Elektronische Rechnungspflicht ab 2025 – Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile sichern

Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland ab 2025 zur Pflicht. Was klingt wie eine bürokratische Hürde, bietet zahlreiche Chancen und Vorteile. Elektronische Rechnungen – ein Begriff, der vielleicht trocken klingt, aber die Effizienz und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens revolutionieren kann. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum die Umstellung auf elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Wer ist verpflichtet eine elektronische Rechnung auszustellen?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen, ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Diese Verpflichtung gilt für alle B2B-Transaktionen (Business-to-Business), sofern beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Im Übrigen betrifft dies auch Vermieter, die steuerpflichtige Vermietungen an andere Unternehmen vornehmen.

Hintergrund der neuen Regelungen

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht erfolgt im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat. Diese Maßnahme ist Teil der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission, die darauf abzielt, ein elektronisches Meldesystem für die Mehrwertsteuer zu implementieren.

Rechtliche Reglung der E-Rechnung-Formate

Die E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Diese Formate müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Diese Formate entsprechen der Norm:

• X-Rechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten kombiniert
• Wichtig Anmerkung – EDI-Formate: Es gibt weitere E-Rechnungen, die nicht dieser Norm entsprechen. Dazu gehören z.B. EDIFACT, OpenTrans. Stand 12.06.2024 dürfen diese nicht mehr werden. Abzuwarten bleibt, ob es dazu Lösungen entwickelt werden oder die Formate sich der EN16931 anpassen.

Übergangsregelung für Empfänger – Rechnungsempfänger

Für Empfänger von E-Rechnungen gilt die Verpflichtung ab 01.01.2025 ohne Ausnahmen. Dies bedeutet, wenn der Lieferant elektronische Rechnungen gemäß Norm EN 16931 stellt, müssen diese vom Empfänger angenommen werden. Rechnungen die der Norm entsprechen heißen ZUGFeRD oder X-Rechnung.

Übergangsregelungen für Sender – Rechnungssteller

• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, versendet werden. Für elektronische Rechnungen wird wie bisher auch eine Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig.
• Ab dem 01.01.2027 besteht die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen von Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Umsatz von mehr als 800T €.
• Ab 2028 tritt die Regelung vollständig in Kraft und alle Unternehmen (B2B) müssen elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 versenden.

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von manuellen Fehlern und Automatisierung des Rechnungsprozesses.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Kürzere Bearbeitungszeiten und Sicherung der Skontofristen.

Welche Chancen bieten E-Rechnungen Lieferanten?

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht bietet Lieferanten zahlreiche Chancen:

• Erhöhung der digitalen Umsatzquote: Elektronische Rechnung als Gesprächsgrundlage für elektronische Kataloge und elektronische Bestellungen verwenden und damit die digitale Umsatzquote erhöhen.
• Prozessoptimierung & -automatisierung: Elektronische Rechnungen bauen auf eine Reihe von Informationen wie Artikelnummer des Lieferanten, Nettopreis oder Mengeneinheiten. Diese können durch elektronische Kataloge ausgetauscht werden. Auch Bestellungen können ebenfalls elektronische übermittelt und automatisiert verarbeitet werden. Durch die E-Rechnungspflicht bietet sich Lieferanten die Chance über elektronische Kataloge und Bestellungen sich mit Kunden auszutauschen.
• Verbesserte Kundenbindung: Durch schnellere und effizientere Rechnungsprozesse.
• Wettbewerbsvorteile: Unternehmen, die frühzeitig auf elektronische Rechnungen umstellen, können sich als Vorreiter positionieren und ihre Prozesse optimieren.

Welche Optionen gibt es zur korrekten Erstellung?

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Rechnungen korrekt zu erstellen und zu übermitteln. Hier sind einige Optionen:

• E-Rechnungssoftware: Spezialisierte Softwarelösungen, die den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung automatisieren.
• ERP-System: ERP steht für Enterprise Resource Planning und kann alle geforderten Informationen für die E-Rechnung zur Verfügung stellen.
• EDI-Systeme: Elektronische Datenaustauschsysteme, die den sicheren Austausch von Rechnungsdaten ermöglichen.
• Kostenlose Tools: Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) plant die Bereitstellung eines kostenlosen Tools zur Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen.

Wie kann der größtmögliche Nutzen für Lieferanten erreicht werden?

Durch die elektronische Rechnungspflicht ergibt Gesprächsbedarf zwischen Lieferanten und ihren Kunden. Dadurch kann über die gesamte Wertschöpfungskette gesprochen werden. Der Nutzen für Lieferanten ist, dass durch eine höhere Prozessautomatisierung die Kundenbindung gesteigert werden kann. Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) beschreibt dieses Vorgehen in vier Schritten.

Fazit

Die elektronische Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch erhebliche Vorteile. Durch die frühzeitige Vorbereitung und die Wahl geeigneter Lösungen können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile nutzen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein Schritt in die digitale Zukunft, der langfristig sowohl Kosten spart als auch die Kundenbindung erhöht.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Quellen

• Bitkom, Abbildung Nutzungsgrad E-Rechnung: bitkom-diskussionspapier-elektronischer-rechnungsaustausch-in-deutschland.pdf
• Bundestag, Wachstumschancen-Gesetz: https://www.bundestag.de/dokumente/textarchiv/2024/kw08-de-wachstumschancengesetz-990672#:~:text=Mit%20dem%20Wachstumschancengesetz%20soll%20die,der%20Aufwendungen%20f%C3%BCr%20Energieeffizienzma%C3%9Fnahmen%20erhalten.
• Datev, Wachstumschancen-Gesetz: https://e-rechnungsplattform.datev.de/
• IHK München: VAT in the Digital Age: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Umsatzsteuer/VAT-in-the-Digital-Age-(ViDA)/