WMB-Blog: Bauprozesse digital gestalten

Praxiserfahrungen zur Optimierung von Bauprozessen mit digitalen Werkzeugen. Von der Analyse der Abläufe über die Technologieauswahl bis zu Einführung und Regelbetrieb.

5S-Methode: Der Weg zum effizienten Bauhof

Der Bauhof ist das Herzstück jedes Bauunternehmens. Er dient als zentraler Lagerplatz für Baumaterial, Maschinen, Fahrzeuge und Geräte. Gleichzeitig fungiert er als interne Dienstleistungseinheit zur Unterstützung der eigenen Baustellen.

Seine Kernaufgaben umfassen:

Termingerechte Bereitstellung von Material und Maschinen
Wartung und Reparatur des Fuhr- und Maschinenparks
Logistische Koordination von Transporten
Einkauf von Ersatzteilen

Der Bauhof arbeitet als Hilfskostenstelle, deren verrechnete Entgelte die angefallenen Kosten decken sollen, ohne Gewinn oder Verlust zu erwirtschaften.

Kurz gesagt: Wer Such- und Stillstandzeiten reduziert, senkt direkt die Gemeinkosten jeder laufenden Baustelle.

➡️ Woher kommt die 5S-Methode? Als Entwickler gilt Taiichi Ohno, ehemaliger Produktionsleiter der japanischen Firma Toyota. Die Methode stammt ursprünglich aus dem Lean Management und hat sich weltweit in produzierenden Unternehmen bewährt. Und somit auch für Prozesse im Bauhof von Bauunternehmen

Die 5S-Methode im Überblick

Die 5S-Methode hilft bei der Optimierung von Arbeitsplätzen, Lagerorten und Bauhofabläufen. 5S steht für folgende Begriffe, die aus dem Japanischen kommen:

S	Begriff (Japanisch)	Bedeutung
1	Sortieren (Seiri)	Aussortieren, was nicht dorthin gehört
2	Systematisieren (Seiton)	Jedes Teil hat seinen festen Platz
3	Säubern (Seiso)	Reinigung ist Inspektion
4	Standardisieren (Seiketsu)	Regeln etablieren und sichtbar machen
5	Selbstdisziplin (Shitsuke)	Die Kultur leben

1. Sortieren: Aussortieren, was nicht dorthin gehört

Bevor irgendetwas neu geordnet wird, wird radikal aussortiert. Im Bauhof bedeutet das: Alle Werkzeuge, Maschinen, Materialien und Ersatzteile werden nach Nutzungshäufigkeit und Zustand bewertet.

Entsorgen: Defekte Geräte, veraltete Materialien und Schrott werden entsorgt. Kein „das reparieren wir irgendwann mal“.
Reduzieren: Nur benötigtes Material wird auf Lager gelegt.
Rote-Aufkleber-Methode: Bei unklaren Fällen wird ein roter Aufkleber auf das Gerät oder Material geklebt. Nach einer festgelegten Frist wird endgültig entschieden: behalten oder entsorgen. So entsteht kein Endlos-Zwischenlager. (Tipp: Das hilft auch privat im Keller!)

2. Systematisieren: Jedes Teil hat seinen festen Platz

„Wo finde ich den Akku-Bohrhammer?“ „Wo ist das Anbauteil für den Bagger?“ Wenn das im Bauhof tägliche Routine ist, läuft etwas falsch. Jetzt bekommt jeder verbliebene Gegenstand einen festen, logischen und ergonomisch sinnvollen Platz.

Shadow Boards: Werkzeugtafeln mit Umrisszeichnungen zeigen sofort, welches Werkzeug fehlt. Mit einem Blick erkennen Sie, was nicht an seinem Platz ist.
Klare Zonen: Bodenmarkierungen trennen Lauf-, Fahr- und Lagerzonen. Das reduziert Unfallrisiken und beschleunigt den Ablauf.
Schnelle Wege: Alles was täglich gebraucht wird, ist schnell zu erreichen.. Seltene Spezialgeräte werden weiter hinten eingelagert. So minimieren Sie Wegezeiten bei jeder Einlagerung und Kommissionierung.
Software-Unterstützung: Eine Software, die dynamische Lagerplätze vergibt, ist ebenfalls in Ordnung. Wichtig ist, dass alle Buchungen auch über die Software erfolgen.

3. Säubern: Reinigung ist Inspektion

Reinigung im Bauhof ist keine reine Putzaktion, sondern aktive Qualitätssicherung. Denn dies ist präventive Wartung.

