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Bauunternehmen, Für Bauunternehmer, Für Handwerker, Inspiration & Methoden, Lean Management

5S-Methode: Der Weg zum effizienten Bauhof

Der Bauhof ist das Herzstück jedes Bauunternehmens. Er dient als zentraler Lagerplatz für Baumaterial, Maschinen, Fahrzeuge und Geräte. Gleichzeitig fungiert er als interne Dienstleistungseinheit zur Unterstützung der eigenen Baustellen.

Seine Kernaufgaben umfassen:

Termingerechte Bereitstellung von Material und Maschinen
Wartung und Reparatur des Fuhr- und Maschinenparks
Logistische Koordination von Transporten
Einkauf von Ersatzteilen

Der Bauhof arbeitet als Hilfskostenstelle, deren verrechnete Entgelte die angefallenen Kosten decken sollen, ohne Gewinn oder Verlust zu erwirtschaften.

Kurz gesagt: Wer Such- und Stillstandzeiten reduziert, senkt direkt die Gemeinkosten jeder laufenden Baustelle.

➡️ Woher kommt die 5S-Methode? Als Entwickler gilt Taiichi Ohno, ehemaliger Produktionsleiter der japanischen Firma Toyota. Die Methode stammt ursprünglich aus dem Lean Management und hat sich weltweit in produzierenden Unternehmen bewährt. Und somit auch für Prozesse im Bauhof von Bauunternehmen

Die 5S-Methode im Überblick

Die 5S-Methode hilft bei der Optimierung von Arbeitsplätzen, Lagerorten und Bauhofabläufen. 5S steht für folgende Begriffe, die aus dem Japanischen kommen:

S	Begriff (Japanisch)	Bedeutung
1	Sortieren (Seiri)	Aussortieren, was nicht dorthin gehört
2	Systematisieren (Seiton)	Jedes Teil hat seinen festen Platz
3	Säubern (Seiso)	Reinigung ist Inspektion
4	Standardisieren (Seiketsu)	Regeln etablieren und sichtbar machen
5	Selbstdisziplin (Shitsuke)	Die Kultur leben

1. Sortieren: Aussortieren, was nicht dorthin gehört

Bevor irgendetwas neu geordnet wird, wird radikal aussortiert. Im Bauhof bedeutet das: Alle Werkzeuge, Maschinen, Materialien und Ersatzteile werden nach Nutzungshäufigkeit und Zustand bewertet.

Entsorgen: Defekte Geräte, veraltete Materialien und Schrott werden entsorgt. Kein „das reparieren wir irgendwann mal“.
Reduzieren: Nur benötigtes Material wird auf Lager gelegt.
Rote-Aufkleber-Methode: Bei unklaren Fällen wird ein roter Aufkleber auf das Gerät oder Material geklebt. Nach einer festgelegten Frist wird endgültig entschieden: behalten oder entsorgen. So entsteht kein Endlos-Zwischenlager. (Tipp: Das hilft auch privat im Keller!)

2. Systematisieren: Jedes Teil hat seinen festen Platz

„Wo finde ich den Akku-Bohrhammer?“ „Wo ist das Anbauteil für den Bagger?“ Wenn das im Bauhof tägliche Routine ist, läuft etwas falsch. Jetzt bekommt jeder verbliebene Gegenstand einen festen, logischen und ergonomisch sinnvollen Platz.

Shadow Boards: Werkzeugtafeln mit Umrisszeichnungen zeigen sofort, welches Werkzeug fehlt. Mit einem Blick erkennen Sie, was nicht an seinem Platz ist.
Klare Zonen: Bodenmarkierungen trennen Lauf-, Fahr- und Lagerzonen. Das reduziert Unfallrisiken und beschleunigt den Ablauf.
Schnelle Wege: Alles was täglich gebraucht wird, ist schnell zu erreichen.. Seltene Spezialgeräte werden weiter hinten eingelagert. So minimieren Sie Wegezeiten bei jeder Einlagerung und Kommissionierung.
Software-Unterstützung: Eine Software, die dynamische Lagerplätze vergibt, ist ebenfalls in Ordnung. Wichtig ist, dass alle Buchungen auch über die Software erfolgen.

3. Säubern: Reinigung ist Inspektion

Reinigung im Bauhof ist keine reine Putzaktion, sondern aktive Qualitätssicherung. Denn dies ist präventive Wartung.

Reinigungspläne: Es gibt feste Pläne, die definieren, wer welche Flächen wann reinigt.
Präventive Wartung: Beim Säubern von Maschinen und Fahrzeugen fallen Verschleißerscheinungen, Risse oder Lecks frühzeitig auf. Eine undichte Hydraulikleitung am Minibagger fällt bei der morgendlichen Reinigung auf und kann in der Werkstatt direkt repariert werden.

4. Standardisieren: Regeln etablieren und sichtbar machen

Damit die ersten drei S nicht nach zwei Wochen wieder hinfällig sind, sollen klare Standards entstehen.

Visuelle Hilfen: Farbcodes für Kategorien und klare Beschriftungen für Regale und Behälter.
Checklisten: Regelmäßige 5S-Audits dokumentieren den Status und decken Abweichungen schnell auf.
Prozesslandkarten: Klare Verantwortlichkeiten und Abläufe für Instandhaltung und Ordnung. Jeder weiß, wer für was zuständig ist.
5S-Freitag: Ein fester Tag zur Überprüfung der eigenen Standards. Dies steigert kontinuierlich die Qualität des Bauhofs und führt zu weniger Rückfragen, Wartungen und Konflikten im stressigen Arbeitsalltag unter der Woche.

5. Selbstdisziplin: Die Kultur leben

Der letzte Schritt ist entscheidend für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP): Mitarbeiter übernehmen die Verantwortung für die Aufrechterhaltung der Standards.

Training & Einbindung: Regelmäßige Trainings und die Einbindung der Belegschaft in die Prozessgestaltung fördern die Akzeptanz.
Kontinuierliche Verbesserung: Durch regelmäßigen Austausch im Bauhof-Team werden Prozesse optimiert und die Disziplin aufrechterhalten.
Vorbildfunktion: Verantwortliche für den Bauhof leben 5S-Prinzipien vor. Dadurch entsteht eine Kultur, an der sich auch Poliere und andere Kollegen orientieren können.

Fazit

Die 5S-Methode ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Für Bauhofmitarbeiter bietet sie das Werkzeug, um den Bauhof von einem undurchsichtigen Sammelplatz in ein professionelles Lager zu verwandeln.

Der Bauhof wird vom Kostenfaktor zum Erfolgsfaktor für die Baustelle. Mit weniger Such- und Stillstandzeiten reduziert er aktiv die Gemeinkosten, sorgt für einen reibungslosen Prozess. Zudem stärkt er seinen Kollegen auf der Baustelle den Rücken, denn Probleme gibt es dort ohnehin genügend. Wann fangen Sie mit 5S an?

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus den Perspektiven Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Warum ist der Bauhof für ein Unternehmen so wichtig?

Der Bauhof fungiert als zentrales Herzstück und Lagerplatz für Material, Maschinen und Fahrzeuge. Als interne Dienstleistungseinheit sorgt er für die termingerechte Bereitstellung von Ressourcen auf den Baustellen. Eine effiziente Organisation reduziert Such- und Stillstandzeiten, was die Gemeinkosten senkt.

Was ist das wirtschaftliche Ziel eines Bauhofs?

Ein Bauhof arbeitet als Hilfskostenstelle. Das Ziel ist es, durch verrechnete Entgelte die angefallenen Kosten zu decken, ohne dabei Gewinn oder Verlust zu erwirtschaften. Effizienzsteigerung durch Methoden wie 5S wandelt den Bauhof vom reinen Kostenfaktor zum Erfolgsfaktor.

