Für Vertrieb Kategorie > Peter Prütting

Fazit

Die elektronische Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch erhebliche Vorteile. Durch die frühzeitige Vorbereitung und die Wahl geeigneter Lösungen können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile nutzen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein Schritt in die digitale Zukunft, der langfristig sowohl Kosten spart als auch die Kundenbindung erhöht.

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist die elektronische Rechnungspflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die B2B-Leistungen innerhalb Deutschlands erbringen, ihre Rechnungen elektronisch in einem strukturierten Format ausstellen. Es bestehen bis 2028 für Sender von Rechnungen Übergangsfristen. Für Empfänger gilt die Regelung ab dem 01.01.2025.

Welche Formate sind für elektronische Rechnungen zulässig?

Zulässige Formate sind unter anderem die X-Rechnung und ZUGFeRD.

Müssen auch kleine Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen?

Ja, alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Gibt es Übergangsregelungen?

Ja für Rechnungssteller, bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen und aktuell genutzte elektronische Formate mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin verwendet werden.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und schnellere Zahlungsabwicklungen.

Quellen

Bitkom, Abbildung Nutzungsgrad E-Rechnung: bitkom-diskussionspapier-elektronischer-rechnungsaustausch-in-deutschland.pdf
Bundestag, Wachstumschancen-Gesetz: https://www.bundestag.de/dokumente/textarchiv/2024/kw08-de-wachstumschancengesetz-990672#:~:text=Mit%20dem%20Wachstumschancengesetz%20soll%20die,der%20Aufwendungen%20f%C3%BCr%20Energieeffizienzma%C3%9Fnahmen%20erhalten.
Datev, Wachstumschancen-Gesetz: https://e-rechnungsplattform.datev.de/
IHK München: VAT in the Digital Age: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Umsatzsteuer/VAT-in-the-Digital-Age-(ViDA)/

E-Business, EDI, EDI-Rechnung, Für EDI Experten, Für Vertrieb

Elektronische Rechnungen – einfach erklärt

Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungsprozesse könnten schneller, effizienter und fehlerfrei ablaufen. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Mit elektronischen Rechnungen wird diese Vorstellung zur Realität. In einer Welt, in der Zeit Geld ist, bieten elektronische Rechnungen eine Lösung, die nicht nur Ihre Effizienz steigert, sondern auch Kosten reduziert.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz im gesamten Rechnungsstellungsprozess.

Abgrenzung zu schriftlichen und digitalen Rechnungen

Schriftliche Rechnungen sind klassische Papierdokumente, die per Fax oder per Post versendet werden. Digitale Rechnungen hingegen sind PDF-Dateien, die per E-Mail verschickt werden. Beide Formate müssen manuell verarbeitet werden. Elektronische Rechnungen hingegen sind strukturierte Datensätze, die direkt in das System des Empfängers eingelesen werden können, wodurch die manuelle Eingabe entfällt und die Automatisierung ermöglicht wird. Je nach Systemlandschaft des Empfängers können dies ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme oder spezielle Systeme für die Buchhaltung sein.

Nutzen einer elektronischen Rechnung

Die Einführung elektronischer Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was sind E-Rechnungen nach CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern. Elektronische Rechnungen nach EN16931 enthalten strukturierte Daten, die die automatisierte Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Softwarelösungen ermöglichen. Der Austausch wird auch als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet. Wobei nicht alle EDI-Rechnungen der EN16931 entsprechen.

E-Rechnungen (EDI), die von EN16931 abweichen

Es gibt verschiedene EDI-Standards (Electronic Data Interchange), die sich von der EN16931 unterscheiden, darunter:

EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.
OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er wurde auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.
cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt
VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen.

E-Rechnungen (EDI), die EN16931 entsprechen

Es gibt auch EDI-Standards, die speziell auf die Einhaltung der EN16931-Norm ausgelegt sind:

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung, die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen, ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist. Laut FeRD ist ab Version 2.2 die Kompatibilität zu Factur-X 1.0 gegeben.

X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.
Factur-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie sieht der optimale Prozess nach dem WMB-Ansatz aus?

Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) zielt darauf ab, Fehler zu minimieren und den größtmöglichen Nutzen für Lieferanten und Kunden zu erzielen. Ein optimaler Prozess könnte folgendermaßen aussehen:

Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen

Zunächst stimmen Lieferant und Kunde die Produkte und Preise ab. Dies stellt sicher, dass beide Parteien über die gleichen Informationen verfügen und Missverständnisse vermieden werden. Zur einfachen Listung oder Aktualisierung von Produktdaten sollten elektronische Kataloge verwendet werden.

Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw., Einkaufssystem hochladen

Der Lieferant lädt die Produktdaten in das Einkaufssystem des Kunden hoch. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und erleichtert den Bestellprozess. Das Einkaufssystem kann ein E-Marktplatz, ein ERP-System oder ein E-Procurement-System sein.

Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI

Der Kunde sendet den Auftrag als EDI-Nachricht an den Lieferanten. Die Nachricht ist aufgrund der abgestimmten Produktdaten fehlerfrei und kann automatisiert verarbeitet werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Verarbeitung.

Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI

Der Lieferant stellt die Rechnung ebenfalls als EDI-Nachricht aus und sendet diese an den Kunden. Da diese der Bestellung des Kunden 1:1 entspricht, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls automatisiert. Im besten Fallen überweist das Kundensystem, nach vorgegebenen Parametern, den Rechnungsbetrag ebenfalls automatisiert an den Lieferanten.

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Fazit

Elektronische Rechnungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber traditionellen papierbasierten und digitalen Rechnungen. Sie steigern die Effizienz, reduzieren Fehler und Kosten. Die Einhaltung von Standards nach der europäischen Norm EN16931 oder nach branchentypischen Definitionen (z.B. VDA) stellt sicher, dass E-Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können. Der optimale und fehlerfreie Prozess kann durch den WMB-Ansatz sichergestellt werden. Dieser Ansatz startet bei der Abstimmung und Upload der Produktdaten im Einkaufssystem. Und endet mit dem Austausch der elektronischen Bestellung, auf dieser die elektronische Rechnung gestellt wird. Dadurch maximieren Lieferanten wie auch Ihre Kunden den Nutzen der E-Rechnung.

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um die automatische Verarbeitung zu ermöglichen.

Wie unterscheiden sich elektronische Rechnungen von schriftlichen und digitalen Rechnungen?

– Schriftliche Rechnungen: Klassische Papierdokumente, die per Post verschickt werden.
– Digitale Rechnungen: PDF-Dateien, die per E-Mail versendet werden und manuell verarbeitet werden müssen.
– Elektronische Rechnungen: Strukturierte Datensätze, die automatisch in das ERP-System des Empfängers eingelesen werden können.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

– Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
– Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
– Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
– Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was ist die CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF-Rechnung die via E-Mail versandt wird ist eine digitale Rechnung. Eine elektronische Rechnung kann im Gegensatz zu einer digitalen Rechnung automatisiert verarbeitet werden.

Was ist das EDIFCAT-Format?

EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.

Was ist das OpenTrans-Format?

OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.

Was ist das cXML-Format?

cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt.

Was ist das VDA-Format?

VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen. Er zielt darauf ab, die Prozesse in der Automobilindustrie zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Automobilherstellern und ihren Zulieferern zu verbessern.

Was ist das ZUGFeRD -Format?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist.

Was ist das X-Rechnung -Format?

X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.

Was ist das Factura-X -Format?

Factura-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Quellen

European Commission, EN16931: https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/EN+16931+compliance
Wikipedia
- OpenTrans Entwicklung: https://de.wikipedia.org/wiki/OpenTRANS
- KoSIT: https://de.wikipedia.org/wiki/Koordinierungsstelle_f%C3%BCr_IT-Standards
Forum elektronische Rechnung Deutschland
- FeRD: https://www.ferd-net.de/
- Kompatibilität zwischen Formaten: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-2.2/zugferd-2.2.html

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Einführung in den Mercateo-Shop ➡️ Voraussetzung für den Verkauf über mercateo.com

Der digitale Verkauf an Geschäftskunden (B2B) besitzt seine eigene Natur. Der B2B-E-Marktplatz von Mercateo ist eine spannende Adresse, die man sich als Lieferant ansehen sollte. Was der Mercateo-Shop ist und welche Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start sind, erfahren Sie hier!

Der Mercateo-Shop als Teil des Unite Netzwerkes

Zum Start möchte ich ein paar Begrifflichkeiten einordnen. Im Jahr 2021 wurde die Dachmarke Unite geschaffen. Unter dem Dach von Unite wird das Mercateo Procurement Portal betrieben. Dieses Portal bzw. diesen E-Marktplatz finden Sie unter der Internetadresse mercateo.com. Dort sind drei Geschäftsmodelle vereint. Der Spotmarket, der Business-Shop (Mercateo-Shop) und der Business-Shop Plus (ehemals Exklusivkatalog):

Spotmarket – das klassische Marktplatz-Modell von Mercateo. Der Kunde kauft bei einem anonymen Lager ein. Hinter dem jeweiligen Lager steht ein Lieferant, der an den Kunden direkt mit Lieferschein von Mercateo versendet. Der Kunde bekommt die Rechnung von Mercateo gestellt.
Business-Shop (offiziell) oder auch Mercateo-Shop bzw. Mercateo-Online-Shop genannt – Der Kunde schaltet den gewünschten Lieferanten frei, kauft aus seinem Standard-Sortiment des Lieferanten zu vereinbarten Konditionen. Die Lieferung wie Rechnung erfolgt direkt an den Kunden. Alternativ kann sich der Lieferant auch für die zentrale Rechnungsstellung durch Mercateo Unite entscheiden.
Business-Shop Plus (offiziell) oder Exklusivkatalog (ehemalige Bezeichnung) – Der Kunde implementiert mit dem Lieferanten einen eigenen Katalog mit spezifischem Sortiment und Konditionen. Die Lieferung und Rechnungsstellung erfolgen durch den Lieferanten direkt an den Kunden.

