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Was ist EDI? Elektronischer Datenaustausch erklärt für Vertriebler

„Wir wünschen uns von Ihnen künftig die Lieferscheinnummer, den Frachtführer und die Trackingnummer frühzeitig zu erhalten. Diese Information setzen wir in Zukunft bei unseren Lieferanten voraus. Deshalb führen wir gerade ein Portal ein. Die Einladung dazu geht Ihnen in den nächsten Tagen zu.“

Wie gehst du als Vertriebler mit dieser „Anfrage“ um? Die Welt wird dynamischer und der oben geäußerte Kundenwunsch ist auf Grund von unsicheren Lieferketten nachvollziehbar. Im besten Fall kann dein Unternehmen den elektronischen Austausch via EDI implementieren. Was EDI ist und wie damit Nutzen erzeugt wird, erläutere ich dir in diesem Beitrag.

Kurze Zusammenfassung:

„Electronic data interchange“ steht für EDI und beschreibt den elektronischen Datenaustausch zwischen IT-Systemen
EDI ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Prozesse können neu gedacht, manuelle Fehler reduziert, Effizienz gesteigert und Prozesskosten gesenkt werden.
Bekannte EDI-Standards sind EDIFACT, OpenTRANS oder VDA
Der Austausch der Nachrichten kann über Kommunikationswege wie HTTPS, AS2 oder SMTP (via E-Mail) erfolgen
EDI-Nachrichtentypen wie Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferavis oder Rechnung wird oft im C-Teile-Management implementiert

Was ist elektronischer Datenaustausch mittels EDI?

EDI steht für electronic data interchange. Damit wird der Transfer von elektronischen Daten in oder zwischen IT-Systemen bezeichnet. Der Austausch von Dokumenten bzw. Nachrichten (z.B. Bestellung, Lieferavis) erfolgt dabei automatisiert ohne menschlichen Eingriff. Dabei wird auf strukturierte Daten nach internationalen oder branchenspezifischen Standards zurückgegriffen.

EDI-Nachrichten — Kommunikation mittels EDI

Inhalt EDI Auftrag — Ausschnitt von Daten die in einem EDI-Auftrag (ORDERS) ausgetauscht werden

Welchen Nutzen bringt der Einsatz von EDI?

Den Nutzen möchte ich dir anhand dieses Beispiels näherbringen. Der Kunden wünscht sich die Lieferscheinnummer zu erhalten. Bisher wird im Wareneingang der beiliegende Lieferschein verwendet, um im eigenen IT-System die Nummer manuell einzutippen. Bei dem Einsatz von EDI erfolgt dies automatisiert. Nachdem der Warenausgang beim Lieferanten gebucht wurde wird die Lieferavis an das Kundensystem gesandt. Darin sind neben der Lieferscheinnummer, die Packmaße und Stückzahlen der Artikel hinterlegt. Die Einspielung erfolgt automatisch vor der Warenanlieferung beim Kunden. Damit steigert der Wareneingang die Transparenz und spart diese manuelle Tätigkeit ein.

EDI ermöglicht somit die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dadurch können Prozesse neu gedacht, manuelle Fehler reduziert, Effizienz gesteigert und Prozesskosten gesenkt werden. Prozesskosten stellen den Wert der Arbeitszeit dar, die durch manuelle Tätigkeiten von Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen erzeugt wird.

Vorteile von EDI

Kurzfristiger Informationsaustausch
Wiederholte Erfassung gleicher Informationen vermeiden
Fehler bei der Dateneingabe vermeiden
Automatisierung von Prozessen wie z.B. Begleichung von Rechnungsbeträgen ohne manuelle Eingriffe
Einsparung von Prozesskosten
Effizienzsteigerung
Keine Medienbrüche

Optimierte Unternehmensabläufe durch gesteigerte Transparenz

Erhöhung der Informationsqualität bei Einkaufsbestellungen
Automatisierung des Rechnungsprozesses
Optimierung von Lagerbeständen
Optimierung des Wareneinganges
Systemgestützte Identifizierung von Abweichungen z.B. von geänderten Lieferterminen oder geänderten Preisen

➡️ EDI ist der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Lieferanten und Kunde. Durch kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Wie funktioniert der EDI-Prozess?

Damit der elektronische Datenaustausch zwischen den Partnern gut funktioniert, ist der Umfang zu definieren. Wichtig ist zu klären welche Nachrichten künftig ausgetauscht werden und welche Information zwingend erforderlich sind. Herausforderung bei der Implementierung von EDI-Prozessen ist die rein technische Sichtweise, die Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen und der fehlende Blick für den Gesamtprozess. Im perfekten Fall wird der Gesamtprozess auf Basis der digitalen Möglichkeiten durchdacht. Die folgende Abbildung zeigt den beispielhaften Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten. Dabei starten wir bei der Bestellung des Bedarfsträgers. Dies ist der Mitarbeiter, der die Artikel beim Kunden bestellt. Nachdem Austausch weiterer EDI-Nachrichten schließt der Prozess mit der Rechnungsbegleichung ab.

