Produktdaten Kategorie > Peter Prütting

Fazit

Für Lieferanten, die Kunden über das Coupa Supplier Portal bedienen und Artikel verkaufen möchten ist der Coupa-Catalog ein wichtiges Werkzeug. Mit diesem Katalog im CSV-Format können Produktdaten, Preise und Bilder gelistet werden. Der Vorteil für Lieferanten ist, dass Kunden auf aktuelle Daten zugreifen. Dadurch steigt die Sichtbarkeit beim Kunden die im Regelfall zu Umsatzsteigerung und einer höheren Kundenbindung führt. Zudem sind aktuelle Daten die Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung der Folgeprozesse. So können über EDI (electronic data interchange) Nachrichten wie Bestellungen und Rechnungen automatisiert ausgetauscht werden. Wir erleben gerade ein Wandel in dem Einkaufsverhalten bei Geschäftskunden. Zunehmend werden die Nutzererfahrungen aus dem Privatkundenbereich z.B. mit Amazon und Zalando im geschäftlichen Umfeld erwartet. Diesen Umstand trägt Coupa Rechnung und ermöglicht Lieferanten mit dem Coupa-Catalog sich zu positionieren.

Peter Prütting ist Teamplayer, MTBiker und E-Business Experte. Seit 10 Jahren verhilft er Lieferanten zu mehr Online-Umsatz und optimierten B2B-Prozessen. Weggefährten beschreiben ihn als kundenzentriert und fokussiert.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist der Coupa-Catalog?

Der Coupa-Catalog ist ein elektronischer Katalog im CSV-Format, der Produktdaten, Bilder und Preise für Kunden, die das E-Procurement-Portal „Coupa“ nutzen, bereitstellt. Lieferanten können Produktdaten, Preise und Bilder hochladen, aus denen Kunden wählen und Bestellungen auslösen können.

Welche Vorteile bietet der Coupa-Catalog?

Erstens Kundenbindung: Erfordert eine Lieferanteneinladung des Kunden, um Artikel hochzuladen. Zweitens erhöhte Sichtbarkeit: Gut strukturierte Produktdaten erhöhen die Sichtbarkeit bei bestellberechtigten Mitarbeitern. Drittens Automatisierung: Integration von Produktdaten über den CSV-Katalog stellt aktuelle Preise und Informationen sicher, was den Prozessfehler durch EDI (Electronic Data Interchange) reduziert.

Was ist der Unterschied zwischen dem Coupa-Catalog und dem Punchout-Catalog?

Punchout-Catalog: Verlinkt direkt mit der Website des Lieferanten, um stets aktuelle Produktinformationen und Preise bereitzustellen. Der Kunde wählt Produkte direkt auf der Lieferanten-Website aus, und die Daten werden anschließend in Coupa übertragen.
Coupa CSV Catalog: Ein statischer Katalog, in dem Produktdaten, Preise und Bilder über eine CSV-Datei hochgeladen werden. Änderungen erfordern einen erneuten Upload und Freigabe durch den Kunden. Artikel können in Favoritenlisten und Workflows integriert werden.

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Excel-zu-CSV-Dateikonverter: Coupa stellt ein Excel-Template zur Verfügung, das manuell gepflegt und als CSV-Datei konvertiert werden kann.
Software für Katalogerstellung: Professionelle Software importiert das Produktportfolio, validiert es und gibt es im passenden Format aus. Der Katalogupload kann automatisiert über FTP-Server erfolgen.
PIM-Systeme: Bestehende Produkt Information Management-Systeme können genutzt werden, um individuelle CSV-Templates zu exportieren oder programmieren.

Quellen

Coupa, Kataloge: https://supplier.coupa.com/catalogs/

E-Business, Für Datenmanager, Für Katalogmanager, Katalogerstellung, Katalogmanagement, Produktdaten, SAP Ariba, Zielsystem

Ariba CIF Catalog – Leitfaden für Lieferanten

Wer Artikel in dem E-Procurement-System SAP Ariba listen möchten, der kommt um die Katalogformate Ariba CIF und Punchout nicht vorbei. Erfahren Sie, was der „Ariba CIF Catalog“ ist und wie ihr Unternehmen solche Kataloge erstellen kann.

Was ist der Ariba CIF Catalog?

Der Ariba CIF (Catalog Interchange Format) Catalog ist ein elektronischer Katalog. Das Katalogformat wurde entwickelt, damit Lieferanten Produktdaten, Bilder und Preise effizient im E-Procurement-System SAP Ariba hochladen können. Solche Systeme helfen einkaufenden Unternehmen den Bestellprozess von Anfrage über Bestellung bis zur Rechnung zu digitalisieren. Der Ariba CIF Catalog ist ein sogenannter statischer Katalog und muss bei jeder Änderung von Preisen oder Produktdaten aktualisiert werden.

Welche Vorteile bietet das Ariba CIF?

Für Lieferanten bietet der Ariba CIF Catalog zahlreiche Vorteile:

Kundenbindung: Um einen Katalog auf SAP Ariba hochladen zu können, ist die Lieferanteneinladung des Kunden notwendig. Auf dieser Basis können die Artikel hochgeladen werden.
Erhöhte Sichtbarkeit: Durch die Bereitstellung von gut strukturierten und hochwertigen Produktdaten, erlangen Lieferanten Sichtbarkeit bei bestellberechtigten Mitarbeitern.
Automatisierung: Die Integration von Produktdaten über in SAP Ariba stellt die Aktualität der Preise und Produktinformationen sicher. Damit kann der Folgeprozess ohne Fehler mittels EDI automatisiert werden. EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den elektronischen Austausch von Nachrichten.

Was ist der Unterschied zwischen den Katalogen Ariba CIF und Punchout?

In SAP Ariba gibt es zwei Arten von Katalogen: den dynamischen Punchout-Katalog und den statischen Ariba CIF Catalog. Die Unterschiede bestehen in der Funktionsweise im E-Procurement-System und der technischen Umsetzung.

Punchout-Katalog: Diese Katalogart ermöglicht es die Website oder den Online-Shop des Lieferanten in die SAP Ariba-Plattform zu integrieren. Im Falle einer Bestellung springt der Mitarbeiter des Kunden auf die Website des Lieferanten und wählt dort die Produkte aus. Nachdem der Warenkorb abgeschlossen ist, werden die Daten zurück in SAP Ariba übertragen. Dort wird die Bestellung abgeschlossen und an den Lieferanten gesandt. Punchout-Kataloge sind dynamisch. Die Aktualisierung der Preise und Lagerbestände erfolgt automatisiert.
Ariba CIF Catalog: Diese Katalogart wird auch als statischer Katalog bezeichnet. Die Produktdaten, Preise und Bilder werden über eine CIF-Datei in SAP Ariba hochgeladen. Nach dem Upload prüft der Kunde den Kataloginhalt und gibt diesen für die Bedarfsträger (bestellberechtigte Mitarbeiter) frei. Sollte sich der Sortimentsumfang oder die Preise ändern, ist ein erneuter Upload notwendig. Nach dem Upload wird die erneute Prüfung und Freigabe des Kataloges vom Kunden notwendig.

Wie sieht ein Ariba CIF Catalog aus?

