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B2B-Marktplätze: Digitale Vertriebspotentiale nutzen

B2B-Marktplätze haben sich in den letzten Jahren zu einem entscheidenden Bestandteil der Lieferkette zwischen Unternehmen entwickelt. Besonders für Hersteller und Händler bieten diese große Vorteile. Doch was genau ist ein B2B-Marktplatz und warum sollten Sie ihn in Betracht ziehen? Dieser Artikel richtet sich an Händler und Hersteller, die weitere Vertriebspotenziale nutzen möchten.

Was ist ein B2B-Marktplatz?

Ein B2B-Marktplatz ist eine digitale Plattform, auf der Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen können. Im Gegensatz zu Marktplätzen wie Zalando oder Otto die sich an Endverbraucher richten, fokussieren sich B2B-Marktplätze ausschließlich an Geschäftskunden. Zu den Besonderheiten gehören Freigabeprozesse, die Zuordnung von Kostenstellen, Integration in weitere Systeme oder die Beschränkung auf bestimmte Lieferanten und Produkte.

Welche Arten von B2B-Marktplätzen können unterschieden werden?

Um erfolgreich über einen B2B-Marktplatz zu verkaufen ist es wichtig zu verstehen, um welche Art es sich handelt. Damit eine Kategorisierung gelingt, unterscheiden wir die Dimensionen Produkt- vs. Prozess-Fokus und Kunden- oder Lieferantengesteuert.

Dimension: Produkt- vs. Prozess-Fokus

  • Produkt-Fokus: Der Kunde hat einen Bedarf (z.B. Werkzeuge kaufen), möchte die passenden Produkte schnell finden und unkompliziert kaufen. Wie bei Amazon erfreut sich Kunden an einem großen Angebot und kaufen unabhängig von Lieferanten.
  • Prozess-Fokus: Ziel solcher Marktplätze ist es den Einkaufsprozess zwischen Lieferanten und Kunden zu optimieren. Der Nutzen liegt in effizienten Prozessen.

Dimension: Kunden- oder Lieferantengesteuert

  • Kundengesteuert (Buy-Side): Marktplätze die von Kunden eingeführt und gesteuert werden sind durch Integration in eigene Systeme, Eingrenzung von Lieferanten und spezifischen Preisstellungen gekennzeichnet. Der Kunde nutzt das einheitliche Design und die Lieferantenübergreifende Suche, um seinen Mitarbeitern das Einkaufen zu erleichtern.
  • Lieferantengesteuert (Sell-Side): Solche B2B-Marktplätze denken aus der Sicht der Verkäufer und haben die Bedürfnisse der Lieferanten im Blick. Über solche Plattformen lässt sich klassisches E-Commerce betreiben.
e-marktplatz
Kategorisierung von B2B-Marktplätzen

Warum entscheiden sich Kunden für einen B2B-Marktplatz?

Aus dem privaten Bereich kennen wir Amazon, Zalando oder Otto. Wir haben es schätzen gelernt einen Ort, einen Login, ein Design und weitere Services über Marktplätze zu erhalten. Neben diesen Vorteilen sprechen folgende Gründe für die Einführung bei Kunden:

  • Vereinfachte Prozesse: Die Nutzung eines B2B-Marktplatzes vereinfacht den Einkaufsprozess, da alle notwendigen Informationen und Produkte an einem Ort verfügbar sind.
  • Kosten einsparen: B2B-Marktplätze ermöglichen es Unternehmen ihre Kosten zu senken, da die Zeit sinkt, die für den Einkauf verwendet wird. Einheitliche Prozesse helfen Wareneingang und Buchhaltung bei wiederkehrenden und somit automatisierbaren Prozessen.
  • Datenpflege an Lieferanten übergeben: artikelstammdaten in ERP-Systemen (Warenwirtschaft) müssen aufwendig gepflegt werden. Die Anforderungen an Daten steigen stetig und überfordern solche Systeme. Hinzu kommt das die regelmäßige Sortimentsänderungen mit neuen und auslaufenden Artikeln. Um die Stärken von ERP-Systemen zu nutzen und gleichzeitig die Stammdatenpflege zu optimieren wurden Schnittstellen entwickelt. Mittels der Punchout- und OCI-Schnittstelle können externe System (z.B. ein E-Marktplatz) integriert werden. Im ERP-System kommen dadurch aktuelle Produktdaten, Preise und Lieferzeiten an und können weiterverarbeitet werden.

