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Du machst dir gerade Gedanken, ob ein automatisiertes Material- und Werkzeugausgabesystem dein Unternehmen voranbringt? Möglicherweise hattest du bereits ein Gespräch mit einem potenziellen Lieferanten und nun stellst du dir wichtige Fragen. Dieser Beitrag beantwortet dir welche Vorteile solche Systeme haben und gibt dir Einblick in vier Fragestellungen. Diese werden dir helfen, dich zielgerichtet mit der Thematik auseinander zusetzten.

Herausforderungen der Materialausgabe in der Produktion

Geschwindigkeit, Prozesssicherheit und Transparenz. Das sind drei wichtige Faktoren, die in der Produktion nicht fehlen dürfen. In der Praxis gibt es eine Reihe von Herausforderungen, um Produktgruppen wie Arbeitsschutz oder Werkzeuge verwalten zu können:

Herausforderungen:

  • Materialausgabe ist nicht alle drei Schichten besetzt
  • Bei Entnahme von Artikeln wird vergessen den Bestand manuell zu reduzieren
  • Dringend benötigte Artikel oder Werkzeuge sind nicht auffindbar und müssen via Express-Lieferung beim Lieferanten bestellt werden
  • Fehlende Kostentransparenz, da die Artikel keinem Auftrag oder Kostenstelle zugeordnet werden kann
  • Lange Wege durch zentrale Lagerhaltung von produktionskritischem Material

Welche Vorteile verspricht ein automatisiertes Ausgabesystem?

Ein automatisierte Material- und Werkzeugausgabesystem verspricht diese Herausforderungen in der Fertigung zu lösen.  Darüber hinaus entsteht auch eine monetäre Einsparung. Diese errechnet ARNO, ein Hersteller für Zerspanungswerkzeuge, in der Grafik.

Durch die Reduktion von Suchzeiten und die Reduzierung von Werkzeugschwund können Einsparungen erzielt werden. Dies bestätigt auch der Befestigungsspezialist Keller & Kalmbach in seiner Broschüre Ausgabesysteme takeLOG.  „Durch Zugriffskontrolle und Bestellmanagement -> Reduzierung des Werkzeugverbrauchs um bis zu 28%“.

Einsparung Materialausgabe
Einsparpotential laut ARNO Zerspanungswerkzeuge Quelle: https://toolmanagement.arno.de/der-arno-mehrwert/einsparpotenzial-1

Folgende qualitative Punkte bekräftigen die Vorteile eines automatisierten Ausgabesystems:

  • Keine Stillstände in der Produktion, durch garantierte Verfügbarkeit der Materialien
  • 24/7 Verfügbarkeit
  • Dezentrale Organisation der Materialausgabe, auch ohne Besetzung in der dritten Schicht möglich
  • Integration in das Ökosystem deines Unternehmens (ERP-System, Voreinstellgeräte, Produktionsplanung)

Wie funktioniert ein Material- und Werkzeugausgabesystem?

Du kennst sicherlich die Automaten für Süßigkeiten oder Getränke, die vor allem an Bahnhöfen stehen. Automatisierte Ausgabesysteme folgen dem gleichen Grundsatz. Darin kannst du von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) über Halbteile bis hin zu Werkzeugen verwalten. Das System bietet viele Funktionen, wie z.B. das automatisierte Nachbestellen. Einen beispielhaften Einblick zeigt das folgende Video, indem das System UNIBASE des Herstellers Mapal zu sehen ist

Die Teile werden als Stammdaten hinterlegt und mit einem Bestand auf einen Lagerplatz zugeordnet. Je nach Teile-Typ werden diese bei Verbrauch nachbestellt oder nach Benutzung wieder zurück ins Fach gelegt. Ebenfalls wird ein Zugang mittels für Stempelkarte oder Chip für Mitarbeiter eingerichtet.

Die 4 übergreifenden Fragestellungen für dein automatisiertes Material- und Werkzeugausgabesystem

Nach der Entscheidung für den Einsatz eines solchen Systems gefallen ist, geht es darum deine Ziele mit dem passenden Ansatz und dem richtigen Anbieter zu verknüpfen. Eine Hilfestellung bei der Entscheidungsfindung geben die folgenden 4 Fragestellungen.