Ein Ariba CIF Catalog besteht aus strukturierten Datenfeldern, die verschiedene Informationen zu den Produkten enthalten. Diese können in Excel gepflegt und als cif-Datei exportiert werden. Ein solcher Katalog besteht aus zwei Ebenen, dem Header und den Items. Darin sind unter anderem folgende Felder beinhaltet:

Header (Kopfzeile)

Der CIF-Dateikopf enthält Attribute, die festlegen, wie der Hauptteil der Datei verarbeitet werden soll.

Feld	Beschreibung
CHARSET	Zeichenkodierung des Katalogs – UTF-8.
CURRENCY	Standardwährung für Artikel in der Datei.
LOADMODE	F = vollständiger Ersatz, I = inkrementeller Katalog

Items (Felder)

Die einzelnen Zeilen bzw. Felder beschreiben den jeweiligen Artikel.

Feld	Beschreibung
Supplier ID	Kennung für den Lieferanten
Supplier Part ID	Artikelnummer Lieferanten
Manufacturer Part ID	Hersteller-Teilenummer
Item Description	Beschreibung
SPSC Code	Warennummer
Unit Price	Preis der Einheit
Unit of Measure	Mengeneinheit
Lead Time	Anzahl der Tage von der Bestellung bis zur Lieferung
Manufacturer Name
Short Name	Bezeichnung des Artikels
Language
Currency	ISO-Währungscode
Image	URL des Produktbildes
Thumbnail	Kleine Produktbild-URL

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Für die Katalogerstellung gibt es drei Arten von Systemen, die für die Erstellung genutzt werden können. Dabei hängt die Auswahl des richtigen Systems von wichtigen Rahmenbedingungen ab. Dazu zählt die der Anzahl der Katalog-Dateien die regelmäßig zu erstellen sind, dem technologischen Reifegrad und strategischen Zielen ab. Die drei Optionen sind Excel-zu-CIF-Dateikonverter, Software für Katalogerstellung oder PIM-Systeme:

Excel-zu-CIF-Dateikonverter: SAP Ariba stellt für jedes Projekt eine Excel-Datei zur Verfügung. Darin können die Informationen manuell gepflegt werden und danach als CIF-Datei konvertiert werden.
Software für Katalogerstellung: Mit einer professionellen Software wird das Produktportfolio aus einem Quell-System bzw. -Datei importiert, validiert und im passenden Format wieder ausgegeben. Je nach Zielsystem kann der Katalogupload über FTP-Server automatisiert erfolgen. Bei Interesse können Sie die Blogbeitrag „Software für elektronische Katalogerstellung“ lesen.
PIM-Systeme (Produkt Information Management-System): Wenn ihr Unternehmen bereits ein solches System besitzt, kann geprüft werden ob es ein Exportfunkton für „Ariba CIF“ existiert.

Suchen Sie Unterstützung bei der Listung von Produktdaten in SAP Ariba?

Wir unterstützen bei der Analyse, Implementierung bis zur Automatisierung des Gesamtprozesses.

Diese Vorteile bieten wir:

Über 10-Jahre Erfahrung mit SAP Ariba Projekten
Analyse und Implementierung von Lösungen für die Katalogerstellung
Überblick über den Gesamtprozess von Bestellung bis Rechnung

Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick:

Unsere Punchout-Catalog-Lösung im Überblick

Fazit

Mit dem Ariba CIF Catalog können Lieferanten ihre Artikel im E-Procurement-System von SAP Ariba listen. Dies verspricht die Erhöhung von Kundenbindung, steigt die Sichtbarkeit und schafft die Grundlage für die Automatisierung von Folgeprozessen. Voraussetzung ist die Lieferanteneinladung durch den Kunden und die Fähigkeit einen solchen Katalog zu erstellen. Die Erstellung kann über Excel und den Export als CIF-Datei erfolgen. Alternativ können Lieferanten die Schnittstelle ihres PIM-Systems oder eine Software die auf die elektronische Katalogerstellung spezialisiert ist verwenden. Die Bereitstellung des Ariba CIF Catalog ist der Schlüssel für aktuelle Produktdaten und die Automatisierung des Beschaffungsprozesses für alle Beteiligten.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist der Ariba CIF Catalog?

Der Ariba CIF (Catalog Interchange Format) Catalog ist ein elektronischer Katalog, der Lieferanten ermöglicht, Produktdaten, Bilder und Preise effizient auf das E-Procurement-System SAP Ariba hochzuladen. Dieses Katalogformat hilft einkaufenden Unternehmen, den Bestellprozess von der Anfrage bis zur Rechnung zu digitalisieren. Der Ariba CIF Catalog ist ein statischer Katalog, der bei Änderungen an Preisen oder Produktdaten erneut aktualisiert werden muss.

Welche Vorteile bietet der Ariba CIF Catalog?

Für Lieferanten bietet der Ariba CIF Catalog zahlreiche Vorteile. Erstens fördert er die Kundenbindung. Zweitens erhöht der Ariba CIF Catalog die Sichtbarkeit der Produkte. Drittens ermöglicht der Ariba CIF Catalog die Automatisierung.

Was ist der Unterschied zwischen den Katalogen Ariba CIF und Punchout?

Der Ariba CIF Catalog ist ein statischer Katalog. Bei jeder inhaltlichen Änderung ist ein neuer Katalog, der Upload in SAP Ariba und die Freigabe des Kunden notwendig. Der Punchout-Catalog gehört zu den dynamischen Katalogen. Ist die Implementierung in SAP Ariba abgeschlossen werden Preise und Lagerbeständig automatisiert aktualisiert.

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Für die Erstellung der Katalogdatei gibt es drei Systeme. Erstens gibt es den Excel-zu-CIF-Dateikonverter. SAP Ariba stellt für jedes Projekt eine Excel-Datei zur Verfügung, in der die Informationen manuell gepflegt und danach als CIF-Datei konvertiert werden können. Zweitens gibt es professionelle Software für die Katalogerstellung. Mit solcher Software kann das Produktportfolio aus einem Quell-System oder einer Datei importiert, validiert und im passenden Format wieder ausgegeben werden. Je nach Zielsystem kann der Katalogupload über einen FTP-Server automatisiert erfolgen. Drittens können Unternehmen, die bereits ein Produkt Information Management-System (PIM-System) besitzen, prüfen, ob eine Exportfunktion für „Ariba CIF“ existiert.

Quellen

SAP Ariba, Katalog Informationen: https://help.sap.com/docs/business-network-for-trading-partners/creating-and-managing-catalogs/working-with-excel-cif-template?locale=de-DE&version=2311
Stibo Step, PIM System: https://service.stibosystems.com/documentation/102mp3/content/dataexc/datafmt/ariba_cif_format.html

E-Business, Für Katalogmanager, Für Vertrieb, Katalogerstellung, Katalogmanagement, Produktdaten

Was ist ein cXML-Punchout-Catalog und wie kann er den Vertriebsprozess optimieren?

Neukunden-Akquise ist bekanntlich anstrengend und kostet viel Zeit und Geld. Bestandskunden sind bereits gewonnen und eine höhere Integration des Lieferanten in die Prozesse seiner Kunden steigert die Kundenbindung. Der cXML-Punchout-Catalogs leistet dazu einen wichtigen Beitrag und optimiert den Vertriebsprozess.

