Coupa Catalog – Der Leitfaden für Lieferanten

Wer Artikel im Coupa Supplier Portal listen möchten, der kommt um die Katalogformate Coupa CSV Catalog oder Punchout-Catalog nicht vorbei. Erfahren Sie was der „Coupa CSV Catalog“ ist und wie ihr Unternehmen solche Kataloge erstellen kann.

Was ist der Coupa-Catalog?

Der Coupa-Catalog ist ein elektronischer Katalog im CSV-Format. Dieser wurde dazu entwickelt um Produktdaten, Bilder und Preise für Kunden, die das E-Procurement-Portal „Coupa“ nutzen, bereitzustellen. Aus diesen Produkten kann der Kunde wählen und Bestellungen auslösen.

Welche Vorteile bietet der Coupa-Catalog?

Der Verkauf der Produkte über coupa ist über den genannten Katalog oder über die WebEDI-Abwicklung möglich. Dort stellt der Kunde die Bestellung bereit und der Lieferant holt diese im Online-Portal ab. Diese Abwicklung bietet im Gegensatz zum Coupa-Catalog zahlreiche Nachteile. Neben der manuellen Tätigkeit ist die Datenqualität nicht sichergestellt und der Lieferant ist schnell austauschbar. Im Gegensatz dazu ergeben sich für Lieferanten, die einen Katalog bereitstellen folgende Vorteile.

• Kundenbindung: Um einen Katalog im Coupa Supplier Portal hochladen zu können, ist die Lieferanteneinladung des Kunden notwendig. Auf dieser Basis können die Artikel hochgeladen werden.
• Erhöhte Sichtbarkeit: Durch die Bereitstellung von gut strukturierten und hochwertigen Produktdaten, erlangen Lieferanten Sichtbarkeit bei bestellberechtigten Mitarbeitern.
• Automatisierung: Die Integration von Produktdaten, über den CSV-Katalog in Coupa, stellt aktuelle Preise und Produktinformationen sicher. Damit kann der Folgeprozess ohne Fehler mittel EDI automatisiert werden. EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den elektronischen Austausch von Nachrichten.

Was ist der Unterschied zwischen den Katalogen Coupa-Catalog und dem Punchout-Catalog?

Coupa bietet die Integration der Artikel über zwei verschiedene Katalogarten an. Punchout-Catalogs bieten den Vorteil, dass sie stets aktuelle Produktinformationen und Preise bereitstellen. Da die Daten direkt über die Website oder den Online-Shop des Lieferanten verknüpft sind. Dies bedeutet, dass Kunden immer die neuesten Daten zur Verfügung haben. Der statische Coupa-Catalog bieten den Vorteil, dass Artikel über die übergreifende Suche gefunden werden. Durch die lokale Speicherung der Informationen im Coupa-System können auch die Artikel in Favoritenlisten und Workflows berücksichtigt werden. Kunden die oft dieselben Artikel kaufen, schätzen diese Möglichkeit.

• Punchout-Katalog: Diese Katalogart ermöglicht es die Website oder den Online-Shop des Lieferanten in die Coupa-Plattform zu integrieren. Im Falle einer Bestellung springt der Mitarbeiter des Kunden auf die Website des Lieferanten und wählt dort die Produkte aus. Nachdem der Warenkorb abgeschlossen ist, werden die Daten zurück in Coupa übertragen. Dort wird die Bestellung abgeschlossen und an den Lieferanten gesandt. Punchout-Kataloge sind dynamisch und aktualisieren automatisiert Preise oder Verfügbarkeiten.
• Coupa CSV Catalog: Diese Katalogart wird auch als statischer Katalog bezeichnet. Die Produktdaten, Preise und Bilder werden über eine strukturierte CSV-Datei in Coupa hochgeladen. Nach dem Upload prüft der Kunde den Kataloginhalt und gibt diesen für die Bedarfsträger (bestellberechtigte Mitarbeiter) frei. Sollte sich das Sortiment oder Preise ändern, ist ein erneuter Upload und die erneute Freigabe vom Kunden notwendig.

Wie sieht der statische Katalog im csv-Format aus?

Ein Coupa-Catalog im CSV-Format enthält eine Vielzahl von Informationen, die für ihre Kunden von Bedeutung sind. Jede Zeile im CSV-Dokument repräsentiert ein Produkt. Zu den wichtigsten Produktdaten gehören Produktbezeichnung, Produktbeschreibungen, Artikelnummern, Preise, Bilder und Lieferzeit. Das folgende Bild zeigt einen beispielhaften Katalog, der jeweils mit Semikolon getrennt ist. Zur Pflege kann dieser in Excel geöffnet und strukturiert dargestellt werden.

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Für die Katalogerstellung gibt es drei Systeme, die Sie unterstützen, den Coupa-Catalog zu erstellen. Die Wahl des passenden „Werkzeuges“ hängt von ein paar Rahmenbedingungen ab. Zu diesen zählen die Anzahl der Katalog-Dateien die zu erstellen sind, dem Reifegrad ihrer Organisation und ob eine Automatisierung des Prozesses in Betracht gezogen wird.

• Excel-zu-CSV-Dateikonverter: Coupa stellt für jedes Projekt ein Excel-Template zur Verfügung. Darin können die Informationen manuell gepflegt werden und danach als CSV-Datei konvertiert werden.
• Software für Katalogerstellung: Mit einer professionellen Software wird das Produktportfolio aus einem Quell-System bzw. -Datei importiert, validiert und im passenden Format wieder ausgegeben. Je nach Zielsystem kann der Katalogupload über FTP-Server automatisiert erfolgen. Bei Interesse können Sie die Blogbeitrag „Software für elektronische Katalogerstellung“ lesen.
• PIM-Systeme (Produkt Information Management-System): Wenn ihr Unternehmen bereits ein solches System besitzt, kann geprüft werden, ob es ein Exportfunkton für individuelle CSV-Templates existiert oder programmiert werden kann.

Fazit

Für Lieferanten, die Kunden über das Coupa Supplier Portal bedienen und Artikel verkaufen möchten ist der Coupa-Catalog ein wichtiges Werkzeug. Mit diesem Katalog im CSV-Format können Produktdaten, Preise und Bilder gelistet werden. Der Vorteil für Lieferanten ist, dass Kunden auf aktuelle Daten zugreifen. Dadurch steigt die Sichtbarkeit beim Kunden die im Regelfall zu Umsatzsteigerung und einer höheren Kundenbindung führt. Zudem sind aktuelle Daten die Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung der Folgeprozesse. So können über EDI (electronic data interchange) Nachrichten wie Bestellungen und Rechnungen automatisiert ausgetauscht werden. Wir erleben gerade ein Wandel in dem Einkaufsverhalten bei Geschäftskunden. Zunehmend werden die Nutzererfahrungen aus dem Privatkundenbereich z.B. mit Amazon und Zalando im geschäftlichen Umfeld erwartet. Diesen Umstand trägt Coupa Rechnung und ermöglicht Lieferanten mit dem Coupa-Catalog sich zu positionieren.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Quellen

Coupa, Kataloge: https://supplier.coupa.com/catalogs/