#1: Welches Ziel möchtest du erreichen?

Deine Antwort zu dieser Frage entscheidet über deinen Erfolg. Meine Erfahrung aus über 50 Kunden-Projekten ist, dass Kunden mit klaren Zielen einen hohen Nutzen durch die Einführung des Systems ziehen konnten. Kunden ohne Ziele hingegen sind schon an der Lagerplatzvergabe oder am Bestimmen von Kostenstellen gescheitert. Weshalb dein Ziel entscheiden ist, zeigen dir auch die nächsten drei Punkte.

#2: Outsourcing oder Selbstmanagement von Ausgabesystemen?

Die Gleichung „Outsourcing ist weniger Arbeit und dadurch sind höhere Einsparungen zu erwarten“ wirkt attraktiv. Der große Vorteil ist ein geringeres Risiko. Bei defekten oder bei veränderter Anforderung ist der Lieferant in der Pflicht das richtige System zur Verfügung zu stellen. Dies hat jedoch seinen Preis. Du gibst die Datenhoheit aus deinen Händen und erzeugst eine Ein-Lieferanten-Strategie. Denn dein Service-Partner hat ein berechtigtes Interesse alle deine Bedarfe über seine Ausgabesysteme abzuwickeln. Gute Beispiele dafür ist Würth Industrieservice oder Fastenal. Den Ansatz am Beispiel der Würth-Lösung findest du in der Grafik.

Outsourcingansatz
Würth Industrieservice: Konzept Outsourcing Quelle (Seite 7: https://media.witglobal.net/bkmedia/wuerth/1543/de/BroschuereORSYmatDE//pdf/complete.pdf

Auf der anderen Seite erzeugt das Selbstmanagement einen hohen Zeitaufwand. Denn es sind im ersten Schritt einige Fragen zu klären:

  • Welche Artikel sollen verwaltet werden?
  • Wie sollen die Systeme ausgelegt werden (z.B. Einzelausgabe)?
  • Ist eine Dezentrale oder zentrale Verwaltung angedacht?
  • Welche Mitarbeiter sollen Zugriff erhalten?
  • Wie und welche Kostenstellen sind anzulegen?
  • Wer wird zum Administrator und Verantwortlichen entwickelt?

Im zweiten Schritt wirst du jedoch mit den Vorteilen belohnt. Du erhältst einen tiefen Einblick in deine Bedarfslandschaft. Zudem ermöglicht dieses Vorgehen eine Mehrlieferanten-Strategie. Alle relevanten Ausgabesysteme bieten die Möglichkeit mehrere Lieferanten zu verwalten. Kreative Ansätze wie die Verwaltung von Schlüsseln von Gabelstaplern können einfach und schnell implementiert werden. So wird der Schlüssel als „Leihartikel“ eingelagert. Nach Entnahme aus dem System wartet dieses auf die erneute Einlagerung. Sollte die Rückgabe durch den Mitarbeiter nicht erfolgen, können seine Kollegen nachsehen wer den Schlüssel aktuell hat und somit entfällt lästiges nachfragen.

#3: Wähle ich den gesicherten Ansatz oder den vertrauensvollen Ansatz?

Welcher Typ von elektronischem Ausgabesystem ist sinnvoll? Mittlerweile bieten alle bekannten Lieferanten solcher Systeme beide Varianten an. Der gesicherte Ansatz verspricht, dass nur der Artikel in der Anzahl ausgegeben wird, die der Mitarbeiter im System angibt. Das bedeutet, dass das System nur die Anzahl des ausgewählten Teiles freigibt und dadurch unerlaubte Entnahmen technisch verhindert.

Der Nachteil ist, dass diese Lagerhaltung viel Platz benötigt und der Lagerplatz teuer wird. Die folgenden Abbildungen zeigen eine Einzelausgabe über Klappen, die herkömmliche Variante als Spiralautomat oder ein Ansatz über Fächer die den Inhalt wiegen.