Einführung in cXML-Punchout-Catalog

cXML-Punchout ist eine standardisierte Schnittstelle, die den Austausch von Produktdaten zwischen Lieferanten und Einkaufsorganisationen erleichtert. Diese Technologie wurde von Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt, um die Integration von Produktkatalogen in Einkaufssysteme effizient und fehlerfrei zu gestalten. Durch die Nutzung eines cXML-Punchout-Catalogs wird der Bestellprozess optimiert, da Produktdaten in Echtzeit im Zuge einer Bestellung in das Einkaufssystem übertragen werden.

➡️ cXML (Commerce eXtensible Markup Language) ist ein strukturiertes Format für den Austausch von Produktdaten und Nachrichten (z.B. Bestellungen) zwischen Unternehmen

Der Bestellprozess über cXML Punchout

Der Einkaufsprozess mit einem cXML Punchout-Katalog erfolgt in mehreren Schritten, die in Einkaufssystemen wie SAP Ariba oder coupa umgesetzt werden können:

Schritt 1: Lieferantenauswahl

Der Einkäufer öffnet sein Einkaufssystem und wählt den
gewünschten Lieferanten aus. Diese Funktionalität ist in allen marktüblichen
Einkaufssystemen verfügbar.

Schritt 2: Öffnen des Punchout-Catalog

Nach Auswahl des Lieferanten wird der cXML Punchout-Katalog automatisch geöffnet.

Schritt 3: Produktauswahl

Der Einkäufer wählt die gewünschten Produkte aus und fügt sie seinem Warenkorb hinzu

Schritt 4: Übertragung und Bestellung

Der gefüllte Warenkorb wird ins Einkaufssystem übertragen. Dort gibt der Einkäufer die Lieferadresse und die Kostenstelle an und sendet die Bestellung ab.

Schritt 5: Interne Freigabe und Versand

Die Bestellung wird nach interner Freigabe an den Lieferanten gesandt, der daraufhin die Waren ausliefert. Der Bestellprozess ist unabhängig vom Punchout-Catalog. Der Bestellprozess läuft wie gewohnt ab. Sollte der Austausch von PDF-Bestellungen via E-Mail vereinbart wurde, wird auch das einkaufende Unternehmen nach wie vor PDFs senden.

Gesamtprozess:

Der Mitarbeiter wählt im Einkaufssystem den gewünschten Lieferanten aus. Nach der Auswahl wird der cXML Punchout-Katalog des Lieferanten automatisch geöffnet. Der Einkäufer wählt die gewünschten Produkte aus und legt sie in den Warenkorb. Der gefüllte Warenkorb wird ins Einkaufssystem übertragen, wo der Einkäufer die Lieferadresse und die Kostenstelle angibt und die Bestellung absendet. Nach interner Freigabe wird die Bestellung an den Lieferanten gesandt, der die Waren ausliefert.

Vorteile eines cXML Punchout-Katalogs für Lieferanten

Erhöhte Sichtbarkeit: Produktdaten, Preise und Verfügbarkeiten werden direkt im Einkaufssystem der Einkaufsorganisation angezeigt. Dies steigert die Auffindbarkeit und den Absatz.
Zeitersparnis und Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Eingabefehler.
Echtzeit-Aktualisierung: Produktinformationen und Preise können jederzeit aktualisiert werden. Dies stellt eine stets aktuelle Datenbasis beim Lieferanten und seinem Kunden sicher.
Wettbewerbsvorteil: Die Bereitstellung eines cXML Punchout-Katalogs kann ein entscheidender Faktor bei der Auswahl eines Lieferanten sein.
Kundenbindung: Durch die vereinfachte und schnellere Bestellabwicklung steigt die Kundenzufriedenheit.
Automatisierung der Geschäftsprozesse: Die Datenbasis ermöglicht eine fehlerfreie Automatisierung nachgelagerter Prozesse wie Auftrags- und Rechnungsmanagement.

Vorteile für einkaufende Unternehmen

Effizienzsteigerung: Die direkte Integration der Lieferantenkataloge in das eigene Einkaufssystem vereinfacht den Bestellprozess.
Reduzierte Fehlerquote: Automatisierte Datenübertragungen minimieren das Risiko von manuellen Eingabefehlern und Missverständnissen.
Transparenz: Zugriff auf aktuelle Produktinformationen, Preise und Verfügbarkeiten, ohne beim Lieferanten nachfragen zu müssen.
Zeitersparnis: Schnelle und unkomplizierte Bestellvorgänge sparen Zeit für produktive Tätigkeiten.
Verbesserte Zusammenarbeit: Standardisierte Prozesse verbessern die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten.

Integration von cXML Punchout

Unterstützte Systeme

cXML Punchout kann mit verschiedenen Einkaufssystemen integriert werden, darunter:

Implementierungsoptionen

Eigenentwicklung: Unternehmen können eine eigene cXML-Schnittstelle für ihren Online-Shop entwickeln. Diese Methode bietet hohe Flexibilität, erfordert jedoch den internen Aufbau der Entwicklungs- und Servicekompetenz.
Standardlösungen: Standard Softwarelösungen, die speziell für die cXML-Integration entwickelt wurden, sind kurzfristig einsatzbereit und sind durch nutzungsabhängige Gebühren kostengünstiger.
Plugins: Für gängige Shop-Systeme existieren fertige Plugins. Durch das Aktivieren im Online-Shop ist die Schnittstelle nutzbar, vorausgesetzt das Shopsystem (Shopware, Magento) wird im Standard ohne individuelle Anpassungen genutzt.

Sie möchten kurzfristig einen cXML-Punchout-Catalog ihren Kunden anbieten?

Wir helfen Ihnen innerhalb von 48 Stunden zum cXML-Punchout-Catalog. Auch wenn Sie nicht über einen eigenen Online-Shop verfügen.

Weitere Vorteile unseres Angebotes:

Unverbindliche Testphase bis der cXML-Punchout-Catalog bei ihren Kunden online ist
Feedback zu Produktdaten und Optimierungsmöglichkeiten
Keine IT oder IT-Knowhow notwendig

Fazit

Ein cXML Punchout-Katalog hilft bei der Optimierung des Vertriebs- und Einkaufsprozesses. Er bietet erhebliche Vorteile für Lieferanten und einkaufende Unternehmen durch erhöhte Effizienz, Fehlerreduktion und steigende Kundenbindung. Ob durch Eigenentwicklung, Standardlösungen oder Plugins – die Integration eines cXML Punchout-Katalogs beschleunigt den Vertriebsprozess und schafft Kundenbindung.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist cXML Punchout und wer hat es erfunden?

cXML Punchout ist eine standardisierte Schnittstelle, die von Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt wurde. Damit lassen sich schnell Produktdaten zwischen Lieferanten und Einkaufsorganisationen auszutauschen.

Wie sieht der Prozess einer Bestellung über den cXML Punchout-Katalog aus?

Der Prozess umfasst die Auswahl des Lieferanten, das Öffnen des Punchout-Katalogs, die Produktauswahl, die Übertragung des Warenkorbs ins Einkaufssystem und das Absenden der Bestellung.

Wie optimiert ein cXML Punchout-Catalog den Vertriebsprozess?

