Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland ab 2025 zur Pflicht. Was klingt wie eine bürokratische Hürde, bietet zahlreiche Chancen und Vorteile. Elektronische Rechnungen – ein Begriff, der vielleicht trocken klingt, aber die Effizienz und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens revolutionieren kann. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum die Umstellung auf elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Wer ist verpflichtet eine elektronische Rechnung auszustellen?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen, ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Diese Verpflichtung gilt für alle B2B-Transaktionen (Business-to-Business), sofern beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Im Übrigen betrifft dies auch Vermieter, die steuerpflichtige Vermietungen an andere Unternehmen vornehmen.

Hintergrund der neuen Regelungen

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht erfolgt im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat. Diese Maßnahme ist Teil der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission, die darauf abzielt, ein elektronisches Meldesystem für die Mehrwertsteuer zu implementieren.

Rechtliche Reglung der E-Rechnung-Formate

Die E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Diese Formate müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Diese Formate entsprechen der Norm:

  • X-Rechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird
  • ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten kombiniert
  • Wichtig Anmerkung – EDI-Formate: Es gibt weitere E-Rechnungen, die nicht dieser Norm entsprechen. Dazu gehören z.B. EDIFACT, OpenTrans. Stand 12.06.2024 dürfen diese nicht mehr werden. Abzuwarten bleibt, ob es dazu Lösungen entwickelt werden oder die Formate sich der EN16931 anpassen.

Übergangsregelung für Empfänger – Rechnungsempfänger

Für Empfänger von E-Rechnungen gilt die Verpflichtung ab 01.01.2025 ohne Ausnahmen. Dies bedeutet, wenn der Lieferant elektronische Rechnungen gemäß Norm EN 16931 stellt, müssen diese vom Empfänger angenommen werden. Rechnungen die der Norm entsprechen heißen ZUGFeRD oder X-Rechnung.

Übergangsregelungen für Sender – Rechnungssteller

  • Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, versendet werden. Für elektronische Rechnungen wird wie bisher auch eine Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig.
  • Ab dem 01.01.2027 besteht die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen von Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Umsatz von mehr als 800T €.
  • Ab 2028 tritt die Regelung vollständig in Kraft und alle Unternehmen (B2B) müssen elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 versenden.
elektronsiche rechnungspflicht 2025
Übergangsregelung für E-Rechnungen im B2B-Bereich

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

  • Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von manuellen Fehlern und Automatisierung des Rechnungsprozesses.
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen.
  • Schnellere Zahlungsabwicklung: Kürzere Bearbeitungszeiten und Sicherung der Skontofristen.

Welche Chancen bieten E-Rechnungen Lieferanten?

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht bietet Lieferanten zahlreiche Chancen:

  • Erhöhung der digitalen Umsatzquote: Elektronische Rechnung als Gesprächsgrundlage für elektronische Kataloge und elektronische Bestellungen verwenden und damit die digitale Umsatzquote erhöhen.
  • Prozessoptimierung & -automatisierung: Elektronische Rechnungen bauen auf eine Reihe von Informationen wie Artikelnummer des Lieferanten, Nettopreis oder Mengeneinheiten. Diese können durch elektronische Kataloge ausgetauscht werden. Auch Bestellungen können ebenfalls elektronische übermittelt und automatisiert verarbeitet werden. Durch die E-Rechnungspflicht bietet sich Lieferanten die Chance über elektronische Kataloge und Bestellungen sich mit Kunden auszutauschen.
  • Verbesserte Kundenbindung: Durch schnellere und effizientere Rechnungsprozesse.
  • Wettbewerbsvorteile: Unternehmen, die frühzeitig auf elektronische Rechnungen umstellen, können sich als Vorreiter positionieren und ihre Prozesse optimieren.
elektronische rechnungspflicht
Quelle: Bitkom – Nutzungsgrad E-Rechnung

Welche Optionen gibt es zur korrekten Erstellung?

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Rechnungen korrekt zu erstellen und zu übermitteln. Hier sind einige Optionen:

  • E-Rechnungssoftware: Spezialisierte Softwarelösungen, die den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung automatisieren.
  • ERP-System: ERP steht für Enterprise Resource Planning und kann alle geforderten Informationen für die E-Rechnung zur Verfügung stellen.
  • EDI-Systeme: Elektronische Datenaustauschsysteme, die den sicheren Austausch von Rechnungsdaten ermöglichen.
  • Kostenlose Tools: Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) plant die Bereitstellung eines kostenlosen Tools zur Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen.

Wie kann der größtmögliche Nutzen für Lieferanten erreicht werden?

Durch die elektronische Rechnungspflicht ergibt Gesprächsbedarf zwischen Lieferanten und ihren Kunden. Dadurch kann über die gesamte Wertschöpfungskette gesprochen werden. Der Nutzen für Lieferanten ist, dass durch eine höhere Prozessautomatisierung die Kundenbindung gesteigert werden kann. Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) beschreibt dieses Vorgehen in vier Schritten.

E-Rechnung
Prozess nach dem WMB-Ansatz

Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen

Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw. Einkaufssystem hochladen

Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI

Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI

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Fazit

Die elektronische Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch erhebliche Vorteile. Durch die frühzeitige Vorbereitung und die Wahl geeigneter Lösungen können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile nutzen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein Schritt in die digitale Zukunft, der langfristig sowohl Kosten spart als auch die Kundenbindung erhöht.

e-business expert

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist die elektronische Rechnungspflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die B2B-Leistungen innerhalb Deutschlands erbringen, ihre Rechnungen elektronisch in einem strukturierten Format ausstellen. Es bestehen bis 2028 für Sender von Rechnungen Übergangsfristen. Für Empfänger gilt die Regelung ab dem 01.01.2025.

Welche Formate sind für elektronische Rechnungen zulässig?

Zulässige Formate sind unter anderem die X-Rechnung und ZUGFeRD.

Müssen auch kleine Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen?

Ja, alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Gibt es Übergangsregelungen?

Ja für Rechnungssteller, bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen und aktuell genutzte elektronische Formate mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin verwendet werden.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und schnellere Zahlungsabwicklungen.

Quellen

Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungsprozesse könnten schneller, effizienter und fehlerfrei ablaufen. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Mit elektronischen Rechnungen wird diese Vorstellung zur Realität. In einer Welt, in der Zeit Geld ist, bieten elektronische Rechnungen eine Lösung, die nicht nur Ihre Effizienz steigert, sondern auch Kosten reduziert.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz im gesamten Rechnungsstellungsprozess.

E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung im Format OpenTrans

Abgrenzung zu schriftlichen und digitalen Rechnungen

Schriftliche Rechnungen sind klassische Papierdokumente, die per Fax oder per Post versendet werden. Digitale Rechnungen hingegen sind PDF-Dateien, die per E-Mail verschickt werden. Beide Formate müssen manuell verarbeitet werden. Elektronische Rechnungen hingegen sind strukturierte Datensätze, die direkt in das System des Empfängers eingelesen werden können, wodurch die manuelle Eingabe entfällt und die Automatisierung ermöglicht wird. Je nach Systemlandschaft des Empfängers können dies ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme oder spezielle Systeme für die Buchhaltung sein.

Nutzen einer elektronischen Rechnung

Die Einführung elektronischer Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
  • Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was sind E-Rechnungen nach CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern. Elektronische Rechnungen nach EN16931 enthalten strukturierte Daten, die die automatisierte Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Softwarelösungen ermöglichen. Der Austausch wird auch als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet. Wobei nicht alle EDI-Rechnungen der EN16931 entsprechen.

E-Rechnungen (EDI), die von EN16931 abweichen

Es gibt verschiedene EDI-Standards (Electronic Data Interchange), die sich von der EN16931 unterscheiden, darunter:

  • EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.
  • OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er wurde auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.
  • cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt
  • VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen.

E-Rechnungen (EDI), die EN16931 entsprechen

Es gibt auch EDI-Standards, die speziell auf die Einhaltung der EN16931-Norm ausgelegt sind:

  • ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung, die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen, ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist. Laut FeRD ist ab Version 2.2 die Kompatibilität zu Factur-X 1.0 gegeben.
E-Rechnung
Maschinenlesbar – Abschnitt aus einer Rechnung im ZUGFeRD 2.2 in einer XML-Datei
E-Rechnung
Menschenlesbar – Abschnitt aus einer Rechnung im ZUGFeRD 2.2 in einer PDF-Datei
  • X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.
  • Factur-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie sieht der optimale Prozess nach dem WMB-Ansatz aus?

Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) zielt darauf ab, Fehler zu minimieren und den größtmöglichen Nutzen für Lieferanten und Kunden zu erzielen. Ein optimaler Prozess könnte folgendermaßen aussehen:

E-Rechnung
Prozess nach dem WMB-Ansatz

Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen

Zunächst stimmen Lieferant und Kunde die Produkte und Preise ab. Dies stellt sicher, dass beide Parteien über die gleichen Informationen verfügen und Missverständnisse vermieden werden. Zur einfachen Listung oder Aktualisierung von Produktdaten sollten elektronische Kataloge verwendet werden.

Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw., Einkaufssystem hochladen

Der Lieferant lädt die Produktdaten in das Einkaufssystem des Kunden hoch. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und erleichtert den Bestellprozess. Das Einkaufssystem kann ein E-Marktplatz, ein ERP-System oder ein E-Procurement-System sein.

Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI

Der Kunde sendet den Auftrag als EDI-Nachricht an den Lieferanten. Die Nachricht ist aufgrund der abgestimmten Produktdaten fehlerfrei und kann automatisiert verarbeitet werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Verarbeitung.

Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI

Der Lieferant stellt die Rechnung ebenfalls als EDI-Nachricht aus und sendet diese an den Kunden. Da diese der Bestellung des Kunden 1:1 entspricht, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls automatisiert. Im besten Fallen überweist das Kundensystem, nach vorgegebenen Parametern, den Rechnungsbetrag ebenfalls automatisiert an den Lieferanten.

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Fazit

Elektronische Rechnungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber traditionellen papierbasierten und digitalen Rechnungen. Sie steigern die Effizienz, reduzieren Fehler und Kosten. Die Einhaltung von Standards nach der europäischen Norm EN16931 oder nach branchentypischen Definitionen (z.B. VDA) stellt sicher, dass E-Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können. Der optimale und fehlerfreie Prozess kann durch den WMB-Ansatz sichergestellt werden. Dieser Ansatz startet bei der Abstimmung und Upload der Produktdaten im Einkaufssystem. Und endet mit dem Austausch der elektronischen Bestellung, auf dieser die elektronische Rechnung gestellt wird. Dadurch maximieren Lieferanten wie auch Ihre Kunden den Nutzen der E-Rechnung.

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um die automatische Verarbeitung zu ermöglichen.

Wie unterscheiden sich elektronische Rechnungen von schriftlichen und digitalen Rechnungen?