Reinigungspläne: Es gibt feste Pläne, die definieren, wer welche Flächen wann reinigt.
Präventive Wartung: Beim Säubern von Maschinen und Fahrzeugen fallen Verschleißerscheinungen, Risse oder Lecks frühzeitig auf. Eine undichte Hydraulikleitung am Minibagger fällt bei der morgendlichen Reinigung auf und kann in der Werkstatt direkt repariert werden.

4. Standardisieren: Regeln etablieren und sichtbar machen

Damit die ersten drei S nicht nach zwei Wochen wieder hinfällig sind, sollen klare Standards entstehen.

Visuelle Hilfen: Farbcodes für Kategorien und klare Beschriftungen für Regale und Behälter.
Checklisten: Regelmäßige 5S-Audits dokumentieren den Status und decken Abweichungen schnell auf.
Prozesslandkarten: Klare Verantwortlichkeiten und Abläufe für Instandhaltung und Ordnung. Jeder weiß, wer für was zuständig ist.
5S-Freitag: Ein fester Tag zur Überprüfung der eigenen Standards. Dies steigert kontinuierlich die Qualität des Bauhofs und führt zu weniger Rückfragen, Wartungen und Konflikten im stressigen Arbeitsalltag unter der Woche.

5. Selbstdisziplin: Die Kultur leben

Der letzte Schritt ist entscheidend für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP): Mitarbeiter übernehmen die Verantwortung für die Aufrechterhaltung der Standards.

Training & Einbindung: Regelmäßige Trainings und die Einbindung der Belegschaft in die Prozessgestaltung fördern die Akzeptanz.
Kontinuierliche Verbesserung: Durch regelmäßigen Austausch im Bauhof-Team werden Prozesse optimiert und die Disziplin aufrechterhalten.
Vorbildfunktion: Verantwortliche für den Bauhof leben 5S-Prinzipien vor. Dadurch entsteht eine Kultur, an der sich auch Poliere und andere Kollegen orientieren können.

Fazit

Die 5S-Methode ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Für Bauhofmitarbeiter bietet sie das Werkzeug, um den Bauhof von einem undurchsichtigen Sammelplatz in ein professionelles Lager zu verwandeln.

Der Bauhof wird vom Kostenfaktor zum Erfolgsfaktor für die Baustelle. Mit weniger Such- und Stillstandzeiten reduziert er aktiv die Gemeinkosten, sorgt für einen reibungslosen Prozess. Zudem stärkt er seinen Kollegen auf der Baustelle den Rücken, denn Probleme gibt es dort ohnehin genügend. Wann fangen Sie mit 5S an?

Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Warum ist der Bauhof für ein Unternehmen so wichtig?

Der Bauhof fungiert als zentrales Herzstück und Lagerplatz für Material, Maschinen und Fahrzeuge. Als interne Dienstleistungseinheit sorgt er für die termingerechte Bereitstellung von Ressourcen auf den Baustellen. Eine effiziente Organisation reduziert Such- und Stillstandzeiten, was die Gemeinkosten senkt.

Was ist das wirtschaftliche Ziel eines Bauhofs?

Ein Bauhof arbeitet als Hilfskostenstelle. Das Ziel ist es, durch verrechnete Entgelte die angefallenen Kosten zu decken, ohne dabei Gewinn oder Verlust zu erwirtschaften. Effizienzsteigerung durch Methoden wie 5S wandelt den Bauhof vom reinen Kostenfaktor zum Erfolgsfaktor.

Was bedeutet die Abkürzung 5S?

5S steht für fünf japanische Begriffe, die einen Prozess zur Optimierung von Arbeitsplätzen, Lagerorten und Abläufen beschreiben: #S1 Sortieren (Seiri), #S2 Systematisieren (Seiton), #S3 Säubern (Seiso), #S4 Standardisieren (Seiketsu), #S5 Selbstdisziplin (Shitsuke)

Woher stammt die 5S-Methode?

Als Entwickler gilt Taiichi Ohno, der ehemalige Produktionsleiter der japanischen Firma Toyota. Die Methode stammt ursprünglich aus dem Lean Management und hat sich weltweit in produzierenden Unternehmen bewährt. Und kann auf Bauhöfe von Bauunternehmen übertragen werden.

Wie geht man beim Sortieren im Bauhof vor?

Es erfolgt eine radikale Bestandsaufnahme aller Werkzeuge, Maschinen und Materialien. Diese werden nach Nutzungshäufigkeit und Zustand bewertet. Dabei hilft: Entsorgen, Reduzierung, Rote-Aufkleber-Methode.