Er minimiert manuelle Eingaben und Fehler, vereinfacht die Auftragslegung und stärkt die Kundenbindung durch eine komfortable Bestellabwicklung.

Welche Vorteile bietet ein cXML Punchout-Katalog für Lieferanten?

Zu den Vorteilen gehören die erhöhte Sichtbarkeit im Kundensystem, Zeitersparnis, Echtzeit-Aktualisierung, Wettbewerbsvorteile und eine stärkere Kundenbindung.

Welche Vorteile bietet ein cXML Punchout-Katalog für einkaufende Unternehmen?

Effizienzsteigerung, reduzierte Fehlerquote, Transparenz, Zeitersparnis und eine verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Mit welchen Systemen kann ein cXML Punchout integriert werden?

SAP Ariba, Coupa, Oracle

Welche Optionen gibt es, um Ihren Kunden einen cXML Punchout anzubieten?

Eigenentwicklungen, Standardlösungen oder Plugins für bestehende Shop-Systeme.

Quellen

Coupa, Katalog-Integration: https://compass.coupa.com/de-de/products/product-documentation/supplier-resources/for-suppliers/coupa-supplier-portal/set-up-the-csp/catalogs/punchout-catalogs
Wikipedia, Protokoll: https://en.wikipedia.org/wiki/CXML

E-Business, Für Katalogmanager, Für Vertrieb, Katalogerstellung, Katalogmanagement, Produktdaten

Open Catalog Interface – Der smarte Weg Produktdaten in das Einkaufssystem ihrer Kunden zu platzieren

Die Listung ihrer Produktdaten im Kundensystem ist ein Meilenstein im Vertrieb. Dazu gibt es einen smarten Weg der mit Open Catalog Interface bezeichnet wird. Geläufig sind auch die Bezeichnungen OCI-Katalog, OCI-Shop, OCI-Anbindung oder OCI-Webshop. Erfahren Sie wie Open Catalog Interface Ihnen bei der Platzierung der Produktdaten beim Kunden hilft.

Was ist OCI und wer hat es erfunden?

Open Catalog Interface (kurz: OCI), ist eine standardisierte Schnittstelle, um Produktdaten zwischen Lieferanten und Einkäufern fehlerfrei auszutauschen. Diese Technologie wurde von SAP entwickelt, um den Prozess der Katalogintegration in Einkaufsplattformen zu vereinfachen. Durch die Nutzung von OCI können Lieferanten ihre Produktdaten in Echtzeit in das Einkaufssystem ihrer Kunden integrieren. Der Bestellprozess wird dadurch erleichtert und beschleunigt.

Wie sieht der Prozess einer Bestellung über den OCI-Katalog aus?

Mitarbeiter aus Vertrieb, Kundenservice oder IT haben nur wenige Berührungspunkte mit dem Einkaufsprozess der Kunden. Daher haben sich auch Begriffe wie OCI-Katalog, OCI-Shop, OCI-Anbindung oder OCI-Webshop eingebürgert. All diese Begrifflichkeiten beschreiben den folgenden Prozess:

Schritt 1:

Einkaufssystem öffnen und Lieferant auswählen. Dies ist in allen marktüblichen Einkaufssystem und E-Marktplätzen wie zum Beispiel Onventis, Newtron, DIG, mercateo unite, simple system, SAP SRM, BeNeering möglich.

Schritt 2:

Der OCI-Katalog öffnet sich.

Schritt 3:

Produkte auswählen und Warenkorb übertragen

Schritt 4:

Im Einkaufssystem die Bestellung tätigen und die Lieferadresse wie Kostenstelle angeben. Danach die Bestellung absenden.

Schritt 5:

Bestellung wird nach interner Freigabe an den Lieferanten gesandt. Die Bestellung kann als PDF via E-Mail oder automatisiert via EDI (electronic data interchange) übermittelt werden. Dies ist unabhängig vom OCI-Katalog und muss separat geklärt werden.

Gesamtprozess:

Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, die oftmals auch als Bedarfsträger bezeichnet werden, arbeitet im Einkaufssystem. Die Artikeldaten werden über den OCI-Katalog ins Einkaufssystem geladen. Nach erfolgter Freigabe erhält der Lieferant die Bestellung auf dem üblichen Wege.

➡️ Es gibt unterschiedliche Ausbaustufen des Open Catalog Interface. In dem obigen Prozess wird der OCI 4.0 beschrieben. Dazu muss der Kunde das Einkaufssystem kurz verlassen, um die gewünschten Produkte auszuwählen. Beim OCI 5.0 ist dieser Absprung optional und der Kunde findet die Artikel über die übergreifende Suche des Einkaufssystems.

Wie optimiert ein OCI-Katalog den Vertriebsprozess?

Ein OCI-Katalog optimiert den Vertriebsprozess auf mehrere Ebenen. Erstens ermöglicht er eine nahtlose Integration der Produktdaten in die Einkaufssysteme der Kunden, wodurch manuelle Eingaben und Fehler minimiert werden. Mit Einkaufssystemen sind E-Procurement-Systeme (SAP Ariba, Onventis, Newtron), E-Marktplätze (simple system, mercateo unite) oder ERP-Systeme (SAP) gemeint.

Zweitens wird die Auftragslegung durch die Bereitstellung der Produktinformationen und Preise im Kundensystem vereinfacht. Dabei wirkt der OCI-Katalog wie ein Angebot, aus dem der Kunde im Bedarfsfall direkt bestellen kann, ohne ein separates Angebot einholen zu müssen.

Drittens fördert ein OCI-Katalog die Kundenbindung, da der Einkaufsprozess für den Kunden erheblich vereinfacht und komfortabler gestaltet wird.

Viertens schafft diese Art des Produktdatenaustausches das Fundament für Folgeprozesse. Auf dieser Basis lassen sich Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen automatisiert (EDI) verarbeiten.

Welche Vorteile ergeben sich für Lieferanten und Kunden?

Vorteile für Lieferanten

Für Lieferanten bietet die Implementierung eines OCI-Katalogs zahlreiche Vorteile:

Erhöhte Sichtbarkeit: Produkte und Dienstleistungen werden direkt im Einkaufssystem des Kunden angezeigt.
Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand für manuelle Eingaben und Fehlerkorrekturen.
Aktualität: Produktinformationen und Preise können in Echtzeit aktualisiert werden.
Wettbewerbsvorteil: Die Bereitstellung eines OCI-Katalogs kann ein entscheidender Faktor bei der Lieferantenauswahl und bei der Artikelauswahl im Alltagsgeschäft sein.
Kundenbindung: Durch die vereinfachte Bestellabwicklung steigt die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden.
Automatisierung der Geschäftsprozesse: Ein OCI-Katalog sorgt dafür, dass Lieferant und Kunden auf derselben Datenbasis arbeiten. Damit können Folgeprozesse (z.B. Bestellungen, Rechnungen) fehlerfrei automatisiert werden.