Mercato Online — Mercateo Procurement Portal (ehemals Mercateo Beschaffungsplattform)

Mindestvoraussetzungen um Produkte im Mercateo-Shop zu verkaufen

Um einen Mercateo-Shop anlegen zu können, sind vor allem die Produktdaten entscheidend. Dabei gilt es zwei Aspekte zu beachten. Liegen die geforderten Daten vor und entsprechen diese Daten den Qualitätsanforderungen. Im Falle der Artikelnummer sind folgende Qualitäts-Kriterien zu beachten:

Maximale Länge: 80 Zeichen
Eine Artikelnummer kann nur einmal im Katalog verwendet werden.
Doppelt verwendete Artikelnummern werden ignoriert, Artikel werden nicht angezeigt
Keine Sonderzeichen wie Kommas, & und #
Keine Umlaute wie ö, ä, ü

Weitere Pflichtinformationen sind:

Klassifizierung (eClass 5.1.4)
Kurzbeschreibung
Langbeschreibung
Bestelleinheit
Artikel-Nettopreis
Preismenge
Währung
Steuer
Preistyp (net_list)
Produktgruppe
Bilder
Bei gefahrenstoffkennzeichnungspflichtigen Produkten: Hinterlegung eines Sicherheitsdatenblattes

Welche Schritte sind beim Onboarding zu beachten?

Schritt1: Anmelden unter https://portal.Unite.eu/
Schritt2: Auswahl App-Verwaltung

mercateo online shop — App Verwaltung im Unite Dashboard

Schritt 3: Neue App anlegen. Damit ist die Einrichtung des Mercateo-Shop gemeint. Unite fragt die folgenden Parameter ab:
- Mercateo Procurement Portal: Verkauf der Artikel über den E-Marktplatz, nach Freischaltung durch Kunden.
- Alle anderen E-Procurement-Systeme (SAP Ariba, BeNeering, Integra, DIG). Alternativ ist es möglich Produkte über den Mercateo-Shop in E-Procurement-Systemen zu verkaufen. Dies ist für Lieferanten die professionell E-Business betreiben eine interessante Option.
- Kommissionsgeschäft Plus: In diesem Modell (Single Creditor) übernimmt Mercateo Unite die Rechnungsstellung an den Kunden.
- Bestellweiterleitung: Diese Option steht für das 1:1 Geschäft und die direkte Rechnungsstellung an den Kunden. Die Bestellung wird als PDF an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesandt oder automatisiert via EDI im ERP-System (Warenwirtschaft) des Lieferanten verarbeitet.
- Automatische Freischaltung: Ihr Kunde aktiviert den Mercateo-Shop und kann sofort eine Bestellung auslösen.
- Manuelle Freischaltung: Ihr Kunde aktiviert den Shop und kann diesen nach deiner Freischaltung nutzen.
Schritt 4: Button „Business-Shop“ anlegen drücken
Schritt 5: Nun gilt es die Informationen in der „App Verwaltung“ auszufüllen:
- Allgemeine Informationen wie Kontaktdaten und Kategorien
- Landingpage
  - Informationen zu Ihrem Angebot
  - Vorteile
  - Auszeichnungen
  - Zusätzliche Bilder
  - Topseller
  - Hauptkategorien

Schritt 6: Zur Prüfung geben. Nach der Prüfung durch Unite werden die Zugangsdaten zum sFTP-Server bereitgestellt.
Schritt 7: Katalog (BMEcat 1.2 oder als csv-Datei) hochgeladen
Schritt 8: Mercateo übernimmt die Konfiguration und gibt Ihnen über eine Info-Mail über den erfolgreichen Abschluss bekannt.

Was ist bei der Katalogerstellung zu beachten?

Im Mercateo-Shop können zwei unterschiedliche Katalogformate verwendet werden. Entweder verwenden Sie den Katalogstandard BMECat 1.2 oder ein csv-Template.

BMEcat 1.2

Guideline
Struktur Katalog BMEcat 1.2:

Csv-Template

Was ist bei der Übermittlung des Lagerbestands zu beachten?

Vorweg ist zu sagen, dass der Lagerbestand für den Verkauf über den Mercateo-Shop nicht notwendig ist. Zum Start kann ohne Übermittlung des Lagerbestands gestartet werden.

Für die Übermittlung des Lagerbestandes gibt Unite ein csv-Template vor. In der ersten „Spalte“ steht die Supplier_Aid (Artikelnummer) und in der zweiten „Spalte“ die Quantity (Menge). Diese Datei wird auf einem FTP-Server hochgeladen und sollte mindestens einmal täglich und maximal alle 30 Minuten aktualisiert werden.

Beispieldatei für den Lagerbestand

SUPPLIER_AID;QUANTITY
00010151;7
00010169;18
00010452;4
00010482;0
00010591;4
00010593;7
00010649;30

Welche weiteren Automatisierungs-Optionen sind vorhanden?

Neben den Produktdatenuploads als BMEcat und der Lagerbestände können noch folgende Informationen automatisiert werden. Für jeden einzelnen Punkt gibt es ein eigenes csv-Template mit entsprechenden Logiken. Der Upload erfolgt über FTP-Server.

Konditionen (Preislisten)
Sichtbarkeit des Sortimentes (Whitelist)
Zolltarifnummern
Retouren-Konditionen

Sie möchten an Kunden über Mercateo Unite verkaufen?

Wir unterstützen Sie gerne dabei!

Diese Vorteile wir:

Über 10-Jahre Erfahrung beim Onboarding von Lieferanten bei Mercateo Unite
Analyse, Entwicklung, Implementierung und Training
Entwicklung einer praxistauglichen Strategie für digitale Kanäle
Einführung Software für Katalogmanagement

Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick:

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Fazit

Der Mercateo-Shop ist potenzieller Vertriebskanal für C-Teile-Lieferanten. Vor allem für solche die auf eigene Rechnung in einem 1:1 Verhältnis mit ihren Kunden zusammenarbeiten möchten. Für die Entscheidung diesen Vertriebskanal aufzubauen, empfehle ich Ihnen ihre Zielkunden anzusehen, die Produktdatenqualität zu bewerten, Investment in die Infrastruktur (z.B. automatische Übermittlung der Lagerbestände) zu prüfen, BMEcat Erstellung zu klären und die Preisgestaltung zu diskutieren.

Der Verkauf über den Mercateo-Shop ist für Lieferanten interessant, die eine bekannte Marke haben, eine Nische besetzten oder einige Bestandskunden kennen, die bereits das Mercateo Procurement Portal nutzen.

Unabhängig wie nun deine Entscheidung ausfällt, es lohnt sich eine strategische Haltung zu Mercateo Unite zu entwickeln. Denn aktuell gehört dieser E-Marktplatz zu den etablierten Spielern im B2B Markt.

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist der Mercateo-Shop?

Der offizielle Name lautet “Business-Shop“ und ist ein Bestandteil des Mercateo Procurement Portals. Lieferanten, die einen Business Shop anbieten, verkaufen im eigenen Namen an den Kunden.

Was ist der Business-Shop?

Der Business-Shop ist ein Bestandteil des Mercateo Procurement Portals. Lieferanten die einen Business-Shop anbieten, verkaufen im eigenen Namen an den Kunden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Business-Shop Plus und dem Business-Shop?

Der Business-Shop und Business-Shop Plus sind zwei unterschiedliche Geschäftsmodelle. Diese unterscheiden sich in den Kosten und in der Funktionsweise. Im Business-Shop Plus kann der Lieferant ein kundenspezifisches Sortiment umsetzen. Diese Option gibt es beim Business-Shop nicht. Dort gibt es ein Standard-Sortiment auf das alle Kunden die diesen „Shop“ freischalten zugreifen.

Quellen

Unite, Schritt-für-Schritt-Anleitung:https://Unite.eu/de-de/in-5-schritten-zum-eigenen-businessshop?_gl=1*ycnhoy*_ga*NzMyMDc1ODM2LjE3MDEzNTI1NDk.*_ga_YMDNNDEDEF*MTcwNzgzNjY1MC41LjEuMTcwNzgzODYxOC4wLjAuMA..&_ga=2.79915219.518956363.1707836651-732075836.1701352549
Unite, Guideline csv Template: https://www.mercateo.com/support/verkaufen/downloads-und-tools/templates-fuer-den-mercateo-workflow/

E-Business, Für Vertrieb, Produktdaten, Zielsystem

E-Business ➡️Eine praktische Einführung für B2B Lieferanten

E-Business ist der Oberbegriff für alle automatisierbaren Geschäftsprozesse. Dazu werden digitale Technologien als Werkzeuge verwendet. Unter E-Business lassen sich viele Bereiche einordnen. In diesem Artikel möchte ich den Fokus auf Lieferanten (Hersteller und Händler) legen. Dabei sind die zwei Bausteine “E-Procurement” und “E-Commerce” relevant. Da es sich um Prozesse zwischen Unternehmen handelt, wird dies häufig als B2B bezeichnet. B2B steht für Business to Business.