Bei der vertrauensvollen Variante werden in einem Lagerplatz eine größere Stückzahl des Artikels oder mehrere verschiedene Artikel verwaltet. Nachdem der Mitarbeiter das gewünschte Teil ausgewählt hat, wird die einzelne Schublade frei gegeben. Theoretisch besteht nun die Möglichkeit, dass mehr Artikel entnommen werden als bei der Auswahl angegeben worden sind. Nach meiner Erfahrung aus über 50 Projekten wirkt eine Anmeldung über den RFID-Leser mit der Stempelkarte Wunder. Neben einer intelligenten Lagerplatzgestaltung führt die Personalisierung dazu, dass das System ordnungsgemäß genutzt wird. Für Handwerkzeuge, Messwerkzeuge oder Zerspanungswerkzeuge bietet sich ein Schubladensystem wie das in der folgenden Abbildung an. Die meisten Systeme lassen auch eine Integration von Regalen zu oder können Vertikalschränke integrieren, wie die Lösung von Mapal zeigt.

Werkzeugausgabeautomat
Achterberg Schubladenschrank Toolbase Quelle: https://www.toolbase.de/
Werkzeugausgabeautomat
Mapal Unibase-M Kombination aus Schubladenschrank und Vertikalschrank für Werkzeugaufnahmen Quelle: https://www.form-werkzeug.de/news/uebersicht/artikel/mapal-nimmt-werkzeug-und-formenbaubranche-in-den-fokus-6443723.html

#4 Kaufen, mieten oder finanzieren?

Der Zerspanungshersteller ARNO bietet zwei Varianten an. Neben dem Kauf ist Miete möglich. Dazu schreibt ARNO: „Wem der Erstinvest zu hoch ist, dem bieten wir den StoreManagerDUO zur Miete an.“ Darüber hinaus passt ARNO die Monatsrate dem Vorjahresumsatz an. Sollte der Umsatz steigen, wird die Miete gesenkt. Der dritte übliche Ansatz ist zu finanzieren. Dabei wird ein gewisser Umsatz vereinbart. Sollte dieser erreicht werden, wird der Kostenanteil am System nicht verrechnet. Je nach Ansatz entstehen Vor- und Nachteile die in der folgenden Tabelle aufgeführt sind.

AnschaffungsartVorteilNachteil
Kauf– Datenhoheit
– Flexibilität über Lieferanten und Artikel
– Hohes Investment/Kosten
– Zeitintensive Stammdatenpflege
Miete– Wenig Kosten
– Flexible Erweiterung des Systems möglich
– Kein Risiko
– Abhängigkeit vom Lieferanten
– Bedarfssituation wird dem Lieferanten offengelegt
– Datenhoheit wird an den Lieferanten abgetreten
Finanzierung oder Kostenlos– Keine Kosten, bei Erreichung des Mindestumsatzes
– Weinig Risiko
– Flexible Systemerweiterung
– Abhängigkeit vom Lieferanten (Ein-Lieferanten-Strategie)
– Bedarfssituation wird dem Lieferanten offengelegt
– Datenhoheit wird an den Lieferanten abgetreten
Vor- und Nachteile der Anschaffungsarten

Fazit

Am Markt gibt es verschiedene Geschäftsmodelle wie automatisierte Material- und Werkzeugausgabesysteme vertrieben werden. Daher ist es wichtig, dass du dir ein klares Ziel entwickelst (#1). Auf dieser Basis kannst du deine daraus resultierenden Anforderungen überprüfen. Entscheide dich bewusst für ein Outsourcing-Modell oder ein Selbstmanagements des Systems (#2). Auf dieser Basis kannst du auch besser bewerten, welche Artikel über eine Einzelausgabe ausgegeben werden sollen und welche über einen vertrauensvollen Ansatz laufen sollen (#3). Solltest du dich bei #2 zu einem Selbstmanagement entschieden haben, dann empfehle ich dir von einer Einzelausgabe abzusehen. Denn es macht die Lagerplatzverwaltung komplizierter, verbraucht deutlich mehr Lagerplatz und benötigt mehr Zeit bei der Befüllung. Bei der letzten Fragestellung #4 fehlt mir dein Ziel um dazu eine Aussage treffen zu können. Ich empfehle dir, dich mit den Vorteilen und Nachteilen von kaufen, mieten oder finanzieren bewusst auseinanderzusetzen!