Wie wird sichergestellt, dass jeder Gegenstand im Bauhof seinen Platz hat?

Jeder verbliebene Gegenstand erhält einen festen, logischen und ergonomisch sinnvollen Platz. Dabei helfen folgende Maßnahmen: Shadow Boards, klare Zonen, kurze Wege, Software-Untersütztung.

Warum ist Reinigung im Bauhof mehr als nur Putzen?

Reinigung dient hier als aktive Qualitätssicherung und Inspektion. Beim Säubern von Maschinen und Fahrzeugen fallen Verschleißerscheinungen, Risse oder Lecks frühzeitig auf. So wird eine undichte Hydraulikleitung am Minibagger frühzeitig erkannt und behoben. Damit sparen Sie sich die aufwendige Reparatur auf der Baustelle.

Wie schaffe ich, dass das Bauhof-Team regelmäßig die ersten drei Schritte umsetzt?

Die gewonnenen Erkenntnisse werden in dauerhafte Standards überführt: Visuelle Hilfen, Checklisten, Prozesslandkarten, 5S-Tag.

Was ist der entscheidende Faktor für den langfristigen Erfolg im Bauhof?

Die Mitarbeiter müssen die Verantwortung für die Standards übernehmen. Dies wird erreicht durch: Training, Einbindung, kontinuierliche Verbesserung (KVP), Vorbildfunktion

Ist die 5S-Methode ein einmaliges Projekt?

Nein, 5S ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess (KVP). Es erfordert ständige Pflege und Anpassung, um den Bauhof dauerhaft professionell zu betreiben.

Welchen konkreten Vorteil bringt die Rote-Aufkleber-Methode?

Sie verhindert, dass unentschiedene Gegenstände zu einem permanenten Zwischenlager werden. Durch die festgelegte Frist wird eine schnelle und endgültige Entscheidung erzwungen.

Wie messe ich den Erfolg von 5S im Bauhof?

Da der Bauhof als Hilfskostenstelle arbeitet, lässt sich der Erfolg indirekt über die Gemeinkostensenkung messen:

– Suchzeiten: Vergleich der Vorher-Nachher-Suchzeit messen.
– Stillstandzeiten: Anzahl und Dauer von Maschinenausfällen dokumentieren.
– Materialverschwendung: Kosten der Verbrauchsmaterialen analysieren. Erfahrungsgemäß sinken diese bis zu 20% im Vergleich zum Zeitraum vor dem Einsatz der 5S-Methode.
– Audit-Ergebnisse: Regelmäßige 5S-Audit-Ergebnisse über die Zeit beobachten. Diese zeigen, ob Standards gelebt werden.

Was ist der Unterschied zwischen 5S und Lean Management?

5S ist ein Werkzeug innerhalb des Lean Management. Lean Management ist die übergeordnete Philosophie zur Verschwendungsreduktion. 5S ist eine konkrete, schrittweise Methode, um Arbeitsplätze zu organisieren. Andere Lean-Werkzeuge sind Value Stream Mapping, Kanban oder Poka-Yoke. 5S bildet oft das Fundament für weitere Lean-Initiativen, da ein aufgeräumter, standardisierter Arbeitsplatz die Voraussetzung für weitergehende Optimierungen ist.

Quellen

Wikipedia, Produktionssystem von Toyota und Lean-Management: https://de.wikipedia.org/wiki/Toyota-Produktionssystem
Toyota, Lean-Management und 5S: https://www.toyotaforklift.com/resource-library/blog/toyota-solutions/toyota-lean-management-and-5s

Bauprozesse digital gestalten, E-Business, Kataloge und Schnittstellen

Digitales Baustellenmanagement – mit praktischen Artikeldaten und Automationen professionalisieren

Herausforderungen im Handwerk

Handwerker*innen kennen das Problem: Hohe Nachfrage und viele parallel laufende Projekte auf der einen Seite – Fachkräftemangel, Zeitdruck und steigende Materialpreise auf der anderen Seite. In unserer schnelllebigen Zeit stemmen die meisten Handwerksbetriebe mehr Aufträge als es eine klassische 40-Stunden-Woche eigentlich hergeben würde. Schnell wird klar: Ein effizientes und zuverlässiges Baustellenmanagement ist zum Grundpfeiler eines jeden Betriebs geworden. In unserer modernen HERO Software können Betriebe von der digitalen Baustellenplanung über die mobile Zeiterfassung bis hin zum Rechnungsmanagement diverse organisatorische Prozesse abbilden. In der zentralen Oberfläche kann das gesamte Team digital zusammenarbeiten, sodass Arbeitszeit effizient genutzt und keine Baustelle mehr vergessen wird.

“In Kundenprojekten überzeugte HERO mit einem sympathischen Team und einer übersichtlichen Software. Daher freue ich mich über die folgenden Impulse zu Artikelstamm und Automatisierung”

Peter Prütting

ERP Handwerker — *Bautagesberichte können im Handumdrehen in der HERO Software geschrieben werden – das erleichtert das digitale Baustellenmanagement enorm.*

Digitales Baustellenmanagement

Mit HERO klappt das Baustellenmanagement komplett digital – aber was bedeutet das genau? Ganz einfach: User können mit HERO diverse Aufgaben, die zur Organisation, Bearbeitung und erfolgreichen Fertigstellung eines Projekts dazugehören, digital und zentral in einer Software erledigen. Dazu gehören zum Beispiel die Angebotserstellung, die Zeitplanung, die Baudokumentation und die korrekte Nachkalkulation. Die Handwerkersoftware bietet Usern diverse praktische Features sowie eine mobile Handwerker App, die die Arbeit im Büro, in der Werkstatt und auf Baustellen nachweislich erleichtern.
“Mein Highlight in der mobilen App ist die Möglichkeit, dass der Endkunde direkt auf dem Smartphone das jeweilige Dokument unterzeichnen lassen kann.”
Zitat Peter Prütting

Noch besser wird’s mit unseren hochmodernen Automationen, die unkompliziert in die HERO Software integriert werden können und Anwendern insbesondere bei der Erledigung repetitiver Büroarbeit helfen. So können zum Beispiel automatisiert Kundenmails versendet, auf Knopfdruck Baustellenfotos geteilt oder Projektstatusmeldungen von alleine aktualisiert werden. Die All-In-One-Betriebssoftware reduziert somit manuellen Mehraufwand und hilft Handwerker*innen dabei, weniger Zeit im Büro und mehr Zeit auf der Baustelle verbringen zu dürfen.

Der Schlüssel: Der gepflegte Artikelstamm

Ein gepflegter Artikelstamm ist für Bauunternehmen der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen – vom Angebot bis zur Abrechnung. Ob Beton, Ziegel, Dämmstoffe, Fenster oder Türbeschläge: Im Artikelstamm sind sämtliche Materialien, Bauteile und Leistungen hinterlegt, die auf der Baustelle benötigt werden. Nur wenn diese Daten aktuell und vollständig sind, können Bauleiter und Kalkulatoren präzise Angebote erstellen, Material rechtzeitig disponieren und Kosten im Blick behalten. So wird der Artikelstamm zur unverzichtbaren Basis für ein modernes, digitales Baustellenmanagement. Der digitale Artikelstamm ist also wie eine zentrale Datenbank, die alle Produkte, Materialien, Leistungen, Preise und Lieferanteninfos beinhaltet, die ein Handwerksbetrieb im Arbeitsalltag braucht. In HERO klappt die Pflege von Artikelstammdaten vollständig digital und spielend einfach. Und warum ist das so wichtig? Je besser und aktueller diese Daten gepflegt werden, desto schneller und präziser lassen sich Angebote und Kalkulationen erstellen. So erhalten Kund*innen deutlich schneller eine Rückmeldung, Mitarbeitende müssen weniger Zeit damit verbringen, händisch die richtig Artikeldaten zusammenzusuchen und Fehler bei Materialauswahl und Preisangabe können erheblich reduziert werden.

Zeitfresser: Artikelstammpflege im Alltag

Hunderte Artikeleinträge regelmäßig zu pflegen und entsprechende Daten aktuell zu halten kostet Zeit und Mühe. Materialverfügbarkeiten ändern sich, neue Produkte kommen auf den Markt und Hersteller ändern nach Belieben ihre Preise. In der hektischen Praxis im Betrieb stellt die Pflege von Artikelstammdaten ein erhebliches Problem dar – vor allem, wenn die Aktualisierung von Daten ausschließlich manuell oder sogar unregelmäßig erfolgt. Der Aufwand ist groß, die Umsetzung von Aufträgen leidet darunter und wenn die Verwendung von veralteten Artikelstammdaten zu falschen Kalkulationen führt, kommt nochmal ein ganz anderes Problem dazu. Bei HERO Software sind wir uns dieser Probleme bewusst und haben uns eine praktische Lösung für die effiziente Stammdatenpflege überlegt, die jedem Handwerksbetrieb unter die Arme greift:

Lösung: Automatisierte Artikelstammpflege via Schnittstellen

In der HERO Handwerkersoftware kann die Pflege von Artikelstammdaten ganz einfach über praktische Schnittstellen abgewickelt werden. Das reduziert den Arbeitsaufwand erheblich und sorgt dafür, dass Handwerker*innen stets mit korrekten Produktinfos und tagesaktuellen Preisen arbeiten können. In HERO stehen Usern für die Stammdatenpflege und den Kontakt zu Großhändlern Schnittstellen zu IDS Connect und Datanorm zur Verfügung. Dank der nahtlosen Integration dieser Schnittstellen können Artikelstammdaten problemlos importiert und Artikelpositionen können im Handumdrehen per Drag & Drop in Angebote und Rechnungen eingefügt werden. Mit einem einzigen Klick werden Daten zwischen HERO und IDS Connect bzw. Datanorm synchronisiert, sodass HERO User in Sekundenschnelle ihren gesamten Artikelstamm aktualisieren können. Die Vorteile der Schnittstellen anbei im Überblick:

• Zeitersparnis, weil manuelle Datenpflege entfällt.
• Stets aktuelle Preise und Produktdaten.
• Schnelle und zuverlässige Angebotserstellung.
• Sichere Kalkulation und weniger Nachträge.
• Daten-Synchronisation mit einem Klick.

Tipp von Peter Prütting:

Fragen Sie bei ihrem Lieferaten direkt eine Datanorm 4.0 über die bereits gekauften Artikel und den Hinweis auf aktuelle Nettopreise.

HERO Automation: Noch einen Schritt weiter

Bei HERO ist uns schon längst klar: Automatisierte Prozesse entlasten das gesamte Team und schaffen mehr Zeit für das Wesentliche. Kein Handwerker möchte stundenlang im Büro sitzen, Excel-Listen pflegen und zum wiederholten Mal Kund*innen zwecks Terminabsprachen hinterherrennen. Deswegen automatisieren wir in der HERO Software immer mehr Prozesse: Kundenmails schreiben, Projektstatus pflegen, Angebote nachfassen und Vor-Ort-Termine mit Kund*innen ausmachen kann mit HERO vollständig automatisiert erfolgen. Auch beim digitalen Baustellenmanagement profitieren Handwerker von HERO Automation:

• Aufgaben-Listen werden für die Projektarbeit auf Baustellen automatisch erstellt.
• Außendienst-Mitarbeitende werden in HERO automatisch an bevorstehende Kundentermine erinnert.
• Baustellenfotos werden dank Cloud-Speicher-Synchronisation automatisch strukturiert und Kollegen bzw. Kunden zur Verfügung gestellt.
• Bei Beendigung eines Projektschritts, zum Beispiel des Vor-Ort-Termins auf einer Baustelle, rutscht der Auftrag automatisch in den nächsten Projektschritt – kein manuelles Nachfassen notwendig!

Fazit: Zukunftsfähiges Handwerk

Das Handwerk ist im Wandel: Digitalisierung, Fachkräftemangel und Materialengpässe sind nur einige der aktuellen Herausforderungen, denen Handwerksbetrieben gegenüberstehen. Wer die Anforderungen der Gegenwart meistern will und im Wettbewerb bestehen möchte, sollte seinen Betrieb digital aufstellen und im besten Fall: automatisiert. HERO Software bietet eine Vielzahl an Features und Automationslösungen an, um diese Aufgabe zu meistern: Vom digitalen Baustellenmanagement über die automatisierte Kundenkommunikation bis hin zur Synchronisation von Artikelstammdaten in Sekundenschnelle finden Handwerker*innen in der Cloud-Software diverse digitale Funktionen, um ihren Betrieb und ihre Arbeitsprozesse zukunftssicher zu machen. Kurzum ist die digitalisierte und automatisierte Arbeitsweise ein echter Wettbewerbsvorteil im Handwerk. Betriebe können sich jederzeit selbst von HERO überzeugen und die vollumfängliche Betriebssoftware 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

HERO gibt es sogar als praktische App! Ideal für’s Bautagebuch-Schreiben auf der Baustelle.

Lea Oltersdorf ist Online-Redakteurin bei HERO und bringt vielseitige Erfahrungen mit ins Team. Bei HERO schreibt sie über die Features und Anwendungsbereiche der Cloud-Software, stellt Handwerker*innen in spannenden Praxis-Beiträgen vor und füllt den Handwerkerblog mit kreativen Fachartikeln. Durch ihre praktische Arbeit in einer Kfz-Werkstatt und in der Gastronomie hat Lea zudem die Handwerkswelt aus erster Hand kennengelernt und ein echtes Gespür für branchenspezifische Inhalte entwickelt.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Welche Features hat HERO Software für das digitale Baustellenmanagement?

Das digitale Baustellenmanagement klappt in HERO aufgrund der digitalen Plantafel besonders gut. Die Plantafel können sich User als Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht anzeigen lassen und Aufträge zeitlich koordinieren. Zuständige Handwerker*innen, Maschinen und Werkzeuge können den jeweiligen Aufträgen hinzugefügt und für die entsprechenden Zeiträume eingeplant werden. Ebenfalls unterstützt die übersichtliche Projektpipeline, die digitale Baudokumentation und das intuitive Kundenmanagement in HERO Betriebe dabei, ihre Aufträge und Baustellen digital und zentral in einer Oberfläche zu verwalten.

Welche Schnittstellen stehen in HERO für die Artikelstammpflege zur Verfügung?

In HERO gibt es Schnittstellen zu IDS Connect und Datanorm, um Artikelstammdaten zu importieren, per Drag & Drop in Angebote einzufügen und entsprechende Preise für Kalkulationen zu nutzen. Dank der nahtlosen Integration der Schnittstellen werden Artikeldaten mit einem Klick aktualisiert und in der HERO-Oberfläche synchronisiert. So können Handwerker*innen sicherstellen, dass sie stets mit den richtigen Materialdaten und Preisen arbeiten.

Kann HERO auch mobil auf der Baustelle genutzt werden?

Ja, na klar! HERO verfügt über eine Cloud-Anbindung und eine Handwerker App, sodass die Software auch mobil problemlos genutzt werden kann. In der App stehen Handwerker*innen die Kernfunktionen von HERO zur Verfügung, sodass sie zum Beispiel auch unterwegs Aufgaben-Listen oder Auftragsdokumente abrufen können. Dank der HERO Cloud können Daten und Dokumente auch auf der Baustelle unkompliziert geteilt und in Echtzeit auf anderen Endgeräten synchronisiert werden. Das ermöglicht zuverlässige und effiziente Teamarbeit, egal ob sich Mitarbeitende gerade im Büro oder auf einer Baustelle befinden.

Inwiefern können Arbeitsabläufe mit der HERO Handwerkersoftware automatisiert werden?

HERO bietet diverse Automatisierungslösungen an, die mit wenigen Handgriffen in die Betriebssoftware integriert werden können. Das umfasst etwa das automatisierte Versenden von Kundenmails, Projektstatuswechsel bei Fertigstellung eines Projektschrittes, Cloudspeicher-Synchronisation für Mitarbeitenden und Kund*innen, praktische Leadformulare inklusive automatischer Übernahme von Kundendaten und viele weitere hochmoderne Module. Das erleichtert nicht nur die Planung von Projekten, sondern auch die Ausführung und Zusammenarbeit auf der Baustelle.

Welche Vorteile bietet HERO für die Digitalisierung von Betrieben?

Die HERO Software bietet jede Menge Vorteile, um Betriebe zu digitalisieren und Arbeitsprozesse zu automatisieren. Die Cloud-Software ist intuitiv zu bedienen und ermöglicht Usern schnell eigenständig damit zu arbeiten. Zudem werden viele verschiedene Funktionen in einer Oberfläche gebündelt, sodass HERO User nicht zwischen mehreren Programmen hin- und herwechseln müssen. Handwerker*innen profitieren in der Software zum Beispiel von der digitalen Arbeitszeiterfassung, praktischem Baustellenmanagement, Rechnungswesen, Schnittstellen zur Pflege von Artikelstammdaten, Customer Relationship Management und vielen weiteren Funktionen, die praxisnah auf die Anforderungen von Handwerker*innen zugeschnitten wurden.

Bauprozesse digital gestalten, E-Business, Kataloge und Schnittstellen

IDS Connect: Effizienzsteigerung durch schlanke Prozesse für Handwerker

Die Digitalisierung revolutioniert das Handwerk und mit ihr die Art und Weise, wie Handwerksbetriebe ihre Prozesse organisieren. Eine zentrale Rolle spielt dabei die IDS Connect-Schnittstelle. Sie ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen Handwerkersoftware und den Onlineshops von Lieferanten. Doch welche spezifischen Anwendungsfälle eröffnet diese Technologie? Und wie profitieren Betriebe davon? In diesem Beitrag beleuchte ich die Potenziale von IDS Connect und zeige praxisnahe Einsatzmöglichkeiten auf.

Schnittstelle Handwerkersoftware — IDS Connect verbindet die Handwerkersoftware mit dem Onlineshop des Lieferanten

Warum IDS Connect unverzichtbar ist!

Die Anforderungen an Handwerksbetriebe wachsen. Kunden erwarten schnelle Angebote, präzise Kalkulationen und eine zügige Auftragsabwicklung. Gleichzeitig müssen interne Abläufe effizient gestaltet werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Handwerkersoftware unterstützt diese Prozesse. Um diese mit aktuellen Informationen zu versorgen ist ein hoher manueller Pflegaufwand erforderlich. Hier setzt die Schnittstelle IDS Connect an. IDS steht für „Integrierte Datenschnittstelle“ und ermöglicht folgende Einsatzmöglichkeiten:

Direkten Zugriff auf aktuelle Artikeldaten wie Preise, Bilder, Texte und Verfügbarkeiten
Automatisierten Datenaustausch zwischen Handwerkersoftware und den Onlineshops der Lieferanten
Reduktion manueller Arbeitsschritte, was Zeit spart und Fehler minimiert

Ein Beispiel: Früher mussten Handwerker Produktdaten aus Katalogen oder Angeboten manuell in ihr System übertragen. Dies ist ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, vor allem in dynamischen Märkten. Mit IDS Connect wird dieser Schritt digitalisiert.

Anwendungsfälle der IDS-Connect-Schnittstelle in der Praxis

Mit dieser Schnittstelle können verschiedene Anwendungsfälle optimiert werden. Im Folgenden finden Sie fünf Einsatzmöglichkeiten:

Effiziente Warenkorbabwicklung

Ein zentraler Anwendungsfall von IDS Connect ist die Abwicklung von Warenkörben.

Praxisbeispiel:

Ein Betrieb aus dem Bereich Klimatechnik nutzt seine Handwerkersoftware, um einen Warenkorb mit benötigten Materialien für den Kundenauftrag zu erstellen. Über IDS Connect wird dieser direkt an den Lieferanten übermittelt. Alternativ kann der Betrieb einen im Onlineshop erstellten Warenkorb in seine Software importieren, um ihn weiterzuverarbeiten – sei es für Kalkulationen, Angebote oder Bestellungen.

Vorteile:

Keine doppelte Dateneingabe
Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
Direkte Weiterverarbeitung der Daten in der eigenen Software

Direkter Zugriff auf Artikeldaten

IDS Connect ermöglicht es, Artikelinformationen wie Preise, Verfügbarkeiten oder technische Details in Echtzeit abzurufen. Dabei muss das System nicht verlassen werden und die Schnittstelle greift im „Hintergrund“ die gewünschten Informationen ab.

Praxisbeispiel:

Ein Installateur ist bei einem Kunden vor Ort und stellt fest, dass ein Ersatzteil benötigt wird. Über die Funktion „Artikel-Deep-Link“ ruft er direkt aus seiner Software die Verfügbarkeit des Artikels beim Großhändler ab. Innerhalb weniger Sekunden kann er den Artikel bestellen. Und dies ohne Umwege über das Büro.

Vorteile:

Echtzeit-Daten ersparen unnötige Nachfragen
Kunden durch schnelle Informationsweitergabe begeistern
Optimierung des Gesamtprozesses vom Angebot über die Bestellung bis hin zur Rechnungsabwicklung mit dem Lieferanten

Angebotserstellung

IDS Connect erleichtert die Angebotserstellung erheblich, da aktuelle Artikeldaten direkt eingebunden werden können.

Praxisbeispiel:

Ein Dachdecker besucht einen Kunden vor Ort und bespricht mit ihm die Planungen für das neue Hausdach. Über die integrierte Datenschnittstelle (IDS Connect) fügt er aktuelle Preise und Verfügbarkeiten direkt in sein Angebot ein. Innerhalb weniger Minuten wird das fertige Angebot per E-Mail an den Kunden gesendet.

Vorteile:

Schnelle Angebotserstellung steigert die Kundenzufriedenheit
Präzisere Kalkulationen durch tagesaktuelle Daten
Reduzierter Verwaltungsaufwand durch automatisierte Prozesse

Auftragsbearbeitung

Auch bei der Bearbeitung von Aufträgen bietet die IDS-Schnittstelle erhebliche Vorteile, da alle relevanten Daten zentral verfügbar sind.

Praxisbeispiel:

Ein Trockenbauer erhält einen Auftrag für weitere Objekte. Über IDS Connect greift er auf die Artikeldaten seines Lieferanten zu und spielt diese direkt in seinen Auftrag ein. Änderungen oder Ergänzungen können in Echtzeit vorgenommen werden, ohne Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Systemen überwinden zu müssen.

Vorteile:

Effiziente Bearbeitung von Aufträgen durch direkte Integration von Artikeldaten
Nahtlose Kommunikation zwischen Handwerkersoftware und Onlineshop
Fehlerreduktion durch automatische Datenübernahme

Stets aktuelle Daten durch Integration von Lieferanten-Systemen

IDS Connect schafft eine nahtlose Verbindung zwischen Handwerkersoftware oder ihrem ERP-System mit den Onlineshops der Lieferanten herzustellen. Dadurch sind Artikeldaten stets aktuell im eigenen System verfügbar.

Praxisbeispiel:

Ein Malerbetrieb nutzt IDS Connect, um direkt aus seiner Software auf das Shop-System seines Großhändlers zuzugreifen. Dort kann er Produkte suchen, Preise vergleichen und Bestellungen aufgeben. Und dies, ohne die Software zu verlassen.

Vorteile:

Zentralisierte Prozesse ohne Medienbrüche
Erhöhte Effizienz bei der Produktsuche und Bestellung
Bessere Übersicht über verfügbare Produkte

Vorteile von IDS Connect für Handwerksbetriebe

Die Einführung von IDS Connect bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Zeitersparnis: Routineaufgaben wie das manuelle Übertragen von Daten entfallen
Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren Eingabefehler
Kostenkontrolle: Durch tagesaktuelle Preisabfragen können Kosten präziser kalkuliert werden
Flexibilität: Daten sind jederzeit abrufbar, ob im Büro oder auf der Baustelle
Kundenzufriedenheit: Schnelle Angebots- und Auftragsbearbeitung stärkt die Beziehung zu Kunde

Welche ERP- oder Handwerkersoftware bietet diese Schnittstelle an?

Hier finden Sie eine Übersicht über Softwareanbieter, die die IDS-Connect-Schnittstelle anbieten. Je nach Lizenzmodell und Softwarereife können Anbieter fehlen. Ich empfehle den direkten Kontakt zum aktuellen oder potenziellen Softwareanbieter zu suchen und Details zu besprechen.

HERO Software
Handwerksd ata
Haufe X360 Cloud-ERP von Nexaion integriert
Streit V.1
Landrix Handwerk
Das Programm
Pds Software
M-Soft
LC-Top

Was ist bei der Einführung zu beachten?

Datenqualität ist das Fundament des Prozesses. In der Handwerkersoftware sollten sauber Artikelstammdaten hinterlegt sein. Dies bedeutet, dass in der Artikelnummer eine eindeutige Nummer steht. Dort kann auf die Artikelnummer des Herstellers oder die EAN-Nummer zurückgegriffen werden. Dies ist wichtig, damit die Artikel über die Schnittstelle identifiziert werden können.

Zudem ist es wichtig sich die Prozesse und Ziele anzusehen. Nicht jede Möglichkeit, die mit dieser Schnittstelle umsetzbar ist, ist auch relevant für Ihren Betrieb. Vor der technischen Umsetzung gilt es die einzelnen Schritte zu definieren.

Sollten Kollegen und Mitarbeiter involviert sein, sollten diese frühzeitig mit eingebunden werden. Durch Beteiligung kann Akzeptanz entstehen. Denn was hilft die beste Datenqualität und ein erstklassiger Prozess, wenn diese nicht genutzt werden.

Magisches Dreieck – Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung der IDS-Schnittstelle

Was ist der Unterschied zu OCI, UGL, OMD, cXML Punchout und dem Katalogformat DATANORM?

Neben der IDS-Connect gibt es weitere Schnittstellen und Datenformate, die systemübergreifenden Arbeiten ermöglichen. Der folgende Abschnitt soll helfen die Unterschiede aufzuzeigen. Diese „Werkzeuge“ für optimale Prozesse hängen von dem gewählten System (z.B. Handwerkersoftware, ERP-System), der Zielstellung und technischen Fähigkeiten ihrer wichtigsten Lieferanten ab.

OCI-Schnittstelle

OCI steht für Open Catalog Interface. Diese Schnittstelle wurde von SAP entwickelt und ist in vielen ERP-Systemen zum Standard geworden. Vor allem Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe setzten auf diese Schnittstelle. Mittlerweile gibt es auch spezielle Einkaufssysteme, auch E-Procurement-Systeme genannt, die auf diese Schnittstelle setzen.

Funktion:

Artikel aus dem Onlineshop des Lieferanten in die Handwerkersoftware oder das ERP-System importieren.