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Open Catalog Interface – Der smarte Weg Produktdaten in das Einkaufssystem ihrer Kunden zu platzieren

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Die Listung ihrer Produktdaten im Kundensystem ist ein Meilenstein im Vertrieb. Dazu gibt es einen smarten Weg der mit Open Catalog Interface bezeichnet wird. Geläufig sind auch die Bezeichnungen OCI-Katalog, OCI-Shop, OCI-Anbindung oder OCI-Webshop. Erfahren Sie wie Open Catalog Interface Ihnen bei der Platzierung der Produktdaten beim Kunden hilft.

Was ist OCI und wer hat es erfunden?

Open Catalog Interface (kurz: OCI), ist eine standardisierte Schnittstelle, um Produktdaten zwischen Lieferanten und Einkäufern fehlerfrei auszutauschen. Diese Technologie wurde von SAP entwickelt, um den Prozess der Katalogintegration in Einkaufsplattformen zu vereinfachen. Durch die Nutzung von OCI können Lieferanten ihre Produktdaten in Echtzeit in das Einkaufssystem ihrer Kunden integrieren. Der Bestellprozess wird dadurch erleichtert und beschleunigt.

Wie sieht der Prozess einer Bestellung über den OCI-Katalog aus?

Mitarbeiter aus Vertrieb, Kundenservice oder IT haben nur wenige Berührungspunkte mit dem Einkaufsprozess der Kunden. Daher haben sich auch Begriffe wie OCI-Katalog, OCI-Shop, OCI-Anbindung oder OCI-Webshop eingebürgert. All diese Begrifflichkeiten beschreiben den folgenden Prozess:

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Schritt 1:

Einkaufssystem öffnen und Lieferant auswählen. Dies ist in allen marktüblichen Einkaufssystem und E-Marktplätzen wie zum Beispiel Onventis, Newtron, DIG, mercateo unite, simple system, SAP SRM, BeNeering möglich.

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Schritt 2:

Der OCI-Katalog öffnet sich.

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Schritt 3:

Produkte auswählen und Warenkorb übertragen

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Schritt 4:

Im Einkaufssystem die Bestellung tätigen und die Lieferadresse wie Kostenstelle angeben. Danach die Bestellung absenden.

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Schritt 5:

Bestellung wird nach interner Freigabe an den Lieferanten gesandt. Die Bestellung kann als PDF via E-Mail oder automatisiert via EDI (electronic data interchange) übermittelt werden. Dies ist unabhängig vom OCI-Katalog und muss separat geklärt werden.

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Gesamtprozess:

Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, die oftmals auch als Bedarfsträger bezeichnet werden, arbeitet im Einkaufssystem. Die Artikeldaten werden über den OCI-Katalog ins Einkaufssystem geladen. Nach erfolgter Freigabe erhält der Lieferant die Bestellung auf dem üblichen Wege.

➡️ Es gibt unterschiedliche Ausbaustufen des Open Catalog Interface. In dem obigen Prozess wird der OCI 4.0 beschrieben. Dazu muss der Kunde das Einkaufssystem kurz verlassen, um die gewünschten Produkte auszuwählen. Beim OCI 5.0 ist dieser Absprung optional und der Kunde findet die Artikel über die übergreifende Suche des Einkaufssystems.

Wie optimiert ein OCI-Katalog den Vertriebsprozess?

Ein OCI-Katalog optimiert den Vertriebsprozess auf mehrere Ebenen. Erstens ermöglicht er eine nahtlose Integration der Produktdaten in die Einkaufssysteme der Kunden, wodurch manuelle Eingaben und Fehler minimiert werden. Mit Einkaufssystemen sind E-Procurement-Systeme (SAP Ariba, Onventis, Newtron), E-Marktplätze (simple system, mercateo unite) oder ERP-Systeme (SAP) gemeint.

Zweitens wird die Auftragslegung durch die Bereitstellung der Produktinformationen und Preise im Kundensystem vereinfacht. Dabei wirkt der OCI-Katalog wie ein Angebot, aus dem der Kunde im Bedarfsfall direkt bestellen kann, ohne ein separates Angebot einholen zu müssen.

Drittens fördert ein OCI-Katalog die Kundenbindung, da der Einkaufsprozess für den Kunden erheblich vereinfacht und komfortabler gestaltet wird.

Viertens schafft diese Art des Produktdatenaustausches das Fundament für Folgeprozesse. Auf dieser Basis lassen sich Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen automatisiert (EDI) verarbeiten.

Welche Vorteile ergeben sich für Lieferanten und Kunden?

Vorteile für Lieferanten

Für Lieferanten bietet die Implementierung eines OCI-Katalogs zahlreiche Vorteile:

  • Erhöhte Sichtbarkeit: Produkte und Dienstleistungen werden direkt im Einkaufssystem des Kunden angezeigt.
  • Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand für manuelle Eingaben und Fehlerkorrekturen.
  • Aktualität: Produktinformationen und Preise können in Echtzeit aktualisiert werden.
  • Wettbewerbsvorteil: Die Bereitstellung eines OCI-Katalogs kann ein entscheidender Faktor bei der Lieferantenauswahl und bei der Artikelauswahl im Alltagsgeschäft sein.
  • Kundenbindung: Durch die vereinfachte Bestellabwicklung steigt die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden.
  • Automatisierung der Geschäftsprozesse: Ein OCI-Katalog sorgt dafür, dass Lieferant und Kunden auf derselben Datenbasis arbeiten. Damit können Folgeprozesse (z.B. Bestellungen, Rechnungen) fehlerfrei automatisiert werden.

Vorteile für einkaufende Unternehmen (Kunden)

Auch Kunden profitieren erheblich von einem OCI-Katalog:

  • Effizienz: Der Bestellprozess wird durch die Integration der Lieferantenkataloge in das eigene Einkaufssystem stark vereinfacht.
  • Reduzierte Fehler: Automatisierte Datenübertragungen minimieren Eingabefehler und Missverständnisse.
  • Transparenz: Einkaufende Unternehmen erhalten stets aktuelle Informationen zu Produkten, Preisen und Verfügbarkeiten.
  • Zeitersparnis: Schnelle und unkomplizierte Bestellvorgänge ermöglichen eine effizientere Arbeitsweise.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit zwischen Einkäufer und Lieferant wird durch standardisierte Prozesse gestärkt.

Mit welchen Systemen kann ein OCI integriert werden?

OCI kann mit einer Vielzahl von Einkaufssystemen integriert werden. Folgende Systeme besitzen eine OCI-Schnittstelle:

  • SAP ERP (Enterprise Ressource Planning)
  • Jaggaer
  • SAP SRM (Supplier Relationship Management)
  • Mercateo Unite
  • Proactis
  • Onventis
  • Infor CloudSuite
  • GEP SMART
  • Basware
  • SynerTrade
  • Newtron
  • Simple system

Welche Optionen gibt es, um Ihren Kunden das Open Catalog Interface anzubieten?

Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten Open Catalog Interface umzusetzen:

  1. Eigenentwicklung: Unternehmen können eigene Lösungen entwickeln. Der Standardweg ist es für den bestehenden Online-Shop eine OCI-Schnittstelle zu programmieren. Vorteil dabei ist, dass individuelle Anforderungen leichter umgesetzt werden können. Der große Nachteil ist jedoch, dass dafür erhebliche Entwicklungsressourcen und Support benötigt werden.
  2. Standardlösungen: Es gibt fertige Softwarelösungen, die speziell für die OCI-Integration entwickelt wurden. Diese sind oft schneller einsatzbereit und kostengünstiger als Eigenentwicklungen.
  3. Plugins: Eine OCI-Schnittstelle für bestimmte Shop-Systeme kann auch gekauft werden. Speziell für Magento, Shopware und weitere Shop-Systeme bestehen fertige Plugins.

Sie möchten kurzfristig einen OCI-Katalog ihren Kunden anbieten?

Wir helfen Ihnen innerhalb von 48 Stunden zum OCI-Katalog. Auch wenn Sie nicht über einen eigenen Online-Shop verfügen.

Weitere Vorteile unseres Angebotes:

  • Unverbindliche Testphase, bis der OCI-Katalog bei ihren Kunden online ist
  • Feedback zu Produktdaten und Optimierungsmöglichkeiten
  • Keine IT oder IT-Know-how notwendig

Fazit

Das Open Catalog Interface (OCI) ist ein smartes Werkzeug, um die Produktdaten nahtlos in die Einkaufssysteme Ihrer Kunden zu integrieren. Es optimiert den Vertriebsprozess auf unterschiedlichen Ebenen. Aus Prozesssicht ist der fehlerfreie Austausch von Bestellungen und Rechnungen ein großer Effizienzgewinn für Lieferant und Kunde. Der Weg in zahlreiche Kundensysteme kann mittels Eigenentwicklung, Standardlösungen oder Plugins gegangen werden. Einen OCI-Katalog im Leistungsportfolio zu haben führt zu höherer Kundenbindung und perspektivisch zu Umsatzsteigerungen.

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e-business expert

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist OCI und wer hat es erfunden?

OCI (Open Catalog Interface) ist eine von SAP entwickelte standardisierte Schnittstelle zum fehlerfreien Austausch von Produktdaten zwischen Lieferanten und einkaufenden Unternehmen.

Wie sieht der Prozess einer Bestellung über den OCI-Katalog aus?

Der Einkaufsprozess beginnt mit der Auswahl des Lieferanten im Einkaufssystem, gefolgt von der Produktwahl im OCI-Katalog, der Übertragung des Warenkorbs und der Bestellung im Einkaufssystem.

Wie optimiert ein OCI-Katalog den Vertriebsprozess?

Ein OCI-Katalog minimiert manuelle Eingaben und Fehler, vereinfacht die Auftragslegung und fördert die Kundenbindung durch eine fehlerfreie und schnelle Bestellabwicklung.

Welche Vorteile bietet ein OCI-Katalog für Lieferanten?

Er erhöht die Sichtbarkeit, spart Zeit durch automatisierte Prozesse, bietet Echtzeit-Aktualität, verschafft Wettbewerbsvorteile und stärkt die Kundenbindung.

Welche Vorteile bietet ein OCI-Katalog für einkaufende Unternehmen (Kunden)?

Er steigert die Effizienz, reduziert Fehler, bietet Transparenz, spart Zeit und verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Mit welchen Systemen kann ein OCI integriert werden?

OCI kann mit Systemen wie SAP ERP, Jaggaer, SAP SRM, Mercateo Unite, Proactis, Infor CloudSuite, GEP SMART, Basware, SynerTrade und Newtron integriert werden.

Welche Optionen gibt es, um Ihren Kunden einen Open Catalog Interface anzubieten?

Optionen sind Eigenentwicklungen, Standardlösungen oder Plugins für bestehende Shop-Systeme wie Magento oder Shopware.

Quellen