Vorteile für einkaufende Unternehmen (Kunden)

Auch Kunden profitieren erheblich von einem OCI-Katalog:

Effizienz: Der Bestellprozess wird durch die Integration der Lieferantenkataloge in das eigene Einkaufssystem stark vereinfacht.
Reduzierte Fehler: Automatisierte Datenübertragungen minimieren Eingabefehler und Missverständnisse.
Transparenz: Einkaufende Unternehmen erhalten stets aktuelle Informationen zu Produkten, Preisen und Verfügbarkeiten.
Zeitersparnis: Schnelle und unkomplizierte Bestellvorgänge ermöglichen eine effizientere Arbeitsweise.
Verbesserte Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit zwischen Einkäufer und Lieferant wird durch standardisierte Prozesse gestärkt.

Mit welchen Systemen kann ein OCI integriert werden?

OCI kann mit einer Vielzahl von Einkaufssystemen integriert werden. Folgende Systeme besitzen eine OCI-Schnittstelle:

SAP ERP (Enterprise Ressource Planning)
Jaggaer
SAP SRM (Supplier Relationship Management)
Mercateo Unite
Proactis
Onventis
Infor CloudSuite
GEP SMART
Basware
SynerTrade
Newtron
Simple system

Welche Optionen gibt es, um Ihren Kunden das Open Catalog Interface anzubieten?

Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten Open Catalog Interface umzusetzen:

Eigenentwicklung: Unternehmen können eigene Lösungen entwickeln. Der Standardweg ist es für den bestehenden Online-Shop eine OCI-Schnittstelle zu programmieren. Vorteil dabei ist, dass individuelle Anforderungen leichter umgesetzt werden können. Der große Nachteil ist jedoch, dass dafür erhebliche Entwicklungsressourcen und Support benötigt werden.
Standardlösungen: Es gibt fertige Softwarelösungen, die speziell für die OCI-Integration entwickelt wurden. Diese sind oft schneller einsatzbereit und kostengünstiger als Eigenentwicklungen.
Plugins: Eine OCI-Schnittstelle für bestimmte Shop-Systeme kann auch gekauft werden. Speziell für Magento, Shopware und weitere Shop-Systeme bestehen fertige Plugins.

Sie möchten kurzfristig einen OCI-Katalog ihren Kunden anbieten?

Wir helfen Ihnen innerhalb von 48 Stunden zum OCI-Katalog. Auch wenn Sie nicht über einen eigenen Online-Shop verfügen.

Weitere Vorteile unseres Angebotes:

Unverbindliche Testphase, bis der OCI-Katalog bei ihren Kunden online ist
Feedback zu Produktdaten und Optimierungsmöglichkeiten
Keine IT oder IT-Know-how notwendig

Nächste Schritte zum OCI-Katalog

Fazit

Das Open Catalog Interface (OCI) ist ein smartes Werkzeug, um die Produktdaten nahtlos in die Einkaufssysteme Ihrer Kunden zu integrieren. Es optimiert den Vertriebsprozess auf unterschiedlichen Ebenen. Aus Prozesssicht ist der fehlerfreie Austausch von Bestellungen und Rechnungen ein großer Effizienzgewinn für Lieferant und Kunde. Der Weg in zahlreiche Kundensysteme kann mittels Eigenentwicklung, Standardlösungen oder Plugins gegangen werden. Einen OCI-Katalog im Leistungsportfolio zu haben führt zu höherer Kundenbindung und perspektivisch zu Umsatzsteigerungen.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist OCI und wer hat es erfunden?

OCI (Open Catalog Interface) ist eine von SAP entwickelte standardisierte Schnittstelle zum fehlerfreien Austausch von Produktdaten zwischen Lieferanten und einkaufenden Unternehmen.

Wie sieht der Prozess einer Bestellung über den OCI-Katalog aus?

Der Einkaufsprozess beginnt mit der Auswahl des Lieferanten im Einkaufssystem, gefolgt von der Produktwahl im OCI-Katalog, der Übertragung des Warenkorbs und der Bestellung im Einkaufssystem.

Wie optimiert ein OCI-Katalog den Vertriebsprozess?

Ein OCI-Katalog minimiert manuelle Eingaben und Fehler, vereinfacht die Auftragslegung und fördert die Kundenbindung durch eine fehlerfreie und schnelle Bestellabwicklung.

Welche Vorteile bietet ein OCI-Katalog für Lieferanten?

Er erhöht die Sichtbarkeit, spart Zeit durch automatisierte Prozesse, bietet Echtzeit-Aktualität, verschafft Wettbewerbsvorteile und stärkt die Kundenbindung.

Welche Vorteile bietet ein OCI-Katalog für einkaufende Unternehmen (Kunden)?

Er steigert die Effizienz, reduziert Fehler, bietet Transparenz, spart Zeit und verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Mit welchen Systemen kann ein OCI integriert werden?

OCI kann mit Systemen wie SAP ERP, Jaggaer, SAP SRM, Mercateo Unite, Proactis, Infor CloudSuite, GEP SMART, Basware, SynerTrade und Newtron integriert werden.

Welche Optionen gibt es, um Ihren Kunden einen Open Catalog Interface anzubieten?

Optionen sind Eigenentwicklungen, Standardlösungen oder Plugins für bestehende Shop-Systeme wie Magento oder Shopware.

Quellen

Wikipedia, OCI: https://de.wikipedia.org/wiki/Open_Catalog_Interface
SAP, Hilfecenter: https://help.sap.com/docs/SUPPORT_CONTENT/srm/3362936504.html

E-Business, Fachwissen, Für Datenmanager, Für Katalogmanager, Katalogerstellung, Katalogmanagement, Produktdaten

Wie funktioniert ein Punchout-Katalog? ➡️ Funktionsweise und Vorteile im Überblick

Punchout-Kataloge werden auch dynamische Kataloge genannt. Denn diese aktualisieren sich in Sekundenschnelle. Damit wird sichergestellt, dass die aktuellsten Produktdaten, Preise oder auch Lieferzeiten dem Kunden zur Verfügung stehen. Wie Punchout-Kataloge mit den Einkaufssystemen deiner Kunden interagieren und welche Vorteile du als Lieferant davon hast, erfährst du in den nächsten Abschnitten.

Was ist ein Punchout-Katalog?

Ein Punchout-Katalog ist eine integrierte Verbindung zu dem Einkaufssystem deines Kunden (einkaufendes Unternehmen). Im Regelfall wird der unternehmenseigene Online-Shop als Basis für den Punchout-Katalog verwendet. Durch die Veränderung des Warenkorbprozesses wird über eine Schnittstelle die Bestellung nicht an das eigene System, sondern an das Einkaufssystem des Kunden gesandt. Die Integration dieses Kataloges erfolgt über den cXML- oder OCI-Standards. Damit bleibt das Einkaufssystem des Kunden das führende System und Folgeprozesse können wie gewohnt genutzt werden.

Wie sieht der Punchout-Prozess konkret aus?

Nach Absenden des Warenkorbes erfolgt die Weiterleitung zurück in das Einkaufssystem. Dort kann der Mitarbeiter die Bestellung noch anpassen oder buchhalterische Informationen (z.B. die Kostenstelle) ergänzen. Wenn die Bestellinformationen im Einkaufssystem bestätigt wurden, startet der Prozess der Genehmigung durch den Kostenstellenverantwortlichen oder den Vorgesetzten. Nach der Freigabe erhält der Lieferant die finale Bestellung übermittelt. Dieser Workflow zeigt das folgende Bild.

