Das coupa supplier portal > Nichts wovor sich Lieferanten fürchten müssen!

„Wir führen coupa ein und möchten Sie bitten, Ihre Artikel hochzuladen!“ Kommt Ihnen dieser Wunsch bekannt vor? Oder senden ihre Kunden die Einladung zur Registrierung ohne Bescheid zu geben?  Beide Vorgehensweisen habe ich schon vielfach erlebt. Was dies für Sie als Lieferanten bedeutet und was das coupa supplier portal ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Weshalb führt ihr Kunde coupa ein?

Ein moderner Einkäufer kauft schon lange nicht mehr ein. Es geht vielmehr darum strategische Partnerschaften mit Lieferanten auszubauen, die Lieferketten zu steuern, Transparenz in die Ausgaben zu bringen und die Unternehmensstrategie in puncto Nachhaltigkeit mit Lieferanten umzusetzen.

Um all diesen Aufgaben gerecht zu werden, gibt es Einkaufssysteme (E-Procurement Systeme), die von Technologie-Unternehmen entwickelt und angeboten werden. Coupa, aus San Mateo in Kalifornien, ist einer davon. Mitbewerber sind SAP Ariba, Ivalua oder auch Newtron, um ein paar zu nennen. Mit der Einführung von coupa hat die Einkäuferin wie der Einkäufer ebenfalls die Möglichkeit, „Guided Buying“ einzuführen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter aus der Fachabteilung im Einkaufsprozess geführt wird und nur Lieferanten oder Sortimente nutzen kann, die freigegeben wurden. An dieser Stelle kommen Sie in ihrer Rolle als Lieferant ins Spiel. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie die Details zum coupa supplier portal.

➡️ Ein E-Procurement System hilft dabei Bestellungen bei favorisierten Lieferanten zu tätigen. Ohne eines solchen Systems ist die Gefahr von Maverick Buying groß. Also die Beschaffung von Artikeln ohne Rücksichtnahme auf bestehende Rahmenverträge. Dazu empfehlen wir diesen Blogbeitrag: Was ist Maverick-Buying und welche Bedeutung hat es für den Einkauf?

Was ist das coupa supplier portal?

Das coupa supplier portal (CSP) oder auch Coupa Lieferantenportal genannt, ist der Bereich für Lieferanten, indem Kataloge bzw. Produktdaten hochgeladen werden können. Auch der Prozess von Auftrag, über Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung wird darüber abgebildet. Im coupa supplier portal kann der Lieferant zentral alle seine Kunden verwalten.

Wo kann ich Artikeldaten inkl. Preise hochladen?

Um Artikelinformationen bereitzustellen, gibt es zwei Optionen bei coupa. Die erste Option ermöglicht ein Katalog-Template herunterzuladen, zu befüllen und wieder hochzuladen. In der zweiten Option kann ein sogenannter punchout-catalog zur Verfügung gestellt werden. Bei dieser Option wählt der einkaufende Mitarbeiter (Bedarfsträger) den Lieferanten aus, springt auf dessen „Online-Shop“ und nach dem Absenden des Warenkorbs werden die Artikel ins coupa System übertragen. Dort erfolgt dann die Kontierung und Freigabe der Bestellung durch den Kostenstellenverantwortlichen.

Option 1: Katalog-Template

Das Katalog-Template kann unter dem Menüpunkt Kataloge bzw. catalogs heruntergeladen werden. Ich empfehle immer im englischen Sprachkontext zu bleiben, da auch der Katalog im Sprachkontext der Plattform validiert wird.

Option 2: Punchout-catalog

Der Punchout-catalog kann mit Hilfe des Kunden bzw. dessen Dienstleisters implementiert werden. Dazu sind die Logindaten, Shared-Secret etc. auszutauschen.

Ihr Kunde hat die Möglichkeit, die Pflichtfelder des Excel-Templates zu individualisieren. Daher kann es sein, dass das Template eines anderen Kunden davon abweicht. Mein Tipp: Um zu standardisieren und zu automatisieren ist die Implementierung eines Punchout-catalogs zu empfehlen!

Wie erhalte ich künftig die Bestellungen?

Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht. Die gute Nachricht ist, dass die Bestellungen via Electronic Data Interchange (EDI) implementiert werden können. EDI steht für Nachrichten wie zum Beispiel Bestellungen, die automatisiert und ohne manuelle Nachbearbeitung in einem Warenwirtschaftssystem (ERP-System) angelegt werden. Nun zu der schlechten Nachricht. Wenn deine Firma EDI nicht umsetzen kann, dann wird WEB-EDI auf dich zukommen. Während der Kunde auf seiner Seite automatisiert arbeiten kann, musst du dich als Lieferant im coupa supplier portal anmelden, um dort jede Bestellung manuell abzuholen.

➡️ Mehr zu WEB-EDI findest du im Beitrag: WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um die Skalierbarkeit

Der Folgeprozess: Von Auftragsbestätigung bis zur Rechnung.

Je nach Projektumfang deines Kunden kann es zur Forderung nach Auftragsbestätigungen oder Rechnungen kommen. In diesem Fall gibt es ebenfalls die beiden Optionen EDI oder WEB-EDI, wie zuvor bei den Bestellungen beschrieben. Im Falle der Rechnungen und dem Prozessweg WEB-EDI muss sich der Lieferant dort einloggen und im coupa supplier portal die Daten entsprechend hinterlegen. Wie dies funktioniert, erfährst du im Helpcenter von coupa. Die Abkürzung zu den entsprechenden Videos findest du hier.

Management von mehreren Kunden über coupa

Im Lieferantenportal von coupa können Sie alle ihre Kunden managen. Sobald der nächste Kunde eine Anfrage via E-Mail stellt, kann diese Anfrage mit dem bestehen Nutzer/Konto verknüpft werden. Sollte bereits ein weiteres Konto bestehen, kann dies zusammengeführt (Merge Accounts) werden. Somit können Sie alle Kunden über ein Konto pflegen und bearbeiten.

Fazit

In diesem Beitrag haben Sie erfahren, dass coupa einen großen Mehrwert bei der Unterstützung von Einkaufstätigkeiten liefern kann. Das Onboarding von Lieferanten ist notwendig, da solche Cloud basierten Einkaufssysteme ebenfalls für den Austausch von Produktdaten, Bestellungen und Rechnungen verwendet werden. Dies kann entweder über einen manuellen Upload eines Excel-Templates erfolgen oder über die Variante des Punchout-catalogs. Zu empfehlen ist der automatisierte Prozess des Bestellaustausches über EDI (Electronic Data Interchange). Wer dies nicht im Leistungsportfolio hat, kann manuell via WEB-EDI Bestellungen abholen bzw. Auftragsbestätigungen oder Rechnungen buchen. Wenn Sie mit coupa sofort starten möchten, können Sie sich hier kostenfrei registrieren. Wir halten fest: Das coupa supplier portal ist nichts, wovor sich Lieferanten fürchten müssen!

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Quellen

• Coupa, Lieferantenportal: https://supplier.coupahost.com/
• Schaeffler, Einkaufssystem: https://www.schaeffler.de/de/schaeffler-deutschland/einkauf-und-lieferantenmanagement/digitale-zusammenarbeit/coupa/
• Windmuehlenbauer Unternehmensberatung, Expertenwissen + eigener coupa Account