Prozesslandschaft — EDI-Prozess zwischen Kunde und Lieferanten

Standards aus dem EDI-Bereich im Überblick

Beim Austausch von elektronischen Daten haben sich über die letzten Jahre internationale und branchenspezifische Standards entwickelt. Ein erfolgreiches Onboarding besteht immer aus zwei Teilen. Der eine Teil ist das Format (z.B. EDIFACT) der EDI-Nachricht. Der zweite Teil ist der Weg der Übermittlung (z.B. AS2).

Welche Standard EDI-Formate gibt es?

EDIFACT: Internationaler Standard der von den Vereinten Nationen verantwortet wird
OpenTRANS: Wie der BMEcat von Electronic Business Standardization Committee und Fraunhofer IAO entwickelt
VDA: Ist der Standard des Verbands der Automobilindustrie
IDoc: Der Standard von SAP-Dokumentformat für die Übertragung von Geschäftsvorgangsdaten

Was sind die meistgenutzten Übertragungswege?

HTTPS
AS2
SMTP
SFTP

Welche Nachrichtentypen können ausgetaucht werden?

Angebot
Auftrag
Auftragsbestätigung
Auftragsänderung
Lieferavis
Rechnung
Zahlungsavis
Gutschriftsanzeige

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Auftragsänderung EDI — EDI-Prozess inkl. Auftragsänderung (ORDCHG)

Wie können EDI-Prozess implementiert werden?

Grundsätzlich gibt es drei Optionen, um EDI-Prozesse zu implementieren. Die komfortabelste Option ist mit Hilfe der internen IT-Abteilung die EDI-Nachrichten umzusetzen. Dabei wird das Kundenformat in das Format des eigenen ERP-Systems übersetzt. Fachleute bezeichnen diesen Übersetzungsprozess als Konvertierung. Hierfür können sogenannte Konverter eingesetzt werden, die ähnlich einem Übersetzungsprogramm Nachrichten in ein bestimmtes Format transferieren. Ein führender Anbieter für Konverter ist die Firma Seeburger.

Die zweite Option ist dies über einen externen Dienstleister zu tun. In diesem Fall sendet dein Kunde die EDI-Nachrichten zu einem externen Partner z.B. My open Factory. Dieser übersetzt das Format in das Format deines ERP-Systems und spielt die Nachricht (z.B. Auftrag oder Auftragsänderung) ein. Das gleiche gilt auch für den Versand aus deinem IT-System. In diesem Fall wandelt der Dienstleister die Nachricht in ein Format nach Kundenwunsch um und sendet es über den vereinbarten Übertragungsweg.

Die dritte und meistens schlechteste Option ist die Zusammenarbeit über webEDI. In diesem Fall verarbeitet dein Kunde die Nachrichten via EDI. Jedoch ist es auf Seite des Lieferanten notwendig sich in ein Web-Portal einzuloggen und manuell die Information ins eigene IT-System zu übertragen. Oder im Falle von Auftragsbestätigungen sowie Rechnungen die Daten aus dem eigenen IT-System in das Web-Portal zu übertragen. Weiter Details dazu verrate ich dir hier: WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um die Skalierbarkeit.

Fazit

Electronic date interchange, kurz EDI, hilft Geschäftspartnern beim automatisierten Austausch von Informationen. Damit wird die manuelle Datenerfassung beim Kunden wie beim Lieferanten reduziert. Dies verringert auch das Fehlerpotential und verhindert Falschlieferungen und unnötige Rücksendungen. Daher ist EDI optimal dafür geeignet Unternehmensabläufe zu optimieren.

In dem Bereich von C-Artikeln spielen Prozesskosten eine wichtige Bedeutung. Da es sich um Artikel (z.B. Werkzeuge, Sicherheitsschuhe, Büromittel) mit geringem Wert handelt, soll der Aufwand für Bestell- und Lieferprozess so niedrig wie möglich gehalten werden.

Um die sogn. Prozesskosten zu senken eignet sich EDI sehr gut. Reibungslose Prozesse und eine transparente Informationslage helfen Lieferanten wie Kunden bei der C-Artikel-Beschaffung. Zudem steigt erfahrungsgemäß die Kundenbindung bei integrierten Lieferanten. Daher ist es ein guter Zeitpunkt seine eigene EDI-Quote zu steigern und aktiv auf Kunden zuzugehen!

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

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Wofür steht die Abkürzung EDI?

EDI steht für den elektronischen Datenaustausch und setzt sich aus den ersten Buchstaben des Begriffes „electronic data interchange“ zusammen.

Was ist EDI?

Mit EDI (electronic data interchange) wird der Transfer von elektronischen Daten in oder zwischen IT-Systemen bezeichnet. Der Austausch von Dokumenten bzw. Nachrichten (z.B. Bestellung, Lieferavis) erfolgt dabei automatisiert ohne menschlichen Eingriff.

Welche Vorteile hat EDI?

Durch den kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Quellen

EDI Factory; D96A: https://www.edifactory.de/edifact/directory/D96A/message/ORDERS
OpenTRANS: https://www.opentrans.de/
UNECE, EDIFACT: https://unece.org/trade/uncefact/introducing-unedifact

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WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um Skalierbarkeit

Jedes Unternehmen wird mit seinen Lieferanten über automatisierte Einkaufsprozess zusammenarbeiten! Du hältst dies für eine steile These? Dann nehme ich diese Herausforderung an und zeige dir was webEDI ist und warum du als Lieferanten trotz manueller Tätigkeit mit deinem Kunden automatisiert zusammenarbeitest.

Was ist webEDI?

Die Kundenserviceteams von Lieferanten für C-Teile (z.B. Werkzeuge, Sicherheitsschuhe oder Schrauben) kennen bestimmt diese Form der Zusammenarbeit. Auch wenn das Einloggen in Online-Portale und bearbeiten von Dokumenten nicht direkt mit der Bezeichnung webEDI zusammengebracht wird.

Bei webEDI werden Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise oder Rechnungen elektronisch über das Internet ausgetauscht. Dazu meldet sich ein Mitarbeiter des Lieferanten in einem Online-Portal an, um von dort die Information der Bestellung in das eigene Warenwirtschaftssystem zu übertragen. Oder um die Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer oder Stückzahlen im Portal zu hinterlegen. Sobald die Rechnung vom Lieferanten „eingereicht“ wird, startet ein automatisierter Prozess beim Kunden ohne manuellen Eingriff. Das System des Kunden kennt durch die Bestellung die vereinbarten Artikelpreise und Mengeneinheiten. Bei Rechnungsstellung durch den Lieferanten können somit die Rechnungsdetails abgeglichen werden. Bei Übereinstimmung der Dokumente wird der Rechnungsbetrag automatisch überwiesen. Bei Abweichung wird die Rechnung abgelehnt und der Lieferant kann die Berechtigung über das webEDI Portal durchführen.

web portal jaggaer — webEDI Ansicht des Anbieters Jaggaer

Zusammenfassend können wir festhalten: Mit webEDI können Einkaufsorganisationen den automatisierten Dokumentenaustausch mit Lieferanten steigern. Der Lieferant erfasst die Daten manuell über ein Web-Portal. Der Anbieter der webEDI Lösung konvertiert und überträgt die Dokumente im gewünschten EDI-Format an den Empfänger.

Beispiel WEB-EDI Prozess — webEDI-Prozess von Dokumenten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise oder/und Rechnungen

Wie hilft webEDI einkaufenden Unternehmen bei der Skalierung?

Zurück zu meiner These aus der Einleitung. Ich bin der Meinung, dass Einkaufsorganisationen das Interesse haben zu 100 % Dokumente elektronisch mit Lieferanten auszutauschen. Um dies zu verdeutlichen, möchte ich dich in die Sicht des Kunden bzw. Einkäufers mitnehmen. Bei einem weltweit agierenden Konzern kommen hier ca. 30.000 Lieferanten für C-Teile zusammen. Angenommen du bekommst den Auftrag die Einkaufsdokumente zu automatisieren, um Zeitaufwände und Übertragungsfehler zu reduzieren. Wie wäre ein gutes Vorgehen?

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sehen wir uns die Lieferanten an, mit denen viele Dokumente ausgetauscht werden. Wir werden feststellen, dass 20 % der Lieferanten für 80 % der Belege verantwortlich sind. Diese sprechen wir an, ob ein automatischer Austausch via electronic data interchange (EDI) möglich ist. Dafür lohnt sich das Zeitinvestment für Abstimmungs-Meeting und die Beauftragung beider IT-Abteilungen. Stellt sich im Gespräch heraus, dass der Lieferant über kein eigenes EDI-fähiges System verfügt, so kann hier webEDI als Problemlöser dienen.

webEDI aus Kundensicht — EDI vs. webEDI – Skalierbarkeit durch Aufwandsreduzierung beim einkaufenden Unternehmen

Für die Lieferanten, mit denen nur wenige Dokumente ausgetauscht werden, greifst du zu webEDI. Denn der Zeitaufwand für die Implementierung ist minimal und für eine Person ist die Verwendung des WEB-Portals schneller zu erlernen. Damit kann das einkaufende Unternehmen die Geschwindigkeit der Digitalisierung der Dokumente deutlich steigern. Denn mit weniger Zeitaufwand im Vergleich zum EDI-Implementierungen können deutlich mehr Lieferanten integriert werden.