Einordnung der E-Business Begriffe

Unter E-Procurement, also dem elektronischen Einkauf, werden die Tätigkeiten wie Lieferantensuche (Sourcing), Entwicklung von Lieferanten, Abschluss und Verwaltung von Verträgen, Umsetzung der Vertragsbestandteile in elektronische Kataloge und der Beschaffungsprozess verstanden.

Eine wichtige Disziplin im Einkauf ist das C-Teile-Management. Dies beschäftigt sich mit dem Kauf von Produkten durch die Fachabteilungen, Umsetzung von Genehmigungs-Richtlinien, dem Versand von Bestellungen und der Abwicklung von Anlieferung der Produkte bis hin zur Rechnungsbegleichung. Bei C-Teilen, auch C-Artikel genannt, handelt es sich um Teile mit geringem Warenwert und hohen Zeitaufwand im Einkaufsprozess.

Unter E-Commerce, also dem elektronischen Handel, werden die Handlungsfelder von Herstellern und Händlern für den Verkauf von Produkten über digitale Kanäle wie Online-Shops oder Marktplätze verstanden. Dazu gehören passende Strategien im Bereich von Preisen, Sortimenten sowie der Verknüpfungen von analogen Vertriebsaktivitäten.

Die zwei E-Business Bereiche: E-Procurement vs. E-Commerce

Mike arbeitet bei einem Großhändler. Seit mehreren Jahren werden Artikel über den Online-Shop verkauft. Die Preise richten sich nach dem Einkaufsvolumen der Kunden und Aktionen werden durch Marketingmaßnahmen unterstützt. Seit kurzem wird auch über einen Marktplatz an Geschäftskunden verkauft. Dort ist es wichtig durch Sortiments- und Preisstrategien sich vom Wettbewerb abzusetzen. Mike arbeitet im digitalen Vertrieb und betreibt „E-Commerce“. Ihm sind folgende Punkte wichtig:

Umsatz steigern und sichern
Hohe Datenqualität
Hoher Automatisierungsgrad bei Prozessen
Motivation des Kunden steigern über den Online-Shop oder den Marktplatz zu kaufen

Daniela arbeitet bei einem Hersteller. Ihr Unternehmen beliefert direkt Geschäftskunden. Diese Kunden setzten Einkaufssysteme ein. Jeder Kunde hat andere Einstellungen und Anforderungen. Dies können individuelle Preise sein, ein kundenspezifisches Produktportfolio oder spezifische Vorgaben aus der Buchhaltung (z.B. Nummern für Kontierungen). Daniela arbeitet im Kundenservice und erhält vom Kunden die spezifischen Anforderungen. Diese können pro Kunde unterschiedlich sein. Mit den Fachabteilungen bespricht sie die Umsetzung, damit die „E-Procurement“ Prozesse mit ihren Kunden reibungslos laufen. Ihre Ziele und Aufgaben sind:

Kundenindividuelle Anforderung umsetzen
Kundenspezifische Preise und Sortimente pflegen
Ansprechpartnerin für die Implementierungsprojekte sein

Thomas leitet die neu gegründete „Digital-Einheit“. Er entwickelt eine Strategie wie Kundenbindung gesteigert werden kann, Standards bei Produktdaten steigen und stimmt sich regelmäßig mit dem Vertrieb ab. Sein Ziel ist es eine gute Balance aus Standardisierung und Individualisierung für Kunden zu finden. Mit anderen Worten: Thomas steuert aktiv die beiden Bereiche „E-Commerce“ und „E-Procurement“. Die folgende Grafik verdeutlicht die drei genannten Beispiele.

*E-Business Ansätze: E-Procurement vs. E-Commerce*

Je nach Vertriebsstrategie und Reifegrad deines Unternehmens sind die Ansätze von Mike, Daniela oder Thomas zu wählen. Um diese Ansätze besser zu verstehen, findest du im nächsten Abschnitt digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle. Diese haben großen Einfluss auf den Gestaltungsspielraum für dich als Lieferant.

Digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle

Im E-Business lassen sich digitale Vertriebskanäle in vier Transaktionsmodelle unterscheiden. Die Kanäle sind ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme, Online-Shops oder E-Marktplätze.

ERP-System 1:1

Das ERP-System, auch Warenwirtschaftssystem genannt, organisiert den Materialfluss oder die Produktionslinien in Unternehmen. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Bei dem Austausch von digitalen Geschäftsdokumenten ist die Systemsprache zwischen Kunden- und Lieferantensystem zu übersetzten. Oftmals setzt der Lieferant die vom Kunden vorgegebene Logik um. Der Marktführer ist SAP mit seinen ERP-Systemen SAP R3 oder SAP S/4 Hana.

SAP R3 Bestellung erfassen | https://mind-logistik.de/knowhow/sap-bestellungen/ am 08.02.2024 abgerufen

E-Procurement-System n:1

Viele Einkaufsorganisationen haben spezifische Anforderungen, die ein ERP-System nicht abdecken kann. Daher wurden sogenannte E-Procurement-Systeme entwickelt. Diese sind meist modular aufgebaut. So kann der Kunde zwischen Modulen für die Lieferantensuche und -entwicklung, den operativen Einkauf, die Rechnungsabwicklung oder Ausschreibungen wählen. Bekannte Systeme sind SAP Ariba, Onventis, Jaegger, coupa, DIG, Newtron oder auch ivalua.

e-procurement — Coupa Invoice Inbox | Quelle https://www.coupa.com/de/produkte/e-invoicing/invoice-smash am 08.02.2024 abgerufen

Online-Shop 1: n

Der Online-Shop gehört zu den marktüblichen Vertriebswerkzeugen. Viele Anbieter integrieren mittlerweile Websitebestandteile wie Blog, Retourenmanagement und Online-Shop. Damit ergibt sich ein einheitlicher digitaler Kontaktpunkt für den Kunden.

Online-Shop der Hoffmann-Group | Quelle https://www.hoffmann-group.com/ am 08.02.2024 abgerufen

B2B Marktplatz n:n

E-Marktplätze standardisieren und automatisieren Prozesse zwischen Lieferanten und Kunden. Der große Vorteil ist, dass der Kunde sich nicht mehr bei vielen Online-Shops anmelden muss und alle relevanten Produkte in einem System findet.

Im B2B Bereich gibt es zusätzlich die Bestrebung von Marktplätzen als Rechnungssteller aufzutreten. Das Ziel ist den Aufwand der Kunden im Rechnungswesen durch die Reduzierung von Kreditoren (Lieferanten) zu minimieren.

Je nach Ausrichtung des E-Marktplatzes wird dieser eher von Kunden oder von Lieferanten vorangetrieben. Ein kundengetriebener Marktplatz ist z.B. Meplato oder simple system. Ein Marktplatz, der von Lieferanten aktiv für die Neukundenakquise genutzt wird, ist z.B. Mercateo unite oder amazon business. Weitere bekannte Marktplätze sind conrad marketplace, nexmart online market, crowdfox oder wucato.

Mercateo Unite Startseite | Quelle unite.eu/de-de am 08.02.2024 abgerufen

Simple System Lieferantenauswahl | Quelle company.simplesysem.com/ am 08.02.2024 abgerufen

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Wie werden Produktdaten in den Systemen gelistet?

Wenn wir privat ein Produkt online kaufen, sind für uns Texte, Preise und Verfügbarkeiten selbstverständlich. Aber wie kommen diese Informationen in den Online-Shop, auf den Marktplatz oder in das Einkaufssystem? Diese Frage muss im E-Business zwischen den Geschäftspartnern geklärt werden. Kataloge liefern den vereinbarten Kundenpreis (Nettopreis) und den vereinbarten Sortimentsumfang (z.B. alle Sicherheitsschuhe und den Schutzhelm mit Logo) an das System. Im Hintergrund (Backend) werden diese Daten eingespielt, damit in der Benutzeroberfläche (Frontend) der Kunde die richtigen Artikel findet und kaufen kann. Dazu gibt es zwei grundsätzliche Katalogarten. Diese werden nach ihrer Funktion als statisch oder dynamisch klassifiziert. Marktübliche Systeme können grundsätzlich beide Katalogarten verarbeiten.

Statische Kataloge

Wie der Name es vermuten lässt, sind dies Katalogformate die bei jeder Änderung neu erstellt werden müssen. Grund dafür sind geänderte Kundenpreise (Nettopreise), Produktinformationen oder der Umfang des Sortimentes.

Ein Beispiel: Dein Kunde verhandelt neue Preise. Diese Information muss in der internen Preispflege hinterlegt werden. Auf dieser Basis kann der Katalog erstellt werden. Nach dem Upload im Zielsystem ist oftmals die Freigabe vom Kunden notwendig, damit der Artikel mit dem neuen Preis gekauft werden kann.