P.S: Solltest du nun Lust auf mehr haben und über Integration in Warenwirtschaftssystem (ERP), Einbindung in Voreinstellgeräte oder vorhandene Lagersysteme (z.B. Paternoster) nachdenken, dann empfehle ich die Zusammenarbeit direkt mit dem Hersteller des favorisierten Systems.

Peter Pruetting
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Quellen

Bildverweise

Die Aufgabe lautet: Erläutern Sie in 10 Minuten was C-Teile Management ist und zeigen Sie ein Praxisbeispiel. Dies ist die Aufgabenstellung für die mündliche Abschlussprüfung unserer aufstrebenden Auszubildenden. Doch wie erklärt man diese Thematik spannend und fokussiert? Erfahre in diesem Beitrag meinen Ansatz.

Die emotionale Rolle von C-Teilen

Ich darf dir Hanna vorstellen. Sie arbeitet bei einem renommierten Hersteller für Kunststoffteile. In diesem mittelständischen Betrieb ist Hanna für die Instandhaltung der Kunststoff-Spritzmaschinen verantwortlich. Dafür benötigt Sie Sicherheitsschuhe für das sichere Arbeiten in der Fertigung und passende Werkzeuge für die Wartung der Maschinen. Hanna ist unzufrieden, denn ihre Sicherheitsschuhe sind abgelaufen und Sie benötigt neue. Sie überlegt sich, ob Sie sich privat eigene Schuhe kaufen soll.

Für ihren Betrieb ist dies jedoch ein C-Teil. Denn Sicherheitsschuhe haben einen geringen Wert und einen hohen Beschaffungsaufwand. Dies ist die Definition von Ben. Er ist seit kurzem der Einkaufsleiter dieser Firma. Bei Sicherheitsschuhen gibt es bei den Mitarbeitern viele persönliche Befindlichkeiten und bei Einführung eines neuen Modelles sind Trageversuche in der Firma vorgeschrieben.

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Waage C Artikel
Verhältnis Prozessosten zum Wert von C-Teilen

Definition C-Teil: Teile mit einem geringen Wert und einem hohen Beschaffungsaufwand.

Warum erfordern C-Teile Aufmerksamkeit?

Ben hat die Herausforderung mit seiner Abteilung den kompletten Bedarf seiner Firma einkaufen zu müssen. Ihm ist bewusst, dass er die neue Spritzgussmaschine nicht in der gleichen Art und Weise wie den Schuh von Hanna beschaffen sollte. Eine Maschine ist eine Investition, bei der sich intensive Verhandlungen lohnen. Den gleichen Aufwand für Artikel mit geringem Wert, wie Schuhe, zu betreiben steht nicht im Verhältnis zum Warenwert. Deshalb bewertet er alle benötigten Teile im Unternehmen nach der ABC-Analyse. Für ihn ist es wichtig, die richtigen Prioritäten zu setzen. Um Sensibilität für das C-Teile Management zu schaffen, verwendet er das folgende Diagramm.

C-Teile Wert vs Prozesskosten
C-Teile Wertschöpfung im Vergleich zum Kostenanteil (Bestellprozess, Lieferanten, Artikel)

C-Teile kennzeichnen sich durch einen großen Anteil an den Bestellvorgängen aus. Für C-Teile hat die Einkaufsabteilung über 1.000 Lieferanten angelegt und beschafft im Jahr über 1 Mio.€ Artikel. Ben folgert aus diesen Zahlen folgende Handlungsempfehlung:

  • A-Teile und B-Teile
    • Fokus auf die Preisverhandlung, da deutliche Einsparungen möglich sind
    • Aufbau von Know-How für in der Einkaufsabteilung
  • C-Teile
    • Fokus auf den Bestellprozess, da der interne Prozessaufwände oftmals höher sind als der Warenkorbwert
    • Analyse des Prozesses und Abbildung über elektronische Systeme
    • Reduzierung von Lieferanten
    • Steigerung des Automatisierungsgrades