Welche B2B-Marktplätze gibt es in Deutschland?

Diese B2B-Marktplätze bieten Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten, ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen. Hier sind einige der bekanntesten, die auf dem deutschen Markt agieren:

Amazon Business

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Amazon Business ist die B2B-Variante des weltweit bekannten Online-Marktplatzes. Der Kauf auf Rechnung, Einstellung von Benutzerrechten, Hinterlegung von Budget runden die Einkaufserfahrung von Geschäftskunden ab. Amazon bietet auch eine Punchout-Schnittstelle an, um dies in Einkaufssysteme zu integrieren. Die Schott AG nutzt diese Möglichkeit, um Amazon Business in das E-Procurement-System von Onventis zu integrieren. Dort laufen alle weiteren einkaufsrelevanten Prozesse ab.

  • Lieferanten: International
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side
  • Schnittstelle: cXML Punchout

Conrad

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Conrad ist vielen Hobby-Elektronikern ein Begriff. Im Jahr 2017 wurde mit dem Conrad Sourcing Plattform der Grundstein für den B2B-Marktplatz gelegt. Heute verfügt diese Plattform über 10 Mio. Artikel, 6.000 Marken und 2 Mio. B2B Kunden

  • Lieferanten: Vorwiegend Deutschland
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side
  • Schnittstelle: OCI

Meplato

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Der Markplatz von Meplato ist eng mit der Firma WPS Management verbunden. WPS bietet den das gleichnamige E-Procurement-System an. Das System unterstützt einkaufende Unternehmen entlang der gesamten Einkaufsprozesses. Daher der E-Marktplatz Meplato einen starken Prozess-Fokus. WPS schreibt über die Meplato Mall:

Mit der Möglichkeit zur vollständigen Integration der Meplato Mall in WPS ist es ab sofort möglich, Ihren gesamten Marktplatz-Content nahtlos zu integrieren und über die Suche in der zentralen Trefferliste von WPS darzustellen. Unnötige und umständliche OCI-Absprünge sind Vergangenheit. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt aus einem deutlich größeren Sortiment ihre Bedarfe zu decken.

  • Lieferanten: Definition durch den Kunden
  • Kategorie: Prozess & Buy-Side
  • Schnittstelle: OCI

Mercateo Unite

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Mercateo mit seiner Dachmarkte hat verschiedene Geschäftsmodelle auf mercateo.com integriert. Zum einen gibt es den klassischen Marktplatz, bei dem der Kunde bei diversen Lagern kaufen kann und die Rechnung von mercateo erhält. Darüber hinaus kann aus dem Business Shop das Sortiment von Lieferanten in den Marktplatz integriert werden. Beim Kauf von Produkten bei diesen Lieferanten, erfolgt die Lieferung und Rechnungsstellung durch den Lieferanten. Wie diese Konzepte gemeinsam funktionieren, ist in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.

Geschäftsmodell mercateo

  • Lieferanten: Verbergen sich hinter Lagernummern, Rechnungsstellung durch mercateo
  • Kategorie: Produkt & Buy-Side
  • Schnittstelle: OCI

Geschäftsmodell business shop

  • Lieferanten: Definition durch den Kunden
  • Kategorie: Prozess & Buy-Side
  • schnittstelle: OCI

Nexmart

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Nexmart baut Softwarelösungen für den Produktionsverbindungshandel. Darunter befindet sich auch der B2B-Marktplatz online market. Dieser ermöglicht es Herstellern ihre Sortimente Händlern zur Verfügung stellen. Durch weitere Lösungen können die Einkaufsprozesse automatisiert werden.

  • Lieferanten: Hersteller bauen den Marktplatz auf, um Händler zu bedienen
  • Kategorie: Prozess & Sell-Side
  • Schnittstelle: OCI

Simple system

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Der Marktplatz simple system mit Prozess-Fokus wird seit dem Jahr 2000 in München entwickelt. Ziel ist es Prozesskosten durch effiziente Einkaufsprozesse zu senken.  Unter Prozesskosten versteht man die Zeit, die Mitarbeiter für den Einkauf, Wareneingang und Rechnungsbegleichung aufwenden.

  • Lieferanten: Definition durch den Kunden
  • Kategorie: Prozess & Buy-Side
  • Schnittstelle: OCI

Toolineo

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Dieser Marktplatz kommt aus dem Hause E/D/E (Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler). Mit diesem Markplatz versucht E/D/E für seine 1.200 Mitglieder einen Absatzkanal zu platzieren.

  • Lieferanten: E/D/E Mitgleider
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side

Wucato

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Mit Wucato steigt Würth 2015 in das Marktplatzgeschäft erneut ein. Zum Start wurden die Händler der Würth-Gruppe integriert. Mittlerweile ist dieser B2B-Marktplatz auch für externe Lieferanten zugänglich. Der Fokus liegt auf Handwerks- und Industriebedarf.

  • Lieferanten: Deutsche Händler und Hersteller
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side
  • Schnittstelle: OCI & Punchout

Sieben Fragen für den erfolgreich Start auf B2B-Marktplätzen

Damit ihr Einstieg auf Marktplätzen gelingt, sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Welche Zielgruppen möchten wir ansprechen?
  • Was ist unser Ziel? (Erfahrung sammeln, Kundenbindung steigern, Absatz von Auslaufartikeln)
  • Welche Produkte bieten wir zu welchen Preisen an?
  • Welcher B2B-Marktplatz passt zu unserer Zielgruppe und unseren Zielen?
  • Welche Anforderungen an Produktdaten werden gestellt?
  • Wie bauen wir Kundenbeziehungen auf?
  • Welche Ansprüche gibt es an die Logistik und an den Versand?

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Fazit: Vertriebspotentiale über B2B-Marktplätze nutzen

B2B-Marktplätze bieten große Potenziale im Vertrieb. Neben der Akquise von Neukunden ist die Steigerung der Kundenbindung ein wichtiger Aspekt in den Überlegungen. Durch die Auswahl des richtigen B2B-Marktplatzes, hochwertige Produktdaten und das stetige Lernen, können sich Lieferanten eine gute Position erarbeiten. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die B2B-Marktplätze bieten, um Kundenbindung zu steigern und ihr Angebot für potentielle Kunden zu präsentieren.

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile bietet ein B2B-Marktplatz gegenüber einem eigenen Online-Shop?

Ein B2B-Marktplatz bietet eine größere Reichweite und einen vereinfachten Verkaufsprozess, während ein eigener Online-Shop mehr Kontrolle und Individualität ermöglicht. Beide Optionen haben ihre Vorteile und können sich ergänzen.

Was ist ein B2B-Marktplatz?

Ein B2B-Marktplatz ist eine digitale Plattform, auf der Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen. Im Gegensatz zu B2C-Marktplätzen wie Amazon oder Zalando richtet sich ein B2B-Marktplatz ausschließlich an Geschäftskunden und bietet spezielle Funktionen wie Freigabeprozesse und Kostenstellenzuordnung.

Welche Arten von B2B-Marktplätzen gibt es?

B2B-Marktplätze lassen sich nach in folgenden Dimensionen unterscheiden: Produkt- vs. Prozess-Fokus und Kunden- oder Lieferantengesteuert.

Produkt- vs. Prozess-Fokus Hierbei liegt der Fokus entweder auf dem Produkt (einfache Produktauswahl und Kauf) oder dem Prozess (Optimierung des Einkaufsprozesses).

Kunden- oder Lieferantengesteuert: Marktplätze können entweder aus der Sicht des Verkäufers (Sell-Side) oder des Käufers (Buy-Side) gedacht und gestaltet sein.

Warum entscheiden sich Unternehmen für einen B2B-Marktplatz?

Unternehmen nutzen B2B-Marktplätze, um Einkaufsprozesse zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Datenpflege an Lieferanten zu übergeben. Durch die Integration in bestehende Systeme und die Vereinheitlichung von Prozessen wird die Effizienz gesteigert.

Welche B2B-Marktplätze gibt es in Deutschland?

In Deutschland gibt es mehrere bekannte B2B-Marktplätze, darunter: Amazon Business, Conrad Sourcing Plattform, Meplato Mall, Mercateo Unite, Nexmart, Simple system, Toolineo, Wucato.

Quellen

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Coupa Catalog – Der Leitfaden für Lieferanten

Wer Artikel im Coupa Supplier Portal listen möchten, der kommt um die Katalogformate Coupa CSV Catalog oder Punchout-Catalog nicht vorbei. Erfahren Sie was der „Coupa CSV Catalog“ ist und wie ihr Unternehmen solche Kataloge erstellen kann.

Was ist der Coupa-Catalog?

Der Coupa-Catalog ist ein elektronischer Katalog im CSV-Format. Dieser wurde dazu entwickelt um Produktdaten, Bilder und Preise für Kunden, die das E-Procurement-Portal „Coupa“ nutzen, bereitzustellen. Aus diesen Produkten kann der Kunde wählen und Bestellungen auslösen.

Welche Vorteile bietet der Coupa-Catalog?

Der Verkauf der Produkte über coupa ist über den genannten Katalog oder über die WebEDI-Abwicklung möglich. Dort stellt der Kunde die Bestellung bereit und der Lieferant holt diese im Online-Portal ab. Diese Abwicklung bietet im Gegensatz zum Coupa-Catalog zahlreiche Nachteile. Neben der manuellen Tätigkeit ist die Datenqualität nicht sichergestellt und der Lieferant ist schnell austauschbar. Im Gegensatz dazu ergeben sich für Lieferanten, die einen Katalog bereitstellen folgende Vorteile.

  • Kundenbindung: Um einen Katalog im Coupa Supplier Portal hochladen zu können, ist die Lieferanteneinladung des Kunden notwendig. Auf dieser Basis können die Artikel hochgeladen werden.
  • Erhöhte Sichtbarkeit: Durch die Bereitstellung von gut strukturierten und hochwertigen Produktdaten, erlangen Lieferanten Sichtbarkeit bei bestellberechtigten Mitarbeitern.
  • Automatisierung: Die Integration von Produktdaten, über den CSV-Katalog in Coupa, stellt aktuelle Preise und Produktinformationen sicher. Damit kann der Folgeprozess ohne Fehler mittel EDI automatisiert werden. EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den elektronischen Austausch von Nachrichten.

Was ist der Unterschied zwischen den Katalogen Coupa-Catalog und dem Punchout-Catalog?

Coupa bietet die Integration der Artikel über zwei verschiedene Katalogarten an. Punchout-Catalogs bieten den Vorteil, dass sie stets aktuelle Produktinformationen und Preise bereitstellen. Da die Daten direkt über die Website oder den Online-Shop des Lieferanten verknüpft sind. Dies bedeutet, dass Kunden immer die neuesten Daten zur Verfügung haben. Der statische Coupa-Catalog bieten den Vorteil, dass Artikel über die übergreifende Suche gefunden werden. Durch die lokale Speicherung der Informationen im Coupa-System können auch die Artikel in Favoritenlisten und Workflows berücksichtigt werden. Kunden die oft dieselben Artikel kaufen, schätzen diese Möglichkeit.

  • Punchout-Katalog: Diese Katalogart ermöglicht es die Website oder den Online-Shop des Lieferanten in die Coupa-Plattform zu integrieren. Im Falle einer Bestellung springt der Mitarbeiter des Kunden auf die Website des Lieferanten und wählt dort die Produkte aus. Nachdem der Warenkorb abgeschlossen ist, werden die Daten zurück in Coupa übertragen. Dort wird die Bestellung abgeschlossen und an den Lieferanten gesandt. Punchout-Kataloge sind dynamisch und aktualisieren automatisiert Preise oder Verfügbarkeiten.
  • Coupa CSV Catalog: Diese Katalogart wird auch als statischer Katalog bezeichnet. Die Produktdaten, Preise und Bilder werden über eine strukturierte CSV-Datei in Coupa hochgeladen. Nach dem Upload prüft der Kunde den Kataloginhalt und gibt diesen für die Bedarfsträger (bestellberechtigte Mitarbeiter) frei. Sollte sich das Sortiment oder Preise ändern, ist ein erneuter Upload und die erneute Freigabe vom Kunden notwendig.

Wie sieht der statische Katalog im csv-Format aus?

Ein Coupa-Catalog im CSV-Format enthält eine Vielzahl von Informationen, die für ihre Kunden von Bedeutung sind. Jede Zeile im CSV-Dokument repräsentiert ein Produkt. Zu den wichtigsten Produktdaten gehören Produktbezeichnung, Produktbeschreibungen, Artikelnummern, Preise, Bilder und Lieferzeit. Das folgende Bild zeigt einen beispielhaften Katalog, der jeweils mit Semikolon getrennt ist. Zur Pflege kann dieser in Excel geöffnet und strukturiert dargestellt werden.

coupa csv format
Beispiel eines Coupa-Catalog

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Für die Katalogerstellung gibt es drei Systeme, die Sie unterstützen, den Coupa-Catalog zu erstellen. Die Wahl des passenden „Werkzeuges“ hängt von ein paar Rahmenbedingungen ab. Zu diesen zählen die Anzahl der Katalog-Dateien die zu erstellen sind, dem Reifegrad ihrer Organisation und ob eine Automatisierung des Prozesses in Betracht gezogen wird.

  • Excel-zu-CSV-Dateikonverter: Coupa stellt für jedes Projekt ein Excel-Template zur Verfügung. Darin können die Informationen manuell gepflegt werden und danach als CSV-Datei konvertiert werden.
  • Software für Katalogerstellung: Mit einer professionellen Software wird das Produktportfolio aus einem Quell-System bzw. -Datei importiert, validiert und im passenden Format wieder ausgegeben. Je nach Zielsystem kann der Katalogupload über FTP-Server automatisiert erfolgen. Bei Interesse können Sie die Blogbeitrag „Software für elektronische Katalogerstellung“ lesen.
  • PIM-Systeme (Produkt Information Management-System): Wenn ihr Unternehmen bereits ein solches System besitzt, kann geprüft werden, ob es ein Exportfunkton für individuelle CSV-Templates existiert oder programmiert werden kann.

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Fazit

Für Lieferanten, die Kunden über das Coupa Supplier Portal bedienen und Artikel verkaufen möchten ist der Coupa-Catalog ein wichtiges Werkzeug. Mit diesem Katalog im CSV-Format können Produktdaten, Preise und Bilder gelistet werden. Der Vorteil für Lieferanten ist, dass Kunden auf aktuelle Daten zugreifen. Dadurch steigt die Sichtbarkeit beim Kunden die im Regelfall zu Umsatzsteigerung und einer höheren Kundenbindung führt. Zudem sind aktuelle Daten die Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung der Folgeprozesse. So können über EDI (electronic data interchange) Nachrichten wie Bestellungen und Rechnungen automatisiert ausgetauscht werden. Wir erleben gerade ein Wandel in dem Einkaufsverhalten bei Geschäftskunden. Zunehmend werden die Nutzererfahrungen aus dem Privatkundenbereich z.B. mit Amazon und Zalando im geschäftlichen Umfeld erwartet. Diesen Umstand trägt Coupa Rechnung und ermöglicht Lieferanten mit dem Coupa-Catalog sich zu positionieren.

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist der Coupa-Catalog?

Der Coupa-Catalog ist ein elektronischer Katalog im CSV-Format, der Produktdaten, Bilder und Preise für Kunden, die das E-Procurement-Portal „Coupa“ nutzen, bereitstellt. Lieferanten können Produktdaten, Preise und Bilder hochladen, aus denen Kunden wählen und Bestellungen auslösen können.

Welche Vorteile bietet der Coupa-Catalog?

Erstens Kundenbindung: Erfordert eine Lieferanteneinladung des Kunden, um Artikel hochzuladen. Zweitens erhöhte Sichtbarkeit: Gut strukturierte Produktdaten erhöhen die Sichtbarkeit bei bestellberechtigten Mitarbeitern. Drittens Automatisierung: Integration von Produktdaten über den CSV-Katalog stellt aktuelle Preise und Informationen sicher, was den Prozessfehler durch EDI (Electronic Data Interchange) reduziert.

Was ist der Unterschied zwischen dem Coupa-Catalog und dem Punchout-Catalog?

Punchout-Catalog: Verlinkt direkt mit der Website des Lieferanten, um stets aktuelle Produktinformationen und Preise bereitzustellen. Der Kunde wählt Produkte direkt auf der Lieferanten-Website aus, und die Daten werden anschließend in Coupa übertragen.
Coupa CSV Catalog: Ein statischer Katalog, in dem Produktdaten, Preise und Bilder über eine CSV-Datei hochgeladen werden. Änderungen erfordern einen erneuten Upload und Freigabe durch den Kunden. Artikel können in Favoritenlisten und Workflows integriert werden.

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Excel-zu-CSV-Dateikonverter: Coupa stellt ein Excel-Template zur Verfügung, das manuell gepflegt und als CSV-Datei konvertiert werden kann.
Software für Katalogerstellung: Professionelle Software importiert das Produktportfolio, validiert es und gibt es im passenden Format aus. Der Katalogupload kann automatisiert über FTP-Server erfolgen.
PIM-Systeme: Bestehende Produkt Information Management-Systeme können genutzt werden, um individuelle CSV-Templates zu exportieren oder programmieren.

Quellen

Coupa, Kataloge: https://supplier.coupa.com/catalogs/

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Das coupa supplier portal > Nichts wovor sich Lieferanten fürchten müssen!

„Wir führen coupa ein und möchten Sie bitten, Ihre Artikel hochzuladen!“ Kommt Ihnen dieser Wunsch bekannt vor? Oder senden ihre Kunden die Einladung zur Registrierung ohne Bescheid zu geben?  Beide Vorgehensweisen habe ich schon vielfach erlebt. Was dies für Sie als Lieferanten bedeutet und was das coupa supplier portal ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Weshalb führt ihr Kunde coupa ein?

Ein moderner Einkäufer kauft schon lange nicht mehr ein. Es geht vielmehr darum strategische Partnerschaften mit Lieferanten auszubauen, die Lieferketten zu steuern, Transparenz in die Ausgaben zu bringen und die Unternehmensstrategie in puncto Nachhaltigkeit mit Lieferanten umzusetzen.

Um all diesen Aufgaben gerecht zu werden, gibt es Einkaufssysteme (E-Procurement Systeme), die von Technologie-Unternehmen entwickelt und angeboten werden. Coupa, aus San Mateo in Kalifornien, ist einer davon. Mitbewerber sind SAP Ariba, Ivalua oder auch Newtron, um ein paar zu nennen. Mit der Einführung von coupa hat die Einkäuferin wie der Einkäufer ebenfalls die Möglichkeit, „Guided Buying“ einzuführen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter aus der Fachabteilung im Einkaufsprozess geführt wird und nur Lieferanten oder Sortimente nutzen kann, die freigegeben wurden. An dieser Stelle kommen Sie in ihrer Rolle als Lieferant ins Spiel. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie die Details zum coupa supplier portal.

➡️ Ein E-Procurement System hilft dabei Bestellungen bei favorisierten Lieferanten zu tätigen. Ohne eines solchen Systems ist die Gefahr von Maverick Buying groß. Also die Beschaffung von Artikeln ohne Rücksichtnahme auf bestehende Rahmenverträge. Dazu empfehlen wir diesen Blogbeitrag: Was ist Maverick-Buying und welche Bedeutung hat es für den Einkauf?

Was ist das coupa supplier portal?

Das coupa supplier portal (CSP) oder auch Coupa Lieferantenportal genannt, ist der Bereich für Lieferanten, indem Kataloge bzw. Produktdaten hochgeladen werden können. Auch der Prozess von Auftrag, über Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung wird darüber abgebildet. Im coupa supplier portal kann der Lieferant zentral alle seine Kunden verwalten.

Coupa Lieferantenportal
Das coupa supplier portal

Wo kann ich Artikeldaten inkl. Preise hochladen?

Um Artikelinformationen bereitzustellen, gibt es zwei Optionen bei coupa. Die erste Option ermöglicht ein Katalog-Template herunterzuladen, zu befüllen und wieder hochzuladen. In der zweiten Option kann ein sogenannter punchout-catalog zur Verfügung gestellt werden. Bei dieser Option wählt der einkaufende Mitarbeiter (Bedarfsträger) den Lieferanten aus, springt auf dessen „Online-Shop“ und nach dem Absenden des Warenkorbs werden die Artikel ins coupa System übertragen. Dort erfolgt dann die Kontierung und Freigabe der Bestellung durch den Kostenstellenverantwortlichen.

Option 1: Katalog-Template

Das Katalog-Template kann unter dem Menüpunkt Kataloge bzw. catalogs heruntergeladen werden. Ich empfehle immer im englischen Sprachkontext zu bleiben, da auch der Katalog im Sprachkontext der Plattform validiert wird.

staging plattform
Download und Upload des Excel Templates

Option 2: Punchout-catalog

Der Punchout-catalog kann mit Hilfe des Kunden bzw. dessen Dienstleisters implementiert werden. Dazu sind die Logindaten, Shared-Secret etc. auszutauschen.

Ihr Kunde hat die Möglichkeit, die Pflichtfelder des Excel-Templates zu individualisieren. Daher kann es sein, dass das Template eines anderen Kunden davon abweicht. Mein Tipp: Um zu standardisieren und zu automatisieren ist die Implementierung eines Punchout-catalogs zu empfehlen!

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Mehr erfahren

Wie erhalte ich künftig die Bestellungen?

Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht. Die gute Nachricht ist, dass die Bestellungen via Electronic Data Interchange (EDI) implementiert werden können. EDI steht für Nachrichten wie zum Beispiel Bestellungen, die automatisiert und ohne manuelle Nachbearbeitung in einem Warenwirtschaftssystem (ERP-System) angelegt werden. Nun zu der schlechten Nachricht. Wenn deine Firma EDI nicht umsetzen kann, dann wird WEB-EDI auf dich zukommen. Während der Kunde auf seiner Seite automatisiert arbeiten kann, musst du dich als Lieferant im coupa supplier portal anmelden, um dort jede Bestellung manuell abzuholen.

➡️ Mehr zu WEB-EDI findest du im Beitrag: WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um die Skalierbarkeit

Der Folgeprozess: Von Auftragsbestätigung bis zur Rechnung.

Je nach Projektumfang deines Kunden kann es zur Forderung nach Auftragsbestätigungen oder Rechnungen kommen. In diesem Fall gibt es ebenfalls die beiden Optionen EDI oder WEB-EDI, wie zuvor bei den Bestellungen beschrieben. Im Falle der Rechnungen und dem Prozessweg WEB-EDI muss sich der Lieferant dort einloggen und im coupa supplier portal die Daten entsprechend hinterlegen. Wie dies funktioniert, erfährst du im Helpcenter von coupa. Die Abkürzung zu den entsprechenden Videos findest du hier.

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Management von mehreren Kunden über coupa

Im Lieferantenportal von coupa können Sie alle ihre Kunden managen. Sobald der nächste Kunde eine Anfrage via E-Mail stellt, kann diese Anfrage mit dem bestehen Nutzer/Konto verknüpft werden. Sollte bereits ein weiteres Konto bestehen, kann dies zusammengeführt (Merge Accounts) werden. Somit können Sie alle Kunden über ein Konto pflegen und bearbeiten.

Fazit

In diesem Beitrag haben Sie erfahren, dass coupa einen großen Mehrwert bei der Unterstützung von Einkaufstätigkeiten liefern kann. Das Onboarding von Lieferanten ist notwendig, da solche Cloud basierten Einkaufssysteme ebenfalls für den Austausch von Produktdaten, Bestellungen und Rechnungen verwendet werden. Dies kann entweder über einen manuellen Upload eines Excel-Templates erfolgen oder über die Variante des Punchout-catalogs. Zu empfehlen ist der automatisierte Prozess des Bestellaustausches über EDI (Electronic Data Interchange). Wer dies nicht im Leistungsportfolio hat, kann manuell via WEB-EDI Bestellungen abholen bzw. Auftragsbestätigungen oder Rechnungen buchen. Wenn Sie mit coupa sofort starten möchten, können Sie sich hier kostenfrei registrieren. Wir halten fest: Das coupa supplier portal ist nichts, wovor sich Lieferanten fürchten müssen!

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Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist Coupa?

Coupa ist ein elektronisches Einkaufssystem (E-Procurement System), das die Zusammenarbeit zwischen Kunde und vielen Lieferanten optimiert. Das System ist eine Cloud-Plattform für geschäftliche Ausgaben. Coupa unterstützt Einkäufer dabei die Einkaufsrichtlinien umzusetzen, Risikomanagement zu betreiben und Transparenz über Ausgaben zu erhalten.

Was ist das Coupa Lieferantenportal?

Das Coupa Lieferantenportal oder auch coupa supplier portal (CSP) genannt, ist der Bereich für Lieferanten, indem die Kataloge bzw. Artikeldaten hochgeladen werden können. Zudem wird darüber der Prozess von Auftrag, über Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungsstellung abgebildet. Im coupa supplier portal kann der Lieferant alle seine Kunden verwalten.

Wie viel kostet die Nutzung des coupa supplier portal für Lieferanten?

Coupa erhebt keine Gebühren von Lieferanten für die Nutzung des Coupa Lieferantenportals.

Können über coupa auch EDI-Nachrichten ausgetauscht werden?

Die Automatisierung der Nachrichten ist via Electronic Data Interchange (EDI) möglich

Ist es möglich auf der Rechnung Versandkosten hinzufügen?

In der Rechnung unter den Artikelpositionen können diese erfasst werden, siehe Screenshot.Shipping cost coupa

Kann coupa einen Punchout-Katalog verarbeiten?

Ja, coupa kann cXML Punchout-Kataloge verarbeiten.

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