Formate: BMEcat, Ariba cif, Datanorm oder Excel, csv oder xlsx
Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit
Updateprozess: Bei jeder Änderung muss Katalog erstellt und im System hochgeladen werden
Vorteil: Geringe Entwicklungskosten, Standards wie BMEcat vorhanden

Dynamische Kataloge

Dynamische Kataloge wurden entwickelt, um die Nachteile von statischen Daten bzw. Katalogen zu lösen. So ändern sich Preise, Lieferzeiten oder das Produktportfolio direkt nach der Pflege im System vom Lieferanten. Solche dynamischen Kataloge werden einmal implementiert und aktualisieren sich automatisch. Der Lieferant spart sich die Datenpflege und der Kunde spart sich die regelmäßigen Katalogprüfungen.

Diese Katalogart wird oft mit dem Online-Shop verwechselt. Dies hängt damit zusammen, dass die Benutzeroberfläche wie der Online-Shop aussieht. Die Funktionsweise „Nutzung als dynamischer Katalog“ wird jedoch nicht beachtet. Der Unterschied ist, dass der Online-Shop direkt Bestellungen ins System überträgt. Der dynamische Katalog hingegeben überträgt die Produktinformationen und Preise direkt ins Einkaufssystem. Dort startet der Genehmigungsworkflow über den Budgetverantwortlichen und nach Freigabe der Bestellprozess.

Formate: OCI (open catalog interface), cXML
Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit, Videos, konfigurierbare Artikel
Updateprozess: Veränderungen sind sofort online
Vorteil: Aktuelle Bestände, aktuelles Produktportfolio, kein Zeitaufwand für Update notwendig

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Welche Katalogarten sollen wir für unserer Kunden entwickeln?

Diese Frage kann auf der Basis der Kundengruppe und den eingesetzten Zielsystemen beantwortet werden.

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Produktdaten: Das Gold im E-Business

Im E-Business werden Produktdaten immer wichtiger. Du fragst dich gerade: Warum wichtiger? Dies hat damit zu tun, dass es im Geschäftskundenbereich (B2B) viele Artikel gibt, die der Kunde regelmäßig beschafft und somit die Artikelnummer kennt, oder seine eigene Artikelnummer (sog. Materialnummer) definiert und diese beim Lieferanten hinterlegt ist.

Der Einkauf von Unternehmen verändert sich stetig und der Kauf von Produkten geht von wenigen Personen auf viele Personen über. Konkret bedeutet dies, dass nicht mehr die Einkäuferin, sondern der Mitarbeiter aus der Fertigung die Artikel bestellt. Und dieser denkt und arbeitet, nach meiner Erfahrung, wie eine Person aus dem Privatkundenbereich. Es werden Produkte über die Suche ausgewählt, Produktbilder mit der Erwartung abgeglichen oder auf die Lieferzeit geachtet. Zudem gibt es je nach Einkaufsstrategie nicht nur einen Lieferanten, der den gewünschten Artikel anbietet.

Aus diesem Grund ist es für Lieferanten wichtig in die Datenqualität zu investieren. Folgende Produktinformationen waren lange Zeit ausreichend:

Artikelnummer
Artikelname
Preis
Mengeneinheit
Klassifizierung wie eClass, E-TIM oder UNSPSC

*Beispiel Produktdaten auf mercateo unite | Quelle: mercateo.com abgerufen 07.02.2024*

Um sich in Einkaufssystemen gegenüber anderen Lieferanten durchzusetzen sind mittlerweile folgende Punkte selbstverständlich:

Merkmale als Filterkriterien
Bilder
Informative Artikelbeschreibungen
Keywords für den Suchalgorithmus
Dokumente wie Produktdatenblatt, CE-Konformitätserklärung, Bedienungsanleitung
Exportinformationen

Für eine höhere Nutzerfreundlichkeit könnten in Zukunft noch weitere Produktinformationen ergänzt werden wie z.B.:

Videos
Produktverweise: bessere Qualität, günstigerer Preis, Ersatzteile, komplementäre Artikel
Produktberatung
Übersichtliche Darstellung des Produktportfolio durch umfangreiche konfigurations-Optionen

Beispiel Produktdaten auf Strauss | Quelle: engelbert-strauss.de abgerufen 07.02.2024

Wie erfolgt die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

In dem oberen Kapitel haben wir uns damit beschäftigt, wie Kunden einkaufen und zu den passenden Produkten gelangen. Nun wird eine Bestellung ausgelöst und als PDF in einer E-Mail an den Lieferanten gesandt. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter öffnet die Bestellung und gibt per Hand die Details in das ERP-System ein. Bei solchen Prozessen besteht die Gefahr von Tippfehlern, die Falschlieferungen und einen aufwendigen Retouren-Prozess zur Folge haben. Zudem investiert der Kundenservice wertvolle Zeit für die Auftragserfassung.

Damit Zeit und Fehler reduziert werden lohnt es sich die Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dazu dient der elektronische Austausch von Dokumenten. Dieser ist unter dem Begriff EDI (electronic data interchange) bekannt. Mit EDI kann neben der Auftragserfassung die gesamte Prozesskette wie Auftragsbestätigung, Lieferavis für den Wareneingang oder die Rechnung automatisiert werden.

Möglicherweise ist dir bereits der Begriff WebEDI zu Ohren gekommen. Bei dem Austausch von elektronischen Dokumenten kann es sein, dass die technische Fähigkeit fehlt EDI-Nachrichten auszutauschen oder einer der Parteien (meist der Kunde) möchte sich nicht mit der Implementierung aufhalten. Für solche Fälle wurde WebEDI entwickelt. In diesem Prozess sendet der Kunde eine EDI-Bestellung automatisiert aus seinem System. Der Lieferant erhält eine Information via E-Mail und meldet sich in einem Online-Portal im Internet an. Von dort aus überträgt er die Informationen manuell in sein ERP-System. Somit sprechen wir ebenfalls von einer manuellen Auftragserfassung. Wie dies als Lieferant vermieden werden kann und weshalb sich die Investitionen in EDI lohnen, findest du in diesem Blogbeitrag: EDI vs. WebEDI > Der Kampf um Skalierbarkeit.

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Weitere Lösungen im E-Business-Bereich

Neben dem Einkauf über „elektronische Kataloge“ gibt es noch weitere Anwendungsfälle. Vor allem bei Produktionsbetrieben ist es wichtig produktionskritische Artikel vor Ort zu haben. Dies können Werkzeuge für eine Maschine, persönliche Schutzausrüstung oder Verbindungstechnik wie Schrauben sein. Damit die rechtzeitige Nachbestellung erfolgt ist eine Bestandsführung notwendig. Um Kunden in diesem Bereich zu unterstützen, wurden Lösungen wie Material- und Werkzeugausgabesysteme oder Kanban-Systeme entwickelt.

Material- und Werkzeugausgabesystem

Material- und Werkzeugausgabesystem verwalten Produkte, die der Mitarbeiter nach Anmeldung via Stempelkarte an einem Automaten, entnehmen kann. Das Prinzip ist ähnlich zu den Automaten für Snacks und Getränke, die wir an Bahnhöfen finden können. Mittels solcher Systeme werden Prozesse in der Fertigung optimiert. Eine Übersicht über Anbieter und Hersteller von Materialausgabesystemen findest du im Navigator.

Kanban-Systeme

Kanban-Systeme sind meist offene Regale. Das Personal in der Fertigung entnimmt aus den Boxen die Artikel. Sobald eine Box leer ist, wird diese aus dem Regal entnommen und die dahinterstehende Box schiebt sich nach vorne. Das Regal wird regelmäßig von hinten befüllt und die entnommenen Boxen verrechnet.

Beispiel Kanban-Regal von Haberkorn | Quelle: haberkorn.com/services/

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Mein Fazit

E-Business ist eine ziemlich große Klammer um digitale Aktivitäten zwischen Unternehmen zu beschreiben. Für Lieferanten geht es darum die Bereiche des E-Commerce und E-Procurement aktiv zu steuern. Durch eine Vielzahl von Interessenlagen und Systemen befinden wir uns in einem komplexen Umfeld. Wir erleben, dass Prozesse über EDI zu Hygienefaktoren (z.B. in Ausschreibungen) werden und notfalls mit WebEDI durchgesetzt werden. Deshalb ist es wichtig sich als Lieferant strategisch auszurichten und einen Plan für Produktdaten, Prozesse und weiteren Services wie z.B. denen von Materialausgabesystemen zu entwickeln. Ich bin davon überzeugt, dass jeder Lieferant dem Kundenbindung wichtig ist und langfristig Kosten reduzieren möchte „E-Business-Kompetenz“ benötigt!

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen E-Commerce und E-Business?

E-Business ist der Oberbegriff für alle automatisierbaren Geschäftsprozesse. Dazu werden digitale Technologien als Werkzeuge verwendet. E-Commerce ist ein Teilbereich und beschäftigt sich mit dem elektronischen Handel. Dazu werden Systeme wie Online-Shops oder E-Marktplätze eingesetzt.

Was ist E-Business Management?

E-Business besonders aus Lieferantensicht ist ein Bereich, der für Kundenbindung und Kostenreduktion sorgen kann. Unter E-Business sind alle elektronischen Geschäftsprozesse zu verstehen. Das Management ist die strategische Steuerung dieses Bereiches. Dies startet bei der Produktdatenqualität, beinhaltet Katalogerstellung und die Automatisierung der Prozesskette (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferavis, Rechnung).

Was ist E-Commerce leicht erklärt?

E-Commerce steht für den elektronischen Handel. Damit ist der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen über digitale Kanäle wie Online-Shops oder E-Marktplätze gemeint.

E-Business, Für Kundenservice, Für Vertrieb, Katalogmanagement, ohne Kategorie, simple system, Zielsystem

Simple system für Lieferanten erklärt ➡️ B2B Marktplatz

Wer oder was ist simple system und lohnt es sich über diesen Marktplatz zu verkaufen? Antworten habe ich dir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Zusammenfassung

Simple system wird 2000 gegründet
Gesellschaften waren Kaiser + Kraft (Betriebsausstattung), Hoffmann (Werkzeuge), Hagemeyer (Elektro)
Heute agiert dieser B2B-Marktplatz neutral, als unabhängige Tochterfirma der Hoffmann Group
Simple system versteht sich als Optimierer der Prozesse zwischen Einkaufsorganisationen und Lieferanten
Fokus und Kundennutzen ist die Harmonisierung und Automatisierung von Einkaufsprozessen
Der Verkauf über simple system lohnt sich für Lieferanten, deren Stammkunden diesen Marktplatz nutzen
Lieferanten können die Bestellprozesse automatisieren und sparen wertvolle Zeit im Backoffice

2000: simple system wird gegründet

Im Jahr 2000 wird George W. Bush wird zum Präsidenten der USA gewählt, an der Börse platzt die Spekulationsblase „Dotcom-Blase“ rund um Unternehmen aus der New Economy und die Musik hören über MP3-Player startet seinen Siegeszug. In diesem Jahr gründen Kaiser + Kraft (Betriebsausstattung), Hoffmann (Werkzeuge), Hagemeyer (Elektro) und Keller und Kalmbach (Verbindungstechnik) den Marktplatz simple system. Ziel ist es den Einkaufsprozess einheitlich über schlanke Prozesse abzubilden. Die Aufgaben Vertrieb, Marketing, Buchhaltung werden zwischen den Gesellschaftern aufgeteilt. So entsteht eine schlanke Kostenstruktur und das organische Wachstum startet

Das Geschäftsmodell von simple system

Nach 21 Jahren übernimmt die Hoffmann SE (Hoffmann Werkzeuge) simple system als Tochtergesellschaft. Der Wert „Neutralität“ wird bei simple system großgeschrieben. Daher wird viel Wert auf die organisatorische Unabhängigkeit gelegt. Auf dieser Grundlage wird das Team weiter ausgebaut und die Entwicklung einer neuen völligen Plattform gestartet. Das Geschäftsmodell sieht wie folgt aus:

Wer – Zielkunden: Unternehmen aus Industrie, die eine Einkaufsplattform mit hoher Nutzerfreundlichkeit suchen. Einen großen Wert auf eine 1:1 Beziehung zu seinen Lieferanten legt und geringe Implementierungskosten fokussiert.
Was – Nutzenversprechen: Vereinfachung des Einkaufes von C-Teilen auf einer Plattform. C-Teile (auch C-Artikel genannt) sind Produkte mit kleinem Wert die in der Beschaffung viel Zeit erfordern (Hohe Prozesskosten). Integration der kundeneigenen Lieferanten, Artikel und Prozesse.
Wie – Wertschöpfungskette:
- Prozessoptimierung Einkauf: Der Einkaufsprozess wird harmonisiert und Maverick-Buying reduziert. Maverick Buying beschreibt das Einkaufen von Teams ohne den Einkauf mit einzubeziehen. Klare Sortimentsgestaltung, hohe Nutzerfreundlichkeit für Bedarfsträger und Genehmigungsprozesse reduzieren operative Tätigkeiten im Einkauf enorm. Bedarfsträger sind Mitarbeiter die die Forderung nach Produkten zu Erledigung von Aufgaben haben.
- Prozessoptimierung Lieferant: Als Lieferant können mit einem Standardsortiment viele Kunden bedient werden. Die Preise werden separat, je nach Kundenvereinbarung, dem jeweiligen Kundenaccount automatisiert zugeordnet. Zudem können die Bestellungen automatisiert in das eigene ERP-System (Warenwirtschaft) eingespielt werden und somit entfällt der manuelle Aufwand für den Kundenservice.
Wert – Ertragsmechanik: Grundsätzlich ist simple system für einkaufende Unternehmen kostenfrei. Wer das System in sein ERP-System (Warenwirtschaft) verknüpfen möchte kann eine Schnittstelle erwerben. Der Lieferant zahlt einen Anteil von seinem getätigten Umsatz.

Politik und Zahlen

In den ersten Jahren haben sich die Gesellschafter ein Veto-Recht für Lieferantenanfragen die in Konkurrenz standen vorbehalten. Da dies immer wieder Diskussion mit Kunden war und dem Nutzenversprechen im Wege stand, wurde diese Klausel aufgehoben. Zudem ist es für simple system „Neutralität“ ein hohes Gut geworden. Auf dieser Basis konnte sich dieser Marktplatz weiterentwickeln:

80 Mio. Artikel
40 Warengruppen
1.500 Kunden
850 Lieferanten
40 Mitarbeiter
Zu den Top-Lieferanten gehören
- Würth
- HoffmannRS
- Components
- Sonepar
- Uvex
- Kroschke
- Conrad
- Weitere öffentliche Lieferanten siehe hier

Als Lieferant über simple system verkaufen

Aus meinen 16 Jahren Erfahrung im Vertrieb und Kontakt zu simple system sollten folgende Punkte bewertet werden:

Haben wir Stammkunden, die simple system nutzen? Hinweis: Simple system hat den Fokus auf Prozessoptimierung und nicht den Vertrieb.
Gibt es ein Standardsortiment und verhandelte Preise mit unserem Kunden?
Liegen vernünftige Produktdaten vor und können diese als BMEcat zur Verfügung gestellt werden?
Steigert die Nutzung von simple system die Kundenbindung? Meine Erfahrung: Klares Ja, wenn der Kunde von einem Online-Shop kommt. Und auf simple system die Produkte schnell findet und sich über die reibungslosen Folgeprozesse (fristgerechte Anlieferung), Kundenservice, und reibungslosen Rechnungsprozess erfreut.
Können wir wirtschaftlich verkaufen nach Betrachtung der Kosten für Datenbeschaffung, BMEcat Erzeugung, Umsatzgebühr an simple system? Hinweis: Die Skalierung und Kosteneinsparung steigen durch jeden weiteren Kunden. Daraus leitet sich folgende Frage ab:
Können wir weitere Kunden über simple system ansprechen oder gewinnen?
Wie organisieren wir die Bearbeitung des Marktplatzes intern?

Ihr Unternehmen möchte den Verkauf über simple system starten?

Wir helfen Ihnen dabei!

Unserer Leistungen:

Beratung & Implementierung
Einführung Software für Katalogmanagement

Termin vereinbaren und Analyse starten

Fazit – Lohnt sich der Verkauf über simple system?

Der Marktplatz simple system steht für die Prozessoptimierung von Beschaffungsprozessen bei Industrieunternehmen und seinen Lieferanten. Durch die Kombination von Standardsortiment und kundenspezifischen Preisen kann mit wenig Aufwand ein großer Nutzen gezogen werden. Vorausgesetzt, Sie schaffen es, als Lieferant, mehrere Kunden über diese Plattform zu bedienen. Der Schlüssel zu reibungslosen Prozessen ist die Datenqualität und die damit verbundene schnelle Auffindbarkeit der Produkte. Dazu ist es notwendig, einen BMEcat (elektronisches Katalogformat) erstellen zu können. Der Nutzen kann durch die automatisierte Einspielung der Bestellung gesteigert werden, da dadurch das Team im Backoffice entlastet wird. Durch den intelligenten Einsatz von simple system kombiniert mit reibungslosen Folgeprozesse steigert ihr Unternehmen Kundenbindung!

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche Voraussetzung stellt simple system an Lieferanten?

Als Lieferant gelten neben dem elektronischen Katalogformat BMEcat für die Listung der Produktdaten folgende Voraussetzung: Registrierung bei simple system, Entscheidung ob im öffentlichen oder/und geschlossenen Bereich verkauft werden soll, Logos, AGBs und Mediadaten.

Was macht simple system?

Simple system hilft Einkaufsorganisationen die Beschaffung von C-Artikeln zu optimieren und schafft schlanke Prozesse zwischen kaufenden und verkaufenden Unternehmen. Somit gehört simple system zu den elektronischen Marktplätzen im Geschäftskunden-Bereich.

Was ist der Unterschied zwischen öffentlichen und geschlossenen Bereich?

Im öffentlichen Bereich wird im 1:n Verhältnis verkauft. Mit einem einheitlichen Sortiment und marktüblichen Preisen. Beim geschlossenen Bereich wird im 1:1 Verhältnis verkauft. Dort wird auf kundenindividuelle Preise und bei Bedarf auf kundenindividuelle Sortimente zurückgegriffen.

Wie viele Lieferanten verkaufen über simple system?

Stand Januar 2024: 850 Lieferanten, darunter: Würth, Hoffmann Group, RS Components, Sonepar, Uvex, Kroschke, Conrad.