Maverick Buying und weitere Herausforderungen im C-Teile Management

Ben ist seit kurzem im Unternehmen. Deshalb nutzt er seine ersten Monate für eine intensive Einarbeitung. Er sitzt gerade in der Finanzbuchhaltung und rätselt welchem Auftrag die eingegangene Rechnung zuzuweisen ist. Es handelt sich um Damenschuhe Größe 39. Die Nachfrage beim Lieferanten bringt Klarheit. Hanna hatte sich die Schuhe ohne Rückfrage der Einkaufsabteilung bestellt. Dieses Einkaufen wird Maverick Buying genannt. Dadurch entstehen dem Unternehmen hohe Kosten für Klärung und Abwicklung (Prozesskosten).

Definition Maverick Buying:  Das unkontrollierte Einkaufen vorbei am vorgegebenen Beschaffungsprozess durch den Mitarbeiter. Der Begriff Maverick leitet sich vom Rinderzüchters Samuel A. Maverick (1803 – 1870) ab, der seine Rinder, anders als damals üblich, nicht brandmarkte.

Ben möchte die Einkaufstätigkeiten, die nicht über die Einkaufsprozesse bestellt werden, reduzieren. Er verspricht sich davon unnötige Tätigkeiten in Wareneingang, Einkauf, und Finanzbuchhaltung einzusparen. Ben ist der Meinung, dass dazu folgende Bausteine sinnvoll aufeinander abgestimmt werden müssen:

  • Interner Kundenfokus
  • Lieferantenmanagement
  • Attraktives Beschaffungssystem
  • Bestellauslösung für die Fachabteilungen
  • Erhöhung der Automatisierung
  • Innovationsmanagement

Interner Kundenfokus

Was sind die besten Prozesse oder Systeme wert, wenn diese von Kollegen nicht genutzt werden? Ben ist der Meinung, dass der interne Kundenfokus Erfolgsfaktor Nummer eins ist. Unter Kunden versteht er die internen Fachabteilungen und Mitarbeiter der Firma. Gemeinsam erwirtschaftet man den Unternehmenserfolg.

Lieferantenmanagement

Ben hat über 1.000 Lieferanten für C-Teile identifiziert. Dies erzeugt die folgenden Herausforderungen:

  • Hoher Pflegeaufwand von Lieferantenstammdaten
  • Schlechte Verhandlungsbasis auf Grund von kleinen Warenkörben
  • Unterschiedlichste Rechnungsabwicklungen
  • Strategische Entwicklung von Lieferanten nicht umsetzbar
ABC Artikel Kostenanteil
C-Teile haben den höchsten Anteil der Lieferanten

Um diesen Herausforderungen zu begegnen ist ein strategischer Umgang mit Lieferanten nötig. Dies bedeutet eine Fokussierung auf bevorzugte Lieferanten. Teilweise wird eine Warengruppe bei vielen Lieferanten beschafft. Ben möchte zudem das Know-How seiner Lieferanten nutzen, um dies ins Unternehmen einfließen zu lassen. Daher fokussiert er auf langfristige Beziehungen zu ausgewählten Lieferanten.

Dazu gibt es zahlreiche Ansätze. Einen praxiserprobten Ansatz findest du im Info-Kasten. Dieser beantwortet die Frage wie Mitarbeiter (Kundenfokus) mitgenommen werden und trotzdem der bevorzugte Lieferant platziert werden kann.

Attraktives Beschaffungssystem

Mittlerweile kennen und nutzen Mitarbeiter auch im Privaten das Internet für Einkäufe. Daher wird die Nutzerfreundlichkeit von Zalando oder Amazon auch im Unternehmen erwartet. Ein attraktives Beschaffungssystem bietet für den Mitarbeiter ein schnelles und einfaches Bestellen der benötigten Teile. Damit im Rahmen des C-Teile Management eine Steuerung erfolgen kann, sind Bestandteile wie Definition von Fokusartikeln, Einschränkung von Sortimenten, Reporting-Optionen oder auch Genehmigungsworkflows erforderlich. Folgende Systeme stellen einen Auszug aus dem Markt dar:

Erhöhung der Automatisierung

Bevor Ben in die Automatisierung (Reduktion von manuellen Tätigkeiten) einsteigt, muss die Verwendung des C-Teiles klar sein. In diesem Zusammenhang möchte er die folgenden Begriffe kurz definieren:

  • Direktes Material: Alle Teile (auch C-Teile), die in das Produkt / Service einfließen.
  • Indirektes Material: Alle Artikel/Teile, die für Wartung, Reparatur und Betrieb nötig sind. Im Englischen wird dies als MRO (Maintenance, Repair and Operations) bezeichnet. Klassische Produktgruppen sind Schreibmaterial, Werkzeuge oder persönliche Schutzausrüstung.
    • Einmalbedarf: Alle Teile, die ohne Regelmäßigkeit bestellt werden. Zum Beispiel neues Werkzeug, dass Hanna für die Instandhaltung der Maschinen benötigt.
    • Produktionskritischer Bedarf: Dies sind alle C-Teile, die zwingend in der Produktion benötigt werden. Zum Beispiel werden bestimmte Bohrer oder Fräser für die Bearbeitung der Kunststoffteile benötigt. Sollten diese nicht verfügbar sein, steht die Maschine und dies erzeugt Ausfallkosten.

Handlungsempfehlung nach Klassifkation des C-Teiles

Klassifikation des TeilesAnsätzeOptionen zur Automatisierung
Direktes Material– Zwei-Lieferanten-Strategie
– Monitoring der Verfügbarkeit
– Elektronische Vernetzung (via EDI) des eigenen ERP-System mit den Systemen der Lieferanten
Indirektes Material – Einmalbedarf– Hohe Nutzerfreundlichkeit im Beschaffungssystem für den Mitarbeiter bieten
– Integration der Fachabteilungen bei Entscheidungen zur Lieferantenauswahl
– Lieferantenreduzierung
– Einführung eines E-Marktplatzes
– Einführung eines E-Procurement System und Automatisierung von Auftragsbestätigungen, Wareneingangstätigkeiten und die Rechnungsabwicklung (via EDI)
Indirektes Material – Produktionskritischer Bedarf– Anschaffung eines Ausgabesystems (Vending Machine)
– Aktives Management der produktionskritischen Teile und automatisierte Nachbestellung beim Lieferanten
– Integration in den verwendeten E-Marktplatz (z.B. stellt simple system dafür eine Schnittstelle bereit)
– Vendor Managed Inventory (VMI), der jeweilige Lieferant erhält Zugriff auf Bestandsdaten und sorgt dafür, dass die definierten Teile immer verfügbar sind
C-Teile erfordern je nach Verwendung ein unterschiedliches Management

Definition Electronic Data Interchange (EDI): Nachrichten, wie zum Beispiel Aufträge oder Rechnungen, werden elektronisch zwischen Unternehmen und Lieferant ausgetauscht. Ziel ist jeweils die automatisierte Verarbeitung im Zielsystem. Durch EDI ist es möglich die Rechnungsabwicklung automatisiert ohne menschliche Einwirkung abzuwickeln.

Innovationsmanagement

Neue Technologien wie 3D-Druck von Metallteilen verändern die Möglichkeiten der Instandhaltung der Maschinen. Zudem können 3D-Druck Maschinen für die Produktion von Kunststoffteilen die Fertigung grundlegend verändern. Dazu ist die Frage: „Wie kommt das Know-How der neuen Technologie zu Hanna?“. Dazu möchte Ben seine vernetzte Rolle zu Fachabteilungen und Lieferanten nutzen. Sein Ziel ist den Know-How Austausch in beide Richtungen zu fördern und durch diese überbetriebliche Zusammenarbeit Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Zudem gilt es den Anforderung des Unternehmens gerecht zu werden, das vermehrt auf Cloud-Produkte, selbstlernende Software oder projektbezogene Freelancer setzt. Ben ist der Überzeugung, dass die Dynamik im Einkauf deutlich steigen wird. Er freut sich auf diese Veränderung und beschäftigt sich aktiv damit wie der Einkauf Innovationsmanagement treiben kann.

Peter Pruetting
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Quellen