Schriftliche Rechnungen: Klassische Papierdokumente, die per Post verschickt werden.
Digitale Rechnungen: PDF-Dateien, die per E-Mail versendet werden und manuell verarbeitet werden müssen.
Elektronische Rechnungen: Strukturierte Datensätze, die automatisch in das ERP-System des Empfängers eingelesen werden können.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

– Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
– Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
– Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
– Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was ist die CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF-Rechnung die via E-Mail versandt wird ist eine digitale Rechnung. Eine elektronische Rechnung kann im Gegensatz zu einer digitalen Rechnung automatisiert verarbeitet werden.

Was ist das EDIFCAT-Format?

EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.

Was ist das OpenTrans-Format?

OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.

Was ist das cXML-Format?

cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt.

Was ist das VDA-Format?

VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen. Er zielt darauf ab, die Prozesse in der Automobilindustrie zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Automobilherstellern und ihren Zulieferern zu verbessern.

Was ist das ZUGFeRD -Format?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist.

Was ist das X-Rechnung -Format?

X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.


Was ist das Factura-X -Format?

Factura-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Quellen

Der digitale Verkauf an Geschäftskunden (B2B) besitzt seine eigene Natur. Der B2B-E-Marktplatz von Mercateo ist eine spannende Adresse, die man sich als Lieferant ansehen sollte. Was der Mercateo-Shop ist und welche Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start sind, erfahren Sie hier!

Der Mercateo-Shop als Teil des Unite Netzwerkes

Zum Start möchte ich ein paar Begrifflichkeiten einordnen. Im Jahr 2021 wurde die Dachmarke Unite geschaffen. Unter dem Dach von Unite wird das Mercateo Procurement Portal betrieben. Dieses Portal bzw. diesen E-Marktplatz finden Sie unter der Internetadresse mercateo.com. Dort sind drei Geschäftsmodelle vereint. Der Spotmarket, der Business-Shop (Mercateo-Shop) und der Business-Shop Plus (ehemals Exklusivkatalog):

  • Spotmarket – das klassische Marktplatz-Modell von Mercateo. Der Kunde kauft bei einem anonymen Lager ein. Hinter dem jeweiligen Lager steht ein Lieferant, der an den Kunden direkt mit Lieferschein von Mercateo versendet. Der Kunde bekommt die Rechnung von Mercateo gestellt.
  • Business-Shop (offiziell) oder auch Mercateo-Shop bzw. Mercateo-Online-Shop genannt – Der Kunde schaltet den gewünschten Lieferanten frei, kauft aus seinem Standard-Sortiment des Lieferanten zu vereinbarten Konditionen. Die Lieferung wie Rechnung erfolgt direkt an den Kunden. Alternativ kann sich der Lieferant auch für die zentrale Rechnungsstellung durch Mercateo Unite entscheiden.
  • Business-Shop Plus (offiziell) oder Exklusivkatalog (ehemalige Bezeichnung) – Der Kunde implementiert mit dem Lieferanten einen eigenen Katalog mit spezifischem Sortiment und Konditionen. Die Lieferung und Rechnungsstellung erfolgen durch den Lieferanten direkt an den Kunden.
Mercato Online
Mercateo Procurement Portal (ehemals Mercateo Beschaffungsplattform)

Mindestvoraussetzungen um Produkte im Mercateo-Shop zu verkaufen

Um einen Mercateo-Shop anlegen zu können, sind vor allem die Produktdaten entscheidend. Dabei gilt es zwei Aspekte zu beachten. Liegen die geforderten Daten vor und entsprechen diese Daten den Qualitätsanforderungen. Im Falle der Artikelnummer sind folgende Qualitäts-Kriterien zu beachten:

  • Maximale Länge: 80 Zeichen
  • Eine Artikelnummer kann nur einmal im Katalog verwendet werden.
  • Doppelt verwendete Artikelnummern werden ignoriert, Artikel werden nicht angezeigt
  • Keine Sonderzeichen wie Kommas, & und #
  • Keine Umlaute wie ö, ä, ü

Weitere Pflichtinformationen sind:

  • Klassifizierung (eClass 5.1.4)
  • Kurzbeschreibung
  • Langbeschreibung
  • Bestelleinheit
  • Artikel-Nettopreis
  • Preismenge
  • Währung
  • Steuer
  • Preistyp (net_list)
  • Produktgruppe
  • Bilder
  • Bei gefahrenstoffkennzeichnungspflichtigen Produkten: Hinterlegung eines Sicherheitsdatenblattes

Welche Schritte sind beim Onboarding zu beachten?

mercateo online shop
App Verwaltung im Unite Dashboard
  • Schritt 3: Neue App anlegen. Damit ist die Einrichtung des Mercateo-Shop gemeint. Unite fragt die folgenden Parameter ab:
    • Mercateo Procurement Portal: Verkauf der Artikel über den E-Marktplatz, nach Freischaltung durch Kunden.
    • Alle anderen E-Procurement-Systeme (SAP Ariba, BeNeering, Integra, DIG). Alternativ ist es möglich Produkte über den Mercateo-Shop in E-Procurement-Systemen zu verkaufen. Dies ist für Lieferanten die professionell E-Business betreiben eine interessante Option.
    • Kommissionsgeschäft Plus: In diesem Modell (Single Creditor) übernimmt Mercateo Unite die Rechnungsstellung an den Kunden.
    • Bestellweiterleitung: Diese Option steht für das 1:1 Geschäft und die direkte Rechnungsstellung an den Kunden. Die Bestellung wird als PDF an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesandt oder automatisiert via EDI im ERP-System (Warenwirtschaft) des Lieferanten verarbeitet.
    • Automatische Freischaltung: Ihr Kunde aktiviert den Mercateo-Shop und kann sofort eine Bestellung auslösen.
    • Manuelle Freischaltung: Ihr Kunde aktiviert den Shop und kann diesen nach deiner Freischaltung nutzen.
  • Schritt 4: Button „Business-Shop“ anlegen drücken
  • Schritt 5: Nun gilt es die Informationen in der „App Verwaltung“ auszufüllen:
    • Allgemeine Informationen wie Kontaktdaten und Kategorien
    • Landingpage
      • Informationen zu Ihrem Angebot
      • Vorteile
      • Auszeichnungen
      • Zusätzliche Bilder
      • Topseller
      • Hauptkategorien
mercateo online shop
App Verwaltung des Business-Shop (Mercateo-Shop)
  • Schritt 6: Zur Prüfung geben. Nach der Prüfung durch Unite werden die Zugangsdaten zum sFTP-Server bereitgestellt.
  • Schritt 7: Katalog (BMEcat 1.2 oder als csv-Datei) hochgeladen
  • Schritt 8: Mercateo übernimmt die Konfiguration und gibt Ihnen über eine Info-Mail über den erfolgreichen Abschluss bekannt.
mercateo online shop
Beispiel der Landingpage von Jungheinrich aus dem Unite-Netzwerk – Sicht des Kunden

Was ist bei der Katalogerstellung zu beachten?

Im Mercateo-Shop können zwei unterschiedliche Katalogformate verwendet werden. Entweder verwenden Sie den Katalogstandard BMECat 1.2 oder ein csv-Template.

BMEcat 1.2

mercateo online shop

Csv-Template

Was ist bei der Übermittlung des Lagerbestands zu beachten?

Vorweg ist zu sagen, dass der Lagerbestand für den Verkauf über den Mercateo-Shop nicht notwendig ist. Zum Start kann ohne Übermittlung des Lagerbestands gestartet werden.

Für die Übermittlung des Lagerbestandes gibt Unite ein csv-Template vor. In der ersten „Spalte“ steht die Supplier_Aid (Artikelnummer) und in der zweiten „Spalte“ die Quantity (Menge). Diese Datei wird auf einem FTP-Server hochgeladen und sollte mindestens einmal täglich und maximal alle 30 Minuten aktualisiert werden.

Beispieldatei für den Lagerbestand

SUPPLIER_AID;QUANTITY
00010151;7
00010169;18
00010452;4
00010482;0
00010591;4
00010593;7
00010649;30

Welche weiteren Automatisierungs-Optionen sind vorhanden?

Neben den Produktdatenuploads als BMEcat und der Lagerbestände können noch folgende Informationen automatisiert werden. Für jeden einzelnen Punkt gibt es ein eigenes csv-Template mit entsprechenden Logiken. Der Upload erfolgt über FTP-Server.

  • Konditionen (Preislisten)
  • Sichtbarkeit des Sortimentes (Whitelist)
  • Zolltarifnummern
  • Retouren-Konditionen

Sie möchten an Kunden über Mercateo Unite verkaufen?

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  • Über 10-Jahre Erfahrung beim Onboarding von Lieferanten bei Mercateo Unite
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  • Entwicklung einer praxistauglichen Strategie für digitale Kanäle
  • Einführung Software für Katalogmanagement

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Fazit

Der Mercateo-Shop ist potenzieller Vertriebskanal für C-Teile-Lieferanten. Vor allem für solche die auf eigene Rechnung in einem 1:1 Verhältnis mit ihren Kunden zusammenarbeiten möchten. Für die Entscheidung diesen Vertriebskanal aufzubauen, empfehle ich Ihnen ihre Zielkunden anzusehen, die Produktdatenqualität zu bewerten, Investment in die Infrastruktur (z.B. automatische Übermittlung der Lagerbestände) zu prüfen, BMEcat Erstellung zu klären und die Preisgestaltung zu diskutieren.

Der Verkauf über den Mercateo-Shop ist für Lieferanten interessant, die eine bekannte Marke haben, eine Nische besetzten oder einige Bestandskunden kennen, die bereits das Mercateo Procurement Portal nutzen.

Unabhängig wie nun deine Entscheidung ausfällt, es lohnt sich eine strategische Haltung zu Mercateo Unite zu entwickeln. Denn aktuell gehört dieser E-Marktplatz zu den etablierten Spielern im B2B Markt.

e-business expert

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist der Mercateo-Shop?

Der offizielle Name lautet “Business-Shop“ und ist ein Bestandteil des Mercateo Procurement Portals. Lieferanten, die einen Business Shop anbieten, verkaufen im eigenen Namen an den Kunden.

Was ist der Business-Shop?

Der Business-Shop ist ein Bestandteil des Mercateo Procurement Portals. Lieferanten die einen Business-Shop anbieten, verkaufen im eigenen Namen an den Kunden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Business-Shop Plus und dem Business-Shop?

Der Business-Shop und Business-Shop Plus sind zwei unterschiedliche Geschäftsmodelle. Diese unterscheiden sich in den Kosten und in der Funktionsweise. Im Business-Shop Plus kann der Lieferant ein kundenspezifisches Sortiment umsetzen. Diese Option gibt es beim Business-Shop nicht. Dort gibt es ein Standard-Sortiment auf das alle Kunden die diesen „Shop“ freischalten zugreifen.