Punchout-Prozess vom Start im Einkaufssystem bis Versand der Bestellung an den Lieferanten

Welche Systeme können mit Punchout-Katalogen interagieren?

Am Markt gibt es zwei Standards. Den cXML Standard finden wir vor allem bei Systemen die aus amerikanischen Regionen stammen. Der der OCI Standard ist bei europäischen Systemen weit verbreitet. Alle relevanten Einkaufssysteme wie E-Marktplätze, E-Procurement-Systeme oder ERP-Systeme können Punchout-Kataloge verarbeiten. Hier findest du eine kurze Übersicht:

Systeme die den cXML-Punchout Katalog verwenden:

coupa
SAP Ariba
Oracle
Und viele mehr

Systeme die den OCI-Punchout Katalog verwenden:

Mercateo Unite
Simple system
Onventis
DIG
SAP ECC oder SRM
WPS
Und viele mehr

Vor- und Nachteile von Punchout-Katalogen

Dein Kunde hat im Regelfall zwei Katalogarten die er in sein Einkaufssystem einbinden kann. Es können statische Katalog eingebunden werden. Dort gibt es Formate wie den BMEcat, Datanorm oder Excel-Templates. Ich vergleiche diese gerne mit Steintafeln. Denn bei jeder Änderung ist eine neue Tafel anzufertigen und an den Kunden zu senden.

Dynamische Kataloge hingegen aktualisieren die Daten in Sekundenschnelle und reduzieren durch die Automatisierung den Pflegeaufwand. Darunter fallen die oben vorgestellten Punchout-Kataloge. Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile dieser Katalogart. Es gibt weitere Funktionen, die die Nachteile reduzieren. Diese müssen vom Lieferanten wie vom Kundensystem technisch beherrscht und strategisch gewollt werden.

Eigenschaft	Statischer Katalog (z.B. BMEcat)	Dynamischer Katalog (z.B. OCI, cXML)
Datenhoheit	Kunde	Lieferant
Sortiment eingrenzen	✅	✅
Vergleichbarkeit und Durchsuchbarkeit im Einkaufssystem	✅	❌ (mit Ausnahme der Backgroundsearch von OCI oder das Level 2 bei cXML)
Artikelkonfiguration	❌ nur mit Aufwand möglich	✅
Kontrollierte Preisfreigabe durch den Kunden	✅	❌
Angabe von Lagerbeständen	❌	✅
Aktualität von Preisen, Beschreibungen etc.	Nach Upload und Freigabe durch den Kunden	Immer aktuell
Benutzeroberfläche	Im Design des Kunden	Im Design des Lieferanten
Menü- und Artikelstruktur	In Kunden-Logik	In Lieferanten-Logik
Bestellung wird über das Kundensystem versandt	✅	✅
Wareneingang und Rechnung wird im Kundensystem gebucht	✅	✅

Wie läuft das Onboarding ab?

Um externe Kataloge in das Einkaufssystem zu integrieren, benötigst du einen Online-Shop oder eine Website oder eine externe Lösung (z.B. Primus Shop) mit der geeigneten Schnittstelle. Je nach Einkaufssystem sind eine cXML- oder OCI-Schnittstelle umzusetzen.

Im ersten Schritt empfehle ich, mit deinem Kunden die kaufmännischen Details wie Preise, Sortimentsumfang, führendes Einkaufssystem und bestellberechtigte Standorte bzw. Fachabteilungen zu klären.

Auf dieser Basis kann im zweiten Schritt der Punchout-Katalog auf Lieferantenseite konfiguriert werden. Wichtige Informationen wie zum Beispiel URL, Benutzer oder Passwort bzw. Shared Secret werden mit dem Ansprechpartner des Kundensystems geteilt. Dies kann ein Dienstleister, der Kunde selbst oder der Anbieter des Einkaufssystems sein.

Im dritten Schritt wird die Integration des Punchout-Katalogs umgesetzt und getestet. Nach dem erfolgreichen Test startet der Live-Betrieb. Im optionalen vierten Schritt wird der Bestellweg der Bestellung und Folgeprozesse wie Wareneingang und Rechnungslegung besprochen. In diesem Schritt liegt großes Automatisierung-Potenzial mittels EDI. Details zu dieser Prozessautomatisierung findest du unter dem Beitrag „Was ist EDI?“.

Lieferanten mit Punchout-Katalogen:

Steigern ihre Reputation beim Kunden
Qualifizieren sich für Ausschreibungen von großen Kunden
Sparen Zeit durch Reduzierung interner Aufwendungen

Du möchtest schnell und einfach einen Punchout-Katalog umsetzen? Wir helfen dir innerhalb von zwei bis vier Wochen einen Punchout-Katalog (OCI + cXML) aufzubauen und das Onboarding mit deinem Kunden zu starten.

Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick:

Weitere Blogbeiträge zu E-Business entdecken

Mein Fazit

Punchout-Kataloge haben viele Vorzüge. Die manuelle Aktualisierung der Daten und Preise wird hinfällig, da diese bereits in deinem ERP-System (Warenwirtschaftssystem) erfolgte. Der Kunde kann Lagerbestände einsehen und konfigurierbare Artikel bestellen. Als Lieferant macht diese Katalogart vor allem bei regelmäßigen Änderungen von Produktdaten, Preisen oder Lagerbeständen Freude. Es ist kein Team notwendig das Kataloge erstellt und beim Kunden hochlädt. Anders als bei statischen Katalogen ist keine Kundenfreigabe notwendig. Dies spart dir als Lieferant Zeit, da alle bestellrelevanten Informationen im Kundensystem wie deinem ERP-System identisch sind. Damit fallen Preisdifferenzen, die Bestellung von „alten“ Artikeln oder kurzfristige Terminanfragen deines Kunden weg.

Dynamische Kataloge besitzen neben den vielen Vorteilen auch ein paar Nachteile für den Kunden. Daher kommt es auf die strategische Position und dein Ziel als Lieferant an. Nach meiner Erfahrung ist es möglich den Kunden mittelfristig von Punchout-Katalogen zu überzeugen. Spätestens dann, wenn mit OCI Backgroundsearch oder Punchout Level 2 die fehlende Vergleichbarkeit im Einkaufssystem wieder hergestellt ist.

Punchout-Kataloge qualifizieren dich für Kunden die Punchout-fähige Lieferanten voraussetzen und steigert die Reputation bei deinem Kunden!

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist ein Punchout-Katalog?

Wie sieht der Punchout-Prozess aus?

Der Mitarbeiter deines Kunden loggt sich in seinem Einkaufssystem ein. Dort wählt er den jeweiligen Punchout-Katalog aus. Dadurch wird dieser automatisch weitergeleitet und „eingeloggt“. In diesem „Katalog“ sucht der Mitarbeiter die gewünschten Artikel und legt diese in den Warenkorb. Die Oberfläche ähnelt meistens dem Online-Shop des Lieferanten.

Nach Absenden des Warenkorbes erfolgt die Weiterleitung zurück in das Einkaufssystem. Dort kann der Mitarbeiter die Bestellung noch anpassen oder buchhalterische Informationen (z.B. die Kostenstelle) ergänzen. Wenn die Bestellinformationen im Einkaufssystem bestätigt wurden, startet der Prozess der Genehmigung durch den Kostenstellenverantwortlichen oder den Vorgesetzten. Nach der Freigabe erhält der Lieferant die finale Bestellung übermittelt.

