sogn. Prozesskosten zu senken eignet sich EDI sehr gut. Reibungslose Prozesse und eine transparente Informationslage helfen Lieferanten wie Kunden bei der C-Artikel-Beschaffung. Zudem steigt erfahrungsgemäß die Kundenbindung bei integrierten Lieferanten. Daher ist es ein guter Zeitpunkt seine eigene EDI-Quote zu steigern und aktiv auf Kunden zuzugehen!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

Wofür steht die Abkürzung EDI?

EDI steht für den elektronischen Datenaustausch und setzt sich aus den ersten Buchstaben des Begriffes „electronic data interchange“ zusammen.

Was ist EDI?

Mit EDI (electronic data interchange) wird der Transfer von elektronischen Daten in oder zwischen IT-Systemen bezeichnet. Der Austausch von Dokumenten bzw. Nachrichten (z.B. Bestellung, Lieferavis) erfolgt dabei automatisiert ohne menschlichen Eingriff.

Welche Vorteile hat EDI?

Durch den kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Quellen