Quellen

Wer oder was ist simple system und lohnt es sich über diesen Marktplatz zu verkaufen? Antworten habe ich dir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Zusammenfassung

  • Simple system wird 2000 gegründet    
  • Gesellschaften waren Kaiser + Kraft (Betriebsausstattung), Hoffmann (Werkzeuge), Hagemeyer (Elektro)
  • Heute agiert dieser B2B-Marktplatz neutral, als unabhängige Tochterfirma der Hoffmann Group
  • Simple system versteht sich als Optimierer der Prozesse zwischen Einkaufsorganisationen und Lieferanten
  • Fokus und Kundennutzen ist die Harmonisierung und Automatisierung von Einkaufsprozessen
  • Der Verkauf über simple system lohnt sich für Lieferanten, deren Stammkunden diesen Marktplatz nutzen
  • Lieferanten können die Bestellprozesse automatisieren und sparen wertvolle Zeit im Backoffice

2000: simple system wird gegründet

Im Jahr 2000 wird George W. Bush wird zum Präsidenten der USA gewählt, an der Börse platzt die Spekulationsblase „Dotcom-Blase“ rund um Unternehmen aus der New Economy und die Musik hören über MP3-Player startet seinen Siegeszug. In diesem Jahr gründen Kaiser + Kraft (Betriebsausstattung), Hoffmann (Werkzeuge), Hagemeyer (Elektro) und Keller und Kalmbach (Verbindungstechnik) den Marktplatz simple system. Ziel ist es den Einkaufsprozess einheitlich über schlanke Prozesse abzubilden. Die Aufgaben Vertrieb, Marketing, Buchhaltung werden zwischen den Gesellschaftern aufgeteilt. So entsteht eine schlanke Kostenstruktur und das organische Wachstum startet

Das Geschäftsmodell von simple system

Nach 21 Jahren übernimmt die Hoffmann SE (Hoffmann Werkzeuge) simple system als Tochtergesellschaft. Der Wert „Neutralität“ wird bei simple system großgeschrieben. Daher wird viel Wert auf die organisatorische Unabhängigkeit gelegt. Auf dieser Grundlage wird das Team weiter ausgebaut und die Entwicklung einer neuen völligen Plattform gestartet.  Das Geschäftsmodell sieht wie folgt aus:

  • Wer – Zielkunden: Unternehmen aus Industrie, die eine Einkaufsplattform mit hoher Nutzerfreundlichkeit suchen. Einen großen Wert auf eine 1:1 Beziehung zu seinen Lieferanten legt und geringe Implementierungskosten fokussiert.
  • Was – Nutzenversprechen: Vereinfachung des Einkaufes von C-Teilen auf einer Plattform. C-Teile (auch C-Artikel genannt) sind Produkte mit kleinem Wert die in der Beschaffung viel Zeit erfordern (Hohe Prozesskosten). Integration der kundeneigenen Lieferanten, Artikel und Prozesse.
  • Wie – Wertschöpfungskette:
    • Prozessoptimierung Einkauf: Der Einkaufsprozess wird harmonisiert und Maverick-Buying reduziert. Maverick Buying beschreibt das Einkaufen von Teams ohne den Einkauf mit einzubeziehen.  Klare Sortimentsgestaltung, hohe Nutzerfreundlichkeit für Bedarfsträger und Genehmigungsprozesse reduzieren operative Tätigkeiten im Einkauf enorm. Bedarfsträger sind Mitarbeiter die die Forderung nach Produkten zu Erledigung von Aufgaben haben.
    • Prozessoptimierung Lieferant: Als Lieferant können mit einem Standardsortiment viele Kunden bedient werden. Die Preise werden separat, je nach Kundenvereinbarung, dem jeweiligen Kundenaccount automatisiert zugeordnet. Zudem können die Bestellungen automatisiert in das eigene ERP-System (Warenwirtschaft) eingespielt werden und somit entfällt der manuelle Aufwand für den Kundenservice.
  • Wert – Ertragsmechanik: Grundsätzlich ist simple system für einkaufende Unternehmen kostenfrei. Wer das System in sein ERP-System (Warenwirtschaft) verknüpfen möchte kann eine Schnittstelle erwerben. Der Lieferant zahlt einen Anteil von seinem getätigten Umsatz.
Geschäftsmodelle beschreiben

Politik und Zahlen

In den ersten Jahren haben sich die Gesellschafter ein Veto-Recht für Lieferantenanfragen die in Konkurrenz standen vorbehalten. Da dies immer wieder Diskussion mit Kunden war und dem Nutzenversprechen im Wege stand, wurde diese Klausel aufgehoben. Zudem ist es für simple system „Neutralität“ ein hohes Gut geworden. Auf dieser Basis konnte sich dieser Marktplatz weiterentwickeln:

  • 80 Mio. Artikel
  • 40 Warengruppen
  • 1.500 Kunden
  • 850 Lieferanten
  • 40 Mitarbeiter
  • Zu den Top-Lieferanten gehören
    • Würth
    • HoffmannRS
    • Components
    • Sonepar
    • Uvex
    • Kroschke
    • Conrad
    • Weitere öffentliche Lieferanten siehe hier

Als Lieferant über simple system verkaufen

Aus meinen 16 Jahren Erfahrung im Vertrieb und Kontakt zu simple system sollten folgende Punkte bewertet werden:

  • Haben wir Stammkunden, die simple system nutzen? Hinweis: Simple system hat den Fokus auf Prozessoptimierung und nicht den Vertrieb.
  • Gibt es ein Standardsortiment und verhandelte Preise mit unserem Kunden?
  • Liegen vernünftige Produktdaten vor und können diese als BMEcat zur Verfügung gestellt werden?
  • Steigert die Nutzung von simple system die Kundenbindung? Meine Erfahrung: Klares Ja, wenn der Kunde von einem Online-Shop kommt. Und auf simple system die Produkte schnell findet und sich über die reibungslosen Folgeprozesse (fristgerechte Anlieferung), Kundenservice, und reibungslosen Rechnungsprozess erfreut.
  • Können wir wirtschaftlich verkaufen nach Betrachtung der Kosten für Datenbeschaffung, BMEcat Erzeugung, Umsatzgebühr an simple system? Hinweis: Die Skalierung und Kosteneinsparung steigen durch jeden weiteren Kunden. Daraus leitet sich folgende Frage ab:
  • Können wir weitere Kunden über simple system ansprechen oder gewinnen?
  • Wie organisieren wir die Bearbeitung des Marktplatzes intern?

Ihr Unternehmen möchte den Verkauf über simple system starten?

Wir helfen Ihnen dabei!

Unserer Leistungen:

  • Beratung & Implementierung
  • Einführung Software für Katalogmanagement
Autor

Fazit – Lohnt sich der Verkauf über simple system?

Der Marktplatz simple system steht für die Prozessoptimierung von Beschaffungsprozessen bei Industrieunternehmen und seinen Lieferanten. Durch die Kombination von Standardsortiment und kundenspezifischen Preisen kann mit wenig Aufwand ein großer Nutzen gezogen werden. Vorausgesetzt, Sie schaffen es, als Lieferant, mehrere Kunden über diese Plattform zu bedienen. Der Schlüssel zu reibungslosen Prozessen ist die Datenqualität und die damit verbundene schnelle Auffindbarkeit der Produkte. Dazu ist es notwendig, einen BMEcat (elektronisches Katalogformat) erstellen zu können. Der Nutzen kann durch die automatisierte Einspielung der Bestellung gesteigert werden, da dadurch das Team im Backoffice entlastet wird. Durch den intelligenten Einsatz von simple system kombiniert mit reibungslosen Folgeprozesse steigert ihr Unternehmen Kundenbindung!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche Voraussetzung stellt simple system an Lieferanten?

Als Lieferant gelten neben dem elektronischen Katalogformat BMEcat für die Listung der Produktdaten folgende Voraussetzung: Registrierung bei simple system, Entscheidung ob im öffentlichen oder/und geschlossenen Bereich verkauft werden soll, Logos, AGBs und Mediadaten.

Was macht simple system?

Simple system hilft Einkaufsorganisationen die Beschaffung von C-Artikeln zu optimieren und schafft schlanke Prozesse zwischen kaufenden und verkaufenden Unternehmen. Somit gehört simple system zu den elektronischen Marktplätzen im Geschäftskunden-Bereich.

Was ist der Unterschied zwischen öffentlichen und geschlossenen Bereich?

Im öffentlichen Bereich wird im 1:n Verhältnis verkauft. Mit einem einheitlichen Sortiment und marktüblichen Preisen. Beim geschlossenen Bereich wird im 1:1 Verhältnis verkauft. Dort wird auf kundenindividuelle Preise und bei Bedarf auf kundenindividuelle Sortimente zurückgegriffen.

Wie viele Lieferanten verkaufen über simple system?

Stand Januar 2024: 850 Lieferanten, darunter: Würth, Hoffmann Group, RS Components, Sonepar, Uvex, Kroschke, Conrad.

Wie viele Kunden nutzen simple system für den elektronischen Einkauf?

Stand Januar 2024: 1.500 Kunden, darunter: WILKA Schließtechnik, Vulkan, Hartmann Valves, DODUCO GmbH, Memminger-IRO GmbH, KTR Systems.

Quellen

Ihr langjähriger Kunde möchte mit ihnen über Onventis zusammenarbeiten. Das Ziel von Onventis ist, Einkaufsprozesse zu optimieren und Transparenz in der Beschaffung zu erhalten. Dieser Artikel zeigt Ihnen den Nutzen für ihre Kunden und wie Sie mit diesem effektiv zusammenarbeiten können.

Wer oder was ist Onventis?

Onventis wurde im Jahr 2000 in Stuttgart gegründet. Unternehmensziel ist es Organisationen dabei zu helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Durch die Nutzung dieses Systems können Kunden (einkaufende Unternehmen) Zeit und Kosten sparen. Solche Lösungen werden auch als E-Procurement-System bezeichnet. Zu den Mitbewerbern gehören coupa, sap ariba oder proactis. Solche Systeme sind speziell auf die Aufgaben des modernen Einkaufs abgestimmt. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Zu den Kunden die Onventis nutzen gehören Eberspächer, frischli, Schott, techem oder caterpillar.

Weshalb entscheiden sich Einkaufsorganisationen für Onventis?

Einer der größten Vorteile von Onventis ist die Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Dies hilft Mitarbeitern schnell den richtigen Artikel zu beschaffen und Einkäufern einfach an die gewünschten Informationen zu gelangen. Damit wird der Einkaufsprozess optimiert und unnötige manuelle Tätigkeiten reduziert. Dies bestätigt auch Michael Wlodarski, Director Process Management & eProcurement, von der SCHOTT AG:

„Vor allem die einfache Bedienbarkeit und die internationale Verfügbarkeit sind überzeugende Argumente für den Einsatz von Onventis an 26 Schott-Standorten in 13 Ländern.“

Ein weiterer Vorteil ist, dass Onventis alle Module in einer Plattform integriert hat. Somit greift der Einkauf für den Bestellprozess wie das Rechnungswesen für die Rechnungsabwicklung auf das gleiche System zu. Damit spart sich der Kunde Schnittstellen und somit Tests zu anderen IT-Systemen. Zudem bietet das System auch eine praktikable Option, Dienstleistungsaufträge abzuwickeln. Dienstleistungen einzukaufen ist in vielen Unternehmen eine große Herausforderung.