Wie viele Kunden nutzen simple system für den elektronischen Einkauf?

Stand Januar 2024: 1.500 Kunden, darunter: WILKA Schließtechnik, Vulkan, Hartmann Valves, DODUCO GmbH, Memminger-IRO GmbH, KTR Systems.

Quellen

Simple system, über uns: https://company.simplesystem.com/unternehmen/uber-uns
Wikipedia, Dotcom-Blase: https://de.wikipedia.org/wiki/Dotcom-Blase
Peter Prütting, Expertise: https://windmuehlenbauer.com/expertise/

E-Business, Für Katalogmanager, Für Kundenservice, Für Vertrieb, Zielsystem

Onventis aus der Sicht des Lieferanten: Wie das Onboarding gelingt!

Ihr langjähriger Kunde möchte mit ihnen über Onventis zusammenarbeiten. Das Ziel von Onventis ist, Einkaufsprozesse zu optimieren und Transparenz in der Beschaffung zu erhalten. Dieser Artikel zeigt Ihnen den Nutzen für ihre Kunden und wie Sie mit diesem effektiv zusammenarbeiten können.

Wer oder was ist Onventis?

Onventis wurde im Jahr 2000 in Stuttgart gegründet. Unternehmensziel ist es Organisationen dabei zu helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Durch die Nutzung dieses Systems können Kunden (einkaufende Unternehmen) Zeit und Kosten sparen. Solche Lösungen werden auch als E-Procurement-System bezeichnet. Zu den Mitbewerbern gehören coupa, sap ariba oder proactis. Solche Systeme sind speziell auf die Aufgaben des modernen Einkaufs abgestimmt. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Zu den Kunden die Onventis nutzen gehören Eberspächer, frischli, Schott, techem oder caterpillar.

Weshalb entscheiden sich Einkaufsorganisationen für Onventis?

Einer der größten Vorteile von Onventis ist die Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Dies hilft Mitarbeitern schnell den richtigen Artikel zu beschaffen und Einkäufern einfach an die gewünschten Informationen zu gelangen. Damit wird der Einkaufsprozess optimiert und unnötige manuelle Tätigkeiten reduziert. Dies bestätigt auch Michael Wlodarski, Director Process Management & eProcurement, von der SCHOTT AG:

„Vor allem die einfache Bedienbarkeit und die internationale Verfügbarkeit sind überzeugende Argumente für den Einsatz von Onventis an 26 Schott-Standorten in 13 Ländern.“

Ein weiterer Vorteil ist, dass Onventis alle Module in einer Plattform integriert hat. Somit greift der Einkauf für den Bestellprozess wie das Rechnungswesen für die Rechnungsabwicklung auf das gleiche System zu. Damit spart sich der Kunde Schnittstellen und somit Tests zu anderen IT-Systemen. Zudem bietet das System auch eine praktikable Option, Dienstleistungsaufträge abzuwickeln. Dienstleistungen einzukaufen ist in vielen Unternehmen eine große Herausforderung.

Was ist das Onventis Supplier Portal?

Als Lieferant können Sie im Supplier Portal alle Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar, wie zum Beispiel Artikel mittels eines BMEcat zu listen. Der BMEcat ist ein branchenübergreifender Standard zum Hochladen und Listen von Produktinformationen.

Onventis Bestellsystem — Onventis supplier portal

Wie listen wir Artikel?

Onventis bietet verschiedene Möglichkeiten an, Produktinformationen hochzuladen. Meine Empfehlung ist die gewünschten Optionen vorab mit dem Kunden zu klären. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von elektronischen Katalogen. Es wird zwischen statischen und dynamischen Katalogen entschieden. Statische Kataloge müssen bei jeder Änderung z.B. von Preisen oder Artikeln neu hochgeladen werden. Dazu bietet Onventis das Format BMEcat an und die Option eine Excel-Datei hochzuladen. Je nach Dateigröße können die Dateien entweder über die Web-Oberfläche oder über einen FTP-Server hochgeladen werden.

Onventis Bestellsystem BIZCon Job — Quelle: Onventis – Katalog Upload in Onventis

Dynamische Kataloge aktualisieren den Inhalt automatisch. Oftmals wird darüber auch die Lagerhaltigkeit dargestellt oder konfigurierbare Produkte angeboten. Damit entfallen nach einmaligem Onboarding weitere Aufwände für die Katalogpflege. Nachteil ist, dass ihr Kunde ihr Unternehmen explizit als Lieferanten auswählen muss und die Artikel nicht über die übergreifende Suche findet. Um diesen Nachteil zu neutralisieren gibt es Lösungsansätze, die jedoch den Rahmen dieses Blogartikels überschreiten würden. Das Katalogformat folgt dem OCI-Standard. OCI steht für open catalog interface und ist eine „Schnittstelle“ für Produktinformationen, die von SAP entwickelt wurde.

Nachdem Sie die Katalogart und weitere Details wie Sortimentsumfang mit ihrem Kunden geklärt haben, kann es mit der Kommunikation weitergehen. Also dem Austausch von Bestellungen oder Rechnungen.

Wie können wir Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung mit unsererm Kunden austauschen?

Die Artikel haben super Bilder, gute Preise und hilfreiche Beschreibungen für den Mitarbeiter. Nun kann es an die Kommunikation gehen. Auch hier gibt es zwei Optionen. Zum einen kann dies über das WEB-Portal von Onventis manuell abgeholt bzw. via PDF ausgetauscht werden. Fachleute sagen dazu WEB-EDI. Oder die Nachrichten werden via EDI ausgetauscht. Unter EDI versteht man den elektronischen und automatisierten Austausch von Dokumenten.

➡️ Der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumente zwischen Lieferanten und Kunde wird als EDI bezeichnet. Durch kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Im Sinne der Prozessoptimierung fällt die Entscheidung auf EDI. In diesem Fall kann folgende Nachrichtenarten umsetzen:

Auftrag
Auftragsbestätigung
Auftragsänderung
Lieferavis
Rechnung

Wie im Katalogumfeld gilt es hier in die jeweiligen Nachrichten mit deinem Kunden abzustimmen. Nehmen wir an, dass die Finanzbuchhaltung deines Kunden für die Rechnungsabwicklung ein anderes System nutzt. In diesem Fall gilt es die den Rechnungsaustausch getrennt von Onventis zu klären.

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Bisher bin ich davon ausgegangen, dass zu deinem Kunden eine enge Beziehung und genügend Umsatz erzielt werden. Onventis setzt dafür die Schwelle auf 35.000 €. Nun gilt es zu prüfen, ob die Zusammenarbeit wirtschaftlich ist. Damit Sie das Angebot von Onventis grob einschätzen können, habe ich hier ein paar Zahlen zusammengetragen.

Parameter wie Umsatzgröße oder Umsetzung im Testsystem verändern die Preisgestaltung. Für einen Katalogupload durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Sollte ein dynamischer Katalog (z.B. OCI 4.0) implementier werden, kann mit ca. 600 € netto kalkuliert werden.

Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Kosten können gespart werden, wenn ihr Kunde den EDI-Auftrag selbst einrichtet. Dazu ist die Übermittlungsart von PDF auf OpenTRANS 1.0 zu ändern. Dann fehlt noch Änderung der E-Mail-Adresse. Damit die EDI-Bestellung direkt an das „IT-System“ des Lieferanten geht.

Welche EDI-Optionen bietet Onventis an?

Für die Implementierung des elektronischen Datenaustausches (EDI) sind noch ein paar Rahmenbedingungen zu beachten. Dazu gehört das Format wie der Übertragungsweg. Sollte diese nicht bekannt sein, frage deine Kollegen aus dem IT-Bereich.

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Diese Vorteile biete wir:

Über 10-Jahre Erfahrung beim Onboarding von Produktdaten und EDI
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Fazit – Onventis ein nutzerfreundliches E-Procurement-System

Onventis ist ein führendes E-Procurement-System made in Germany. Das Stuttgarter Unternehmen setzt auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit ihres Systems. Für Lieferanten steht das Onventis supplier portal zur Verfügung. Darüber erhält der Lieferant einen schnellen Überblick über alle verknüpften Kunden. Es ist möglich den jeweiligen Kunden auszuwählen und offene Aufgaben wie z.B. den Upload eines BMEcat vorzunehmen. Dabei fallen Kosten an, wenn der Katalog eine gewisse Dateigröße überschreitet und ein SFTP-Server genutzt werden muss. Für Lieferanten mit vielen Kunden über Onventis lohnt sich auch die Umsetzung des elektronischen Datenaustausches via EDI. Bei der automatisierten Verarbeitung von Bestellungen und dem automatischen Versand von Rechnungen steigern die Effizienz der Auftragsabwicklung. Mit Onventis haben Sie als Lieferant einen kompetenten Partner an ihrer Seite der weis, was er kann. Mein Tipp zum Schluss: Definieren Sie mit ihrem Kunden den gewünschten Umfang wie Art des Artikelbereitstellung (dynamsiche bzw. statsicher Katalog) und die Umsetzung von EDI Nachrichten. Danach können Sie die definierten Parameter via Onventis Shop bestellen!

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Haufig gestellte Fragen

Was ist Onventis?

Onventis ist Anbieter eines E-Procurement-System. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Damit kann der Beschaffungsprozess optimiert werden, Kosten eingespart und die Transparenz im Einkauf gesteigert werden.