Basieren die Punchout-Schnittstellen auf Standards?

Ja, die Schnittstellen zu Punchout-Katalogen erfolgen meist über cXML (Commerce extensible Markup Language) oder OCI (Open Catalog Interface). Alle relevanten Einkaufssysteme wie ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme oder E-Marktplätze bieten solche Schnittstellen.

Wie kann mein Unternehmen von einem Punchout-Katalog profitieren?

Mit einem Punchout-Katalog erhältst du folgende Vorteile:

– Geschäfte über die Einkaufssysteme auf die gleiche Weise abwickeln wie die größten Unternehmen der Welt
– Qualifizierung für potentielle Key-Account-Kunden Punchout-fähige Lieferanten benötigen
– Einkaufserlebnis erhöhen, durch eine Umgebung die auf deine Produkte zugeschnitten ist
– Upselling und/oder Cross-Selling von zusätzlichen Produkten
– Datenanalyse durch das Tracking des Kunden- und Suchverhaltens

Was ist ein Punchout-Katalog Level 2?

Ein Punchout-Katalog Level 2 ist eine Kombination einem Punchout-Katalog Level 1 und einer Indexdatei. In der Indexdatei, die wie ein statischer Katalog funktioniert, sind alle Artikel aufgeführt, die auch über den Punchout-Katalog bestellt werden können. Durch diese Kombination funktioniert die übergreifende Suche, Artikel können im Einkaufssystem verglichen und gekauft werden.

Was ist der Unterschied zwischen cXML und OCI?

Dies sind zwei unterschiedlichen Schnittstellen die Produktdaten von einem externen System in das Einkaufssystem transportieren. cXML wurde von Ariba und OCI von SAP entwickelt. Die Funktionsweise für den Endanwender beim Kunden ist bei beiden Schnittstellen die gleiche.

Um welche Funktionen können OCI-Punchout Kataloge erweitert werden?

Die OCI-Schnittstelle kann um weitere Funktionen ergänzt werden. Diese müssen vom Lieferanten wie vom Kundensystem jeweils unterstützt werden.

DETAIL: Stellt eine Verlinkung im Einkaufssystem her. Diese erlaubt schnell auf weitere Produktinformationen im OCI-Katalog zurückzugreifen.

VALIDATE: Beim Übertrag des Warenkorbes werden Preis- und Lieferzeitänderungen abgefragt.

BACKGROUND_SEARCH: Im Einkaufssystem getätigte Suchen werden auch im OCI-Katalog durchgeführt und im Einkaufssystem angezeigt.

Quellen

SAP, Hilfe zum dynamischen Katalog: https://help.sap.com/
SAP, Guideline OCI
Ariba, Setup: https://helpcenter.ariba.com/

E-Business, Für Vertrieb, Produktdaten, Zielsystem

E-Business ➡️Eine praktische Einführung für B2B Lieferanten

E-Business ist der Oberbegriff für alle automatisierbaren Geschäftsprozesse. Dazu werden digitale Technologien als Werkzeuge verwendet. Unter E-Business lassen sich viele Bereiche einordnen. In diesem Artikel möchte ich den Fokus auf Lieferanten (Hersteller und Händler) legen. Dabei sind die zwei Bausteine “E-Procurement” und “E-Commerce” relevant. Da es sich um Prozesse zwischen Unternehmen handelt, wird dies häufig als B2B bezeichnet. B2B steht für Business to Business.

Einordnung der E-Business Begriffe

Unter E-Procurement, also dem elektronischen Einkauf, werden die Tätigkeiten wie Lieferantensuche (Sourcing), Entwicklung von Lieferanten, Abschluss und Verwaltung von Verträgen, Umsetzung der Vertragsbestandteile in elektronische Kataloge und der Beschaffungsprozess verstanden.

Eine wichtige Disziplin im Einkauf ist das C-Teile-Management. Dies beschäftigt sich mit dem Kauf von Produkten durch die Fachabteilungen, Umsetzung von Genehmigungs-Richtlinien, dem Versand von Bestellungen und der Abwicklung von Anlieferung der Produkte bis hin zur Rechnungsbegleichung. Bei C-Teilen, auch C-Artikel genannt, handelt es sich um Teile mit geringem Warenwert und hohen Zeitaufwand im Einkaufsprozess.

Unter E-Commerce, also dem elektronischen Handel, werden die Handlungsfelder von Herstellern und Händlern für den Verkauf von Produkten über digitale Kanäle wie Online-Shops oder Marktplätze verstanden. Dazu gehören passende Strategien im Bereich von Preisen, Sortimenten sowie der Verknüpfungen von analogen Vertriebsaktivitäten.

Die zwei E-Business Bereiche: E-Procurement vs. E-Commerce

Mike arbeitet bei einem Großhändler. Seit mehreren Jahren werden Artikel über den Online-Shop verkauft. Die Preise richten sich nach dem Einkaufsvolumen der Kunden und Aktionen werden durch Marketingmaßnahmen unterstützt. Seit kurzem wird auch über einen Marktplatz an Geschäftskunden verkauft. Dort ist es wichtig durch Sortiments- und Preisstrategien sich vom Wettbewerb abzusetzen. Mike arbeitet im digitalen Vertrieb und betreibt „E-Commerce“. Ihm sind folgende Punkte wichtig:

Umsatz steigern und sichern
Hohe Datenqualität
Hoher Automatisierungsgrad bei Prozessen
Motivation des Kunden steigern über den Online-Shop oder den Marktplatz zu kaufen

Daniela arbeitet bei einem Hersteller. Ihr Unternehmen beliefert direkt Geschäftskunden. Diese Kunden setzten Einkaufssysteme ein. Jeder Kunde hat andere Einstellungen und Anforderungen. Dies können individuelle Preise sein, ein kundenspezifisches Produktportfolio oder spezifische Vorgaben aus der Buchhaltung (z.B. Nummern für Kontierungen). Daniela arbeitet im Kundenservice und erhält vom Kunden die spezifischen Anforderungen. Diese können pro Kunde unterschiedlich sein. Mit den Fachabteilungen bespricht sie die Umsetzung, damit die „E-Procurement“ Prozesse mit ihren Kunden reibungslos laufen. Ihre Ziele und Aufgaben sind:

Kundenindividuelle Anforderung umsetzen
Kundenspezifische Preise und Sortimente pflegen
Ansprechpartnerin für die Implementierungsprojekte sein

Thomas leitet die neu gegründete „Digital-Einheit“. Er entwickelt eine Strategie wie Kundenbindung gesteigert werden kann, Standards bei Produktdaten steigen und stimmt sich regelmäßig mit dem Vertrieb ab. Sein Ziel ist es eine gute Balance aus Standardisierung und Individualisierung für Kunden zu finden. Mit anderen Worten: Thomas steuert aktiv die beiden Bereiche „E-Commerce“ und „E-Procurement“. Die folgende Grafik verdeutlicht die drei genannten Beispiele.