Was ist das Onventis Supplier Portal?

Als Lieferant können Sie im Supplier Portal alle Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar, wie zum Beispiel Artikel mittels eines BMEcat zu listen. Der BMEcat ist ein branchenübergreifender Standard zum Hochladen und Listen von Produktinformationen.

Onventis Bestellsystem
Onventis supplier portal

Wie listen wir Artikel?

Onventis bietet verschiedene Möglichkeiten an, Produktinformationen hochzuladen. Meine Empfehlung ist die gewünschten Optionen vorab mit dem Kunden zu klären. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von elektronischen Katalogen. Es wird zwischen statischen und dynamischen Katalogen entschieden. Statische Kataloge müssen bei jeder Änderung z.B. von Preisen oder Artikeln neu hochgeladen werden. Dazu bietet Onventis das Format BMEcat an und die Option eine Excel-Datei hochzuladen. Je nach Dateigröße können die Dateien entweder über die Web-Oberfläche oder über einen FTP-Server hochgeladen werden.

Onventis Bestellsystem BIZCon Job
Quelle: Onventis – Katalog Upload in Onventis

Dynamische Kataloge aktualisieren den Inhalt automatisch. Oftmals wird darüber auch die Lagerhaltigkeit dargestellt oder konfigurierbare Produkte angeboten. Damit entfallen nach einmaligem Onboarding weitere Aufwände für die Katalogpflege. Nachteil ist, dass ihr Kunde ihr Unternehmen explizit als Lieferanten auswählen muss und die Artikel nicht über die übergreifende Suche findet. Um diesen Nachteil zu neutralisieren gibt es Lösungsansätze, die jedoch den Rahmen dieses Blogartikels überschreiten würden. Das Katalogformat folgt dem OCI-Standard. OCI steht für open catalog interface und ist eine „Schnittstelle“ für Produktinformationen, die von SAP entwickelt wurde.

Nachdem Sie die Katalogart und weitere Details wie Sortimentsumfang mit ihrem Kunden geklärt haben, kann es mit der Kommunikation weitergehen. Also dem Austausch von Bestellungen oder Rechnungen.

Wie können wir Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung mit unsererm Kunden austauschen?

Die Artikel haben super Bilder, gute Preise und hilfreiche Beschreibungen für den Mitarbeiter. Nun kann es an die Kommunikation gehen. Auch hier gibt es zwei Optionen. Zum einen kann dies über das WEB-Portal von Onventis manuell abgeholt bzw. via PDF ausgetauscht werden. Fachleute sagen dazu WEB-EDI. Oder die Nachrichten werden via EDI ausgetauscht. Unter EDI versteht man den elektronischen und automatisierten Austausch von Dokumenten.

➡️ Der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumente zwischen Lieferanten und Kunde wird als EDI bezeichnet. Durch kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Im Sinne der Prozessoptimierung fällt die Entscheidung auf EDI. In diesem Fall kann folgende Nachrichtenarten umsetzen:

  • Auftrag
  • Auftragsbestätigung
  • Auftragsänderung
  • Lieferavis
  • Rechnung

Wie im Katalogumfeld gilt es hier in die jeweiligen Nachrichten mit deinem Kunden abzustimmen. Nehmen wir an, dass die Finanzbuchhaltung deines Kunden für die Rechnungsabwicklung ein anderes System nutzt. In diesem Fall gilt es die den Rechnungsaustausch getrennt von Onventis zu klären.

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Bisher bin ich davon ausgegangen, dass zu deinem Kunden eine enge Beziehung und genügend Umsatz erzielt werden. Onventis setzt dafür die Schwelle auf 35.000 €. Nun gilt es zu prüfen, ob die Zusammenarbeit wirtschaftlich ist. Damit Sie das Angebot von Onventis grob einschätzen können, habe ich hier ein paar Zahlen zusammengetragen.

Parameter wie Umsatzgröße oder Umsetzung im Testsystem verändern die Preisgestaltung. Für einen Katalogupload durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Sollte ein dynamischer Katalog (z.B. OCI 4.0) implementier werden, kann mit ca. 600 € netto kalkuliert werden.

Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Kosten können gespart werden, wenn ihr Kunde den EDI-Auftrag selbst einrichtet. Dazu ist die Übermittlungsart von PDF auf OpenTRANS 1.0 zu ändern. Dann fehlt noch Änderung der E-Mail-Adresse. Damit die EDI-Bestellung direkt an das „IT-System“ des Lieferanten geht.

Welche EDI-Optionen bietet Onventis an?

Für die Implementierung des elektronischen Datenaustausches (EDI) sind noch ein paar Rahmenbedingungen zu beachten. Dazu gehört das Format wie der Übertragungsweg. Sollte diese nicht bekannt sein, frage deine Kollegen aus dem IT-Bereich.

Suchen Sie nach kompetenter Unterstützung beim Onboarding?

Diese Vorteile biete wir:

  • Über 10-Jahre Erfahrung beim Onboarding von Produktdaten und EDI
  • Kompetente Kommunikation auf Augenhöhe gegenüber deinem Kunden
  • Inhouse Training für deinen Kundenservice oder Vertrieb
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Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick:

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Fazit – Onventis ein nutzerfreundliches E-Procurement-System

Onventis ist ein führendes E-Procurement-System made in Germany. Das Stuttgarter Unternehmen setzt auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit ihres Systems. Für Lieferanten steht das Onventis supplier portal zur Verfügung. Darüber erhält der Lieferant einen schnellen Überblick über alle verknüpften Kunden. Es ist möglich den jeweiligen Kunden auszuwählen und offene Aufgaben wie z.B. den Upload eines BMEcat vorzunehmen. Dabei fallen Kosten an, wenn der Katalog eine gewisse Dateigröße überschreitet und ein SFTP-Server genutzt werden muss. Für Lieferanten mit vielen Kunden über Onventis lohnt sich auch die Umsetzung des elektronischen Datenaustausches via EDI. Bei der automatisierten Verarbeitung von Bestellungen und dem automatischen Versand von Rechnungen steigern die Effizienz der Auftragsabwicklung. Mit Onventis haben Sie als Lieferant einen kompetenten Partner an ihrer Seite der weis, was er kann. Mein Tipp zum Schluss: Definieren Sie mit ihrem Kunden den gewünschten Umfang wie Art des Artikelbereitstellung (dynamsiche bzw. statsicher Katalog) und die Umsetzung von EDI Nachrichten. Danach können Sie die definierten Parameter via Onventis Shop bestellen!

e-business expert

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Haufig gestellte Fragen

Was ist Onventis?

Onventis ist Anbieter eines E-Procurement-System. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Damit kann der Beschaffungsprozess optimiert werden, Kosten eingespart und die Transparenz im Einkauf gesteigert werden.

Welche Kunden verwenden Onventis?

Zu den Kunden gehören: Eberspächer, frischli, Schott, techem, Caterpillar

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Dies kommt auf diverse Parameter wie Projektumfang, Umsatzgröße, oder Umsetzung im Testsystem an. Folgende Werte sind für eine grobe Einschätzung gedacht. Für einen Katalogupload (BMEcat) durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Was ist das Onventis supplier portal?

Als Lieferant kannst du im Supplier Portal all deine Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar wie die Artikellistung, Einsehen von Bestellungen oder Abgabe von Angeboten.

Welche Lieferanten nutzen das Onventis supplier portal?

Das Onventis supplier portal ist vor allem für Lieferanten gedacht, die mehrere Kunden über Onventis beliefern. Dazu gehören Anbieter wie Hahn + Kolb, Kaiser + Kraft, Sonepar, Haufe, Uvex oder Staples.

Quellen

„Wir wünschen uns von Ihnen künftig die Lieferscheinnummer, den Frachtführer und die Trackingnummer frühzeitig zu erhalten. Diese Information setzen wir in Zukunft bei unseren Lieferanten voraus. Deshalb führen wir gerade ein Portal ein. Die Einladung dazu geht Ihnen in den nächsten Tagen zu.“

Wie gehen Sie als Mitarbeiter im Vertrieb mit dieser „Anfrage“ um? Die Welt wird dynamischer und der oben geäußerte Kundenwunsch ist auf Grund von unsicheren Lieferketten nachvollziehbar. Im besten Fall kann ihr Unternehmen den elektronischen Austausch via EDI implementieren. Was EDI ist und wie damit Nutzen erzeugt wird, erläutere ich Ihnen in diesem Beitrag.

Kurze Zusammenfassung:

  • „Electronic data interchange“ steht für EDI und beschreibt den elektronischen Datenaustausch zwischen IT-Systemen
  • EDI ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Prozesse können neu gedacht, manuelle Fehler reduziert, Effizienz gesteigert und Prozesskosten gesenkt werden.
  • Bekannte EDI-Standards sind EDIFACT, OpenTRANS, VDA, ZUGFerd oder X-Rechnung
  • Der Austausch der Nachrichten kann über Kommunikationswege wie HTTPS, AS2 oder SMTP (via E-Mail) erfolgen
  • EDI-Nachrichtentypen wie Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferavis oder Rechnung wird oft im C-Teile-Management implementiert

Was ist elektronischer Datenaustausch mittels EDI?

EDI steht für electronic data interchange. Damit wird der Transfer von elektronischen Daten in oder zwischen IT-Systemen bezeichnet. Der Austausch von Dokumenten bzw. Nachrichten (z.B. Bestellung, Lieferavis) erfolgt dabei automatisiert ohne menschlichen Eingriff. Dabei wird auf strukturierte Daten nach internationalen oder branchenspezifischen Standards zurückgegriffen.

EDI-Nachrichten
Kommunikation mittels EDI
Inhalt EDI Auftrag
Ausschnitt von Daten die in einem EDI-Auftrag (ORDERS) ausgetauscht werden

Welchen Nutzen bringt der Einsatz von EDI?

Den Nutzen möchte ich Ihnen anhand dieses Beispiels näherbringen. Der Kunden wünscht sich die Lieferscheinnummer zu erhalten. Bisher wird im Wareneingang der beiliegende Lieferschein verwendet, um im eigenen IT-System die Nummer manuell einzutippen. Bei dem Einsatz von EDI erfolgt dies automatisiert. Nachdem der Warenausgang beim Lieferanten gebucht wurde, wird die Lieferavis an das Kundensystem gesandt. Darin sind neben der Lieferscheinnummer, die Packmaße und Stückzahlen der Artikel hinterlegt. Die Einspielung erfolgt automatisch vor der Warenanlieferung beim Kunden. Damit steigert der Wareneingang die Transparenz und spart diese manuelle Tätigkeit ein.

EDI ermöglicht somit die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dadurch können Prozesse neu gedacht, manuelle Fehler reduziert, Effizienz gesteigert und Prozesskosten gesenkt werden. Prozesskosten stellen den Wert der Arbeitszeit dar, die durch manuelle Tätigkeiten von Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen erzeugt wird.

Vorteile von EDI

  • Kurzfristiger Informationsaustausch
  • Wiederholte Erfassung gleicher Informationen vermeiden
  • Fehler bei der Dateneingabe vermeiden
  • Automatisierung von Prozessen wie z.B. Begleichung von Rechnungsbeträgen ohne manuelle Eingriffe
  • Einsparung von Prozesskosten
  • Effizienzsteigerung
  • Keine Medienbrüche

Optimierte Unternehmensabläufe durch gesteigerte Transparenz

  • Erhöhung der Informationsqualität bei Einkaufsbestellungen
  • Automatisierung des Rechnungsprozesses
  • Optimierung von Lagerbeständen
  • Optimierung des Wareneinganges
  • Systemgestützte Identifizierung von Abweichungen z.B. von geänderten Lieferterminen oder geänderten Preisen

➡️ EDI ist der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Lieferanten und Kunde. Durch kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Wie funktioniert der EDI-Prozess?

Damit der elektronische Datenaustausch zwischen den Partnern gut funktioniert, ist der Umfang zu definieren. Wichtig ist zu klären, welche Nachrichten künftig ausgetauscht werden und welche Information zwingend erforderlich sind. Herausforderung bei der Implementierung von EDI-Prozessen ist die rein technische Sichtweise, die Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen und der fehlende Blick für den Gesamtprozess. Im perfekten Fall wird der Gesamtprozess auf Basis der digitalen Möglichkeiten durchdacht. Die folgende Abbildung zeigt den beispielhaften Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten. Dabei starten wir bei der Bestellung des Bedarfsträgers. Dies ist der Mitarbeiter, der die Artikel beim Kunden bestellt. Nachdem Austausch weiterer EDI-Nachrichten schließt der Prozess mit der Rechnungsbegleichung ab.

Prozesslandschaft
EDI-Prozess zwischen Kunde und Lieferanten

Standards aus dem EDI-Bereich im Überblick

Beim Austausch von elektronischen Daten haben sich über die letzten Jahre internationale und branchenspezifische Standards entwickelt. Ein erfolgreiches Onboarding besteht immer aus zwei Teilen. Der eine Teil ist das Format (z.B. EDIFACT) der EDI-Nachricht. Der zweite Teil ist der Weg der Übermittlung (z.B. AS2).

Welche Standard EDI-Formate gibt es?

  • EDIFACT: Internationaler Standard der von den Vereinten Nationen verantwortet wird
  • OpenTRANS: Wie der BMEcat von Electronic Business Standardization Committee und Fraunhofer IAO entwickelt
  • VDA: Ist der Standard des Verbands der Automobilindustrie
  • IDoc: Der Standard von SAP-Dokumentformat für die Übertragung von Geschäftsvorgangsdaten
  • X-Rechnung und ZUGFerd: EDI-Rechnungen, die dem Standard CEN-Norm EN16931 entsprechen
ORDERS
Beispiel VDA
ORDERS EDI
Beispiel EDIFACT
ORDERS EDI
Beispiel OpenTRANS

Was sind die meistgenutzten Übertragungswege?

  • HTTPS
  • AS2
  • SMTP
  • SFTP

Welche Nachrichtentypen können ausgetauscht werden?

  • Angebot
  • Auftrag
  • Auftragsbestätigung
  • Auftragsänderung
  • Lieferavis
  • Rechnung
  • Zahlungsavis
  • Gutschriftsanzeige

Suchen nach Unterstützung in Ihren EDI-Prozessen und Projektleitung für die Umsatzung mit ihren Kunden?

Wir unterstützen Sie gerne dabei.

Diese Vorteile bieten wir:

  • Über 10-Jahre Erfahrung beim Onboarding erfolgreichen EDI-Prozessen
  • Kompetente Kommunikation auf Augenhöhe gegenüber deinem Kunden
  • Projektleitung auf Augenhöhe mit Vertrieb, Kunde und IT-Bereich
  • Inhouse Training für deinen Kundenservice oder Vertrieb

Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick:

Autor
Auftragsänderung EDI
EDI-Prozess inkl. Auftragsänderung (ORDCHG)

Wie können EDI-Prozess implementiert werden?

Grundsätzlich gibt es drei Optionen, um EDI-Prozesse zu implementieren. Die komfortabelste Option ist mit Hilfe der internen IT-Abteilung die EDI-Nachrichten umzusetzen. Dabei wird das Kundenformat in das Format des eigenen ERP-Systems übersetzt. Fachleute bezeichnen diesen Übersetzungsprozess als Konvertierung. Hierfür können sogenannte Konverter eingesetzt werden, die ähnlich einem Übersetzungsprogramm Nachrichten in ein bestimmtes Format transferieren. Ein führender Anbieter für Konverter ist die Firma Seeburger.

Die zweite Option ist dies über einen externen Dienstleister zu tun. In diesem Fall sendet dein Kunde die EDI-Nachrichten zu einem externen Partner z.B. My open Factory. Dieser übersetzt das Format in das Format deines ERP-Systems und spielt die Nachricht (z.B. Auftrag oder Auftragsänderung) ein. Das Gleiche gilt auch für den Versand aus ihrem IT-System. In diesem Fall wandelt der Dienstleister die Nachricht in ein Format nach Kundenwunsch um und sendet es über den vereinbarten Übertragungsweg.

Die dritte und meistens schlechteste Option ist die Zusammenarbeit über webEDI. In diesem Fall verarbeitet ihr Kunde die Nachrichten via EDI. Jedoch ist es auf Seite des Lieferanten notwendig sich in ein Web-Portal einzuloggen und manuell die Information ins eigene IT-System zu übertragen. Oder im Falle von Auftragsbestätigungen sowie Rechnungen die Daten aus dem eigenen IT-System in das Web-Portal zu übertragen. Weitere Details dazu verrate Ihnen hier: WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um die Skalierbarkeit.

Fazit

Electronic date interchange, kurz EDI, hilft Geschäftspartnern beim automatisierten Austausch von Informationen. Damit wird die manuelle Datenerfassung beim Kunden wie beim Lieferanten reduziert. Dies verringert auch das Fehlerpotential und verhindert Falschlieferungen und unnötige Rücksendungen. Daher ist EDI optimal dafür geeignet Unternehmensabläufe zu optimieren.

In dem Bereich von C-Artikeln spielen Prozesskosten eine wichtige Bedeutung. Da es sich um Artikel (z.B. Werkzeuge, Sicherheitsschuhe, Büromittel) mit geringem Wert handelt, soll der Aufwand für Bestell- und Lieferprozess so niedrig wie möglich gehalten werden.

Um die sogn. Prozesskosten zu senken eignet sich EDI sehr gut. Reibungslose Prozesse und eine transparente Informationslage helfen Lieferanten wie Kunden bei der C-Artikel-Beschaffung. Zudem steigt erfahrungsgemäß die Kundenbindung bei integrierten Lieferanten. Daher ist es ein guter Zeitpunkt seine eigene EDI-Quote zu steigern und aktiv auf Kunden zuzugehen!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

Wofür steht die Abkürzung EDI?

EDI steht für den elektronischen Datenaustausch und setzt sich aus den ersten Buchstaben des Begriffes „electronic data interchange“ zusammen.

Was ist EDI?

Mit EDI (electronic data interchange) wird der Transfer von elektronischen Daten in oder zwischen IT-Systemen bezeichnet. Der Austausch von Dokumenten bzw. Nachrichten (z.B. Bestellung, Lieferavis) erfolgt dabei automatisiert ohne menschlichen Eingriff.

Welche Vorteile hat EDI?

Durch den kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Quellen

Häufen sich folgende Anfragen von deinen Kunden?

  • „Bitte listen Sie die verhandelten Artikel auf SAP Ariba.“
  • „Bitte bestätigen Sie unserer Bestellungen über das Ariba Business Network.“
  • Oder „Bitte beantworten Sie die Lieferantenselbstauskunft auf Ariba.“

Du fragst dich, was es mit SAP Ariba und mit dem Business Network auf sich hat? Dann ist dieser Blogbeitrag genau der richtige für dich!

Was ist SAP Ariba?

SAP Ariba ist eine cloudbasierte Beschaffungssoftware. SAP kaufte dieses Unternehmen im Jahr 2012 für 3,3 Mrd. Euro (laut Handelsblatt). Mit 4,1 Millionen Unternehmen gehört SAP Ariba zu den führenden Einkaufssystemen. Über dieses System ist die Steuerung der gesamten Einkaufsdisziplinen möglich. Daher ermöglicht diese Lösung die Steuerung von Einkaufsprozesse, das Lieferantenmanagement, Abwicklung von Ausschreibungen, Vertragsmanagement, elektronische Beschaffung wie den Austausch von elektronischen Nachrichten (EDI) vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung und Vertragsmanagement. Diese Software soll Unternehmen helfen, ihre Einkaufseffizienz zu verbessern und Kosten zu senken.

Welche Einkaufsorganisationen setzen SAP Ariba ein?

SAP Ariba wird von einer Vielzahl von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen genutzt. Einige Beispiele sind:

  • General Electric
  • Hilti
  • Nestlé
  • Coca-Cola
  • Honeywell
  • 3M
  • Deutsche Bank
  • Siemens
  • Lufthansa
  • Philips

Welche Vorteile bieten die Funktionen in SAP Ariba?

SAP Ariba wurde entwickelt, um die Beziehung zwischen Einkaufsorganisationen und deren Lieferanten zu gestalten. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

Vorteile für Einkaufsorganisationen

  • Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse wie elektronische Rechnungsstellung und Vertragsmanagement
  • Kosteneinsparungen durch die Nutzung von Sourcing-Tools, die das direkte Kommunizieren und Verhandeln mit Lieferanten ermöglichen
  • Verbesserung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Bestellungen und Lieferungen
  • Risikominimierung von Lieferausfällen und Qualitätsproblemen, indem man die Leistung von Lieferanten überwacht und bewertet

Vorteile für Lieferanten

  • Erhöhung der Sichtbarkeit und Gewinnung von Neukunden
  • Automatisierung von Prozessen mittels elektronischen Datenaustausches (EDI). Aufträge, Auftragsbestätigungen und Rechnungen können automatisiert und ohne manuellen Eingriff abgewickelt werden
  • Überwachung der erbrachten Leistung und Sicherstellung der Zufriedenheit von Kunden

Was genau ist da SAP Ariba Business Network?

Das Ariba Business Network ist ein Online-Marktplatz und Geschäftsplattform. Diese Lösung ermöglicht es Unternehmen, elektronisch Geschäfte miteinander durchzuführen und dabei ihre Einkaufs- und Lieferantenprozesse zu optimieren.

Module des Ariba Business Netzwerkes

Das Ariba Business Network bietet eine Reihe von Modulen:

Ariba Discovery: Dieses Modul ermöglicht es Kunden nach spezifischen Anforderungen passende Lieferanten zu finden. Mittels Aufforderungen zur Angebotsabgabe, den sogenannten RFPs (Request for Proposal) oder RFIs (Request for Information), wird dieser Prozess strukturiert abgebildet. Der Kunde hat die Möglichkeit, einen digitalen Fragebogen an viele passende Lieferanten zu senden. Damit sinkt der Aufwand für die Lieferantensuche und der aufwendige Vergleich der Antworten in Excel. Für Lieferanten besteht ebenfalls die Möglichkeit, passende Kunden für Ihre Angebotsportfolio zu finden.

Ariba Proposals and Questionnairies: Dieses Modul wird für das Onboarding von Lieferanten oder Einholen von geschäftskritischen Informationen genutzt. Diese Funktion trägt zur Automatisierung des Beschaffungsprozesses bei, verbessert die Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten.

Ariba Contract Management: Dieses Modul machte es möglich Verträge zu verwalten. Dazu gehört die Initiierung, Erstellung, Bearbeitung, Verhandlung oder auch die Genehmigung. Damit ist es möglich, dass Kunden und Lieferanten gemeinsam an Vertragsbedingungen arbeiten. Diese Funktion trägt dazu bei, den Vertragsverwaltungsprozess zu rationalisieren, die Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten zu verbessern und Verzögerungen zu reduzieren. Darüber hinaus können Kunden und Lieferanten Zeit und Geld sparen, da weniger Papierdokumente ausgetauscht werden müssen.

Wie können Artikel bei SAP Ariba gelistet werden?

Um Artikel auf SAP Ariba zu listen, sind folgende Schritte nötig. Ziel ist einen Katalog im Ariba cif-Format als Exceldatei oder als punchout cXML zu erstellen und hochzuladen.

  1. Registriere dich als Lieferant auf im SAP Ariba Business Network
  2. Melden dich unter dem Ariba Network-Konto an und navigiere zum Bereich „Katalogverwaltung“
  3. Liste die Artikel über das mit dem Kunden vereinbarte Katalogformat. Als Optionen stehen im Regelfall das CIF-Format, punchout cXML oder Excel zur Verfügung
  4. Bevor du der Katalog Klicke auf „Neuen Katalog erstellen“ und gebe die erforderlichen Informationen ein, wie z.B. den Katalogtitel, die Sprache und die Währung
  5. veröffentlichst, solltest du diesen auf Vollständigkeit überprüfen. Sobald der Katalog veröffentlicht wurde, ist dieser für den Kunden sichtbar
  6. Nach Freigabe des Kataloges auf Kundenseite wird dieser auch für die Bedarfsträger sichtbar. Bedarfsträger sind Mitarbeiter, die die Artikel über SAP Ariba bestellen

Diese Schritte stellen ein grundsätzliches Vorgehen vor. Je nach Version und Einstellungen des Kunden können diese unterschiedlich sein.

Startsteite sap portal
Dashboard von SAP Ariba

Was ist das Ariba CIF-Format?

Das Ariba CIF-Format ist eine Dateistruktur für den Austausch von Artikeldaten, das von SAP Ariba entwickelt wurde. Über diese Datei ist die Listung der Artikel auf Kundenebene möglich. Der große Vorteil ist, dass über diesen Weg Preise, Materialnummern und Mengeneinheiten im Kundensystem wie beim Lieferanten übereinstimmen. Somit wird eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung von Bestellungen gewährleistet. Das gleiche Ergebnis erreicht man auch über die anderen beiden Formate Excel oder punchout cXML.

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Diese Vorteile biete ich dir:

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Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick:

Was kostet Ariba für den Lieferanten?

Als Lieferant besteht die Möglichkeit, ein kostenfreies Standardkonto zu beantragen. Darüber hinaus besteht die Upgrade-Option auf ein Unternehmenskonto. Die Unterschiede zeigt die folgende Grafik:

kontos auf sap ariba
Unterschied zwischen Standard- und Unternehmenskonto | Quelle: SAP Ariba

Die spezifischen Kosten im Unternehmenskonto unterscheiden sich nach den Dokumenten, die über das Portal ausgetauscht werden. Dazu gehören alle Bestellungen oder auch Rechnungen. In vier Levels von Bronze bis Platinum erfolgt die jeweilige Einstufung des Lieferanten-Kontos.

sap ariba business network mitgliedschaften
Die möglichen Abonnements nach Anzahl der Geschäftsdokumente | Quelle: SAP Ariba

Fazit

SAP Ariba gehört mit den Nutzern aus 4,1 Millionen Unternehmen zu den führenden Einkaufssystemen. Der Fokus ist die Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant in der gesamten Einkaufswertschöpfung. Kunden können passende Lieferanten finden, über Ausschreibungen Geschäftsbeziehungen starten oder bestehende Lieferanten ins digitale Vertragsmanagement integrieren.

SAP ist der mit Abstand führende Anbieter für Warenwirtschaftssysteme (ERP-Systeme). Wenn nun die Einkaufsprozesse optimiert werden sollen, liegt der Einsatz von SAP Ariba nahe. Hauptgründe dafür ist die „einfache“ Integration in das ERP-System von SAP. Damit versprechen sich viele Unternehmen eine schnelle Implementierung und reibungslose Schnittstellen. Daher gehe ich davon aus, dass die Bedeutung von SAP Ariba in den nächsten Jahren deutlich zunehmen wird. Es lohnt sich, sich mit diesem Anbieter zu beschäftigen und den Automatisierungsgrad zu steigern.

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufige gestellte Fragen

Was ist das SAP Ariba Business Network?

Das Ariba Business Network verbindet Unternehmen auf der ganzen Welt, es ermöglicht es Unternehmen, ihre Einkaufsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern.

Was kostet Ariba für den Lieferanten?

Die Kosten richten sich nach Art des Kontos (Standard- oder Unternehmenskonto). Im Unternehmenskonto wird nach der Anzahl der ausgetauschten Dokumente eine transaktionsgebundene Gebühr erhoben.

Was ist das Ariba CIF-Format?

Das Ariba CIF-Format ist eine Dateistruktur für den Austausch von Artikeldaten, das von SAP Ariba entwickelt wurde. Über diese Datei ist die Listung der Artikel auf Kundenebene möglich.

Ist SAP Ariba ein ERP-System?

Nein, Ariba ist ein cloudbasiertes Einkaufssystem. Ein ERP-System (dt. Warenwirtschaftssystem) wird für die Planung und Steuerung von Ressourcen genutzt. D.h. die Koordination von Fertigungs- oder Logistikprozessen. SAP Ariba ist auf die gesamte Wertschöpfungskette des Einkaufs ausgerichtet und kann mit ERP-System verknüpft werden.

Welche Unternehmen nutzen SAP Ariba?

SAP Ariba wird von 4,1 Millionen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen genutzt. Einige Beispiele sind:
 General Electric, Hilti, Nestlé, Coca-Cola, Honeywell, 3M, Deutsche Bank, Siemens, Lufthansa, Philips

Quellen

Jedes Unternehmen wird mit seinen Lieferanten über automatisierte Einkaufsprozess zusammenarbeiten! Du hältst dies für eine steile These? Dann nehme ich diese Herausforderung an und zeige dir was webEDI ist und warum du als Lieferanten trotz manueller Tätigkeit mit deinem Kunden automatisiert zusammenarbeitest.

Was ist webEDI?

Die Kundenserviceteams von Lieferanten für C-Teile (z.B. Werkzeuge, Sicherheitsschuhe oder Schrauben) kennen bestimmt diese Form der Zusammenarbeit. Auch wenn das Einloggen in Online-Portale und bearbeiten von Dokumenten nicht direkt mit der Bezeichnung webEDI zusammengebracht wird.

Bei webEDI werden Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise oder Rechnungen elektronisch über das Internet ausgetauscht. Dazu meldet sich ein Mitarbeiter des Lieferanten in einem Online-Portal an, um von dort die Information der Bestellung in das eigene Warenwirtschaftssystem zu übertragen. Oder um die Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer oder Stückzahlen im Portal zu hinterlegen. Sobald die Rechnung vom Lieferanten „eingereicht“ wird, startet ein automatisierter Prozess beim Kunden ohne manuellen Eingriff. Das System des Kunden kennt durch die Bestellung die vereinbarten Artikelpreise und Mengeneinheiten. Bei Rechnungsstellung durch den Lieferanten können somit die Rechnungsdetails abgeglichen werden. Bei Übereinstimmung der Dokumente wird der Rechnungsbetrag automatisch überwiesen. Bei Abweichung wird die Rechnung abgelehnt und der Lieferant kann die Berechtigung über das webEDI Portal durchführen.

web portal jaggaer
webEDI Ansicht des Anbieters Jaggaer

Zusammenfassend können wir festhalten: Mit webEDI können Einkaufsorganisationen den automatisierten Dokumentenaustausch mit Lieferanten steigern. Der Lieferant erfasst die Daten manuell über ein Web-Portal. Der Anbieter der webEDI Lösung konvertiert und überträgt die Dokumente im gewünschten EDI-Format an den Empfänger.

Beispiel WEB-EDI Prozess
webEDI-Prozess von Dokumenten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise oder/und Rechnungen

Wie hilft webEDI einkaufenden Unternehmen bei der Skalierung?

Zurück zu meiner These aus der Einleitung. Ich bin der Meinung, dass Einkaufsorganisationen das Interesse haben zu 100 % Dokumente elektronisch mit Lieferanten auszutauschen. Um dies zu verdeutlichen, möchte ich dich in die Sicht des Kunden bzw. Einkäufers mitnehmen. Bei einem weltweit agierenden Konzern kommen hier ca. 30.000 Lieferanten für C-Teile zusammen. Angenommen du bekommst den Auftrag die Einkaufsdokumente zu automatisieren, um Zeitaufwände und Übertragungsfehler zu reduzieren. Wie wäre ein gutes Vorgehen?

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sehen wir uns die Lieferanten an, mit denen viele Dokumente ausgetauscht werden. Wir werden feststellen, dass 20 % der Lieferanten für 80 % der Belege verantwortlich sind. Diese sprechen wir an, ob ein automatischer Austausch via electronic data interchange (EDI) möglich ist. Dafür lohnt sich das Zeitinvestment für Abstimmungs-Meeting und die Beauftragung beider IT-Abteilungen. Stellt sich im Gespräch heraus, dass der Lieferant über kein eigenes EDI-fähiges System verfügt, so kann hier webEDI als Problemlöser dienen.

webEDI aus Kundensicht
EDI vs. webEDI – Skalierbarkeit durch Aufwandsreduzierung beim einkaufenden Unternehmen

Für die Lieferanten, mit denen nur wenige Dokumente ausgetauscht werden, greifst du zu webEDI. Denn der Zeitaufwand für die Implementierung ist minimal und für eine Person ist die Verwendung des WEB-Portals schneller zu erlernen. Damit kann das einkaufende Unternehmen die Geschwindigkeit der Digitalisierung der Dokumente deutlich steigern. Denn mit weniger Zeitaufwand im Vergleich zum EDI-Implementierungen können deutlich mehr Lieferanten integriert werden.

Darstellung web Protal EDI
Prozesslandschaft inkl. webEDI

➡️ Über webEDI Geschäftspartner Geschäftsdokumente austauschen, die kein eigenes EDI-fähiges System verfügen.

Weshalb es sich lohnt den „EDI“-Weg einzuschlagen!

Gehört dein Unternehmen zu den C-Lieferanten? Wenn ja, dann werdet ihr regelmäßig mit dem Wunsch nach webEDI konfrontiert. Nach meiner Erfahrung kann jeder Kunde der webEDI einführt auch EDI. Sofern dein Unternehmen über ein EDI fähiges System oder EDI-Dienstleister verfügt, ist der Weg offen über den EDI-Weg zu sprechen. Jede Einkaufsorganisation die webEDI anbietet kann auch auf EDI wechseln, da die der Verarbeitung von EDI-Dokumenten bereits geschaffen wurde.

Die Einführung eines EDI-Prozesses bringt folgende Mehrwerte mit sich:

  • EDI-Prozesse stehen für Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit
  • Große Zeiteinsparung im Kundenservice durch Reduzierung von der manuellen Auftragserfassung und Vermeidung von Fehlern
  • Bei Einführung von EDI kann zu 99% auch ein elektronischer Katalog platziert werden
  • Dadurch steigt die Sichtbarkeit des Produktportfolios beim Kunden und somit auch mittelfristig der Umsatz
Autor

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  • Über 10-Jahre Erfahrung im Bereich von webEDI und EDI-Prozesse
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  • Mein WMB-Ansatz der aus kundenindividuellen Projekten skalierbare Produkte macht

Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick:

Welchen Vorteil das einkaufende Unternehmen bei einem Wechsel von webEDI auf EDI?

Auch der Einkäufer deines Kunden hat einen Vorteil auf EDI zu wechseln. EDI-Prozesse verwenden die Artikeldaten aus dem Einkaufssystem. Dazu zählen Warenwirtschafts- oder E-Procurement Systeme. Damit die Datenqualität stimmt, sind die Artikelinformationen in das Einkaufssystem einzuspielen.

Damit erhält der Einkauf folgende Vorteile:

  • Reduzierung der Freitextbestellungen
  • Bei Einspielung eines elektronischen Kataloges (z.B. BMEcat) ist Datenpflege mit wenig Aufwand nötig
  • Fehlerfreie EDI-Prozesse, da Artikelnummern, Preise und Mengeneinheiten mit denen des Lieferanten übereinstimmen

Fazit

Das Abholen und Bestätigen von Aufträgen über Portale im Internet nennt der Fachmann „webEDI“. Einkaufende Unternehmen setzen dies ein, um die eigne Digitalisierungsquote zu steigern. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Einkaufsorganisationen ihre vermeintlich starke Position nutzen, um diese Prozesse zu etablieren. Meiner Meinung nach verschlechtert ein Lieferanten seine Marktposition, wenn viele verschiedene webEDI Abwicklungen betreut werden müssen. Der Grund, ich bin abhängig vom Wissen der Mitarbeiter und kann den verwendeten Zeitaufwand nicht in wertvolle Tätigkeiten investieren. Daher möchte ich dich ermutigen, selbstbewusst deine Kunden über den Wechselmöglichkeiten von webEDI zu EDI anzusprechen!

e-business expert

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist WebEDI?

Mit webEDI können Einkaufsorganisationen den automatisierten Dokumentenaustausch mit Lieferanten steigern, die kein EDI-fähiges System im Einsatz haben. Der Lieferant erfasst die Daten manuell über ein Web-Portal. Der Anbieter der webEDI Lösung konvertiert und überträgt die Dokumente im gewünschten EDI-Format an den Empfänger.Darstellung web Protal EDI

Weshalb wird webEDI eingesetzt?

Einkaufsorganisationen setzten auf webEDI bei Lieferanten, die entweder nur wenige Dokumente austauschen oder über kein EDI-fähiges System verfügen.

Welche Dienstleister bieten webEDI an?

Alle führenden Anbieter von sogenannten E-Procurement Systemen bieten webEDI Lösungen an. Dazu gehören unter anderem coupa, jaggaer, newtron, onventis, proactis und sap ariba. Da Finanzabteilungen ebenfalls auf die Digitalisierung setzen, bieten auch Anbieter aus der Rechnungsautomatisierung diesen Service an. Marktbekannte Unternehmen sind basware, supply on oder tradeshift.

Kann ich mit meinem Kunden auch EDI statt webEDI umsetzen?

Ja: Jede Einkaufsorganisation die webEDI anbietet kann auch auf EDI wechseln, da die der Verarbeitung von EDI-Dokumenten bereits geschaffen wurde.

Quellen

  • Jaggaer
  • Windmuehlenbauer, Expertenwissen aus zahlreichen Kundengesprächen zu webEDI vs. EDI

„Wir führen coupa ein und möchten Sie bitten, Ihre Artikel hochzuladen!“ Kommt Ihnen dieser Wunsch bekannt vor? Oder senden ihre Kunden die Einladung zur Registrierung ohne Bescheid zu geben?  Beide Vorgehensweisen habe ich schon vielfach erlebt. Was dies für Sie als Lieferanten bedeutet und was das coupa supplier portal ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Weshalb führt ihr Kunde coupa ein?

Ein moderner Einkäufer kauft schon lange nicht mehr ein. Es geht vielmehr darum strategische Partnerschaften mit Lieferanten auszubauen, die Lieferketten zu steuern, Transparenz in die Ausgaben zu bringen und die Unternehmensstrategie in puncto Nachhaltigkeit mit Lieferanten umzusetzen.

Um all diesen Aufgaben gerecht zu werden, gibt es Einkaufssysteme (E-Procurement Systeme), die von Technologie-Unternehmen entwickelt und angeboten werden. Coupa, aus San Mateo in Kalifornien, ist einer davon. Mitbewerber sind SAP Ariba, Ivalua oder auch Newtron, um ein paar zu nennen. Mit der Einführung von coupa hat die Einkäuferin wie der Einkäufer ebenfalls die Möglichkeit, „Guided Buying“ einzuführen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter aus der Fachabteilung im Einkaufsprozess geführt wird und nur Lieferanten oder Sortimente nutzen kann, die freigegeben wurden. An dieser Stelle kommen Sie in ihrer Rolle als Lieferant ins Spiel. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie die Details zum coupa supplier portal.

➡️ Ein E-Procurement System hilft dabei Bestellungen bei favorisierten Lieferanten zu tätigen. Ohne eines solchen Systems ist die Gefahr von Maverick Buying groß. Also die Beschaffung von Artikeln ohne Rücksichtnahme auf bestehende Rahmenverträge. Dazu empfehlen wir diesen Blogbeitrag: Was ist Maverick-Buying und welche Bedeutung hat es für den Einkauf?

Was ist das coupa supplier portal?

Das coupa supplier portal (CSP) oder auch Coupa Lieferantenportal genannt, ist der Bereich für Lieferanten, indem Kataloge bzw. Produktdaten hochgeladen werden können. Auch der Prozess von Auftrag, über Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung wird darüber abgebildet. Im coupa supplier portal kann der Lieferant zentral alle seine Kunden verwalten.

Coupa Lieferantenportal
Das coupa supplier portal

Wo kann ich Artikeldaten inkl. Preise hochladen?

Um Artikelinformationen bereitzustellen, gibt es zwei Optionen bei coupa. Die erste Option ermöglicht ein Katalog-Template herunterzuladen, zu befüllen und wieder hochzuladen. In der zweiten Option kann ein sogenannter punchout-catalog zur Verfügung gestellt werden. Bei dieser Option wählt der einkaufende Mitarbeiter (Bedarfsträger) den Lieferanten aus, springt auf dessen „Online-Shop“ und nach dem Absenden des Warenkorbs werden die Artikel ins coupa System übertragen. Dort erfolgt dann die Kontierung und Freigabe der Bestellung durch den Kostenstellenverantwortlichen.

Option 1: Katalog-Template

Das Katalog-Template kann unter dem Menüpunkt Kataloge bzw. catalogs heruntergeladen werden. Ich empfehle immer im englischen Sprachkontext zu bleiben, da auch der Katalog im Sprachkontext der Plattform validiert wird.

staging plattform
Download und Upload des Excel Templates

Option 2: Punchout-catalog

Der Punchout-catalog kann mit Hilfe des Kunden bzw. dessen Dienstleisters implementiert werden. Dazu sind die Logindaten, Shared-Secret etc. auszutauschen.

Ihr Kunde hat die Möglichkeit, die Pflichtfelder des Excel-Templates zu individualisieren. Daher kann es sein, dass das Template eines anderen Kunden davon abweicht. Mein Tipp: Um zu standardisieren und zu automatisieren ist die Implementierung eines Punchout-catalogs zu empfehlen!

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Wie erhalte ich künftig die Bestellungen?

Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht. Die gute Nachricht ist, dass die Bestellungen via Electronic Data Interchange (EDI) implementiert werden können. EDI steht für Nachrichten wie zum Beispiel Bestellungen, die automatisiert und ohne manuelle Nachbearbeitung in einem Warenwirtschaftssystem (ERP-System) angelegt werden. Nun zu der schlechten Nachricht. Wenn deine Firma EDI nicht umsetzen kann, dann wird WEB-EDI auf dich zukommen. Während der Kunde auf seiner Seite automatisiert arbeiten kann, musst du dich als Lieferant im coupa supplier portal anmelden, um dort jede Bestellung manuell abzuholen.

➡️ Mehr zu WEB-EDI findest du im Beitrag: WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um die Skalierbarkeit

Der Folgeprozess: Von Auftragsbestätigung bis zur Rechnung.

Je nach Projektumfang deines Kunden kann es zur Forderung nach Auftragsbestätigungen oder Rechnungen kommen. In diesem Fall gibt es ebenfalls die beiden Optionen EDI oder WEB-EDI, wie zuvor bei den Bestellungen beschrieben. Im Falle der Rechnungen und dem Prozessweg WEB-EDI muss sich der Lieferant dort einloggen und im coupa supplier portal die Daten entsprechend hinterlegen. Wie dies funktioniert, erfährst du im Helpcenter von coupa. Die Abkürzung zu den entsprechenden Videos findest du hier.

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Management von mehreren Kunden über coupa

Im Lieferantenportal von coupa können Sie alle ihre Kunden managen. Sobald der nächste Kunde eine Anfrage via E-Mail stellt, kann diese Anfrage mit dem bestehen Nutzer/Konto verknüpft werden. Sollte bereits ein weiteres Konto bestehen, kann dies zusammengeführt (Merge Accounts) werden. Somit können Sie alle Kunden über ein Konto pflegen und bearbeiten.

Fazit

In diesem Beitrag haben Sie erfahren, dass coupa einen großen Mehrwert bei der Unterstützung von Einkaufstätigkeiten liefern kann. Das Onboarding von Lieferanten ist notwendig, da solche Cloud basierten Einkaufssysteme ebenfalls für den Austausch von Produktdaten, Bestellungen und Rechnungen verwendet werden. Dies kann entweder über einen manuellen Upload eines Excel-Templates erfolgen oder über die Variante des Punchout-catalogs. Zu empfehlen ist der automatisierte Prozess des Bestellaustausches über EDI (Electronic Data Interchange). Wer dies nicht im Leistungsportfolio hat, kann manuell via WEB-EDI Bestellungen abholen bzw. Auftragsbestätigungen oder Rechnungen buchen. Wenn Sie mit coupa sofort starten möchten, können Sie sich hier kostenfrei registrieren. Wir halten fest: Das coupa supplier portal ist nichts, wovor sich Lieferanten fürchten müssen!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist Coupa?

Coupa ist ein elektronisches Einkaufssystem (E-Procurement System), das die Zusammenarbeit zwischen Kunde und vielen Lieferanten optimiert. Das System ist eine Cloud-Plattform für geschäftliche Ausgaben. Coupa unterstützt Einkäufer dabei die Einkaufsrichtlinien umzusetzen, Risikomanagement zu betreiben und Transparenz über Ausgaben zu erhalten.

Was ist das Coupa Lieferantenportal?

Das Coupa Lieferantenportal oder auch coupa supplier portal (CSP) genannt, ist der Bereich für Lieferanten, indem die Kataloge bzw. Artikeldaten hochgeladen werden können. Zudem wird darüber der Prozess von Auftrag, über Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungsstellung abgebildet. Im coupa supplier portal kann der Lieferant alle seine Kunden verwalten.

Wie viel kostet die Nutzung des coupa supplier portal für Lieferanten?

Coupa erhebt keine Gebühren von Lieferanten für die Nutzung des Coupa Lieferantenportals.

Können über coupa auch EDI-Nachrichten ausgetauscht werden?

Die Automatisierung der Nachrichten ist via Electronic Data Interchange (EDI) möglich

Ist es möglich auf der Rechnung Versandkosten hinzufügen?

In der Rechnung unter den Artikelpositionen können diese erfasst werden, siehe Screenshot.Shipping cost coupa

Kann coupa einen Punchout-Katalog verarbeiten?

Ja, coupa kann cXML Punchout-Kataloge verarbeiten.

Quellen

Peter, wie sieht ein BMEcat aus? Diese Frage höre ich regelmäßig in meinen Trainings. Sie suchen ebenfalls die Antwort auf diese Frage, dann sind Sie genau richtig. Dieser Beitrag zeigt die Hintergründe dieses elektronischen Katalogstandards auf und führt in die Verwendung ein!

Wofür steht BMEcat?

Der Begriff BMEcat setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Der erste Teil „BME“ steht für Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. Dieser Verein zählt mit 9.750 Mitgliedern zu einem der größten Einkaufsverbände Europas. Der zweite Teil „cat“ steht für catalog. Kurz zusammengefasst bedeutet dies der elektronische Katalog nach dem Standard des BME-Verbandes heißt BMEcat.

Welche Vorteile bietet ein BMEcat?

Der BMEcat ist zum Branchenstandard in der Industrie geworden. Durch dynamische Marktanforderungen und Lieferketten unterliegen Artikeldaten wie Bilder, Beschreibungen oder Artikelmerkmale regelmäßigen Aktualisierungen. Der BMEcat ermöglicht einen standardisierten und automatischen Datenaustausch. Der Sender (Lieferant) hat einen einmaligen Programmieraufwand und kann damit beliebig viele Empfänger (Kunden) bedienen. Der Empfänger (Kunde) kann die Artikeldaten von vielen Lieferanten automatisch in seinem System verarbeiten. Daher liefert der BMEcat die Vorteile:

  • Zeiteinsparung bei der Datenpflege
  • Schnellere Listung der Artikel beim Kunden
  • Harmonisierte Struktur von Artikeldaten
  • Kostenfreie Nutzung
Upload elektronischer Katalog
Üblicher Prozess – BMEcat Upload

In welchen Handlungsfeldern wird dieser Katalogstandard genutzt?

Der BMEcat wir oftmals im Einkauf eingesetzt. In sogenannten E-Procurement-Systemen werden die Daten eingespielt. Dadurch werden die Produkte mit den Einkaufspreisen und passenden Artikelinformationen gelistet. Das Ziel ist, dass der Mitarbeiter (Bedarfsträger) in solchen Systemen selbst die Artikel auswählt. Nach Freigabe des Kostenstellenverantwortlichen erfolgt die Bestellung beim Lieferanten.

Einkaufssysteme, die den BMEcat verwenden können:

➡️ E-Procurement-Systeme werden für das C-Teile-Management eingesetzt oder auch um Maverick-Buying zu verhindern.

Auch im Vertrieb / Marketing wird unter anderem auf den BMEcat zurückgegriffen. Der Standard eignet sich, um Artikeldaten in Produktinformations-Systeme (PIM-System) einzuspielen. Solche Systeme sollen der zentralen Ort für alle Produktinformationen werden. Das Ziel ist die automatische Ausspielung der Daten an Zielsysteme wie Marktplätze (z.B. Mercateo Unite oder simple system) oder in den eigenen Onlineshop (z.B. Shopware oder Commerce Cloud).

Wie sieht denn nun der BMEcat aus?

Dieses Katalogformat ist auf Basis eines textbasierten Formates (XML-Format) entwickelt worden. Damit ist ein strukturierter Austausch von Informationen möglich. Wie diese Struktur aussieht, wurde unter der Führung des BME-Verbandes definiert.

Grundsätzlicher Aufbau eines BMEcat 1.2:

elektronischer Katalog
Aufbau eines BMEcat 1.2

Der BMEcat besteht aus verschiedenen Elementen. Eine Auswahl finden Sie hier:

HEADER

  • CATALOG: Dort werden übergeordnete Infos wie Sprache oder Katalogversion eingetragen
  • SUPPLIER: Dort befinden sich Adresse, Ansprechpartner wie Lieferantenkennung (DUNS)
  • BUYER: Dort befinden sich Adresse und Informationen zum Empfänger (Kunden)

CATALOG_GROUP_SYSTEM

  • CATALOG_STRUCTURE: Dort kann die Klickstruktur abgebildet werden, die das Menü im Beschaffungssystem bildet

ARTICLE: Das Herzstück des Kataloges. Dort sind Artikelnummer, Beschreibungen, Merkmale, Bilder, Preise oder auch Bestellmengeneinheiten hinterlegt. Darunter hängen die folgenden Segmente:

  • ARTICLE_DETAILS
  • ARTICLE_FEATURES
  • ARTICLE_ORDER_DETAILS
  • ARTICLE_PRICE_DETAILS
  • MIME_INFO: Hier können Bilder, Videos oder auch Informationen als pdf abgelegt werden. Ob eine physische Datei oder die URL auf einen Medienserver ausreicht, entscheidet das Beschaffungssystem
  • ARTICLE_REFERENCE: Dort können Zubehör oder Ersatzteile dem „Mutterartikel“ zugeordnet werden
electronic catalog
Beispiel der Elemente eines Arikels im BMEcat 1.2

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Gerne unterstützen wir Sie dabei.

Diese Vorteile beiten wir:

  • Über 10-Jahre Erfahrung im E-Business & B2B E-Commerce
  • Projektleitung bei Uvex Arbeitsschutz für die Implementierung der Katalogerstellung (BMEcat, Ariba cif, OCI, Punchout, Coupa csv)
  • Umfangreiche Kenntnisse über Anforderungen von Kunden und Zielsystemen

Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick:

Autor

Welche Versionen eines BMEcat gibt es?

Zum jetzigen Zeitpunkt ist der BMEcat 1.2 aus dem Jahr 2001 marktüblich. Auf dieser Basis wurde der BMEcat 2005 entwickelt. Darin wurden die Export-Informationen und die Ausgabe von verschiedenen Sprachen in einem Katalog ermöglicht. Seit 2022 gibt es den BMEcat 2005.2. Dieser wurde um den Integrated Procurement Point (IPP) erweitert. Ziel ist es Information dynamisch in Lieferantensystemen abzufragen. Dazu gehören die Anwendungen:

  • Externer Katalog
  • Produktanfrage
  • Preisanfrage
  • Verfügbarkeitsanfrage
  • Angebotsanfrage

Fazit

Der BMEcat ist ein standardisiertes Katalogformat, das automatisiert beim Lieferanten erstellt und beim Kunden eingespielt werden kann. Dadurch sparen beide Parteien wertvolle Zeit und steigern die Datenqualität. Mittlerweile ist dieser Katalog zum Standard in der Industrie geworden. Daher können diese auch alle relevanten Einkaufssysteme wie mercateo unite, onventis, proactis, simple system oder SAP Ariba verarbeiten. Auch der Großhandel setzt in seinen Produktinformationssystemen (PIM) vermehrt auf dieses Standardformat. Dadurch ist die Skalierung bei Lieferanten und Artikelanzahl möglich. Dieser Katalogstandard ist ein MUSS für alle Hersteller und Händler, die Kunden in der Industrie nachhaltig mit Artikelinformationen beliefern möchten!

e-business expert

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestelle Fragen

Wofür steht BMEcat?

Der Begriff BMEcat setzt sich aus zwei Teilen zusammen. „BME“ steht für Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. „cat“ steht für catalog. Damit wird der Katalog des BME-Verbandes beschrieben.

Welches Format hat ein BMEcat?

Der BMEcat nutzt das Extensible Markup Language (XML).

Wie sieht ein BMEcat aus?

Ein BMEcat ist im XML-Format umgesetzt und sieht wie folgt aus. Das Beispiel zeigt den Ort, an dem der Preis angegeben wird:

<ARTICLE_PRICE price_type=“net_customer“>
<PRICE_AMOUNT>2.51</PRICE_AMOUNT>
<PRICE_CURRENCY>EUR</PRICE_CURRENCY>
<TAX>0.19</TAX>
<LOWER_BOUND>1</LOWER_BOUND>
<TERRITORY>DE</TERRITORY>
</ARTICLE_PRICE>electronic catalog

Was ist eine BMEcat Datei?

Dies ist ein statischer Katalog, der zum Austausch von Artikelinformationen verwendet wird. Auf Basis der XML-Technologie hat der Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik diesen Standard erarbeitet. Dieser Katalog wird meist als ZIP-Datei in den Zielsystemen hochgeladen

Quellen