Darstellung web Protal EDI — Prozesslandschaft inkl. webEDI

➡️ Über webEDI Geschäftspartner Geschäftsdokumente austauschen, die kein eigenes EDI-fähiges System verfügen.

Weshalb es sich lohnt den „EDI“-Weg einzuschlagen!

Gehört dein Unternehmen zu den C-Lieferanten? Wenn ja, dann werdet ihr regelmäßig mit dem Wunsch nach webEDI konfrontiert. Nach meiner Erfahrung kann jeder Kunde der webEDI einführt auch EDI. Sofern dein Unternehmen über ein EDI fähiges System oder EDI-Dienstleister verfügt, ist der Weg offen über den EDI-Weg zu sprechen. Jede Einkaufsorganisation die webEDI anbietet kann auch auf EDI wechseln, da die der Verarbeitung von EDI-Dokumenten bereits geschaffen wurde.

Die Einführung eines EDI-Prozesses bringt folgende Mehrwerte mit sich:

EDI-Prozesse stehen für Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit
Große Zeiteinsparung im Kundenservice durch Reduzierung von der manuellen Auftragserfassung und Vermeidung von Fehlern
Bei Einführung von EDI kann zu 99% auch ein elektronischer Katalog platziert werden
Dadurch steigt die Sichtbarkeit des Produktportfolios beim Kunden und somit auch mittelfristig der Umsatz

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Welchen Vorteil das einkaufende Unternehmen bei einem Wechsel von webEDI auf EDI?

Auch der Einkäufer deines Kunden hat einen Vorteil auf EDI zu wechseln. EDI-Prozesse verwenden die Artikeldaten aus dem Einkaufssystem. Dazu zählen Warenwirtschafts- oder E-Procurement Systeme. Damit die Datenqualität stimmt, sind die Artikelinformationen in das Einkaufssystem einzuspielen.

Damit erhält der Einkauf folgende Vorteile:

Reduzierung der Freitextbestellungen
Bei Einspielung eines elektronischen Kataloges (z.B. BMEcat) ist Datenpflege mit wenig Aufwand nötig
Fehlerfreie EDI-Prozesse, da Artikelnummern, Preise und Mengeneinheiten mit denen des Lieferanten übereinstimmen

Fazit

Das Abholen und Bestätigen von Aufträgen über Portale im Internet nennt der Fachmann „webEDI“. Einkaufende Unternehmen setzen dies ein, um die eigne Digitalisierungsquote zu steigern. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Einkaufsorganisationen ihre vermeintlich starke Position nutzen, um diese Prozesse zu etablieren. Meiner Meinung nach verschlechtert ein Lieferanten seine Marktposition, wenn viele verschiedene webEDI Abwicklungen betreut werden müssen. Der Grund, ich bin abhängig vom Wissen der Mitarbeiter und kann den verwendeten Zeitaufwand nicht in wertvolle Tätigkeiten investieren. Daher möchte ich dich ermutigen, selbstbewusst deine Kunden über den Wechselmöglichkeiten von webEDI zu EDI anzusprechen!

Mit Peter Prütting arbeiten

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist WebEDI?

Mit webEDI können Einkaufsorganisationen den automatisierten Dokumentenaustausch mit Lieferanten steigern, die kein EDI-fähiges System im Einsatz haben. Der Lieferant erfasst die Daten manuell über ein Web-Portal. Der Anbieter der webEDI Lösung konvertiert und überträgt die Dokumente im gewünschten EDI-Format an den Empfänger. Darstellung web Protal EDI

Weshalb wird webEDI eingesetzt?

Einkaufsorganisationen setzten auf webEDI bei Lieferanten, die entweder nur wenige Dokumente austauschen oder über kein EDI-fähiges System verfügen.

Welche Dienstleister bieten webEDI an?

Alle führenden Anbieter von sogenannten E-Procurement Systemen bieten webEDI Lösungen an. Dazu gehören unter anderem coupa, jaggaer, newtron, onventis, proactis und sap ariba. Da Finanzabteilungen ebenfalls auf die Digitalisierung setzen, bieten auch Anbieter aus der Rechnungsautomatisierung diesen Service an. Marktbekannte Unternehmen sind basware, supply on oder tradeshift.

Kann ich mit meinem Kunden auch EDI statt webEDI umsetzen?

Ja: Jede Einkaufsorganisation die webEDI anbietet kann auch auf EDI wechseln, da die der Verarbeitung von EDI-Dokumenten bereits geschaffen wurde.

Quellen

Jaggaer
Windmuehlenbauer, Expertenwissen aus zahlreichen Kundengesprächen zu webEDI vs. EDI

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