*E-Business Ansätze: E-Procurement vs. E-Commerce*

Je nach Vertriebsstrategie und Reifegrad deines Unternehmens sind die Ansätze von Mike, Daniela oder Thomas zu wählen. Um diese Ansätze besser zu verstehen, findest du im nächsten Abschnitt digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle. Diese haben großen Einfluss auf den Gestaltungsspielraum für dich als Lieferant.

Digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle

Im E-Business lassen sich digitale Vertriebskanäle in vier Transaktionsmodelle unterscheiden. Die Kanäle sind ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme, Online-Shops oder E-Marktplätze.

ERP-System 1:1

Das ERP-System, auch Warenwirtschaftssystem genannt, organisiert den Materialfluss oder die Produktionslinien in Unternehmen. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Bei dem Austausch von digitalen Geschäftsdokumenten ist die Systemsprache zwischen Kunden- und Lieferantensystem zu übersetzten. Oftmals setzt der Lieferant die vom Kunden vorgegebene Logik um. Der Marktführer ist SAP mit seinen ERP-Systemen SAP R3 oder SAP S/4 Hana.

SAP R3 Bestellung erfassen | https://mind-logistik.de/knowhow/sap-bestellungen/ am 08.02.2024 abgerufen

E-Procurement-System n:1

Viele Einkaufsorganisationen haben spezifische Anforderungen, die ein ERP-System nicht abdecken kann. Daher wurden sogenannte E-Procurement-Systeme entwickelt. Diese sind meist modular aufgebaut. So kann der Kunde zwischen Modulen für die Lieferantensuche und -entwicklung, den operativen Einkauf, die Rechnungsabwicklung oder Ausschreibungen wählen. Bekannte Systeme sind SAP Ariba, Onventis, Jaegger, coupa, DIG, Newtron oder auch ivalua.

e-procurement — Coupa Invoice Inbox | Quelle https://www.coupa.com/de/produkte/e-invoicing/invoice-smash am 08.02.2024 abgerufen

Online-Shop 1: n

Der Online-Shop gehört zu den marktüblichen Vertriebswerkzeugen. Viele Anbieter integrieren mittlerweile Websitebestandteile wie Blog, Retourenmanagement und Online-Shop. Damit ergibt sich ein einheitlicher digitaler Kontaktpunkt für den Kunden.

Online-Shop der Hoffmann-Group | Quelle https://www.hoffmann-group.com/ am 08.02.2024 abgerufen

B2B Marktplatz n:n

E-Marktplätze standardisieren und automatisieren Prozesse zwischen Lieferanten und Kunden. Der große Vorteil ist, dass der Kunde sich nicht mehr bei vielen Online-Shops anmelden muss und alle relevanten Produkte in einem System findet.

Im B2B Bereich gibt es zusätzlich die Bestrebung von Marktplätzen als Rechnungssteller aufzutreten. Das Ziel ist den Aufwand der Kunden im Rechnungswesen durch die Reduzierung von Kreditoren (Lieferanten) zu minimieren.

Je nach Ausrichtung des E-Marktplatzes wird dieser eher von Kunden oder von Lieferanten vorangetrieben. Ein kundengetriebener Marktplatz ist z.B. Meplato oder simple system. Ein Marktplatz, der von Lieferanten aktiv für die Neukundenakquise genutzt wird, ist z.B. Mercateo unite oder amazon business. Weitere bekannte Marktplätze sind conrad marketplace, nexmart online market, crowdfox oder wucato.

Mercateo Unite Startseite | Quelle unite.eu/de-de am 08.02.2024 abgerufen

Simple System Lieferantenauswahl | Quelle company.simplesysem.com/ am 08.02.2024 abgerufen

Blogbeiträge zu digitalen Vertriebskanälen entdecken

Wie werden Produktdaten in den Systemen gelistet?

Wenn wir privat ein Produkt online kaufen, sind für uns Texte, Preise und Verfügbarkeiten selbstverständlich. Aber wie kommen diese Informationen in den Online-Shop, auf den Marktplatz oder in das Einkaufssystem? Diese Frage muss im E-Business zwischen den Geschäftspartnern geklärt werden. Kataloge liefern den vereinbarten Kundenpreis (Nettopreis) und den vereinbarten Sortimentsumfang (z.B. alle Sicherheitsschuhe und den Schutzhelm mit Logo) an das System. Im Hintergrund (Backend) werden diese Daten eingespielt, damit in der Benutzeroberfläche (Frontend) der Kunde die richtigen Artikel findet und kaufen kann. Dazu gibt es zwei grundsätzliche Katalogarten. Diese werden nach ihrer Funktion als statisch oder dynamisch klassifiziert. Marktübliche Systeme können grundsätzlich beide Katalogarten verarbeiten.

Statische Kataloge

Wie der Name es vermuten lässt, sind dies Katalogformate die bei jeder Änderung neu erstellt werden müssen. Grund dafür sind geänderte Kundenpreise (Nettopreise), Produktinformationen oder der Umfang des Sortimentes.

Ein Beispiel: Dein Kunde verhandelt neue Preise. Diese Information muss in der internen Preispflege hinterlegt werden. Auf dieser Basis kann der Katalog erstellt werden. Nach dem Upload im Zielsystem ist oftmals die Freigabe vom Kunden notwendig, damit der Artikel mit dem neuen Preis gekauft werden kann.

Formate: BMEcat, Ariba cif, Datanorm oder Excel, csv oder xlsx
Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit
Updateprozess: Bei jeder Änderung muss Katalog erstellt und im System hochgeladen werden
Vorteil: Geringe Entwicklungskosten, Standards wie BMEcat vorhanden

Dynamische Kataloge

Dynamische Kataloge wurden entwickelt, um die Nachteile von statischen Daten bzw. Katalogen zu lösen. So ändern sich Preise, Lieferzeiten oder das Produktportfolio direkt nach der Pflege im System vom Lieferanten. Solche dynamischen Kataloge werden einmal implementiert und aktualisieren sich automatisch. Der Lieferant spart sich die Datenpflege und der Kunde spart sich die regelmäßigen Katalogprüfungen.

Diese Katalogart wird oft mit dem Online-Shop verwechselt. Dies hängt damit zusammen, dass die Benutzeroberfläche wie der Online-Shop aussieht. Die Funktionsweise „Nutzung als dynamischer Katalog“ wird jedoch nicht beachtet. Der Unterschied ist, dass der Online-Shop direkt Bestellungen ins System überträgt. Der dynamische Katalog hingegeben überträgt die Produktinformationen und Preise direkt ins Einkaufssystem. Dort startet der Genehmigungsworkflow über den Budgetverantwortlichen und nach Freigabe der Bestellprozess.

Formate: OCI (open catalog interface), cXML
Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit, Videos, konfigurierbare Artikel
Updateprozess: Veränderungen sind sofort online
Vorteil: Aktuelle Bestände, aktuelles Produktportfolio, kein Zeitaufwand für Update notwendig

Blogbeiträge zu elektronsichen Katalogen entdecken

Welche Katalogarten sollen wir für unserer Kunden entwickeln?

Diese Frage kann auf der Basis der Kundengruppe und den eingesetzten Zielsystemen beantwortet werden.

Du möchtest dir Try and Error sparen? Dann vereinbare ein Beratungsgespräch mit mir.

Alle Kontaktmöglichkeiten im Überblick: