Ariba CIF Catalog – Leitfaden für Lieferanten

Wer Artikel in dem E-Procurement-System SAP Ariba listen möchten, der kommt um die Katalogformate Ariba CIF und Punchout nicht vorbei. Erfahren Sie, was der „Ariba CIF Catalog“ ist und wie ihr Unternehmen solche Kataloge erstellen kann.

Was ist der Ariba CIF Catalog?

Der Ariba CIF (Catalog Interchange Format) Catalog ist ein elektronischer Katalog. Das Katalogformat wurde entwickelt, damit Lieferanten Produktdaten, Bilder und Preise effizient im E-Procurement-System SAP Ariba hochladen können. Solche Systeme helfen einkaufenden Unternehmen den Bestellprozess von Anfrage über Bestellung bis zur Rechnung zu digitalisieren. Der Ariba CIF Catalog ist ein sogenannter statischer Katalog und muss bei jeder Änderung von Preisen oder Produktdaten aktualisiert werden.

Welche Vorteile bietet das Ariba CIF?

Für Lieferanten bietet der Ariba CIF Catalog zahlreiche Vorteile:

• Kundenbindung: Um einen Katalog auf SAP Ariba hochladen zu können, ist die Lieferanteneinladung des Kunden notwendig. Auf dieser Basis können die Artikel hochgeladen werden.
• Erhöhte Sichtbarkeit: Durch die Bereitstellung von gut strukturierten und hochwertigen Produktdaten, erlangen Lieferanten Sichtbarkeit bei bestellberechtigten Mitarbeitern.
• Automatisierung: Die Integration von Produktdaten über in SAP Ariba stellt die Aktualität der Preise und Produktinformationen sicher. Damit kann der Folgeprozess ohne Fehler mittels EDI automatisiert werden. EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den elektronischen Austausch von Nachrichten.

Was ist der Unterschied zwischen den Katalogen Ariba CIF und Punchout?

In SAP Ariba gibt es zwei Arten von Katalogen: den dynamischen Punchout-Katalog und den statischen Ariba CIF Catalog. Die Unterschiede bestehen in der Funktionsweise im E-Procurement-System und der technischen Umsetzung.

• Punchout-Katalog: Diese Katalogart ermöglicht es die Website oder den Online-Shop des Lieferanten in die SAP Ariba-Plattform zu integrieren. Im Falle einer Bestellung springt der Mitarbeiter des Kunden auf die Website des Lieferanten und wählt dort die Produkte aus. Nachdem der Warenkorb abgeschlossen ist, werden die Daten zurück in SAP Ariba übertragen. Dort wird die Bestellung abgeschlossen und an den Lieferanten gesandt. Punchout-Kataloge sind dynamisch. Die Aktualisierung der Preise und Lagerbestände erfolgt automatisiert.
• Ariba CIF Catalog: Diese Katalogart wird auch als statischer Katalog bezeichnet. Die Produktdaten, Preise und Bilder werden über eine CIF-Datei in SAP Ariba hochgeladen. Nach dem Upload prüft der Kunde den Kataloginhalt und gibt diesen für die Bedarfsträger (bestellberechtigte Mitarbeiter) frei. Sollte sich der Sortimentsumfang oder die Preise ändern, ist ein erneuter Upload notwendig. Nach dem Upload wird die erneute Prüfung und Freigabe des Kataloges vom Kunden notwendig.

Wie sieht ein Ariba CIF Catalog aus?

Ein Ariba CIF Catalog besteht aus strukturierten Datenfeldern, die verschiedene Informationen zu den Produkten enthalten. Diese können in Excel gepflegt und als cif-Datei exportiert werden. Ein solcher Katalog besteht aus zwei Ebenen, dem Header und den Items. Darin sind unter anderem folgende Felder beinhaltet:

Header (Kopfzeile)

Der CIF-Dateikopf enthält Attribute, die festlegen, wie der Hauptteil der Datei verarbeitet werden soll.

Feld	Beschreibung
CHARSET	Zeichenkodierung des Katalogs – UTF-8.
CURRENCY	Standardwährung für Artikel in der Datei.
LOADMODE	F = vollständiger Ersatz, I = inkrementeller Katalog

Items (Felder)

Die einzelnen Zeilen bzw. Felder beschreiben den jeweiligen Artikel.

Feld	Beschreibung
Supplier ID	Kennung für den Lieferanten
Supplier Part ID	Artikelnummer Lieferanten
Manufacturer Part ID	Hersteller-Teilenummer
Item Description	Beschreibung
SPSC Code	Warennummer
Unit Price	Preis der Einheit
Unit of Measure	Mengeneinheit
Lead Time	Anzahl der Tage von der Bestellung bis zur Lieferung
Manufacturer Name
Short Name	Bezeichnung des Artikels
Language
Currency	ISO-Währungscode
Image	URL des Produktbildes
Thumbnail	Kleine Produktbild-URL

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Für die Katalogerstellung gibt es drei Arten von Systemen, die für die Erstellung genutzt werden können. Dabei hängt die Auswahl des richtigen Systems von wichtigen Rahmenbedingungen ab. Dazu zählt die der Anzahl der Katalog-Dateien die regelmäßig zu erstellen sind, dem technologischen Reifegrad und strategischen Zielen ab. Die drei Optionen sind Excel-zu-CIF-Dateikonverter, Software für Katalogerstellung oder PIM-Systeme:

• Excel-zu-CIF-Dateikonverter: SAP Ariba stellt für jedes Projekt eine Excel-Datei zur Verfügung. Darin können die Informationen manuell gepflegt werden und danach als CIF-Datei konvertiert werden.
• Software für Katalogerstellung: Mit einer professionellen Software wird das Produktportfolio aus einem Quell-System bzw. -Datei importiert, validiert und im passenden Format wieder ausgegeben. Je nach Zielsystem kann der Katalogupload über FTP-Server automatisiert erfolgen. Bei Interesse können Sie die Blogbeitrag „Software für elektronische Katalogerstellung“ lesen.
• PIM-Systeme (Produkt Information Management-System): Wenn ihr Unternehmen bereits ein solches System besitzt, kann geprüft werden ob es ein Exportfunkton für „Ariba CIF“ existiert.

Fazit

Mit dem Ariba CIF Catalog können Lieferanten ihre Artikel im E-Procurement-System von SAP Ariba listen. Dies verspricht die Erhöhung von Kundenbindung, steigt die Sichtbarkeit und schafft die Grundlage für die Automatisierung von Folgeprozessen. Voraussetzung ist die Lieferanteneinladung durch den Kunden und die Fähigkeit einen solchen Katalog zu erstellen. Die Erstellung kann über Excel und den Export als CIF-Datei erfolgen. Alternativ können Lieferanten die Schnittstelle ihres PIM-Systems oder eine Software die auf die elektronische Katalogerstellung spezialisiert ist verwenden. Die Bereitstellung des Ariba CIF Catalog ist der Schlüssel für aktuelle Produktdaten und die Automatisierung des Beschaffungsprozesses für alle Beteiligten.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Quellen

• SAP Ariba, Katalog Informationen: https://help.sap.com/docs/business-network-for-trading-partners/creating-and-managing-catalogs/working-with-excel-cif-template?locale=de-DE&version=2311
• Stibo Step, PIM System:  https://service.stibosystems.com/documentation/102mp3/content/dataexc/datafmt/ariba_cif_format.html