Was bedeutet die Abkürzung 5S?

5S steht für fünf japanische Begriffe, die einen Prozess zur Optimierung von Arbeitsplätzen, Lagerorten und Abläufen beschreiben: #S1 Sortieren (Seiri), #S2 Systematisieren (Seiton), #S3 Säubern (Seiso), #S4 Standardisieren (Seiketsu), #S5 Selbstdisziplin (Shitsuke)

Woher stammt die 5S-Methode?

Als Entwickler gilt Taiichi Ohno, der ehemalige Produktionsleiter der japanischen Firma Toyota. Die Methode stammt ursprünglich aus dem Lean Management und hat sich weltweit in produzierenden Unternehmen bewährt. Und kann auf Bauhöfe von Bauunternehmen übertragen werden.

Wie geht man beim Sortieren im Bauhof vor?

Es erfolgt eine radikale Bestandsaufnahme aller Werkzeuge, Maschinen und Materialien. Diese werden nach Nutzungshäufigkeit und Zustand bewertet. Dabei hilft: Entsorgen, Reduzierung, Rote-Aufkleber-Methode.

Wie wird sichergestellt, dass jeder Gegenstand im Bauhof seinen Platz hat?

Jeder verbliebene Gegenstand erhält einen festen, logischen und ergonomisch sinnvollen Platz. Dabei helfen folgende Maßnahmen: Shadow Boards, klare Zonen, kurze Wege, Software-Untersütztung.

Warum ist Reinigung im Bauhof mehr als nur Putzen?

Reinigung dient hier als aktive Qualitätssicherung und Inspektion. Beim Säubern von Maschinen und Fahrzeugen fallen Verschleißerscheinungen, Risse oder Lecks frühzeitig auf. So wird eine undichte Hydraulikleitung am Minibagger frühzeitig erkannt und behoben. Damit sparen Sie sich die aufwendige Reparatur auf der Baustelle.

Wie schaffe ich, dass das Bauhof-Team regelmäßig die ersten drei Schritte umsetzt?

Die gewonnenen Erkenntnisse werden in dauerhafte Standards überführt: Visuelle Hilfen, Checklisten, Prozesslandkarten, 5S-Tag.

Was ist der entscheidende Faktor für den langfristigen Erfolg im Bauhof?

Die Mitarbeiter müssen die Verantwortung für die Standards übernehmen. Dies wird erreicht durch: Training, Einbindung, kontinuierliche Verbesserung (KVP), Vorbildfunktion

Ist die 5S-Methode ein einmaliges Projekt?

Nein, 5S ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess (KVP). Es erfordert ständige Pflege und Anpassung, um den Bauhof dauerhaft professionell zu betreiben.

Welchen konkreten Vorteil bringt die Rote-Aufkleber-Methode?

Sie verhindert, dass unentschiedene Gegenstände zu einem permanenten Zwischenlager werden. Durch die festgelegte Frist wird eine schnelle und endgültige Entscheidung erzwungen.

Wie messe ich den Erfolg von 5S im Bauhof?

Da der Bauhof als Hilfskostenstelle arbeitet, lässt sich der Erfolg indirekt über die Gemeinkostensenkung messen:

– Suchzeiten: Vergleich der Vorher-Nachher-Suchzeit messen.
– Stillstandzeiten: Anzahl und Dauer von Maschinenausfällen dokumentieren.
– Materialverschwendung: Kosten der Verbrauchsmaterialen analysieren. Erfahrungsgemäß sinken diese bis zu 20% im Vergleich zum Zeitraum vor dem Einsatz der 5S-Methode.
– Audit-Ergebnisse: Regelmäßige 5S-Audit-Ergebnisse über die Zeit beobachten. Diese zeigen, ob Standards gelebt werden.

Was ist der Unterschied zwischen 5S und Lean Management?

5S ist ein Werkzeug innerhalb des Lean Management. Lean Management ist die übergeordnete Philosophie zur Verschwendungsreduktion. 5S ist eine konkrete, schrittweise Methode, um Arbeitsplätze zu organisieren. Andere Lean-Werkzeuge sind Value Stream Mapping, Kanban oder Poka-Yoke. 5S bildet oft das Fundament für weitere Lean-Initiativen, da ein aufgeräumter, standardisierter Arbeitsplatz die Voraussetzung für weitergehende Optimierungen ist.

Quellen

Wikipedia, Produktionssystem von Toyota und Lean-Management: https://de.wikipedia.org/wiki/Toyota-Produktionssystem
Toyota, Lean-Management und 5S: https://www.toyotaforklift.com/resource-library/blog/toyota-solutions/toyota-lean-management-and-5s

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Vom Einzelkämpfer zum Traum-Team: Wie echtes Teamwork den Unterschied macht

Mai 2023. Im Halbfinale der Eishockey-Weltmeisterschaft spielt Deutschland gegen die USA. Auf dem Papier ist die USA der überlegene Favorit. Doch wer selbst Mannschaftssport betrieben hat, weiß: Spiele werden nicht auf dem Papier entschieden.

Was an diesem Abend geschah, beeindruckte mich zutiefst. Die Spieler der deutschen Mannschaft blockten Schüsse füreinander, bügelten Fehler aus und Teamkollegen auf der Bank feuerten an. Jeder arbeitete für den gemeinsamen Erfolg. Nach 60 Minuten stand es 3:3 Unentschieden. Im Eishockey entscheidet in der Verlängerung das „Golden Goal“: Das erste Tor bringt den Sieg. Die Spannung war kaum auszuhalten. Dann fiel das Tor: Frederik Tiffels erzielte den entscheidenden Treffer zum 4:3. Deutschland stand im Finale.

Frederik Tiffels erzielt das entscheidende Tor zum 4:3 Endstand. (Quelle: Kölner Haie)

Dieser Abend zeigte eindrucksvoll, was möglich ist, wenn aus talentierten Einzelspielern ein echtes Team wird. Doch wie entsteht ein solches Team? Und warum scheitern andere trotz individueller Qualität?

Warum scheitern Teams?

In über zehn Jahren Projekterfahrung als Transformation Manager habe ich immer wieder gleiche Muster gesehen. Erfolgreiche Teams zeichnen sich nicht durch die besten Einzelkönner aus, sondern durch eine Kultur, die zielgerichtete Zusammenarbeit ermöglicht.

Patrick Lencioni liefert mit seinem Modell der „Fünf Dysfunktionen eines Teams“ ein Werkzeug für die Praxis. Er beschreibt die häufigsten Hindernisse, die Teams am Erfolg hindern, als:

Fehlendes Vertrauen
Angst vor Konflikten
Unverbindlichkeit
Ablehnung von Verantwortung
Desinteresse an Ergebnissen

Diese fünf Punkte entscheiden darüber, ob Teams über sich hinauswachsen oder hinter ihren Möglichkeiten zurückbleiben.

Fünf Krankheiten eines Teams — Die fünf Dysfunktionen eines Teams. (Quelle: Buch „Mein Traum-Team“ von Patrick Lencioni)

Vertrauen als Fundament: Warum zerstört Unverletzlichkeit den Teamerfolg?

Vertrauen ist die Basis jeder Zusammenarbeit. Doch genau hier krankt es oft. Wir haben gelernt, Fehler als Schwäche zu betrachten. Und Offenheit birgt das Risiko verletzt zu werden. Teammitglieder verstecken sich zum Schutz hinter professionellen Fassaden. Der hohe Qualitätsanspruch im Mittelstand verstärkt diesen Effekt: Fehler werden bestraft, statt als Lernmöglichkeit begriffen.

Ohne Vertrauen werden Konflikte vermieden, Verbindlichkeit abgeschoben und keine Verantwortung für Ergebnisse übernommen.

Vertrauen beginnt bei der Führungskraft. Wenn Sie als Verantwortlicher eigene Fehler offen ansprechen, geben Sie Ihrem Team die Erlaubnis, verletzlich zu sein. Das schafft einen sicheren Rahmen. Mit einer lebendigen Feedbackkultur und dem aktiven Lernen aus Fehlern wird aus einer Gruppe von Einzelkönnern ein Team.

Künstliche Harmonie: Warum halten Teams mit der Wahrheit zurück?

Kennen Sie Teams, in denen harmonisch miteinander umgegangen und zeitgleich hinter dem Rücken schlecht geredet wird? Das ist ein klares Symptom für die Angst vor Konflikten.

Konflikte sind unangenehm. Wer Kritik äußert, läuft Gefahr, selbst konfrontiert zu werden. Also wird lieber „Harmonie“ vorgespielt. Doch künstliche Harmonie bedeutet, dass die gemeinsamen Ziele nicht ernst genommen werden. Daraus folgt, dass Entscheidungen nicht klar getroffen werden, weil niemand seine echte Meinung eingebracht hat. Lösungen werden nur zweitklassig umgesetzt, da wertvolle Perspektiven nicht beigesteuert wurden.

Konstruktive Konflikte brauchen eine Führungskraft, die eine offene Diskussionskultur prägt. Es geht darum, gemeinsam die beste Lösung zu finden. Dazu ist Respekt vor jeder Meinung notwendig und die Beseitigung von persönlichen Befindlichkeiten. Diskussionen sind keine Störung. Sie sind eine wertvolle Komponente der Zielfindung.

Unverbindlichkeit: Warum Mehrdeutigkeit Teams schadet?

Unverbindlichkeit äußert sich durch Mehrdeutigkeit. Der Aufgabenstatus bleibt vage, damit nachträglich genug Interpretationsspielraum bleibt. In guten Teams wird der Status klar adressiert und Hürden offen genannt.

Warum bleiben Teams lieber unverbindlich? Es ist vermeintlich einfacher. Denn dadurch werden Optionen offen gehalten und man bleibt unangreifbar. Leider führt diese Haltung zum Misserfolg des Teams.

Verbindlichkeit braucht Klarheit. Nach jeder Diskussion muss klar sein, was entschieden wurde und wer verantwortlich ist. Wichtig ist, dass alle die Entscheidung mittragen. Das gilt auch für die Teammitglieder, die eine andere Meinung vertreten haben.

Verantwortung ablehnen: Wie kommt es zu geringen Leistungsstandards?

Im Projekt werden Abgabtermine immer wieder verschoben. Das Projektteam trifft die Aussage „Wir können nichts tun, denn die Fachabteilung hatte keine Zeit!“. Solche Aussagen sind ein Warnsignal. Denn damit wird die Verantwortung weitergegeben.

Dies kann zwei Ursachen haben:

Eine Führungskultur, in der Leiter das letzte Wort beanspruchen.
Oder die Haltung des Mitarbeiters, der es sich einfach machen möchte und eben keine Verantwortung übernimmt und Lösungen überlegt, um das Projekt im Sinne der Firma zu entwickeln.

Wer Verantwortung übernimmt, muss Rechenschaft ablegen. Das schreckt ab. Doch ohne Verantwortung sinken die Leistungsstandarde und mit ihnen die Motivation der Leistungsträger.

Teams brauchen gemeinsame Leitplanken. Eine Team-Vision verankert Sinn und Werte. Die Entwicklung sollte gemeinsam erfolgen, damit alle hinter dem großen Zielbild stehen. Danach ist es Führungsaufgabe, diese Standards einzufordern und immer wieder den Fokus der Vision zu schärfen.

Desinteresse an Ergebnissen: Warum triumphiert das „Ich“ über das „Wir“?

„Es ist erstaunlich, was du erreichst, wenn es dir egal ist, wer die Anerkennung bekommt.“ Dieses Zitat von Harry S. Truman bringt es auf den Punkt. Wenn individuelle Ziele wichtiger sind als das Gesamtergebnis, entstehen Silos. Silos führen dazu, dass Informationen nicht weitergegeben und das gemeinsame Aufgaben nachrangig bearbeitet werden.

Wer ausschließlich an eigenen Zielen gemessen wird, optimiert für sich und nicht für das Team. Es helfen gemeinsame Ziele und eine Kultur, die auf Vertrauen, Bereitschaft für Konflikte, Verbindlichkeit und Verantwortungsübernahme baut.

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Mein Fazit: Teamwork als Schlüssel zur digitalen Transformation

Echtes Teamwork entsteht nicht durch Zufall. Es ist das Ergebnis harter und gemeinsamer Arbeit. Die Bausteine für Traum-Teams sind:

Gegenseitiges Vertrauen
Mut, Konflikte auszutragen
Verbindlichkeit leben
Verantwortung übernehmen
Fokus auf das Team-Ergebnis

In dem Kulturwandel durch die digitale Transformation benötigen wir solche Teams. Denn Digitalisierung ist kein IT-Thema. Digitalisierung ist Teamarbeit. Am Ende entscheidet nicht die IT-Lösung, sondern das Team, das es schafft, Kolleginnen und Kollegen mit auf eine Veränderungsreise zu nehmen.

Ich bin überzeugt, dass Unternehmen, die diese fünf Bereiche aktiv angehen, erfolgreich den Wandel meistern.

FAQ – Häufig gestelle Fragen

Was sind die fünf Dysfunktionen eines Teams nach Patrick Lencioni?

Patrick Lencioni beschreibt fünf typische Hindernisse, die Teams am Erfolg hindern: fehlendes Vertrauen, Angst vor Konflikten, Unverbindlichkeit, Ablehnung von Verantwortung und Desinteresse an Ergebnissen. Diese fünf Punkte bauen aufeinander auf und entscheiden darüber, ob Teams über sich hinauswachsen oder hinter ihren Möglichkeiten zurückbleiben.

Warum scheitern Teams trotz guter Einzelkönner?

Erfolgreiche Teams zeichnen sich nicht durch die besten Einzelkönner aus, sondern durch eine Kultur, die zielgerichtete Zusammenarbeit ermöglicht. Wenn Vertrauen fehlt, Konflikte vermieden werden und niemand Verantwortung übernimmt, reicht individuelles Talent allein nicht aus.

Warum ist Vertrauen die wichtigste Grundlage für Teamwork?

Ohne Vertrauen bleiben Teammitglieder hinter einer professionellen Fassade. Fehler werden versteckt statt als Lernmöglichkeit begriffen. Das führt dazu, dass Konflikte vermieden, Verbindlichkeiten abgeschoben und keine Verantwortung für Ergebnisse übernommen wird. Vertrauen beginnt bei der Führungskraft: Wer eigene Fehler offen anspricht, gibt dem Team die Erlaubnis, verletzlich zu sein.

Wie erkennen Sie künstliche Harmonie in einem Team?

Ein klares Symptom: Im Team wird scheinbar harmonisch miteinander umgegangen, aber hinter dem Rücken wird schlecht geredet. Entscheidungen bleiben unklar, weil niemand seine echte Meinung beisteuert. Wertvolle Perspektiven gehen verloren, und Lösungen sind zweitklassig.

Was hilft gegen Unverbindlichkeit im Team?

Verbindlichkeit braucht Klarheit. Nach jeder Diskussion muss feststehen, was entschieden wurde und wer verantwortlich ist. Alle müssen die Entscheidung mittragen, auch die Kollegen die vorher anderer Meinung waren.

Warum sinken die Leistungsstandards, wenn niemand Verantwortung übernimmt?

