E-Business ➡️Eine praktische Einführung für B2B Lieferanten

E-Business ist der Oberbegriff für alle automatisierbaren Geschäftsprozesse. Dazu werden digitale Technologien als Werkzeuge verwendet. Unter E-Business lassen sich viele Bereiche einordnen. In diesem Artikel möchte ich den Fokus auf Lieferanten (Hersteller und Händler) legen. Dabei sind die zwei Bausteine “E-Procurement” und “E-Commerce” relevant. Da es sich um Prozesse zwischen Unternehmen handelt, wird dies häufig als B2B bezeichnet. B2B steht für Business to Business.

Einordnung der E-Business Begriffe

Die zwei E-Business Bereiche: E-Procurement vs. E-Commerce

Mike arbeitet bei einem Großhändler. Seit mehreren Jahren werden Artikel über den Online-Shop verkauft. Die Preise richten sich nach dem Einkaufsvolumen der Kunden und Aktionen werden durch Marketingmaßnahmen unterstützt. Seit kurzem wird auch über einen Marktplatz an Geschäftskunden verkauft. Dort ist es wichtig durch Sortiments- und Preisstrategien sich vom Wettbewerb abzusetzen. Mike arbeitet im digitalen Vertrieb und betreibt „E-Commerce“. Ihm sind folgende Punkte wichtig:

• Umsatz steigern und sichern
• Hohe Datenqualität
• Hoher Automatisierungsgrad bei Prozessen
• Motivation des Kunden steigern über den Online-Shop oder den Marktplatz zu kaufen

Daniela arbeitet bei einem Hersteller. Ihr Unternehmen beliefert direkt Geschäftskunden. Diese Kunden setzten Einkaufssysteme ein. Jeder Kunde hat andere Einstellungen und Anforderungen. Dies können individuelle Preise sein, ein kundenspezifisches Produktportfolio oder spezifische Vorgaben aus der Buchhaltung (z.B. Nummern für Kontierungen). Daniela arbeitet im Kundenservice und erhält vom Kunden die spezifischen Anforderungen. Diese können pro Kunde unterschiedlich sein. Mit den Fachabteilungen bespricht sie die Umsetzung, damit die „E-Procurement“ Prozesse mit ihren Kunden reibungslos laufen. Ihre Ziele und Aufgaben sind:

• Kundenindividuelle Anforderung umsetzen
• Kundenspezifische Preise und Sortimente pflegen
• Ansprechpartnerin für die Implementierungsprojekte sein

Thomas leitet die neu gegründete „Digital-Einheit“. Er entwickelt eine Strategie wie Kundenbindung gesteigert werden kann, Standards bei Produktdaten steigen und stimmt sich regelmäßig mit dem Vertrieb ab. Sein Ziel ist es eine gute Balance aus Standardisierung und Individualisierung für Kunden zu finden. Mit anderen Worten: Thomas steuert aktiv die beiden Bereiche „E-Commerce“ und „E-Procurement“.  Die folgende Grafik verdeutlicht die drei genannten Beispiele.

Je nach Vertriebsstrategie und Reifegrad deines Unternehmens sind die Ansätze von Mike, Daniela oder Thomas zu wählen. Um diese Ansätze besser zu verstehen, findest du im nächsten Abschnitt digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle. Diese haben großen Einfluss auf den Gestaltungsspielraum für dich als Lieferant.

Digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle

Im E-Business lassen sich digitale Vertriebskanäle in vier Transaktionsmodelle unterscheiden. Die Kanäle sind ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme, Online-Shops oder E-Marktplätze.

ERP-System 1:1

E-Procurement-System n:1

Online-Shop 1: n

B2B Marktplatz n:n

Wie werden Produktdaten in den Systemen gelistet?

Wenn wir privat ein Produkt online kaufen, sind für uns Texte, Preise und Verfügbarkeiten selbstverständlich. Aber wie kommen diese Informationen in den Online-Shop, auf den Marktplatz oder in das Einkaufssystem? Diese Frage muss im E-Business zwischen den Geschäftspartnern geklärt werden. Kataloge liefern den vereinbarten Kundenpreis (Nettopreis) und den vereinbarten Sortimentsumfang (z.B. alle Sicherheitsschuhe und den Schutzhelm mit Logo) an das System. Im Hintergrund (Backend) werden diese Daten eingespielt, damit in der Benutzeroberfläche (Frontend) der Kunde die richtigen Artikel findet und kaufen kann. Dazu gibt es zwei grundsätzliche Katalogarten. Diese werden nach ihrer Funktion als statisch oder dynamisch klassifiziert. Marktübliche Systeme können grundsätzlich beide Katalogarten verarbeiten.

Statische Kataloge

Wie der Name es vermuten lässt, sind dies Katalogformate die bei jeder Änderung neu erstellt werden müssen. Grund dafür sind geänderte Kundenpreise (Nettopreise), Produktinformationen oder der Umfang des Sortimentes.

Ein Beispiel: Dein Kunde verhandelt neue Preise. Diese Information muss in der internen Preispflege hinterlegt werden. Auf dieser Basis kann der Katalog erstellt werden. Nach dem Upload im Zielsystem ist oftmals die Freigabe vom Kunden notwendig, damit der Artikel mit dem neuen Preis gekauft werden kann.

• Formate: BMEcat, Ariba cif, Datanorm oder Excel, csv oder xlsx
• Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit
• Updateprozess: Bei jeder Änderung muss Katalog erstellt und im System hochgeladen werden
• Vorteil: Geringe Entwicklungskosten, Standards wie BMEcat vorhanden

Dynamische Kataloge

Dynamische Kataloge wurden entwickelt, um die Nachteile von statischen Daten bzw. Katalogen zu lösen. So ändern sich Preise, Lieferzeiten oder das Produktportfolio direkt nach der Pflege im System vom Lieferanten. Solche dynamischen Kataloge werden einmal implementiert und aktualisieren sich automatisch. Der Lieferant spart sich die Datenpflege und der Kunde spart sich die regelmäßigen Katalogprüfungen.

Diese Katalogart wird oft mit dem Online-Shop verwechselt. Dies hängt damit zusammen, dass die Benutzeroberfläche wie der Online-Shop aussieht. Die Funktionsweise „Nutzung als dynamischer Katalog“ wird jedoch nicht beachtet. Der Unterschied ist, dass der Online-Shop direkt Bestellungen ins System überträgt. Der dynamische Katalog hingegeben überträgt die Produktinformationen und Preise direkt ins Einkaufssystem. Dort startet der Genehmigungsworkflow über den Budgetverantwortlichen und nach Freigabe der Bestellprozess.

• Formate: OCI (open catalog interface), cXML
• Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit, Videos, konfigurierbare Artikel
• Updateprozess: Veränderungen sind sofort online
• Vorteil: Aktuelle Bestände, aktuelles Produktportfolio, kein Zeitaufwand für Update notwendig

Produktdaten: Das Gold im E-Business

Im E-Business werden Produktdaten immer wichtiger. Du fragst dich gerade: Warum wichtiger? Dies hat damit zu tun, dass es im Geschäftskundenbereich (B2B) viele Artikel gibt, die der Kunde regelmäßig beschafft und somit die Artikelnummer kennt, oder seine eigene Artikelnummer (sog. Materialnummer) definiert und diese beim Lieferanten hinterlegt ist.

Der Einkauf von Unternehmen verändert sich stetig und der Kauf von Produkten geht von wenigen Personen auf viele Personen über. Konkret bedeutet dies, dass nicht mehr die Einkäuferin, sondern der Mitarbeiter aus der Fertigung die Artikel bestellt. Und dieser denkt und arbeitet, nach meiner Erfahrung, wie eine Person aus dem Privatkundenbereich. Es werden Produkte über die Suche ausgewählt, Produktbilder mit der Erwartung abgeglichen oder auf die Lieferzeit geachtet. Zudem gibt es je nach Einkaufsstrategie nicht nur einen Lieferanten, der den gewünschten Artikel anbietet.

Aus diesem Grund ist es für Lieferanten wichtig in die Datenqualität zu investieren. Folgende Produktinformationen waren lange Zeit ausreichend:

• Artikelnummer
• Artikelname
• Preis
• Mengeneinheit
• Klassifizierung wie eClass, E-TIM oder UNSPSC

Um sich in Einkaufssystemen gegenüber anderen Lieferanten durchzusetzen sind mittlerweile folgende Punkte selbstverständlich:

• Merkmale als Filterkriterien
• Bilder
• Informative Artikelbeschreibungen
• Keywords für den Suchalgorithmus
• Dokumente wie Produktdatenblatt, CE-Konformitätserklärung, Bedienungsanleitung
• Exportinformationen

Für eine höhere Nutzerfreundlichkeit könnten in Zukunft noch weitere Produktinformationen ergänzt werden wie z.B.:

• Videos
• Produktverweise: bessere Qualität, günstigerer Preis, Ersatzteile, komplementäre Artikel
• Produktberatung
• Übersichtliche Darstellung des Produktportfolio durch umfangreiche konfigurations-Optionen

Beispiel Produktdaten auf Strauss | Quelle: engelbert-strauss.de abgerufen 07.02.2024

Wie erfolgt die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

In dem oberen Kapitel haben wir uns damit beschäftigt, wie Kunden einkaufen und zu den passenden Produkten gelangen. Nun wird eine Bestellung ausgelöst und als PDF in einer E-Mail an den Lieferanten gesandt. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter öffnet die Bestellung und gibt per Hand die Details in das ERP-System ein. Bei solchen Prozessen besteht die Gefahr von Tippfehlern, die Falschlieferungen und einen aufwendigen Retouren-Prozess zur Folge haben. Zudem investiert der Kundenservice wertvolle Zeit für die Auftragserfassung.

Damit Zeit und Fehler reduziert werden lohnt es sich die Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dazu dient der elektronische Austausch von Dokumenten. Dieser ist unter dem Begriff EDI (electronic data interchange) bekannt. Mit EDI kann neben der Auftragserfassung die gesamte Prozesskette wie Auftragsbestätigung, Lieferavis für den Wareneingang oder die Rechnung automatisiert werden.

Möglicherweise ist dir bereits der Begriff WebEDI zu Ohren gekommen. Bei dem Austausch von elektronischen Dokumenten kann es sein, dass die technische Fähigkeit fehlt EDI-Nachrichten auszutauschen oder einer der Parteien (meist der Kunde) möchte sich nicht mit der Implementierung aufhalten. Für solche Fälle wurde WebEDI entwickelt. In diesem Prozess sendet der Kunde eine EDI-Bestellung automatisiert aus seinem System. Der Lieferant erhält eine Information via E-Mail und meldet sich in einem Online-Portal im Internet an. Von dort aus überträgt er die Informationen manuell in sein ERP-System. Somit sprechen wir ebenfalls von einer manuellen Auftragserfassung. Wie dies als Lieferant vermieden werden kann und weshalb sich die Investitionen in EDI lohnen, findest du in diesem Blogbeitrag: EDI vs. WebEDI > Der Kampf um Skalierbarkeit.

Weitere Lösungen im E-Business-Bereich

Neben dem Einkauf über „elektronische Kataloge“ gibt es noch weitere Anwendungsfälle. Vor allem bei Produktionsbetrieben ist es wichtig produktionskritische Artikel vor Ort zu haben. Dies können Werkzeuge für eine Maschine, persönliche Schutzausrüstung oder Verbindungstechnik wie Schrauben sein. Damit die rechtzeitige Nachbestellung erfolgt ist eine Bestandsführung notwendig. Um Kunden in diesem Bereich zu unterstützen, wurden Lösungen wie Material- und Werkzeugausgabesysteme oder Kanban-Systeme entwickelt.

Material- und Werkzeugausgabesystem

Material- und Werkzeugausgabesystem verwalten Produkte, die der Mitarbeiter nach Anmeldung via Stempelkarte an einem Automaten, entnehmen kann. Das Prinzip ist ähnlich zu den Automaten für Snacks und Getränke, die wir an Bahnhöfen finden können. Mittels solcher Systeme werden Prozesse in der Fertigung optimiert. Eine Übersicht über Anbieter und Hersteller von Materialausgabesystemen findest du im Navigator.

Kanban-Systeme

Kanban-Systeme sind meist offene Regale. Das Personal in der Fertigung entnimmt aus den Boxen die Artikel. Sobald eine Box leer ist, wird diese aus dem Regal entnommen und die dahinterstehende Box schiebt sich nach vorne. Das Regal wird regelmäßig von hinten befüllt und die entnommenen Boxen verrechnet.

Mein Fazit

E-Business ist eine ziemlich große Klammer um digitale Aktivitäten zwischen Unternehmen zu beschreiben. Für Lieferanten geht es darum die Bereiche des E-Commerce und E-Procurement aktiv zu steuern. Durch eine Vielzahl von Interessenlagen und Systemen befinden wir uns in einem komplexen Umfeld. Wir erleben, dass Prozesse über EDI zu Hygienefaktoren (z.B. in Ausschreibungen) werden und notfalls mit WebEDI durchgesetzt werden. Deshalb ist es wichtig sich als Lieferant strategisch auszurichten und einen Plan für Produktdaten, Prozesse und weiteren Services wie z.B. denen von Materialausgabesystemen zu entwickeln. Ich bin davon überzeugt, dass jeder Lieferant dem Kundenbindung wichtig ist und langfristig Kosten reduzieren möchte „E-Business-Kompetenz“ benötigt!

FAQ – Häufig gestellte Fragen