Elektronische Rechnungen – einfach erklärt
Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungsprozesse könnten schneller, effizienter und fehlerfrei ablaufen. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Mit elektronischen Rechnungen wird diese Vorstellung zur Realität. In einer Welt, in der Zeit Geld ist, bieten elektronische Rechnungen eine Lösung, die nicht nur Ihre Effizienz steigert, sondern auch Kosten reduziert.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz im gesamten Rechnungsstellungsprozess.
Abgrenzung zu schriftlichen und digitalen Rechnungen
Schriftliche Rechnungen sind klassische Papierdokumente, die per Fax oder per Post versendet werden. Digitale Rechnungen hingegen sind PDF-Dateien, die per E-Mail verschickt werden. Beide Formate müssen manuell verarbeitet werden. Elektronische Rechnungen hingegen sind strukturierte Datensätze, die direkt in das System des Empfängers eingelesen werden können, wodurch die manuelle Eingabe entfällt und die Automatisierung ermöglicht wird. Je nach Systemlandschaft des Empfängers können dies ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme oder spezielle Systeme für die Buchhaltung sein.
Nutzen einer elektronischen Rechnung
Die Einführung elektronischer Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
- Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
- Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess
Was sind E-Rechnungen nach CEN-Norm EN16931?
Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern. Elektronische Rechnungen nach EN16931 enthalten strukturierte Daten, die die automatisierte Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Softwarelösungen ermöglichen. Der Austausch wird auch als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet. Wobei nicht alle EDI-Rechnungen der EN16931 entsprechen.
E-Rechnungen (EDI), die von EN16931 abweichen
Es gibt verschiedene EDI-Standards (Electronic Data Interchange), die sich von der EN16931 unterscheiden, darunter:
- EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.
- OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er wurde auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.
- cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt
- VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen.
E-Rechnungen (EDI), die EN16931 entsprechen
Es gibt auch EDI-Standards, die speziell auf die Einhaltung der EN16931-Norm ausgelegt sind:
- ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung, die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen, ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist. Laut FeRD ist ab Version 2.2 die Kompatibilität zu Factur-X 1.0 gegeben.
- X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.
- Factur-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Wie sieht der optimale Prozess nach dem WMB-Ansatz aus?
Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) zielt darauf ab, Fehler zu minimieren und den größtmöglichen Nutzen für Lieferanten und Kunden zu erzielen. Ein optimaler Prozess könnte folgendermaßen aussehen:
Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen
Zunächst stimmen Lieferant und Kunde die Produkte und Preise ab. Dies stellt sicher, dass beide Parteien über die gleichen Informationen verfügen und Missverständnisse vermieden werden. Zur einfachen Listung oder Aktualisierung von Produktdaten sollten elektronische Kataloge verwendet werden.
Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw., Einkaufssystem hochladen
Der Lieferant lädt die Produktdaten in das Einkaufssystem des Kunden hoch. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und erleichtert den Bestellprozess. Das Einkaufssystem kann ein E-Marktplatz, ein ERP-System oder ein E-Procurement-System sein.
Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI
Der Kunde sendet den Auftrag als EDI-Nachricht an den Lieferanten. Die Nachricht ist aufgrund der abgestimmten Produktdaten fehlerfrei und kann automatisiert verarbeitet werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Verarbeitung.
Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI
Der Lieferant stellt die Rechnung ebenfalls als EDI-Nachricht aus und sendet diese an den Kunden. Da diese der Bestellung des Kunden 1:1 entspricht, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls automatisiert. Im besten Fallen überweist das Kundensystem, nach vorgegebenen Parametern, den Rechnungsbetrag ebenfalls automatisiert an den Lieferanten.
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Fazit
Elektronische Rechnungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber traditionellen papierbasierten und digitalen Rechnungen. Sie steigern die Effizienz, reduzieren Fehler und Kosten. Die Einhaltung von Standards nach der europäischen Norm EN16931 oder nach branchentypischen Definitionen (z.B. VDA) stellt sicher, dass E-Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können. Der optimale und fehlerfreie Prozess kann durch den WMB-Ansatz sichergestellt werden. Dieser Ansatz startet bei der Abstimmung und Upload der Produktdaten im Einkaufssystem. Und endet mit dem Austausch der elektronischen Bestellung, auf dieser die elektronische Rechnung gestellt wird. Dadurch maximieren Lieferanten wie auch Ihre Kunden den Nutzen der E-Rechnung.
Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.
FAQ – häufig gestellte Fragen
Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um die automatische Verarbeitung zu ermöglichen.
– Schriftliche Rechnungen: Klassische Papierdokumente, die per Post verschickt werden.
– Digitale Rechnungen: PDF-Dateien, die per E-Mail versendet werden und manuell verarbeitet werden müssen.
– Elektronische Rechnungen: Strukturierte Datensätze, die automatisch in das ERP-System des Empfängers eingelesen werden können.
– Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
– Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
– Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
– Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess
Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern.
Nein, eine PDF-Rechnung die via E-Mail versandt wird ist eine digitale Rechnung. Eine elektronische Rechnung kann im Gegensatz zu einer digitalen Rechnung automatisiert verarbeitet werden.
EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.
OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.
cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt.
VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen. Er zielt darauf ab, die Prozesse in der Automobilindustrie zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Automobilherstellern und ihren Zulieferern zu verbessern.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist.
X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.
Was ist das Factura-X -Format?
Factura-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Quellen
- European Commission, EN16931: https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/EN+16931+compliance
- Wikipedia
- OpenTrans Entwicklung: https://de.wikipedia.org/wiki/OpenTRANS
- KoSIT: https://de.wikipedia.org/wiki/Koordinierungsstelle_f%C3%BCr_IT-Standards
- Forum elektronische Rechnung Deutschland
- FeRD: https://www.ferd-net.de/
- Kompatibilität zwischen Formaten: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-2.2/zugferd-2.2.html
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