Wenn Verantwortung weitergegeben wird, sinken die Standards und mit ihnen die Motivation der Leistungsträger. Teams brauchen gemeinsame Leitplanken wie eine Team-Vision, die Sinn und Werte verankert. Die Entwicklung sollte gemeinsam erfolgen, damit alle hinter dem Zielbild stehen. Danach ist es Führungsaufgabe, diese Standards einzufordern.

Wie verhindern Sie, dass das „Ich“ das „Wir“ besiegt?

Wenn Mitarbeiter ausschließlich an eigenen Zielen gemessen werden, optimieren sie für sich und nicht für das Team. Ein Lösungsansatz sind gemeinsame Ziele und eine Kultur, die auf Vertrauen, Konfliktbereitschaft, Verbindlichkeit und Verantwortungsübernahme aufbaut.

Warum ist Teamwork der Schlüssel zur digitalen Transformation?

Digitalisierung ist kein IT-Thema, sie ist Teamarbeit. Am Ende entscheidet nicht die IT-Lösung, sondern wie wir es schaffen Kolleginnen und Kollegen mit auf eine Veränderungsreise zu nehmen. Unternehmen, die die fünf Dysfunktionen eines Teams aktiv angehen, meistern den Wandel erfolgreicher, weil sie eine Kultur aufbauen, in der Menschen gerne arbeiten.

Quellen

Kölner Haie, Mannschaftsbild, https://www.haie.de/news/deutschland-gewinnt-silber-bei-der-eishockey-wm-2023/
Mein Traum-Team: oder die Kunst, Menschen zu idealer Zusammenarbeit zu führen von Patrick Lencioni, Buch: ISBN 9783593387031
Zitate, Impulse https://www.impulse.de/ Harry S. Trumann

E-Business, Für Kundenservice, Für Vertrieb, Katalogerstellung, Produktdaten, Punchout-Katalog

Dynamische Kataloge: Mehr Umsatz durch Integration in Kundensysteme

Stellen Sie sich vor, Ihre Produkte landen direkt im Einkaufssystem Ihrer Kunden – in Echtzeit mit aktuellen Preisen und Verfügbarkeiten. Dynamische Kataloge, auch Punchout-Kataloge genannt, machen das möglich. Diese helfen Ihnen als Lieferant, Umsatz und Kundenbindung zu steigern. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die drei wichtigsten Ansätze: cXML Punchout, OCI-Katalog und IDS-Connect.

Was sind dynamische Kataloge?

Dynamische Kataloge verbinden Webseiten (z.B. Webshops) nahtlos mit dem Einkaufssystem des Kunden. Im Gegensatz zu statischen Katalogen wie BMEcat oder DATANORM aktualisieren sie sich sekundenschnell, ohne manuelle Pflege. Punchout-Kataloge können in ERP-Systemen (z.B. SAP, HERO), in E-Marktplätzen (z.B. simple system) oder E-Procurement-Systemen (z.B. coupa, SAP Ariba) integriert werden. Nach der Implementierung erhalten die Fachabteilungen des Kunden auf den Katalog Zugriff. Der jeweilige Mitarbeiter wählt den Lieferanten aus und wird automatisiert in den dynamischen Katalog weitergeleitet. Dort werden die gewünschten Artikel in den Warenkorb gelegt und in das Einkaufssystem zurück übertragen. Damit wurde nun eine Bestellung erfasst. Nun erfolgen die gewohnten Prozesse, wie die Freigabe des Budget-Verantwortlichen und die Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten.

punchout catalog — Absprung in den Punchout-Katalog aus dem ERP-System HERO

Welche Vorteile bieten solche Kataloge?

Als Lieferant profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

Datenhoheit bleibt bei Ihnen: Preise, Lagerbestände und Konfigurationen sind immer aktuell.
Kunde nutzt Ihre Lösung (z.B. Onlineshop), bleibt jedoch in seinem Einkaufssystem
Weniger Fehler, keine Preisdifferenzen oder Rückfragen

Die drei technischen Ansätze im Überblick

Jeder Ansatz integriert externe Punchout-Kataloge in Kundensysteme. Die Technik variiert je nach Branchenstandard und Systemlandschaft.

OCI-Katalog (Open Catalog Interface)

OCI, entwickelt von SAP, ist der Standard für ERP- und E-Procurement-Systeme wie SAP, Onventis oder Mercateo/Unite. Dieser Standard ist vor allem in großen Einkaufsorganisationen vertreten. Das Ziel ist immer aktuelle Artikeldaten und Preise für die Einkaufsbestellung zu verwenden.

Wie funktioniert ein OCI-Katalog?

cXML-Punchout

cXML-Punchout wird in E-Procurement-Systemen wie SAP Ariba oder Coupa eingesetzt. Der Einsatzzweck ist derselbe wie beim OCI-Katalog. Lediglich der technische Aufbau unterscheidet sich.

Wie funktioniert ein cXML-Punchout-Katalog?

IDS Connect für Handwerker

Immer mehr Handwerksbetriebe, aus dem Branchen SHK (Sanitär-Heizung-Klima), Elektro oder Bau, setzen auf Handwerkersoftware. Diese spezialisierten ERP-Systeme haben die Standardschnittstelle IDS-Connect bereits integriert. Damit kann der Artikelstamm aktualisiert werden, Angebote geschrieben oder Bestellungen getätigt werden.

Wie funktioniert IDS Connect?

Weshalb sind Punchout-Kataloge ein wichtiges Vertriebsargument?

Vergibt ihr Kunde das Label „Preferred Supplier“? Dann haben Sie es mit einem modernen Unternehmen zu tun. Bei diesen Kunden werden Lieferanten belohnt, die dem Einkauf das Leben vereinfachen. Zum Beispiel durch Schnittstellen die die Datenpflege erleichtern. Deshalb ist die Fähigkeit Punchout-Kataloge anzubieten ein wichtiges Argument. Denn damit können folgende Vorteile beim Kunden erzielt werden:

Einfache Beschaffung: Mitarbeitende bestellen im eigenen System ohne Medienbruch oder manuelle Bestellformulare
Manueller Aufwand sinkt: Artikeldaten und Preise werden automatisch übertragen, somit ist keine manuelle Erfassung der Bestellung notwendig
Reduktion von Prozesskosten: Die Transaktionskosten pro Bestellung sinken deutlich
Hohe Datenqualität: Immer aktuelle Preise und Verfügbarkeiten
Einhaltung von Einkaufsrichtlinien: Budgets und Freigabe‑Workflows greifen automatisch und können lieferantenübergreifend eingestellt werden
Geringe Maverick-Buying-Quote: Durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit gehen Mitarbeitende den Weg über die vorgegebenen Kanäle
Sortimentssteuerung: Durch die Integration werden bevorzugte Lieferanten „fest verankert“ und damit die Bündelung von Bestellung auf den „Preferred Supplier“ gebündelt

Wie erwerbe ich die technische Fähigkeit?

Der klassische Weg führt über den eigenen Onlineshop und die Programmierung der geforderten Schnittstellen. Dieser Ansatz liegt nahe, da im Webshop die kundenspezifischen Preise, Verfügbarkeiten und Artikeldaten bereits vorhanden sind. Ein Punchout-Katalog kann auch über andere Wege realisiert werden. Am Markt gibt es folgende Ansätze:

Eigenentwicklung: Die Schnittstellen selbst entwickeln und aktuell halten
Plugins: Über den Kauf eines Plugins (externe Erweiterung) wird aus dem Onlineshop ein Punchout-Katalog. Diese Bausteine sind fertige Erweiterungen für Systeme wie Magento, Shopware, Shopify oder Adobe Commerce
„Out-of-the-box“-Lösung: Standardlösung, die mit Daten aus Excel oder BMEcat auf Knopfdruck einen Punchout-Katalog erzeugt. Dies ist die kostengünstige und schnelle Lösung

Kann mein Kunde die Artikel über die Suche im Einkaufssystem finden?

Dynamische Kataloge werden über den Absprung auf eine externe Website und Rückübertragung des Warenkorbs gesteuert. Daher sind die Artikel nicht über die lieferantenübergreifende Suche im ERP- oder Einkaufssystem zu finden.

Dieser Nachteil wurde erkannt und mit Weiterentwicklungen der Punchout-Techniken gelöst. Mit den folgenden Versionen ist kein Absprung mehr notwendig und Artikel werden über die übergreifende Suche angezeigt:

OCI 5.0 mit Background-Search
cxML Punchout Level 2

Welche Anforderungen gibt es an Artikeldaten?

Neben Bildern, Beschreibungen, Dokumenten und Kunden-Nettopreisen gibt es zwei wichtige Informationen. Dazu zählen die Mengeneinheiten und der Klassifikationscode.

Mengeneinheiten

Unter Mengeneinheit oder UOM (Unit of Measure) ist der Code gemeint, der definiert, auf welche Einheit sich der Nettopreis bezieht. Zum Beispiel kann für die Einheit Stück der Code C62, ST oder STK verwendet werden. Diese sind bei jedem Artikel hinterlegt und müssen mit der Kundenlogik harmonisiert werden. Sollte der Code bzw. Wert nicht beim Kunden hinterlegt sein, kommt es zum Übertragungsfehler.

Klassifizierungscode

Für Einkaufs- und Finanzprozesse werden Klassifizierungscodes verwendet. Es haben sich die Standards E-Class, UNSPSC und ETIM etabliert. Dies spezifiziert die Produktgruppe und standardisiert teilweise die Produktmerkmale (z.B. ETIM). Dieser Code wird bei jedem Artikel aus dem Warenkorb bei der Übermittlung an das Kundensystem zu übergeben.

Fazit

Dynamische Kataloge machen Ihren Vertrieb effizienter. Denn der mühsam verhandelte Rahmenvertrag wird im Kundensystem verankert. Dadurch steigern Sie Ihre Sichtbarkeit und die Fachabteilungen des Kunden können die Artikel schnell bestellen.

Daher lohnt es sich in Punchout-Kataloge zu investieren. Durch Baukastensysteme die über Plugins den eigenen Onlineshop erweitern oder über „Out-of-the-box“-Lösung die aus einer Excel-Datei per Knopfdruck einen fertigen dynamischen Katalog erzeugt, sind auch mit kleinen Budgets große Schritte möglich.

Meine Empfehlung: Starten Sie mit einer „Out-of-the-box“-Lösung. Diese ist in 2-3 Stunden fertig und kann sofort mit dem ersten Pilotkunden implementiert werden. Geben Sie Ihren Kollegen aus IT bzw. Onlineshop-Team Bescheid und verkaufen Sie dies als ersten Schritt, um deren Ressourcen zu schonen. Ihre ersten Kunden werden begeistert sein und Sie haben gute Argumente für die Umsetzung im eigenen Onlineshop!

Punchout-Katalog gewünscht?

Wir helfen Ihnen, die passende Lösung zu finden und diese kurzfristig umzusetzen.

Punchout-Katalog in 48 Stunden erstellen

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was genau ist ein dynamischer Katalog?

Ein dynamischer Katalog (auch Punchout-Katalog genannt) verbindet Ihren Webshop direkt mit dem Einkaufssystem Ihres Kunden. Preise, Verfügbarkeiten und Artikeldaten werden automatisch in Echtzeit übertragen. So kann Ihr Kunde direkt in seinem System auf Ihre Produkte zugreifen, sie auswählen und bestellen – ohne manuelle Dateneingabe.

Worin liegt der Unterschied zu einem statischen Katalog?

Ein statischer Katalog (z. B. DATANORM, BMEcat) muss regelmäßig manuell aktualisiert werden. Ein dynamischer Katalog hingegen aktualisiert sich selbstständig über eine Schnittstelle. Änderungen an Preisen oder Artikeln sind sofort sichtbar – das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Welche Vorteile hat das für mich als Lieferant?

Ihre Daten bleiben aktuell und unter Ihrer Kontrolle. Kunden sehen direkt Ihre Preise und Bestände. Bestellvorgänge laufen schneller und fehlerfrei. Sie binden Ihre Kunden langfristig – das erhöht Ihre Chance auf Folgeaufträge.

Welche Arten von dynamischen Katalogen gibt es?

Je nach Kundensystem kommen unterschiedliche Standards zum Einsatz:
➡️ IDS Connect: vor allem in Handwerker-ERP-Systemen wie HERO verbreitet.
➡️ OCI-Katalog (Open Catalog Interface): Standard bei SAP, Onventis oder Mercateo.
➡️ cXML-Punchout: häufig genutzt bei großen Plattformen wie SAP Ariba oder Coupa.

Wie kann ich einen solchen Katalog bereitstellen?

Es gibt drei Wege: #1 Eigenentwicklung: Sie programmieren die Schnittstelle selbst. #2 Plugin: Sie kaufen eine Erweiterung (z. B. für Shopware, Magento, Shopify). #3 Standardlösung: Sie nutzen eine fertige „Out-of-the-box“-Variante – ideal für den schnellen Start.

Welche Anforderungen gibt es an Artikeldaten?

Wichtig sind vollständige Produktinformationen. Zudem sind die Mengeneinheiten abzustimmen. Die meisten Kunden fordern auch Klassifikationscodes nach Standards von E-Class, UNSPSC oder ETIM. Diese Informationen sind entscheidend, damit der Datenaustausch mit dem Kundensystem reibungslos funktioniert.

Können meine Artikel über die Suche des Kunden gefunden werden?

In älteren Versionen war das nicht möglich, da der Prozess über den Absprung auf eine externe Website erfolgt und dort der Warenkorb ins Ursprungssystem gesandt wird. Neuere Versionen wie OCI 5.0 oder cXML Punchout Level 2 bieten eine integrierte Suche, somit Ihre Artikel direkt im Suchergebnis des Kundensystems erscheinen.

Warum erhöhen dynamische Kataloge meinen Umsatz?

Weil Ihre Produkte dort präsent sind, wo der Kunde einkauft. Es ist kein unnötiges Suchen und kein Umweg über Websites notwendig. Das steigert den Komfort, das Vertrauen und führt zu Zusatzverkäufen.

Quellen

WMB-Magazin, Wie funktioniert ein Punchout-Katalog?. https://windmuehlenbauer.com/punchout-katalog/
WMB-Magazin, Open Catalog Interface – Der smarte ins Kundensystem. https://windmuehlenbauer.com/open-catalog-interface/
WMB-Magazin, Was ist ein cXML-Punchout-Catalog?: https://windmuehlenbauer.com/cxml-punchout-catalog/
WMB-Magazin, IDS Connect: Effizienzsteigerung für Handwerker: https://windmuehlenbauer.com/ids-connect/
Klassifizierung, UNSPSC: https://www.ungm.org/public/unspsc
Klassifizierung, E-Class: https://eclass.eu/eclass-standard/content-suche
Klassifizierung, ETIM: https://prod.etim-international.com/class

E-Business, Für Datenmanager, Für Handwerker, Handwerkersoftware, Zielsystem

Digitales Baustellenmanagement – mit praktischen Artikeldaten und Automationen professionalisieren

Herausforderungen im Handwerk

Handwerker*innen kennen das Problem: Hohe Nachfrage und viele parallel laufende Projekte auf der einen Seite – Fachkräftemangel, Zeitdruck und steigende Materialpreise auf der anderen Seite. In unserer schnelllebigen Zeit stemmen die meisten Handwerksbetriebe mehr Aufträge als es eine klassische 40-Stunden-Woche eigentlich hergeben würde. Schnell wird klar: Ein effizientes und zuverlässiges Baustellenmanagement ist zum Grundpfeiler eines jeden Betriebs geworden. In unserer modernen HERO Software können Betriebe von der digitalen Baustellenplanung über die mobile Zeiterfassung bis hin zum Rechnungsmanagement diverse organisatorische Prozesse abbilden. In der zentralen Oberfläche kann das gesamte Team digital zusammenarbeiten, sodass Arbeitszeit effizient genutzt und keine Baustelle mehr vergessen wird.

“In Kundenprojekten überzeugte HERO mit einem sympathischen Team und einer übersichtlichen Software. Daher freue ich mich über die folgenden Impulse zu Artikelstamm und Automatisierung”

Peter Prütting

ERP Handwerker — *Bautagesberichte können im Handumdrehen in der HERO Software geschrieben werden – das erleichtert das digitale Baustellenmanagement enorm.*

Digitales Baustellenmanagement

Mit HERO klappt das Baustellenmanagement komplett digital – aber was bedeutet das genau? Ganz einfach: User können mit HERO diverse Aufgaben, die zur Organisation, Bearbeitung und erfolgreichen Fertigstellung eines Projekts dazugehören, digital und zentral in einer Software erledigen. Dazu gehören zum Beispiel die Angebotserstellung, die Zeitplanung, die Baudokumentation und die korrekte Nachkalkulation. Die Handwerkersoftware bietet Usern diverse praktische Features sowie eine mobile Handwerker App, die die Arbeit im Büro, in der Werkstatt und auf Baustellen nachweislich erleichtern.
“Mein Highlight in der mobilen App ist die Möglichkeit, dass der Endkunde direkt auf dem Smartphone das jeweilige Dokument unterzeichnen lassen kann.”
Zitat Peter Prütting

Noch besser wird’s mit unseren hochmodernen Automationen, die unkompliziert in die HERO Software integriert werden können und Anwendern insbesondere bei der Erledigung repetitiver Büroarbeit helfen. So können zum Beispiel automatisiert Kundenmails versendet, auf Knopfdruck Baustellenfotos geteilt oder Projektstatusmeldungen von alleine aktualisiert werden. Die All-In-One-Betriebssoftware reduziert somit manuellen Mehraufwand und hilft Handwerker*innen dabei, weniger Zeit im Büro und mehr Zeit auf der Baustelle verbringen zu dürfen.

Der Schlüssel: Der gepflegte Artikelstamm

Ein gepflegter Artikelstamm ist für Bauunternehmen der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen – vom Angebot bis zur Abrechnung. Ob Beton, Ziegel, Dämmstoffe, Fenster oder Türbeschläge: Im Artikelstamm sind sämtliche Materialien, Bauteile und Leistungen hinterlegt, die auf der Baustelle benötigt werden. Nur wenn diese Daten aktuell und vollständig sind, können Bauleiter und Kalkulatoren präzise Angebote erstellen, Material rechtzeitig disponieren und Kosten im Blick behalten. So wird der Artikelstamm zur unverzichtbaren Basis für ein modernes, digitales Baustellenmanagement. Der digitale Artikelstamm ist also wie eine zentrale Datenbank, die alle Produkte, Materialien, Leistungen, Preise und Lieferanteninfos beinhaltet, die ein Handwerksbetrieb im Arbeitsalltag braucht. In HERO klappt die Pflege von Artikelstammdaten vollständig digital und spielend einfach. Und warum ist das so wichtig? Je besser und aktueller diese Daten gepflegt werden, desto schneller und präziser lassen sich Angebote und Kalkulationen erstellen. So erhalten Kund*innen deutlich schneller eine Rückmeldung, Mitarbeitende müssen weniger Zeit damit verbringen, händisch die richtig Artikeldaten zusammenzusuchen und Fehler bei Materialauswahl und Preisangabe können erheblich reduziert werden.

Zeitfresser: Artikelstammpflege im Alltag

Hunderte Artikeleinträge regelmäßig zu pflegen und entsprechende Daten aktuell zu halten kostet Zeit und Mühe. Materialverfügbarkeiten ändern sich, neue Produkte kommen auf den Markt und Hersteller ändern nach Belieben ihre Preise. In der hektischen Praxis im Betrieb stellt die Pflege von Artikelstammdaten ein erhebliches Problem dar – vor allem, wenn die Aktualisierung von Daten ausschließlich manuell oder sogar unregelmäßig erfolgt. Der Aufwand ist groß, die Umsetzung von Aufträgen leidet darunter und wenn die Verwendung von veralteten Artikelstammdaten zu falschen Kalkulationen führt, kommt nochmal ein ganz anderes Problem dazu. Bei HERO Software sind wir uns dieser Probleme bewusst und haben uns eine praktische Lösung für die effiziente Stammdatenpflege überlegt, die jedem Handwerksbetrieb unter die Arme greift:

Lösung: Automatisierte Artikelstammpflege via Schnittstellen

In der HERO Handwerkersoftware kann die Pflege von Artikelstammdaten ganz einfach über praktische Schnittstellen abgewickelt werden. Das reduziert den Arbeitsaufwand erheblich und sorgt dafür, dass Handwerker*innen stets mit korrekten Produktinfos und tagesaktuellen Preisen arbeiten können. In HERO stehen Usern für die Stammdatenpflege und den Kontakt zu Großhändlern Schnittstellen zu IDS Connect und Datanorm zur Verfügung. Dank der nahtlosen Integration dieser Schnittstellen können Artikelstammdaten problemlos importiert und Artikelpositionen können im Handumdrehen per Drag & Drop in Angebote und Rechnungen eingefügt werden. Mit einem einzigen Klick werden Daten zwischen HERO und IDS Connect bzw. Datanorm synchronisiert, sodass HERO User in Sekundenschnelle ihren gesamten Artikelstamm aktualisieren können. Die Vorteile der Schnittstellen anbei im Überblick:

• Zeitersparnis, weil manuelle Datenpflege entfällt.
• Stets aktuelle Preise und Produktdaten.
• Schnelle und zuverlässige Angebotserstellung.
• Sichere Kalkulation und weniger Nachträge.
• Daten-Synchronisation mit einem Klick.

Tipp von Peter Prütting:

Fragen Sie bei ihrem Lieferaten direkt eine Datanorm 4.0 über die bereits gekauften Artikel und den Hinweis auf aktuelle Nettopreise.

HERO Automation: Noch einen Schritt weiter

Bei HERO ist uns schon längst klar: Automatisierte Prozesse entlasten das gesamte Team und schaffen mehr Zeit für das Wesentliche. Kein Handwerker möchte stundenlang im Büro sitzen, Excel-Listen pflegen und zum wiederholten Mal Kund*innen zwecks Terminabsprachen hinterherrennen. Deswegen automatisieren wir in der HERO Software immer mehr Prozesse: Kundenmails schreiben, Projektstatus pflegen, Angebote nachfassen und Vor-Ort-Termine mit Kund*innen ausmachen kann mit HERO vollständig automatisiert erfolgen. Auch beim digitalen Baustellenmanagement profitieren Handwerker von HERO Automation:

• Aufgaben-Listen werden für die Projektarbeit auf Baustellen automatisch erstellt.
• Außendienst-Mitarbeitende werden in HERO automatisch an bevorstehende Kundentermine erinnert.
• Baustellenfotos werden dank Cloud-Speicher-Synchronisation automatisch strukturiert und Kollegen bzw. Kunden zur Verfügung gestellt.
• Bei Beendigung eines Projektschritts, zum Beispiel des Vor-Ort-Termins auf einer Baustelle, rutscht der Auftrag automatisch in den nächsten Projektschritt – kein manuelles Nachfassen notwendig!

Fazit: Zukunftsfähiges Handwerk

Das Handwerk ist im Wandel: Digitalisierung, Fachkräftemangel und Materialengpässe sind nur einige der aktuellen Herausforderungen, denen Handwerksbetrieben gegenüberstehen. Wer die Anforderungen der Gegenwart meistern will und im Wettbewerb bestehen möchte, sollte seinen Betrieb digital aufstellen und im besten Fall: automatisiert. HERO Software bietet eine Vielzahl an Features und Automationslösungen an, um diese Aufgabe zu meistern: Vom digitalen Baustellenmanagement über die automatisierte Kundenkommunikation bis hin zur Synchronisation von Artikelstammdaten in Sekundenschnelle finden Handwerker*innen in der Cloud-Software diverse digitale Funktionen, um ihren Betrieb und ihre Arbeitsprozesse zukunftssicher zu machen. Kurzum ist die digitalisierte und automatisierte Arbeitsweise ein echter Wettbewerbsvorteil im Handwerk. Betriebe können sich jederzeit selbst von HERO überzeugen und die vollumfängliche Betriebssoftware 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

HERO gibt es sogar als praktische App! Ideal für’s Bautagebuch-Schreiben auf der Baustelle.

Lea Oltersdorf ist Online-Redakteurin bei HERO und bringt vielseitige Erfahrungen mit ins Team. Bei HERO schreibt sie über die Features und Anwendungsbereiche der Cloud-Software, stellt Handwerker*innen in spannenden Praxis-Beiträgen vor und füllt den Handwerkerblog mit kreativen Fachartikeln. Durch ihre praktische Arbeit in einer Kfz-Werkstatt und in der Gastronomie hat Lea zudem die Handwerkswelt aus erster Hand kennengelernt und ein echtes Gespür für branchenspezifische Inhalte entwickelt.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Welche Features hat HERO Software für das digitale Baustellenmanagement?

Das digitale Baustellenmanagement klappt in HERO aufgrund der digitalen Plantafel besonders gut. Die Plantafel können sich User als Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht anzeigen lassen und Aufträge zeitlich koordinieren. Zuständige Handwerker*innen, Maschinen und Werkzeuge können den jeweiligen Aufträgen hinzugefügt und für die entsprechenden Zeiträume eingeplant werden. Ebenfalls unterstützt die übersichtliche Projektpipeline, die digitale Baudokumentation und das intuitive Kundenmanagement in HERO Betriebe dabei, ihre Aufträge und Baustellen digital und zentral in einer Oberfläche zu verwalten.

Welche Schnittstellen stehen in HERO für die Artikelstammpflege zur Verfügung?

In HERO gibt es Schnittstellen zu IDS Connect und Datanorm, um Artikelstammdaten zu importieren, per Drag & Drop in Angebote einzufügen und entsprechende Preise für Kalkulationen zu nutzen. Dank der nahtlosen Integration der Schnittstellen werden Artikeldaten mit einem Klick aktualisiert und in der HERO-Oberfläche synchronisiert. So können Handwerker*innen sicherstellen, dass sie stets mit den richtigen Materialdaten und Preisen arbeiten.

Kann HERO auch mobil auf der Baustelle genutzt werden?

Ja, na klar! HERO verfügt über eine Cloud-Anbindung und eine Handwerker App, sodass die Software auch mobil problemlos genutzt werden kann. In der App stehen Handwerker*innen die Kernfunktionen von HERO zur Verfügung, sodass sie zum Beispiel auch unterwegs Aufgaben-Listen oder Auftragsdokumente abrufen können. Dank der HERO Cloud können Daten und Dokumente auch auf der Baustelle unkompliziert geteilt und in Echtzeit auf anderen Endgeräten synchronisiert werden. Das ermöglicht zuverlässige und effiziente Teamarbeit, egal ob sich Mitarbeitende gerade im Büro oder auf einer Baustelle befinden.

Inwiefern können Arbeitsabläufe mit der HERO Handwerkersoftware automatisiert werden?

HERO bietet diverse Automatisierungslösungen an, die mit wenigen Handgriffen in die Betriebssoftware integriert werden können. Das umfasst etwa das automatisierte Versenden von Kundenmails, Projektstatuswechsel bei Fertigstellung eines Projektschrittes, Cloudspeicher-Synchronisation für Mitarbeitenden und Kund*innen, praktische Leadformulare inklusive automatischer Übernahme von Kundendaten und viele weitere hochmoderne Module. Das erleichtert nicht nur die Planung von Projekten, sondern auch die Ausführung und Zusammenarbeit auf der Baustelle.

Welche Vorteile bietet HERO für die Digitalisierung von Betrieben?

Die HERO Software bietet jede Menge Vorteile, um Betriebe zu digitalisieren und Arbeitsprozesse zu automatisieren. Die Cloud-Software ist intuitiv zu bedienen und ermöglicht Usern schnell eigenständig damit zu arbeiten. Zudem werden viele verschiedene Funktionen in einer Oberfläche gebündelt, sodass HERO User nicht zwischen mehreren Programmen hin- und herwechseln müssen. Handwerker*innen profitieren in der Software zum Beispiel von der digitalen Arbeitszeiterfassung, praktischem Baustellenmanagement, Rechnungswesen, Schnittstellen zur Pflege von Artikelstammdaten, Customer Relationship Management und vielen weiteren Funktionen, die praxisnah auf die Anforderungen von Handwerker*innen zugeschnitten wurden.

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IDS Connect: Effizienzsteigerung durch schlanke Prozesse für Handwerker

Die Digitalisierung revolutioniert das Handwerk und mit ihr die Art und Weise, wie Handwerksbetriebe ihre Prozesse organisieren. Eine zentrale Rolle spielt dabei die IDS Connect-Schnittstelle. Sie ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen Handwerkersoftware und den Onlineshops von Lieferanten. Doch welche spezifischen Anwendungsfälle eröffnet diese Technologie? Und wie profitieren Betriebe davon? In diesem Beitrag beleuchte ich die Potenziale von IDS Connect und zeige praxisnahe Einsatzmöglichkeiten auf.

Schnittstelle Handwerkersoftware — IDS Connect verbindet die Handwerkersoftware mit dem Onlineshop des Lieferanten

Warum IDS Connect unverzichtbar ist!

Die Anforderungen an Handwerksbetriebe wachsen. Kunden erwarten schnelle Angebote, präzise Kalkulationen und eine zügige Auftragsabwicklung. Gleichzeitig müssen interne Abläufe effizient gestaltet werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Handwerkersoftware unterstützt diese Prozesse. Um diese mit aktuellen Informationen zu versorgen ist ein hoher manueller Pflegaufwand erforderlich. Hier setzt die Schnittstelle IDS Connect an. IDS steht für „Integrierte Datenschnittstelle“ und ermöglicht folgende Einsatzmöglichkeiten:

Direkten Zugriff auf aktuelle Artikeldaten wie Preise, Bilder, Texte und Verfügbarkeiten
Automatisierten Datenaustausch zwischen Handwerkersoftware und den Onlineshops der Lieferanten
Reduktion manueller Arbeitsschritte, was Zeit spart und Fehler minimiert

Ein Beispiel: Früher mussten Handwerker Produktdaten aus Katalogen oder Angeboten manuell in ihr System übertragen. Dies ist ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, vor allem in dynamischen Märkten. Mit IDS Connect wird dieser Schritt digitalisiert.

Anwendungsfälle der IDS-Connect-Schnittstelle in der Praxis

Mit dieser Schnittstelle können verschiedene Anwendungsfälle optimiert werden. Im Folgenden finden Sie fünf Einsatzmöglichkeiten:

Effiziente Warenkorbabwicklung

Ein zentraler Anwendungsfall von IDS Connect ist die Abwicklung von Warenkörben.

Praxisbeispiel:

Ein Betrieb aus dem Bereich Klimatechnik nutzt seine Handwerkersoftware, um einen Warenkorb mit benötigten Materialien für den Kundenauftrag zu erstellen. Über IDS Connect wird dieser direkt an den Lieferanten übermittelt. Alternativ kann der Betrieb einen im Onlineshop erstellten Warenkorb in seine Software importieren, um ihn weiterzuverarbeiten – sei es für Kalkulationen, Angebote oder Bestellungen.

Vorteile:

Keine doppelte Dateneingabe
Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
Direkte Weiterverarbeitung der Daten in der eigenen Software

Direkter Zugriff auf Artikeldaten

IDS Connect ermöglicht es, Artikelinformationen wie Preise, Verfügbarkeiten oder technische Details in Echtzeit abzurufen. Dabei muss das System nicht verlassen werden und die Schnittstelle greift im „Hintergrund“ die gewünschten Informationen ab.

Praxisbeispiel:

Ein Installateur ist bei einem Kunden vor Ort und stellt fest, dass ein Ersatzteil benötigt wird. Über die Funktion „Artikel-Deep-Link“ ruft er direkt aus seiner Software die Verfügbarkeit des Artikels beim Großhändler ab. Innerhalb weniger Sekunden kann er den Artikel bestellen. Und dies ohne Umwege über das Büro.

Vorteile:

Echtzeit-Daten ersparen unnötige Nachfragen
Kunden durch schnelle Informationsweitergabe begeistern
Optimierung des Gesamtprozesses vom Angebot über die Bestellung bis hin zur Rechnungsabwicklung mit dem Lieferanten

Angebotserstellung

IDS Connect erleichtert die Angebotserstellung erheblich, da aktuelle Artikeldaten direkt eingebunden werden können.

Praxisbeispiel:

Ein Dachdecker besucht einen Kunden vor Ort und bespricht mit ihm die Planungen für das neue Hausdach. Über die integrierte Datenschnittstelle (IDS Connect) fügt er aktuelle Preise und Verfügbarkeiten direkt in sein Angebot ein. Innerhalb weniger Minuten wird das fertige Angebot per E-Mail an den Kunden gesendet.

Vorteile:

Schnelle Angebotserstellung steigert die Kundenzufriedenheit
Präzisere Kalkulationen durch tagesaktuelle Daten
Reduzierter Verwaltungsaufwand durch automatisierte Prozesse

Auftragsbearbeitung

Auch bei der Bearbeitung von Aufträgen bietet die IDS-Schnittstelle erhebliche Vorteile, da alle relevanten Daten zentral verfügbar sind.

Praxisbeispiel:

Ein Trockenbauer erhält einen Auftrag für weitere Objekte. Über IDS Connect greift er auf die Artikeldaten seines Lieferanten zu und spielt diese direkt in seinen Auftrag ein. Änderungen oder Ergänzungen können in Echtzeit vorgenommen werden, ohne Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Systemen überwinden zu müssen.

Vorteile:

Effiziente Bearbeitung von Aufträgen durch direkte Integration von Artikeldaten
Nahtlose Kommunikation zwischen Handwerkersoftware und Onlineshop
Fehlerreduktion durch automatische Datenübernahme

Stets aktuelle Daten durch Integration von Lieferanten-Systemen

IDS Connect schafft eine nahtlose Verbindung zwischen Handwerkersoftware oder ihrem ERP-System mit den Onlineshops der Lieferanten herzustellen. Dadurch sind Artikeldaten stets aktuell im eigenen System verfügbar.

Praxisbeispiel:

Ein Malerbetrieb nutzt IDS Connect, um direkt aus seiner Software auf das Shop-System seines Großhändlers zuzugreifen. Dort kann er Produkte suchen, Preise vergleichen und Bestellungen aufgeben. Und dies, ohne die Software zu verlassen.

Vorteile:

Zentralisierte Prozesse ohne Medienbrüche
Erhöhte Effizienz bei der Produktsuche und Bestellung
Bessere Übersicht über verfügbare Produkte

Vorteile von IDS Connect für Handwerksbetriebe

Die Einführung von IDS Connect bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Zeitersparnis: Routineaufgaben wie das manuelle Übertragen von Daten entfallen
Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren Eingabefehler
Kostenkontrolle: Durch tagesaktuelle Preisabfragen können Kosten präziser kalkuliert werden
Flexibilität: Daten sind jederzeit abrufbar, ob im Büro oder auf der Baustelle
Kundenzufriedenheit: Schnelle Angebots- und Auftragsbearbeitung stärkt die Beziehung zu Kunde

Welche ERP- oder Handwerkersoftware bietet diese Schnittstelle an?

Hier finden Sie eine Übersicht über Softwareanbieter, die die IDS-Connect-Schnittstelle anbieten. Je nach Lizenzmodell und Softwarereife können Anbieter fehlen. Ich empfehle den direkten Kontakt zum aktuellen oder potenziellen Softwareanbieter zu suchen und Details zu besprechen.

HERO Software
Handwerksd ata
Haufe X360 Cloud-ERP von Nexaion integriert
Streit V.1
Landrix Handwerk
Das Programm
Pds Software
M-Soft
LC-Top

Was ist bei der Einführung zu beachten?

Datenqualität ist das Fundament des Prozesses. In der Handwerkersoftware sollten sauber Artikelstammdaten hinterlegt sein. Dies bedeutet, dass in der Artikelnummer eine eindeutige Nummer steht. Dort kann auf die Artikelnummer des Herstellers oder die EAN-Nummer zurückgegriffen werden. Dies ist wichtig, damit die Artikel über die Schnittstelle identifiziert werden können.

Zudem ist es wichtig sich die Prozesse und Ziele anzusehen. Nicht jede Möglichkeit, die mit dieser Schnittstelle umsetzbar ist, ist auch relevant für Ihren Betrieb. Vor der technischen Umsetzung gilt es die einzelnen Schritte zu definieren.

Sollten Kollegen und Mitarbeiter involviert sein, sollten diese frühzeitig mit eingebunden werden. Durch Beteiligung kann Akzeptanz entstehen. Denn was hilft die beste Datenqualität und ein erstklassiger Prozess, wenn diese nicht genutzt werden.

Magisches Dreieck – Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung der IDS-Schnittstelle

Was ist der Unterschied zu OCI, UGL, OMD, cXML Punchout und dem Katalogformat DATANORM?

Neben der IDS-Connect gibt es weitere Schnittstellen und Datenformate, die systemübergreifenden Arbeiten ermöglichen. Der folgende Abschnitt soll helfen die Unterschiede aufzuzeigen. Diese „Werkzeuge“ für optimale Prozesse hängen von dem gewählten System (z.B. Handwerkersoftware, ERP-System), der Zielstellung und technischen Fähigkeiten ihrer wichtigsten Lieferanten ab.

OCI-Schnittstelle

OCI steht für Open Catalog Interface. Diese Schnittstelle wurde von SAP entwickelt und ist in vielen ERP-Systemen zum Standard geworden. Vor allem Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe setzten auf diese Schnittstelle. Mittlerweile gibt es auch spezielle Einkaufssysteme, auch E-Procurement-Systeme genannt, die auf diese Schnittstelle setzen.

Funktion:

Artikel aus dem Onlineshop des Lieferanten in die Handwerkersoftware oder das ERP-System importieren.