Welche Kunden verwenden Onventis?

Zu den Kunden gehören: Eberspächer, frischli, Schott, techem, Caterpillar

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Dies kommt auf diverse Parameter wie Projektumfang, Umsatzgröße, oder Umsetzung im Testsystem an. Folgende Werte sind für eine grobe Einschätzung gedacht. Für einen Katalogupload (BMEcat) durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Was ist das Onventis supplier portal?

Als Lieferant kannst du im Supplier Portal all deine Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar wie die Artikellistung, Einsehen von Bestellungen oder Abgabe von Angeboten.

Welche Lieferanten nutzen das Onventis supplier portal?

Das Onventis supplier portal ist vor allem für Lieferanten gedacht, die mehrere Kunden über Onventis beliefern. Dazu gehören Anbieter wie Hahn + Kolb, Kaiser + Kraft, Sonepar, Haufe, Uvex oder Staples.

Quellen

BMEnet, Gütesiegel Lieferantenmanagement: https://www.bme.de/services/siegel/lieferantenmanagement-onventis
Onventis, Zitat Referenzkunden und -lieferanten: https://www.onventis.de/premium-supplier/

EDI, Fachwissen, Für Kundenservice, Für Vertrieb

Was ist EDI? Elektronischer Datenaustausch für Vertriebler erklärt

„Wir wünschen uns von Ihnen künftig die Lieferscheinnummer, den Frachtführer und die Trackingnummer frühzeitig zu erhalten. Diese Information setzen wir in Zukunft bei unseren Lieferanten voraus. Deshalb führen wir gerade ein Portal ein. Die Einladung dazu geht Ihnen in den nächsten Tagen zu.“

Wie gehen Sie als Mitarbeiter im Vertrieb mit dieser „Anfrage“ um? Die Welt wird dynamischer und der oben geäußerte Kundenwunsch ist auf Grund von unsicheren Lieferketten nachvollziehbar. Im besten Fall kann ihr Unternehmen den elektronischen Austausch via EDI implementieren. Was EDI ist und wie damit Nutzen erzeugt wird, erläutere ich Ihnen in diesem Beitrag.

Kurze Zusammenfassung:

„Electronic data interchange“ steht für EDI und beschreibt den elektronischen Datenaustausch zwischen IT-Systemen
EDI ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Prozesse können neu gedacht, manuelle Fehler reduziert, Effizienz gesteigert und Prozesskosten gesenkt werden.
Bekannte EDI-Standards sind EDIFACT, OpenTRANS, VDA, ZUGFerd oder X-Rechnung
Der Austausch der Nachrichten kann über Kommunikationswege wie HTTPS, AS2 oder SMTP (via E-Mail) erfolgen
EDI-Nachrichtentypen wie Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferavis oder Rechnung wird oft im C-Teile-Management implementiert

Was ist elektronischer Datenaustausch mittels EDI?

EDI steht für electronic data interchange. Damit wird der Transfer von elektronischen Daten in oder zwischen IT-Systemen bezeichnet. Der Austausch von Dokumenten bzw. Nachrichten (z.B. Bestellung, Lieferavis) erfolgt dabei automatisiert ohne menschlichen Eingriff. Dabei wird auf strukturierte Daten nach internationalen oder branchenspezifischen Standards zurückgegriffen.

EDI-Nachrichten — Kommunikation mittels EDI

Inhalt EDI Auftrag — Ausschnitt von Daten die in einem EDI-Auftrag (ORDERS) ausgetauscht werden

Welchen Nutzen bringt der Einsatz von EDI?

Den Nutzen möchte ich Ihnen anhand dieses Beispiels näherbringen. Der Kunden wünscht sich die Lieferscheinnummer zu erhalten. Bisher wird im Wareneingang der beiliegende Lieferschein verwendet, um im eigenen IT-System die Nummer manuell einzutippen. Bei dem Einsatz von EDI erfolgt dies automatisiert. Nachdem der Warenausgang beim Lieferanten gebucht wurde, wird die Lieferavis an das Kundensystem gesandt. Darin sind neben der Lieferscheinnummer, die Packmaße und Stückzahlen der Artikel hinterlegt. Die Einspielung erfolgt automatisch vor der Warenanlieferung beim Kunden. Damit steigert der Wareneingang die Transparenz und spart diese manuelle Tätigkeit ein.

EDI ermöglicht somit die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dadurch können Prozesse neu gedacht, manuelle Fehler reduziert, Effizienz gesteigert und Prozesskosten gesenkt werden. Prozesskosten stellen den Wert der Arbeitszeit dar, die durch manuelle Tätigkeiten von Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen erzeugt wird.

Vorteile von EDI

Kurzfristiger Informationsaustausch
Wiederholte Erfassung gleicher Informationen vermeiden
Fehler bei der Dateneingabe vermeiden
Automatisierung von Prozessen wie z.B. Begleichung von Rechnungsbeträgen ohne manuelle Eingriffe
Einsparung von Prozesskosten
Effizienzsteigerung
Keine Medienbrüche

Optimierte Unternehmensabläufe durch gesteigerte Transparenz

Erhöhung der Informationsqualität bei Einkaufsbestellungen
Automatisierung des Rechnungsprozesses
Optimierung von Lagerbeständen
Optimierung des Wareneinganges
Systemgestützte Identifizierung von Abweichungen z.B. von geänderten Lieferterminen oder geänderten Preisen

➡️ EDI ist der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Lieferanten und Kunde. Durch kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Wie funktioniert der EDI-Prozess?

Damit der elektronische Datenaustausch zwischen den Partnern gut funktioniert, ist der Umfang zu definieren. Wichtig ist zu klären, welche Nachrichten künftig ausgetauscht werden und welche Information zwingend erforderlich sind. Herausforderung bei der Implementierung von EDI-Prozessen ist die rein technische Sichtweise, die Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen und der fehlende Blick für den Gesamtprozess. Im perfekten Fall wird der Gesamtprozess auf Basis der digitalen Möglichkeiten durchdacht. Die folgende Abbildung zeigt den beispielhaften Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten. Dabei starten wir bei der Bestellung des Bedarfsträgers. Dies ist der Mitarbeiter, der die Artikel beim Kunden bestellt. Nachdem Austausch weiterer EDI-Nachrichten schließt der Prozess mit der Rechnungsbegleichung ab.

Prozesslandschaft — EDI-Prozess zwischen Kunde und Lieferanten

Standards aus dem EDI-Bereich im Überblick

Beim Austausch von elektronischen Daten haben sich über die letzten Jahre internationale und branchenspezifische Standards entwickelt. Ein erfolgreiches Onboarding besteht immer aus zwei Teilen. Der eine Teil ist das Format (z.B. EDIFACT) der EDI-Nachricht. Der zweite Teil ist der Weg der Übermittlung (z.B. AS2).

Welche Standard EDI-Formate gibt es?

EDIFACT: Internationaler Standard der von den Vereinten Nationen verantwortet wird
OpenTRANS: Wie der BMEcat von Electronic Business Standardization Committee und Fraunhofer IAO entwickelt
VDA: Ist der Standard des Verbands der Automobilindustrie
IDoc: Der Standard von SAP-Dokumentformat für die Übertragung von Geschäftsvorgangsdaten
X-Rechnung und ZUGFerd: EDI-Rechnungen, die dem Standard CEN-Norm EN16931 entsprechen

Was sind die meistgenutzten Übertragungswege?

HTTPS
AS2
SMTP
SFTP

Welche Nachrichtentypen können ausgetauscht werden?

Angebot
Auftrag
Auftragsbestätigung
Auftragsänderung
Lieferavis
Rechnung
Zahlungsavis
Gutschriftsanzeige

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Auftragsänderung EDI — EDI-Prozess inkl. Auftragsänderung (ORDCHG)

Wie können EDI-Prozess implementiert werden?

Grundsätzlich gibt es drei Optionen, um EDI-Prozesse zu implementieren. Die komfortabelste Option ist mit Hilfe der internen IT-Abteilung die EDI-Nachrichten umzusetzen. Dabei wird das Kundenformat in das Format des eigenen ERP-Systems übersetzt. Fachleute bezeichnen diesen Übersetzungsprozess als Konvertierung. Hierfür können sogenannte Konverter eingesetzt werden, die ähnlich einem Übersetzungsprogramm Nachrichten in ein bestimmtes Format transferieren. Ein führender Anbieter für Konverter ist die Firma Seeburger.

Die zweite Option ist dies über einen externen Dienstleister zu tun. In diesem Fall sendet dein Kunde die EDI-Nachrichten zu einem externen Partner z.B. My open Factory. Dieser übersetzt das Format in das Format deines ERP-Systems und spielt die Nachricht (z.B. Auftrag oder Auftragsänderung) ein. Das Gleiche gilt auch für den Versand aus ihrem IT-System. In diesem Fall wandelt der Dienstleister die Nachricht in ein Format nach Kundenwunsch um und sendet es über den vereinbarten Übertragungsweg.

Die dritte und meistens schlechteste Option ist die Zusammenarbeit über webEDI. In diesem Fall verarbeitet ihr Kunde die Nachrichten via EDI. Jedoch ist es auf Seite des Lieferanten notwendig sich in ein Web-Portal einzuloggen und manuell die Information ins eigene IT-System zu übertragen. Oder im Falle von Auftragsbestätigungen sowie Rechnungen die Daten aus dem eigenen IT-System in das Web-Portal zu übertragen. Weitere Details dazu verrate Ihnen hier: WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um die Skalierbarkeit.

Fazit

Electronic date interchange, kurz EDI, hilft Geschäftspartnern beim automatisierten Austausch von Informationen. Damit wird die manuelle Datenerfassung beim Kunden wie beim Lieferanten reduziert. Dies verringert auch das Fehlerpotential und verhindert Falschlieferungen und unnötige Rücksendungen. Daher ist EDI optimal dafür geeignet Unternehmensabläufe zu optimieren.

In dem Bereich von C-Artikeln spielen Prozesskosten eine wichtige Bedeutung. Da es sich um Artikel (z.B. Werkzeuge, Sicherheitsschuhe, Büromittel) mit geringem Wert handelt, soll der Aufwand für Bestell- und Lieferprozess so niedrig wie möglich gehalten werden.

Um die sogn. Prozesskosten zu senken eignet sich EDI sehr gut. Reibungslose Prozesse und eine transparente Informationslage helfen Lieferanten wie Kunden bei der C-Artikel-Beschaffung. Zudem steigt erfahrungsgemäß die Kundenbindung bei integrierten Lieferanten. Daher ist es ein guter Zeitpunkt seine eigene EDI-Quote zu steigern und aktiv auf Kunden zuzugehen!

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

Wofür steht die Abkürzung EDI?

EDI steht für den elektronischen Datenaustausch und setzt sich aus den ersten Buchstaben des Begriffes „electronic data interchange“ zusammen.

Was ist EDI?

Mit EDI (electronic data interchange) wird der Transfer von elektronischen Daten in oder zwischen IT-Systemen bezeichnet. Der Austausch von Dokumenten bzw. Nachrichten (z.B. Bestellung, Lieferavis) erfolgt dabei automatisiert ohne menschlichen Eingriff.

Welche Vorteile hat EDI?

Durch den kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Quellen

EDI Factory; D96A: https://www.edifactory.de/edifact/directory/D96A/message/ORDERS
OpenTRANS: https://www.opentrans.de/
UNECE, EDIFACT: https://unece.org/trade/uncefact/introducing-unedifact

Fachwissen, Für Katalogmanager, Für Kundenservice, Für Vertrieb, Zielsystem

Das SAP Ariba Business Network > Einführung für Lieferanten

Häufen sich folgende Anfragen von ihren Kunden?

„Bitte listen Sie die verhandelten Artikel auf SAP Ariba.“
„Bitte bestätigen Sie unserer Bestellungen über das Ariba Business Network.“
Oder „Bitte beantworten Sie die Lieferantenselbstauskunft auf Ariba.“

Sie fragen sich, was es mit SAP Ariba und mit dem Business Network auf sich hat? Dann ist dieser Blogbeitrag genau der richtige für Sie!

Was ist SAP Ariba?

SAP Ariba ist eine cloudbasierte Beschaffungssoftware. SAP kaufte dieses Unternehmen im Jahr 2012 für 3,3 Mrd. Euro (laut Handelsblatt). Mit 4,1 Millionen Unternehmen gehört SAP Ariba zu den führenden Einkaufssystemen. Über dieses System ist die Steuerung der gesamten Einkaufsdisziplinen möglich. Daher ermöglicht diese Lösung die Steuerung von Einkaufsprozesse, das Lieferantenmanagement, Abwicklung von Ausschreibungen, Vertragsmanagement, elektronische Beschaffung wie den Austausch von elektronischen Nachrichten (EDI) vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung und Vertragsmanagement. Diese Software soll Unternehmen helfen, ihre Einkaufseffizienz zu verbessern und Kosten zu senken.

Welche Einkaufsorganisationen setzen SAP Ariba ein?

SAP Ariba wird von einer Vielzahl von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen genutzt. Einige Beispiele sind:

General Electric
Hilti
Nestlé
Coca-Cola
Honeywell
3M
Deutsche Bank
Siemens
Lufthansa
Philips

Welche Vorteile bieten die Funktionen in SAP Ariba?

SAP Ariba wurde entwickelt, um die Beziehung zwischen Einkaufsorganisationen und deren Lieferanten zu gestalten. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

Vorteile für Einkaufsorganisationen

Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse wie elektronische Rechnungsstellung und Vertragsmanagement
Kosteneinsparungen durch die Nutzung von Sourcing-Tools, die das direkte Kommunizieren und Verhandeln mit Lieferanten ermöglichen
Verbesserung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Bestellungen und Lieferungen
Risikominimierung von Lieferausfällen und Qualitätsproblemen, indem man die Leistung von Lieferanten überwacht und bewertet

Vorteile für Lieferanten

Erhöhung der Sichtbarkeit und Gewinnung von Neukunden
Automatisierung von Prozessen mittels elektronischen Datenaustausches (EDI). Aufträge, Auftragsbestätigungen und Rechnungen können automatisiert und ohne manuellen Eingriff abgewickelt werden
Überwachung der erbrachten Leistung und Sicherstellung der Zufriedenheit von Kunden

Was genau ist da SAP Ariba Business Network?

Das Ariba Business Network ist ein Online-Marktplatz und Geschäftsplattform. Diese Lösung ermöglicht es Unternehmen, elektronisch Geschäfte miteinander durchzuführen und dabei ihre Einkaufs- und Lieferantenprozesse zu optimieren.

Das Ariba Business Network bietet eine Reihe von Modulen:

Ariba Discovery: Dieses Modul ermöglicht es Kunden nach spezifischen Anforderungen passende Lieferanten zu finden. Mittels Aufforderungen zur Angebotsabgabe, den sogenannten RFPs (Request for Proposal) oder RFIs (Request for Information), wird dieser Prozess strukturiert abgebildet. Der Kunde hat die Möglichkeit, einen digitalen Fragebogen an viele passende Lieferanten zu senden. Damit sinkt der Aufwand für die Lieferantensuche und der aufwendige Vergleich der Antworten in Excel. Für Lieferanten besteht ebenfalls die Möglichkeit, passende Kunden für Ihre Angebotsportfolio zu finden.

Ariba Proposals and Questionnairies: Dieses Modul wird für das Onboarding von Lieferanten oder Einholen von geschäftskritischen Informationen genutzt. Diese Funktion trägt zur Automatisierung des Beschaffungsprozesses bei, verbessert die Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten.

Ariba Contract Management: Dieses Modul machte es möglich Verträge zu verwalten. Dazu gehört die Initiierung, Erstellung, Bearbeitung, Verhandlung oder auch die Genehmigung. Damit ist es möglich, dass Kunden und Lieferanten gemeinsam an Vertragsbedingungen arbeiten. Diese Funktion trägt dazu bei, den Vertragsverwaltungsprozess zu rationalisieren, die Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten zu verbessern und Verzögerungen zu reduzieren. Darüber hinaus können Kunden und Lieferanten Zeit und Geld sparen, da weniger Papierdokumente ausgetauscht werden müssen.

Wie können Artikel bei SAP Ariba gelistet werden?

Um Artikel auf SAP Ariba zu listen, sind folgende Schritte nötig. Ziel ist einen Katalog im Ariba cif-Format als Exceldatei oder als punchout cXML zu erstellen und hochzuladen.

Registriere dich als Lieferant auf im SAP Ariba Business Network
Melden dich unter dem Ariba Network-Konto an und navigiere zum Bereich „Katalogverwaltung“
Liste die Artikel über das mit dem Kunden vereinbarte Katalogformat. Als Optionen stehen im Regelfall das CIF-Format, punchout cXML oder Excel zur Verfügung
Bevor du der Katalog Klicke auf „Neuen Katalog erstellen“ und gebe die erforderlichen Informationen ein, wie z.B. den Katalogtitel, die Sprache und die Währung
veröffentlichst, solltest du diesen auf Vollständigkeit überprüfen. Sobald der Katalog veröffentlicht wurde, ist dieser für den Kunden sichtbar
Nach Freigabe des Kataloges auf Kundenseite wird dieser auch für die Bedarfsträger sichtbar. Bedarfsträger sind Mitarbeiter, die die Artikel über SAP Ariba bestellen

Diese Schritte stellen ein grundsätzliches Vorgehen vor. Je nach Version und Einstellungen des Kunden können diese unterschiedlich sein.

Startsteite sap portal — Dashboard von SAP Ariba

Was ist das Ariba CIF-Format?

Das Ariba CIF-Format ist eine Dateistruktur für den Austausch von Artikeldaten, das von SAP Ariba entwickelt wurde. Über diese Datei ist die Listung der Artikel auf Kundenebene möglich. Der große Vorteil ist, dass über diesen Weg Preise, Materialnummern und Mengeneinheiten im Kundensystem wie beim Lieferanten übereinstimmen. Somit wird eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung von Bestellungen gewährleistet. Das gleiche Ergebnis erreicht man auch über die anderen beiden Formate Excel oder punchout cXML.

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Wir unterstützen Sie gerne.

Diese Vorteile bieten wir ihnen:

Über 10-Jahre Erfahrung beim Onboarding von E-Procurement Systemen
Mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis Artikeldaten auf SAP Ariba hochladen
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Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick: