E-Procurement einfach erklärt: So digitalisieren und automatisieren Sie Ihre B2B-Einkaufsprozesse und senken Kosten.

,

B2B-Marktplätze: Digitale Vertriebspotentiale nutzen

B2B-Marktplätze haben sich in den letzten Jahren zu einem entscheidenden Bestandteil der Lieferkette zwischen Unternehmen entwickelt. Besonders für Hersteller und Händler bieten diese große Vorteile. Doch was genau ist ein B2B-Marktplatz und warum sollten Sie ihn in Betracht ziehen? Dieser Artikel richtet sich an Händler und Hersteller, die weitere Vertriebspotenziale nutzen möchten.

Was ist ein B2B-Marktplatz?

Ein B2B-Marktplatz ist eine digitale Plattform, auf der Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen können. Im Gegensatz zu Marktplätzen wie Zalando oder Otto die sich an Endverbraucher richten, fokussieren sich B2B-Marktplätze ausschließlich an Geschäftskunden. Zu den Besonderheiten gehören Freigabeprozesse, die Zuordnung von Kostenstellen, Integration in weitere Systeme oder die Beschränkung auf bestimmte Lieferanten und Produkte.

Welche Arten von B2B-Marktplätzen können unterschieden werden?

Um erfolgreich über einen B2B-Marktplatz zu verkaufen ist es wichtig zu verstehen, um welche Art es sich handelt. Damit eine Kategorisierung gelingt, unterscheiden wir die Dimensionen Produkt- vs. Prozess-Fokus und Kunden- oder Lieferantengesteuert.

Dimension: Produkt- vs. Prozess-Fokus

  • Produkt-Fokus: Der Kunde hat einen Bedarf (z.B. Werkzeuge kaufen), möchte die passenden Produkte schnell finden und unkompliziert kaufen. Wie bei Amazon erfreut sich Kunden an einem großen Angebot und kaufen unabhängig von Lieferanten.
  • Prozess-Fokus: Ziel solcher Marktplätze ist es den Einkaufsprozess zwischen Lieferanten und Kunden zu optimieren. Der Nutzen liegt in effizienten Prozessen.

Dimension: Kunden- oder Lieferantengesteuert

  • Kundengesteuert (Buy-Side): Marktplätze die von Kunden eingeführt und gesteuert werden sind durch Integration in eigene Systeme, Eingrenzung von Lieferanten und spezifischen Preisstellungen gekennzeichnet. Der Kunde nutzt das einheitliche Design und die Lieferantenübergreifende Suche, um seinen Mitarbeitern das Einkaufen zu erleichtern.
  • Lieferantengesteuert (Sell-Side): Solche B2B-Marktplätze denken aus der Sicht der Verkäufer und haben die Bedürfnisse der Lieferanten im Blick. Über solche Plattformen lässt sich klassisches E-Commerce betreiben.
Kategorisierung von B2B-Marktplätzen

Warum entscheiden sich Kunden für einen B2B-Marktplatz?

Aus dem privaten Bereich kennen wir Amazon, Zalando oder Otto. Wir haben es schätzen gelernt einen Ort, einen Login, ein Design und weitere Services über Marktplätze zu erhalten. Neben diesen Vorteilen sprechen folgende Gründe für die Einführung bei Kunden:

  • Vereinfachte Prozesse: Die Nutzung eines B2B-Marktplatzes vereinfacht den Einkaufsprozess, da alle notwendigen Informationen und Produkte an einem Ort verfügbar sind.
  • Kosten einsparen: B2B-Marktplätze ermöglichen es Unternehmen ihre Kosten zu senken, da die Zeit sinkt, die für den Einkauf verwendet wird. Einheitliche Prozesse helfen Wareneingang und Buchhaltung bei wiederkehrenden und somit automatisierbaren Prozessen.
  • Datenpflege an Lieferanten übergeben: artikelstammdaten in ERP-Systemen (Warenwirtschaft) müssen aufwendig gepflegt werden. Die Anforderungen an Daten steigen stetig und überfordern solche Systeme. Hinzu kommt das die regelmäßige Sortimentsänderungen mit neuen und auslaufenden Artikeln. Um die Stärken von ERP-Systemen zu nutzen und gleichzeitig die Stammdatenpflege zu optimieren wurden Schnittstellen entwickelt. Mittels der Punchout- und OCI-Schnittstelle können externe System (z.B. ein E-Marktplatz) integriert werden. Im ERP-System kommen dadurch aktuelle Produktdaten, Preise und Lieferzeiten an und können weiterverarbeitet werden.

Welche B2B-Marktplätze gibt es in Deutschland?

Diese B2B-Marktplätze bieten Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten, ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen. Hier sind einige der bekanntesten, die auf dem deutschen Markt agieren:

Amazon Business

e-marktplatz

Amazon Business ist die B2B-Variante des weltweit bekannten Online-Marktplatzes. Der Kauf auf Rechnung, Einstellung von Benutzerrechten, Hinterlegung von Budget runden die Einkaufserfahrung von Geschäftskunden ab. Amazon bietet auch eine Punchout-Schnittstelle an, um dies in Einkaufssysteme zu integrieren. Die Schott AG nutzt diese Möglichkeit, um Amazon Business in das E-Procurement-System von Onventis zu integrieren. Dort laufen alle weiteren einkaufsrelevanten Prozesse ab.

  • Lieferanten: International
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side
  • Schnittstelle: cXML Punchout

Conrad

e-marktplatz

Conrad ist vielen Hobby-Elektronikern ein Begriff. Im Jahr 2017 wurde mit dem Conrad Sourcing Plattform der Grundstein für den B2B-Marktplatz gelegt. Heute verfügt diese Plattform über 10 Mio. Artikel, 6.000 Marken und 2 Mio. B2B Kunden

  • Lieferanten: Vorwiegend Deutschland
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side
  • Schnittstelle: OCI

Meplato

e-marktplatz

Der Markplatz von Meplato ist eng mit der Firma WPS Management verbunden. WPS bietet den das gleichnamige E-Procurement-System an. Das System unterstützt einkaufende Unternehmen entlang der gesamten Einkaufsprozesses. Daher der E-Marktplatz Meplato einen starken Prozess-Fokus. WPS schreibt über die Meplato Mall:

Mit der Möglichkeit zur vollständigen Integration der Meplato Mall in WPS ist es ab sofort möglich, Ihren gesamten Marktplatz-Content nahtlos zu integrieren und über die Suche in der zentralen Trefferliste von WPS darzustellen. Unnötige und umständliche OCI-Absprünge sind Vergangenheit. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt aus einem deutlich größeren Sortiment ihre Bedarfe zu decken.

  • Lieferanten: Definition durch den Kunden
  • Kategorie: Prozess & Buy-Side
  • Schnittstelle: OCI

Unite (ehemals Mercateo)

Unite (ehemals Mercateo) mit seiner Dachmarkte hat verschiedene Geschäftsmodelle auf mercateo.com integriert. Zum einen gibt es den klassischen Marktplatz, bei dem der Kunde bei diversen Lagern kaufen kann und die Rechnung von mercateo erhält. Darüber hinaus kann aus dem Business Shop das Sortiment von Lieferanten in den Marktplatz integriert werden. Beim Kauf von Produkten bei diesen Lieferanten, erfolgt die Lieferung und Rechnungsstellung durch den Lieferanten. Wie diese Konzepte gemeinsam funktionieren, ist in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.

Geschäftsmodell Unite

  • Lieferanten: Verbergen sich hinter Lagernummern, Rechnungsstellung durch mercateo
  • Kategorie: Produkt & Buy-Side
  • Schnittstelle: OCI

Geschäftsmodell business shop

  • Lieferanten: Definition durch den Kunden
  • Kategorie: Prozess & Buy-Side
  • schnittstelle: OCI

Nexmart

e-marktplatz

Nexmart baut Softwarelösungen für den Produktionsverbindungshandel. Darunter befindet sich auch der B2B-Marktplatz online market. Dieser ermöglicht es Herstellern ihre Sortimente Händlern zur Verfügung stellen. Durch weitere Lösungen können die Einkaufsprozesse automatisiert werden.

  • Lieferanten: Hersteller bauen den Marktplatz auf, um Händler zu bedienen
  • Kategorie: Prozess & Sell-Side
  • Schnittstelle: OCI

Simple system

e-marktplatz

Der Marktplatz simple system mit Prozess-Fokus wird seit dem Jahr 2000 in München entwickelt. Ziel ist es Prozesskosten durch effiziente Einkaufsprozesse zu senken.  Unter Prozesskosten versteht man die Zeit, die Mitarbeiter für den Einkauf, Wareneingang und Rechnungsbegleichung aufwenden.

  • Lieferanten: Definition durch den Kunden
  • Kategorie: Prozess & Buy-Side
  • Schnittstelle: OCI

Toolineo

e-marktplatz

Dieser Marktplatz kommt aus dem Hause E/D/E (Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler). Mit diesem Markplatz versucht E/D/E für seine 1.200 Mitglieder einen Absatzkanal zu platzieren.

  • Lieferanten: E/D/E Mitgleider
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side

Wucato

e-marktplatz

Mit Wucato steigt Würth 2015 in das Marktplatzgeschäft erneut ein. Zum Start wurden die Händler der Würth-Gruppe integriert. Mittlerweile ist dieser B2B-Marktplatz auch für externe Lieferanten zugänglich. Der Fokus liegt auf Handwerks- und Industriebedarf.

  • Lieferanten: Deutsche Händler und Hersteller
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side
  • Schnittstelle: OCI & Punchout

Sieben Fragen für den erfolgreich Start auf B2B-Marktplätzen

Damit ihr Einstieg auf Marktplätzen gelingt, sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Welche Zielgruppen möchten wir ansprechen?
  • Was ist unser Ziel? (Erfahrung sammeln, Kundenbindung steigern, Absatz von Auslaufartikeln)
  • Welche Produkte bieten wir zu welchen Preisen an?
  • Welcher B2B-Marktplatz passt zu unserer Zielgruppe und unseren Zielen?
  • Welche Anforderungen an Produktdaten werden gestellt?
  • Wie bauen wir Kundenbeziehungen auf?
  • Welche Ansprüche gibt es an die Logistik und an den Versand?

Fazit: Vertriebspotentiale über B2B-Marktplätze nutzen

B2B-Marktplätze bieten große Potenziale im Vertrieb. Neben der Akquise von Neukunden ist die Steigerung der Kundenbindung ein wichtiger Aspekt in den Überlegungen. Durch die Auswahl des richtigen B2B-Marktplatzes, hochwertige Produktdaten und das stetige Lernen, können sich Lieferanten eine gute Position erarbeiten. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die B2B-Marktplätze bieten, um Kundenbindung zu steigern und ihr Angebot für potentielle Kunden zu präsentieren.

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile bietet ein B2B-Marktplatz gegenüber einem eigenen Online-Shop?

Ein B2B-Marktplatz bietet eine größere Reichweite und einen vereinfachten Verkaufsprozess, während ein eigener Online-Shop mehr Kontrolle und Individualität ermöglicht. Beide Optionen haben ihre Vorteile und können sich ergänzen.

Was ist ein B2B-Marktplatz?

Ein B2B-Marktplatz ist eine digitale Plattform, auf der Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen. Im Gegensatz zu B2C-Marktplätzen wie Amazon oder Zalando richtet sich ein B2B-Marktplatz ausschließlich an Geschäftskunden und bietet spezielle Funktionen wie Freigabeprozesse und Kostenstellenzuordnung.

Welche Arten von B2B-Marktplätzen gibt es?

B2B-Marktplätze lassen sich nach in folgenden Dimensionen unterscheiden: Produkt- vs. Prozess-Fokus und Kunden- oder Lieferantengesteuert.

Produkt- vs. Prozess-Fokus Hierbei liegt der Fokus entweder auf dem Produkt (einfache Produktauswahl und Kauf) oder dem Prozess (Optimierung des Einkaufsprozesses).

Kunden- oder Lieferantengesteuert: Marktplätze können entweder aus der Sicht des Verkäufers (Sell-Side) oder des Käufers (Buy-Side) gedacht und gestaltet sein.

Warum entscheiden sich Unternehmen für einen B2B-Marktplatz?

Unternehmen nutzen B2B-Marktplätze, um Einkaufsprozesse zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Datenpflege an Lieferanten zu übergeben. Durch die Integration in bestehende Systeme und die Vereinheitlichung von Prozessen wird die Effizienz gesteigert.

Welche B2B-Marktplätze gibt es in Deutschland?

In Deutschland gibt es mehrere bekannte B2B-Marktplätze, darunter: Amazon Business, Conrad Sourcing Plattform, Meplato Mall, Mercateo Unite, Nexmart, Simple system, Toolineo, Wucato.

Quellen

,

Elektronische Rechnungspflicht ab 2025 – Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile sichern

Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland ab 2025 zur Pflicht. Was klingt wie eine bürokratische Hürde, bietet zahlreiche Chancen und Vorteile. Elektronische Rechnungen – ein Begriff, der vielleicht trocken klingt, aber die Effizienz und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens revolutionieren kann. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum die Umstellung auf elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Wer ist verpflichtet eine elektronische Rechnung auszustellen?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen, ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Diese Verpflichtung gilt für alle B2B-Transaktionen (Business-to-Business), sofern beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Im Übrigen betrifft dies auch Vermieter, die steuerpflichtige Vermietungen an andere Unternehmen vornehmen.

Hintergrund der neuen Regelungen

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht erfolgt im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat. Diese Maßnahme ist Teil der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission, die darauf abzielt, ein elektronisches Meldesystem für die Mehrwertsteuer zu implementieren.

Rechtliche Reglung der E-Rechnung-Formate

Die E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Diese Formate müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Diese Formate entsprechen der Norm:

  • X-Rechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird
  • ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten kombiniert
  • Wichtig Anmerkung – EDI-Formate: Es gibt weitere E-Rechnungen, die nicht dieser Norm entsprechen. Dazu gehören z.B. EDIFACT, OpenTrans. Stand 12.06.2024 dürfen diese nicht mehr werden. Abzuwarten bleibt, ob es dazu Lösungen entwickelt werden oder die Formate sich der EN16931 anpassen.

Übergangsregelung für Empfänger – Rechnungsempfänger

Für Empfänger von E-Rechnungen gilt die Verpflichtung ab 01.01.2025 ohne Ausnahmen. Dies bedeutet, wenn der Lieferant elektronische Rechnungen gemäß Norm EN 16931 stellt, müssen diese vom Empfänger angenommen werden. Rechnungen die der Norm entsprechen heißen ZUGFeRD oder X-Rechnung.

Übergangsregelungen für Sender – Rechnungssteller

  • Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, versendet werden. Für elektronische Rechnungen wird wie bisher auch eine Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig.
  • Ab dem 01.01.2027 besteht die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen von Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Umsatz von mehr als 800T €.
  • Ab 2028 tritt die Regelung vollständig in Kraft und alle Unternehmen (B2B) müssen elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 versenden.
elektronsiche rechnungspflicht 2025
Übergangsregelung für E-Rechnungen im B2B-Bereich

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

  • Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von manuellen Fehlern und Automatisierung des Rechnungsprozesses.
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen.
  • Schnellere Zahlungsabwicklung: Kürzere Bearbeitungszeiten und Sicherung der Skontofristen.

Welche Chancen bieten E-Rechnungen Lieferanten?

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht bietet Lieferanten zahlreiche Chancen:

  • Erhöhung der digitalen Umsatzquote: Elektronische Rechnung als Gesprächsgrundlage für elektronische Kataloge und elektronische Bestellungen verwenden und damit die digitale Umsatzquote erhöhen.
  • Prozessoptimierung & -automatisierung: Elektronische Rechnungen bauen auf eine Reihe von Informationen wie Artikelnummer des Lieferanten, Nettopreis oder Mengeneinheiten. Diese können durch elektronische Kataloge ausgetauscht werden. Auch Bestellungen können ebenfalls elektronische übermittelt und automatisiert verarbeitet werden. Durch die E-Rechnungspflicht bietet sich Lieferanten die Chance über elektronische Kataloge und Bestellungen sich mit Kunden auszutauschen.
  • Verbesserte Kundenbindung: Durch schnellere und effizientere Rechnungsprozesse.
  • Wettbewerbsvorteile: Unternehmen, die frühzeitig auf elektronische Rechnungen umstellen, können sich als Vorreiter positionieren und ihre Prozesse optimieren.
elektronische rechnungspflicht
Quelle: Bitkom – Nutzungsgrad E-Rechnung

Welche Optionen gibt es zur korrekten Erstellung?

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Rechnungen korrekt zu erstellen und zu übermitteln. Hier sind einige Optionen:

  • E-Rechnungssoftware: Spezialisierte Softwarelösungen, die den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung automatisieren.
  • ERP-System: ERP steht für Enterprise Resource Planning und kann alle geforderten Informationen für die E-Rechnung zur Verfügung stellen.
  • EDI-Systeme: Elektronische Datenaustauschsysteme, die den sicheren Austausch von Rechnungsdaten ermöglichen.
  • Kostenlose Tools: Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) plant die Bereitstellung eines kostenlosen Tools zur Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen.

Wie kann der größtmögliche Nutzen für Lieferanten erreicht werden?

Durch die elektronische Rechnungspflicht ergibt Gesprächsbedarf zwischen Lieferanten und ihren Kunden. Dadurch kann über die gesamte Wertschöpfungskette gesprochen werden. Der Nutzen für Lieferanten ist, dass durch eine höhere Prozessautomatisierung die Kundenbindung gesteigert werden kann. Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) beschreibt dieses Vorgehen in vier Schritten.

E-Rechnung
Prozess nach dem WMB-Ansatz

Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen

Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw. Einkaufssystem hochladen

Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI

Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI

Fazit

Die elektronische Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch erhebliche Vorteile. Durch die frühzeitige Vorbereitung und die Wahl geeigneter Lösungen können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile nutzen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein Schritt in die digitale Zukunft, der langfristig sowohl Kosten spart als auch die Kundenbindung erhöht.

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist die elektronische Rechnungspflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die B2B-Leistungen innerhalb Deutschlands erbringen, ihre Rechnungen elektronisch in einem strukturierten Format ausstellen. Es bestehen bis 2028 für Sender von Rechnungen Übergangsfristen. Für Empfänger gilt die Regelung ab dem 01.01.2025.

Welche Formate sind für elektronische Rechnungen zulässig?

Zulässige Formate sind unter anderem die X-Rechnung und ZUGFeRD.

Müssen auch kleine Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen?

Ja, alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Gibt es Übergangsregelungen?

Ja für Rechnungssteller, bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen und aktuell genutzte elektronische Formate mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin verwendet werden.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und schnellere Zahlungsabwicklungen.

Quellen

,

Elektronische Rechnungen – einfach erklärt

Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungsprozesse könnten schneller, effizienter und fehlerfrei ablaufen. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Mit elektronischen Rechnungen wird diese Vorstellung zur Realität. In einer Welt, in der Zeit Geld ist, bieten elektronische Rechnungen eine Lösung, die nicht nur Ihre Effizienz steigert, sondern auch Kosten reduziert.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz im gesamten Rechnungsstellungsprozess.

E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung im Format OpenTrans

Abgrenzung zu schriftlichen und digitalen Rechnungen

Schriftliche Rechnungen sind klassische Papierdokumente, die per Fax oder per Post versendet werden. Digitale Rechnungen hingegen sind PDF-Dateien, die per E-Mail verschickt werden. Beide Formate müssen manuell verarbeitet werden. Elektronische Rechnungen hingegen sind strukturierte Datensätze, die direkt in das System des Empfängers eingelesen werden können, wodurch die manuelle Eingabe entfällt und die Automatisierung ermöglicht wird. Je nach Systemlandschaft des Empfängers können dies ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme oder spezielle Systeme für die Buchhaltung sein.

Nutzen einer elektronischen Rechnung

Die Einführung elektronischer Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
  • Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was sind E-Rechnungen nach CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern. Elektronische Rechnungen nach EN16931 enthalten strukturierte Daten, die die automatisierte Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Softwarelösungen ermöglichen. Der Austausch wird auch als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet. Wobei nicht alle EDI-Rechnungen der EN16931 entsprechen.

E-Rechnungen (EDI), die von EN16931 abweichen

Es gibt verschiedene EDI-Standards (Electronic Data Interchange), die sich von der EN16931 unterscheiden, darunter:

  • EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.
  • OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er wurde auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.
  • cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt
  • VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen.

E-Rechnungen (EDI), die EN16931 entsprechen

Es gibt auch EDI-Standards, die speziell auf die Einhaltung der EN16931-Norm ausgelegt sind:

  • ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung, die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen, ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist. Laut FeRD ist ab Version 2.2 die Kompatibilität zu Factur-X 1.0 gegeben.
E-Rechnung
Maschinenlesbar – Abschnitt aus einer Rechnung im ZUGFeRD 2.2 in einer XML-Datei
E-Rechnung
Menschenlesbar – Abschnitt aus einer Rechnung im ZUGFeRD 2.2 in einer PDF-Datei
  • X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.
  • Factur-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie sieht der optimale Prozess nach dem WMB-Ansatz aus?

Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) zielt darauf ab, Fehler zu minimieren und den größtmöglichen Nutzen für Lieferanten und Kunden zu erzielen. Ein optimaler Prozess könnte folgendermaßen aussehen:

E-Rechnung
Prozess nach dem WMB-Ansatz

Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen

Zunächst stimmen Lieferant und Kunde die Produkte und Preise ab. Dies stellt sicher, dass beide Parteien über die gleichen Informationen verfügen und Missverständnisse vermieden werden. Zur einfachen Listung oder Aktualisierung von Produktdaten sollten elektronische Kataloge verwendet werden.

Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw., Einkaufssystem hochladen

Der Lieferant lädt die Produktdaten in das Einkaufssystem des Kunden hoch. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und erleichtert den Bestellprozess. Das Einkaufssystem kann ein E-Marktplatz, ein ERP-System oder ein E-Procurement-System sein.

Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI

Der Kunde sendet den Auftrag als EDI-Nachricht an den Lieferanten. Die Nachricht ist aufgrund der abgestimmten Produktdaten fehlerfrei und kann automatisiert verarbeitet werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Verarbeitung.

Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI

Der Lieferant stellt die Rechnung ebenfalls als EDI-Nachricht aus und sendet diese an den Kunden. Da diese der Bestellung des Kunden 1:1 entspricht, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls automatisiert. Im besten Fallen überweist das Kundensystem, nach vorgegebenen Parametern, den Rechnungsbetrag ebenfalls automatisiert an den Lieferanten.

Fazit

Elektronische Rechnungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber traditionellen papierbasierten und digitalen Rechnungen. Sie steigern die Effizienz, reduzieren Fehler und Kosten. Die Einhaltung von Standards nach der europäischen Norm EN16931 oder nach branchentypischen Definitionen (z.B. VDA) stellt sicher, dass E-Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können. Der optimale und fehlerfreie Prozess kann durch den WMB-Ansatz sichergestellt werden. Dieser Ansatz startet bei der Abstimmung und Upload der Produktdaten im Einkaufssystem. Und endet mit dem Austausch der elektronischen Bestellung, auf dieser die elektronische Rechnung gestellt wird. Dadurch maximieren Lieferanten wie auch Ihre Kunden den Nutzen der E-Rechnung.

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um die automatische Verarbeitung zu ermöglichen.

Wie unterscheiden sich elektronische Rechnungen von schriftlichen und digitalen Rechnungen?

– Schriftliche Rechnungen: Klassische Papierdokumente, die per Post verschickt werden.
– Digitale Rechnungen: PDF-Dateien, die per E-Mail versendet werden und manuell verarbeitet werden müssen.
– Elektronische Rechnungen: Strukturierte Datensätze, die automatisch in das ERP-System des Empfängers eingelesen werden können.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

– Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
– Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
– Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
– Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was ist die CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF-Rechnung die via E-Mail versandt wird ist eine digitale Rechnung. Eine elektronische Rechnung kann im Gegensatz zu einer digitalen Rechnung automatisiert verarbeitet werden.

Was ist das EDIFCAT-Format?

EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.

Was ist das OpenTrans-Format?

OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.

Was ist das cXML-Format?

cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt.

Was ist das VDA-Format?

VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen. Er zielt darauf ab, die Prozesse in der Automobilindustrie zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Automobilherstellern und ihren Zulieferern zu verbessern.

Was ist das ZUGFeRD -Format?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist.

Was ist das X-Rechnung -Format?

X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.


Was ist das Factura-X -Format?

Factura-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Quellen

,

Einführung in den Mercateo-Shop ➡️ Voraussetzung für den Verkauf über mercateo.com

Der digitale Verkauf an Geschäftskunden (B2B) besitzt seine eigene Natur. Der B2B-E-Marktplatz von Mercateo ist eine spannende Adresse, die man sich als Lieferant ansehen sollte. Was der Mercateo-Shop ist und welche Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start sind, erfahren Sie hier!

Der Mercateo-Shop als Teil des Unite Netzwerkes

Zum Start möchte ich ein paar Begrifflichkeiten einordnen. Im Jahr 2021 wurde die Dachmarke Unite geschaffen. Unter dem Dach von Unite wird das Mercateo Procurement Portal betrieben. Dieses Portal bzw. diesen E-Marktplatz finden Sie unter der Internetadresse mercateo.com. Dort sind drei Geschäftsmodelle vereint. Der Spotmarket, der Business-Shop (Mercateo-Shop) und der Business-Shop Plus (ehemals Exklusivkatalog):

  • Spotmarket – das klassische Marktplatz-Modell von Mercateo. Der Kunde kauft bei einem anonymen Lager ein. Hinter dem jeweiligen Lager steht ein Lieferant, der an den Kunden direkt mit Lieferschein von Mercateo versendet. Der Kunde bekommt die Rechnung von Mercateo gestellt.
  • Business-Shop (offiziell) oder auch Mercateo-Shop bzw. Mercateo-Online-Shop genannt – Der Kunde schaltet den gewünschten Lieferanten frei, kauft aus seinem Standard-Sortiment des Lieferanten zu vereinbarten Konditionen. Die Lieferung wie Rechnung erfolgt direkt an den Kunden. Alternativ kann sich der Lieferant auch für die zentrale Rechnungsstellung durch Mercateo Unite entscheiden.
  • Business-Shop Plus (offiziell) oder Exklusivkatalog (ehemalige Bezeichnung) – Der Kunde implementiert mit dem Lieferanten einen eigenen Katalog mit spezifischem Sortiment und Konditionen. Die Lieferung und Rechnungsstellung erfolgen durch den Lieferanten direkt an den Kunden.
Mercato Online
Mercateo Procurement Portal (ehemals Mercateo Beschaffungsplattform)

Mindestvoraussetzungen um Produkte im Mercateo-Shop zu verkaufen

Um einen Mercateo-Shop anlegen zu können, sind vor allem die Produktdaten entscheidend. Dabei gilt es zwei Aspekte zu beachten. Liegen die geforderten Daten vor und entsprechen diese Daten den Qualitätsanforderungen. Im Falle der Artikelnummer sind folgende Qualitäts-Kriterien zu beachten:

  • Maximale Länge: 80 Zeichen
  • Eine Artikelnummer kann nur einmal im Katalog verwendet werden.
  • Doppelt verwendete Artikelnummern werden ignoriert, Artikel werden nicht angezeigt
  • Keine Sonderzeichen wie Kommas, & und #
  • Keine Umlaute wie ö, ä, ü

Weitere Pflichtinformationen sind:

  • Klassifizierung (eClass 5.1.4)
  • Kurzbeschreibung
  • Langbeschreibung
  • Bestelleinheit
  • Artikel-Nettopreis
  • Preismenge
  • Währung
  • Steuer
  • Preistyp (net_list)
  • Produktgruppe
  • Bilder
  • Bei gefahrenstoffkennzeichnungspflichtigen Produkten: Hinterlegung eines Sicherheitsdatenblattes

Welche Schritte sind beim Onboarding zu beachten?

mercateo online shop
App Verwaltung im Unite Dashboard
  • Schritt 3: Neue App anlegen. Damit ist die Einrichtung des Mercateo-Shop gemeint. Unite fragt die folgenden Parameter ab:
    • Mercateo Procurement Portal: Verkauf der Artikel über den E-Marktplatz, nach Freischaltung durch Kunden.
    • Alle anderen E-Procurement-Systeme (SAP Ariba, BeNeering, Integra, DIG). Alternativ ist es möglich Produkte über den Mercateo-Shop in E-Procurement-Systemen zu verkaufen. Dies ist für Lieferanten die professionell E-Business betreiben eine interessante Option.
    • Kommissionsgeschäft Plus: In diesem Modell (Single Creditor) übernimmt Mercateo Unite die Rechnungsstellung an den Kunden.
    • Bestellweiterleitung: Diese Option steht für das 1:1 Geschäft und die direkte Rechnungsstellung an den Kunden. Die Bestellung wird als PDF an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesandt oder automatisiert via EDI im ERP-System (Warenwirtschaft) des Lieferanten verarbeitet.
    • Automatische Freischaltung: Ihr Kunde aktiviert den Mercateo-Shop und kann sofort eine Bestellung auslösen.
    • Manuelle Freischaltung: Ihr Kunde aktiviert den Shop und kann diesen nach deiner Freischaltung nutzen.
  • Schritt 4: Button „Business-Shop“ anlegen drücken
  • Schritt 5: Nun gilt es die Informationen in der „App Verwaltung“ auszufüllen:
    • Allgemeine Informationen wie Kontaktdaten und Kategorien
    • Landingpage
      • Informationen zu Ihrem Angebot
      • Vorteile
      • Auszeichnungen
      • Zusätzliche Bilder
      • Topseller
      • Hauptkategorien
mercateo online shop
App Verwaltung des Business-Shop (Mercateo-Shop)
  • Schritt 6: Zur Prüfung geben. Nach der Prüfung durch Unite werden die Zugangsdaten zum sFTP-Server bereitgestellt.
  • Schritt 7: Katalog (BMEcat 1.2 oder als csv-Datei) hochgeladen
  • Schritt 8: Mercateo übernimmt die Konfiguration und gibt Ihnen über eine Info-Mail über den erfolgreichen Abschluss bekannt.
mercateo online shop
Beispiel der Landingpage von Jungheinrich aus dem Unite-Netzwerk – Sicht des Kunden

Was ist bei der Katalogerstellung zu beachten?

Im Mercateo-Shop können zwei unterschiedliche Katalogformate verwendet werden. Entweder verwenden Sie den Katalogstandard BMECat 1.2 oder ein csv-Template.

BMEcat 1.2

mercateo online shop

Csv-Template

Was ist bei der Übermittlung des Lagerbestands zu beachten?

Vorweg ist zu sagen, dass der Lagerbestand für den Verkauf über den Mercateo-Shop nicht notwendig ist. Zum Start kann ohne Übermittlung des Lagerbestands gestartet werden.

Für die Übermittlung des Lagerbestandes gibt Unite ein csv-Template vor. In der ersten „Spalte“ steht die Supplier_Aid (Artikelnummer) und in der zweiten „Spalte“ die Quantity (Menge). Diese Datei wird auf einem FTP-Server hochgeladen und sollte mindestens einmal täglich und maximal alle 30 Minuten aktualisiert werden.

Beispieldatei für den Lagerbestand

SUPPLIER_AID;QUANTITY
00010151;7
00010169;18
00010452;4
00010482;0
00010591;4
00010593;7
00010649;30

Welche weiteren Automatisierungs-Optionen sind vorhanden?

Neben den Produktdatenuploads als BMEcat und der Lagerbestände können noch folgende Informationen automatisiert werden. Für jeden einzelnen Punkt gibt es ein eigenes csv-Template mit entsprechenden Logiken. Der Upload erfolgt über FTP-Server.

  • Konditionen (Preislisten)
  • Sichtbarkeit des Sortimentes (Whitelist)
  • Zolltarifnummern
  • Retouren-Konditionen

Fazit

Der Mercateo-Shop ist potenzieller Vertriebskanal für C-Teile-Lieferanten. Vor allem für solche die auf eigene Rechnung in einem 1:1 Verhältnis mit ihren Kunden zusammenarbeiten möchten. Für die Entscheidung diesen Vertriebskanal aufzubauen, empfehle ich Ihnen ihre Zielkunden anzusehen, die Produktdatenqualität zu bewerten, Investment in die Infrastruktur (z.B. automatische Übermittlung der Lagerbestände) zu prüfen, BMEcat Erstellung zu klären und die Preisgestaltung zu diskutieren.

Der Verkauf über den Mercateo-Shop ist für Lieferanten interessant, die eine bekannte Marke haben, eine Nische besetzten oder einige Bestandskunden kennen, die bereits das Mercateo Procurement Portal nutzen.

Unabhängig wie nun deine Entscheidung ausfällt, es lohnt sich eine strategische Haltung zu Mercateo Unite zu entwickeln. Denn aktuell gehört dieser E-Marktplatz zu den etablierten Spielern im B2B Markt.

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist der Mercateo-Shop?

Der offizielle Name lautet “Business-Shop“ und ist ein Bestandteil des Mercateo Procurement Portals. Lieferanten, die einen Business Shop anbieten, verkaufen im eigenen Namen an den Kunden.

Was ist der Business-Shop?

Der Business-Shop ist ein Bestandteil des Mercateo Procurement Portals. Lieferanten die einen Business-Shop anbieten, verkaufen im eigenen Namen an den Kunden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Business-Shop Plus und dem Business-Shop?

Der Business-Shop und Business-Shop Plus sind zwei unterschiedliche Geschäftsmodelle. Diese unterscheiden sich in den Kosten und in der Funktionsweise. Im Business-Shop Plus kann der Lieferant ein kundenspezifisches Sortiment umsetzen. Diese Option gibt es beim Business-Shop nicht. Dort gibt es ein Standard-Sortiment auf das alle Kunden die diesen „Shop“ freischalten zugreifen.

Quellen

,

E-Business ➡️Eine praktische Einführung für B2B Lieferanten

E-Business ist der Oberbegriff für alle automatisierbaren Geschäftsprozesse. Dazu werden digitale Technologien als Werkzeuge verwendet. Unter E-Business lassen sich viele Bereiche einordnen. In diesem Artikel möchte ich den Fokus auf Lieferanten (Hersteller und Händler) legen. Dabei sind die zwei Bausteine “E-Procurement” und “E-Commerce” relevant. Da es sich um Prozesse zwischen Unternehmen handelt, wird dies häufig als B2B bezeichnet. B2B steht für Business to Business.

Einordnung der E-Business Begriffe

Unter E-Procurement, also dem elektronischen Einkauf, werden die Tätigkeiten wie Lieferantensuche (Sourcing), Entwicklung von Lieferanten, Abschluss und Verwaltung von Verträgen, Umsetzung der Vertragsbestandteile in elektronische Kataloge und der Beschaffungsprozess verstanden.

Eine wichtige Disziplin im Einkauf ist das C-Teile-Management. Dies beschäftigt sich mit dem Kauf von Produkten durch die Fachabteilungen, Umsetzung von Genehmigungs-Richtlinien, dem Versand von Bestellungen und der Abwicklung von Anlieferung der Produkte bis hin zur Rechnungsbegleichung. Bei C-Teilen, auch C-Artikel genannt, handelt es sich um Teile mit geringem Warenwert und hohen Zeitaufwand im Einkaufsprozess.

Unter E-Commerce, also dem elektronischen Handel, werden die Handlungsfelder von Herstellern und Händlern für den Verkauf von Produkten über digitale Kanäle wie Online-Shops oder Marktplätze verstanden. Dazu gehören passende Strategien im Bereich von Preisen, Sortimenten sowie der Verknüpfungen von analogen Vertriebsaktivitäten.

Die zwei E-Business Bereiche: E-Procurement vs. E-Commerce

Mike arbeitet bei einem Großhändler. Seit mehreren Jahren werden Artikel über den Online-Shop verkauft. Die Preise richten sich nach dem Einkaufsvolumen der Kunden und Aktionen werden durch Marketingmaßnahmen unterstützt. Seit kurzem wird auch über einen Marktplatz an Geschäftskunden verkauft. Dort ist es wichtig durch Sortiments- und Preisstrategien sich vom Wettbewerb abzusetzen. Mike arbeitet im digitalen Vertrieb und betreibt „E-Commerce“. Ihm sind folgende Punkte wichtig:

  • Umsatz steigern und sichern
  • Hohe Datenqualität
  • Hoher Automatisierungsgrad bei Prozessen
  • Motivation des Kunden steigern über den Online-Shop oder den Marktplatz zu kaufen

Daniela arbeitet bei einem Hersteller. Ihr Unternehmen beliefert direkt Geschäftskunden. Diese Kunden setzten Einkaufssysteme ein. Jeder Kunde hat andere Einstellungen und Anforderungen. Dies können individuelle Preise sein, ein kundenspezifisches Produktportfolio oder spezifische Vorgaben aus der Buchhaltung (z.B. Nummern für Kontierungen). Daniela arbeitet im Kundenservice und erhält vom Kunden die spezifischen Anforderungen. Diese können pro Kunde unterschiedlich sein. Mit den Fachabteilungen bespricht sie die Umsetzung, damit die „E-Procurement“ Prozesse mit ihren Kunden reibungslos laufen. Ihre Ziele und Aufgaben sind:

  • Kundenindividuelle Anforderung umsetzen
  • Kundenspezifische Preise und Sortimente pflegen
  • Ansprechpartnerin für die Implementierungsprojekte sein

Thomas leitet die neu gegründete „Digital-Einheit“. Er entwickelt eine Strategie wie Kundenbindung gesteigert werden kann, Standards bei Produktdaten steigen und stimmt sich regelmäßig mit dem Vertrieb ab. Sein Ziel ist es eine gute Balance aus Standardisierung und Individualisierung für Kunden zu finden. Mit anderen Worten: Thomas steuert aktiv die beiden Bereiche „E-Commerce“ und „E-Procurement“.  Die folgende Grafik verdeutlicht die drei genannten Beispiele.

E-Business Ansätze: E-Procurement vs. E-Commerce

Je nach Vertriebsstrategie und Reifegrad deines Unternehmens sind die Ansätze von Mike, Daniela oder Thomas zu wählen. Um diese Ansätze besser zu verstehen, findest du im nächsten Abschnitt digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle. Diese haben großen Einfluss auf den Gestaltungsspielraum für dich als Lieferant.

Weitere Blogbeiträge zu E-Business entdecken

Digitale Vertriebskanäle und deren Transaktionsmodelle

Im E-Business lassen sich digitale Vertriebskanäle in vier Transaktionsmodelle unterscheiden. Die Kanäle sind ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme, Online-Shops oder E-Marktplätze.

ERP-System 1:1

B2B E-Business

Das ERP-System, auch Warenwirtschaftssystem genannt, organisiert den Materialfluss oder die Produktionslinien in Unternehmen. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Bei dem Austausch von digitalen Geschäftsdokumenten ist die Systemsprache zwischen Kunden- und Lieferantensystem zu übersetzten. Oftmals setzt der Lieferant die vom Kunden vorgegebene Logik um. Der Marktführer ist SAP mit seinen ERP-Systemen SAP R3 oder SAP S/4 Hana.

SAP R3 Bestellung erfassen | https://mind-logistik.de/knowhow/sap-bestellungen/ am 08.02.2024 abgerufen

E-Procurement-System n:1

B2B E-Business

Viele Einkaufsorganisationen haben spezifische Anforderungen, die ein ERP-System nicht abdecken kann. Daher wurden sogenannte E-Procurement-Systeme entwickelt. Diese sind meist modular aufgebaut. So kann der Kunde zwischen Modulen für die Lieferantensuche und -entwicklung, den operativen Einkauf, die Rechnungsabwicklung oder Ausschreibungen wählen. Bekannte Systeme sind SAP Ariba, Onventis, Jaegger, coupa, DIG, Newtron oder auch ivalua.

e-procurement
Coupa Invoice Inbox | Quelle  https://www.coupa.com/de/produkte/e-invoicing/invoice-smash am 08.02.2024 abgerufen

Online-Shop 1: n

B2B E-Business

Der Online-Shop gehört zu den marktüblichen Vertriebswerkzeugen. Viele Anbieter integrieren mittlerweile Websitebestandteile wie Blog, Retourenmanagement und Online-Shop. Damit ergibt sich ein einheitlicher digitaler Kontaktpunkt für den Kunden.

Online-Shop der Hoffmann-Group | Quelle https://www.hoffmann-group.com/ am 08.02.2024 abgerufen

B2B Marktplatz n:n

B2B E-Business

E-Marktplätze standardisieren und automatisieren Prozesse zwischen Lieferanten und Kunden. Der große Vorteil ist, dass der Kunde sich nicht mehr bei vielen Online-Shops anmelden muss und alle relevanten Produkte in einem System findet.

Im B2B Bereich gibt es zusätzlich die Bestrebung von Marktplätzen als Rechnungssteller aufzutreten. Das Ziel ist den Aufwand der Kunden im Rechnungswesen durch die Reduzierung von Kreditoren (Lieferanten) zu minimieren.

Je nach Ausrichtung des E-Marktplatzes wird dieser eher von Kunden oder von Lieferanten vorangetrieben. Ein kundengetriebener Marktplatz ist z.B. Meplato oder simple system. Ein Marktplatz, der von Lieferanten aktiv für die Neukundenakquise genutzt wird, ist z.B. Mercateo unite oder amazon business. Weitere bekannte Marktplätze sind conrad marketplace, nexmart online market, crowdfox oder wucato.

Mercateo Unite Startseite | Quelle unite.eu/de-de am 08.02.2024 abgerufen
Simple System Lieferantenauswahl | Quelle company.simplesysem.com/ am 08.02.2024 abgerufen
Blogbeiträge zu digitalen Vertriebskanälen entdecken

Wie werden Produktdaten in den Systemen gelistet?

Wenn wir privat ein Produkt online kaufen, sind für uns Texte, Preise und Verfügbarkeiten selbstverständlich. Aber wie kommen diese Informationen in den Online-Shop, auf den Marktplatz oder in das Einkaufssystem? Diese Frage muss im E-Business zwischen den Geschäftspartnern geklärt werden. Kataloge liefern den vereinbarten Kundenpreis (Nettopreis) und den vereinbarten Sortimentsumfang (z.B. alle Sicherheitsschuhe und den Schutzhelm mit Logo) an das System. Im Hintergrund (Backend) werden diese Daten eingespielt, damit in der Benutzeroberfläche (Frontend) der Kunde die richtigen Artikel findet und kaufen kann. Dazu gibt es zwei grundsätzliche Katalogarten. Diese werden nach ihrer Funktion als statisch oder dynamisch klassifiziert. Marktübliche Systeme können grundsätzlich beide Katalogarten verarbeiten.

Statische Kataloge

Wie der Name es vermuten lässt, sind dies Katalogformate die bei jeder Änderung neu erstellt werden müssen. Grund dafür sind geänderte Kundenpreise (Nettopreise), Produktinformationen oder der Umfang des Sortimentes.

Ein Beispiel: Dein Kunde verhandelt neue Preise. Diese Information muss in der internen Preispflege hinterlegt werden. Auf dieser Basis kann der Katalog erstellt werden. Nach dem Upload im Zielsystem ist oftmals die Freigabe vom Kunden notwendig, damit der Artikel mit dem neuen Preis gekauft werden kann.

  • Formate: BMEcat, Ariba cif, Datanorm oder Excel, csv oder xlsx
  • Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit
  • Updateprozess: Bei jeder Änderung muss Katalog erstellt und im System hochgeladen werden
  • Vorteil: Geringe Entwicklungskosten, Standards wie BMEcat vorhanden

Dynamische Kataloge

Dynamische Kataloge wurden entwickelt, um die Nachteile von statischen Daten bzw. Katalogen zu lösen. So ändern sich Preise, Lieferzeiten oder das Produktportfolio direkt nach der Pflege im System vom Lieferanten. Solche dynamischen Kataloge werden einmal implementiert und aktualisieren sich automatisch. Der Lieferant spart sich die Datenpflege und der Kunde spart sich die regelmäßigen Katalogprüfungen.

Diese Katalogart wird oft mit dem Online-Shop verwechselt. Dies hängt damit zusammen, dass die Benutzeroberfläche wie der Online-Shop aussieht. Die Funktionsweise „Nutzung als dynamischer Katalog“ wird jedoch nicht beachtet. Der Unterschied ist, dass der Online-Shop direkt Bestellungen ins System überträgt. Der dynamische Katalog hingegeben überträgt die Produktinformationen und Preise direkt ins Einkaufssystem. Dort startet der Genehmigungsworkflow über den Budgetverantwortlichen und nach Freigabe der Bestellprozess.

  • Formate: OCI (open catalog interface), cXML
  • Bestandteile: Texte, Merkmale, Bildverweise, Preise, Lieferzeit, Videos, konfigurierbare Artikel
  • Updateprozess: Veränderungen sind sofort online
  • Vorteil: Aktuelle Bestände, aktuelles Produktportfolio, kein Zeitaufwand für Update notwendig
Blogbeiträge zu elektronsichen Katalogen entdecken

Produktdaten: Das Gold im E-Business

Im E-Business werden Produktdaten immer wichtiger. Du fragst dich gerade: Warum wichtiger? Dies hat damit zu tun, dass es im Geschäftskundenbereich (B2B) viele Artikel gibt, die der Kunde regelmäßig beschafft und somit die Artikelnummer kennt, oder seine eigene Artikelnummer (sog. Materialnummer) definiert und diese beim Lieferanten hinterlegt ist.

Der Einkauf von Unternehmen verändert sich stetig und der Kauf von Produkten geht von wenigen Personen auf viele Personen über. Konkret bedeutet dies, dass nicht mehr die Einkäuferin, sondern der Mitarbeiter aus der Fertigung die Artikel bestellt. Und dieser denkt und arbeitet, nach meiner Erfahrung, wie eine Person aus dem Privatkundenbereich. Es werden Produkte über die Suche ausgewählt, Produktbilder mit der Erwartung abgeglichen oder auf die Lieferzeit geachtet. Zudem gibt es je nach Einkaufsstrategie nicht nur einen Lieferanten, der den gewünschten Artikel anbietet.

Aus diesem Grund ist es für Lieferanten wichtig in die Datenqualität zu investieren. Folgende Produktinformationen waren lange Zeit ausreichend:

  • Artikelnummer
  • Artikelname
  • Preis
  • Mengeneinheit
  • Klassifizierung wie eClass, E-TIM oder UNSPSC
Beispiel Produktdaten auf mercateo unite | Quelle: mercateo.com abgerufen 07.02.2024

Um sich in Einkaufssystemen gegenüber anderen Lieferanten durchzusetzen sind mittlerweile folgende Punkte selbstverständlich:

  • Merkmale als Filterkriterien
  • Bilder
  • Informative Artikelbeschreibungen
  • Keywords für den Suchalgorithmus
  • Dokumente wie Produktdatenblatt, CE-Konformitätserklärung, Bedienungsanleitung
  • Exportinformationen

Für eine höhere Nutzerfreundlichkeit könnten in Zukunft noch weitere Produktinformationen ergänzt werden wie z.B.:

  • Videos
  • Produktverweise: bessere Qualität, günstigerer Preis, Ersatzteile, komplementäre Artikel
  • Produktberatung
  • Übersichtliche Darstellung des Produktportfolio durch umfangreiche konfigurations-Optionen

Beispiel Produktdaten auf Strauss | Quelle: engelbert-strauss.de abgerufen 07.02.2024

Blogbeiträge zu Produktdaten entdecken

Wie erfolgt die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

In dem oberen Kapitel haben wir uns damit beschäftigt, wie Kunden einkaufen und zu den passenden Produkten gelangen. Nun wird eine Bestellung ausgelöst und als PDF in einer E-Mail an den Lieferanten gesandt. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter öffnet die Bestellung und gibt per Hand die Details in das ERP-System ein. Bei solchen Prozessen besteht die Gefahr von Tippfehlern, die Falschlieferungen und einen aufwendigen Retouren-Prozess zur Folge haben. Zudem investiert der Kundenservice wertvolle Zeit für die Auftragserfassung.

Damit Zeit und Fehler reduziert werden lohnt es sich die Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dazu dient der elektronische Austausch von Dokumenten. Dieser ist unter dem Begriff EDI (electronic data interchange) bekannt. Mit EDI kann neben der Auftragserfassung die gesamte Prozesskette wie Auftragsbestätigung, Lieferavis für den Wareneingang oder die Rechnung automatisiert werden.

Möglicherweise ist dir bereits der Begriff WebEDI zu Ohren gekommen. Bei dem Austausch von elektronischen Dokumenten kann es sein, dass die technische Fähigkeit fehlt EDI-Nachrichten auszutauschen oder einer der Parteien (meist der Kunde) möchte sich nicht mit der Implementierung aufhalten. Für solche Fälle wurde WebEDI entwickelt. In diesem Prozess sendet der Kunde eine EDI-Bestellung automatisiert aus seinem System. Der Lieferant erhält eine Information via E-Mail und meldet sich in einem Online-Portal im Internet an. Von dort aus überträgt er die Informationen manuell in sein ERP-System. Somit sprechen wir ebenfalls von einer manuellen Auftragserfassung. Wie dies als Lieferant vermieden werden kann und weshalb sich die Investitionen in EDI lohnen, findest du in diesem Blogbeitrag: EDI vs. WebEDI > Der Kampf um Skalierbarkeit.

Blogbeiträge zu Prozess-Automatisierung entdecken

Weitere Lösungen im E-Business-Bereich

Neben dem Einkauf über „elektronische Kataloge“ gibt es noch weitere Anwendungsfälle. Vor allem bei Produktionsbetrieben ist es wichtig produktionskritische Artikel vor Ort zu haben. Dies können Werkzeuge für eine Maschine, persönliche Schutzausrüstung oder Verbindungstechnik wie Schrauben sein. Damit die rechtzeitige Nachbestellung erfolgt ist eine Bestandsführung notwendig. Um Kunden in diesem Bereich zu unterstützen, wurden Lösungen wie Material- und Werkzeugausgabesysteme oder Kanban-Systeme entwickelt.

Material- und Werkzeugausgabesystem

Material- und Werkzeugausgabesystem verwalten Produkte, die der Mitarbeiter nach Anmeldung via Stempelkarte an einem Automaten, entnehmen kann. Das Prinzip ist ähnlich zu den Automaten für Snacks und Getränke, die wir an Bahnhöfen finden können. Mittels solcher Systeme werden Prozesse in der Fertigung optimiert. Eine Übersicht über Anbieter und Hersteller von Materialausgabesystemen findest du im Navigator.

Ausgabesystem
Beispiel Werkzeugausgabesystem von TCM

Kanban-Systeme

Kanban-Systeme sind meist offene Regale. Das Personal in der Fertigung entnimmt aus den Boxen die Artikel. Sobald eine Box leer ist, wird diese aus dem Regal entnommen und die dahinterstehende Box schiebt sich nach vorne. Das Regal wird regelmäßig von hinten befüllt und die entnommenen Boxen verrechnet.

Beispiel Kanban-Regal von Haberkorn | Quelle: haberkorn.com/services/
Blogbeiträge zu Ausgabesystemen entdecken

Mein Fazit

E-Business ist eine ziemlich große Klammer um digitale Aktivitäten zwischen Unternehmen zu beschreiben. Für Lieferanten geht es darum die Bereiche des E-Commerce und E-Procurement aktiv zu steuern. Durch eine Vielzahl von Interessenlagen und Systemen befinden wir uns in einem komplexen Umfeld. Wir erleben, dass Prozesse über EDI zu Hygienefaktoren (z.B. in Ausschreibungen) werden und notfalls mit WebEDI durchgesetzt werden. Deshalb ist es wichtig sich als Lieferant strategisch auszurichten und einen Plan für Produktdaten, Prozesse und weiteren Services wie z.B. denen von Materialausgabesystemen zu entwickeln. Ich bin davon überzeugt, dass jeder Lieferant dem Kundenbindung wichtig ist und langfristig Kosten reduzieren möchte „E-Business-Kompetenz“ benötigt!

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen E-Commerce und E-Business?

E-Business ist der Oberbegriff für alle automatisierbaren Geschäftsprozesse. Dazu werden digitale Technologien als Werkzeuge verwendet. E-Commerce ist ein Teilbereich und beschäftigt sich mit dem elektronischen Handel. Dazu werden Systeme wie Online-Shops oder E-Marktplätze eingesetzt.

Was ist E-Business Management?

E-Business besonders aus Lieferantensicht ist ein Bereich, der für Kundenbindung und Kostenreduktion sorgen kann. Unter E-Business sind alle elektronischen Geschäftsprozesse zu verstehen. Das Management ist die strategische Steuerung dieses Bereiches. Dies startet bei der Produktdatenqualität, beinhaltet Katalogerstellung und die Automatisierung der Prozesskette (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferavis, Rechnung).

Was ist E-Commerce leicht erklärt?

E-Commerce steht für den elektronischen Handel. Damit ist der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen über digitale Kanäle wie Online-Shops oder E-Marktplätze gemeint.

,

Simple system für Lieferanten erklärt ➡️ B2B Marktplatz

Wer oder was ist simple system und lohnt es sich über diesen Marktplatz zu verkaufen? Antworten habe ich dir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Zusammenfassung

  • Simple system wird 2000 gegründet    
  • Gesellschaften waren Kaiser + Kraft (Betriebsausstattung), Hoffmann (Werkzeuge), Hagemeyer (Elektro)
  • Heute agiert dieser B2B-Marktplatz neutral, als unabhängige Tochterfirma der Hoffmann Group
  • Simple system versteht sich als Optimierer der Prozesse zwischen Einkaufsorganisationen und Lieferanten
  • Fokus und Kundennutzen ist die Harmonisierung und Automatisierung von Einkaufsprozessen
  • Der Verkauf über simple system lohnt sich für Lieferanten, deren Stammkunden diesen Marktplatz nutzen
  • Lieferanten können die Bestellprozesse automatisieren und sparen wertvolle Zeit im Backoffice

2000: simple system wird gegründet

Im Jahr 2000 wird George W. Bush wird zum Präsidenten der USA gewählt, an der Börse platzt die Spekulationsblase „Dotcom-Blase“ rund um Unternehmen aus der New Economy und die Musik hören über MP3-Player startet seinen Siegeszug. In diesem Jahr gründen Kaiser + Kraft (Betriebsausstattung), Hoffmann (Werkzeuge), Hagemeyer (Elektro) und Keller und Kalmbach (Verbindungstechnik) den Marktplatz simple system. Ziel ist es den Einkaufsprozess einheitlich über schlanke Prozesse abzubilden. Die Aufgaben Vertrieb, Marketing, Buchhaltung werden zwischen den Gesellschaftern aufgeteilt. So entsteht eine schlanke Kostenstruktur und das organische Wachstum startet

Das Geschäftsmodell von simple system

Nach 21 Jahren übernimmt die Hoffmann SE (Hoffmann Werkzeuge) simple system als Tochtergesellschaft. Der Wert „Neutralität“ wird bei simple system großgeschrieben. Daher wird viel Wert auf die organisatorische Unabhängigkeit gelegt. Auf dieser Grundlage wird das Team weiter ausgebaut und die Entwicklung einer neuen völligen Plattform gestartet.  Das Geschäftsmodell sieht wie folgt aus:

  • Wer – Zielkunden: Unternehmen aus Industrie, die eine Einkaufsplattform mit hoher Nutzerfreundlichkeit suchen. Einen großen Wert auf eine 1:1 Beziehung zu seinen Lieferanten legt und geringe Implementierungskosten fokussiert.
  • Was – Nutzenversprechen: Vereinfachung des Einkaufes von C-Teilen auf einer Plattform. C-Teile (auch C-Artikel genannt) sind Produkte mit kleinem Wert die in der Beschaffung viel Zeit erfordern (Hohe Prozesskosten). Integration der kundeneigenen Lieferanten, Artikel und Prozesse.
  • Wie – Wertschöpfungskette:
    • Prozessoptimierung Einkauf: Der Einkaufsprozess wird harmonisiert und Maverick-Buying reduziert. Maverick Buying beschreibt das Einkaufen von Teams ohne den Einkauf mit einzubeziehen.  Klare Sortimentsgestaltung, hohe Nutzerfreundlichkeit für Bedarfsträger und Genehmigungsprozesse reduzieren operative Tätigkeiten im Einkauf enorm. Bedarfsträger sind Mitarbeiter die die Forderung nach Produkten zu Erledigung von Aufgaben haben.
    • Prozessoptimierung Lieferant: Als Lieferant können mit einem Standardsortiment viele Kunden bedient werden. Die Preise werden separat, je nach Kundenvereinbarung, dem jeweiligen Kundenaccount automatisiert zugeordnet. Zudem können die Bestellungen automatisiert in das eigene ERP-System (Warenwirtschaft) eingespielt werden und somit entfällt der manuelle Aufwand für den Kundenservice.
  • Wert – Ertragsmechanik: Seit 01.01.2025 arbeitet simple system im SaaS-Modell. Dies steht für Software as a Service und ist wie ein Baukastensystem aufgebaut. Neben der Grundgebühr können weitere Bausteine hinzugebucht werden. Zum Beispiel mit dem Modul „ERP/SAP Anbindung“ kann das System in das eigene ERP-System (Warenwirtschaft) oder E-Procurement-System integriert werden. Der Lieferant zahlt einen Anteil von seinem getätigten Umsatz. Das Provisionsmodell ist auf simple system transparent einsehbar.
Geschäftsmodelle beschreiben

Politik und Zahlen

In den ersten Jahren haben sich die Gesellschafter ein Veto-Recht für Lieferantenanfragen die in Konkurrenz standen vorbehalten. Da dies immer wieder Diskussion mit Kunden war und dem Nutzenversprechen im Wege stand, wurde diese Klausel aufgehoben. Zudem ist es für simple system „Neutralität“ ein hohes Gut geworden. Auf dieser Basis konnte sich dieser Marktplatz weiterentwickeln:

  • 80 Mio. Artikel
  • 40 Warengruppen
  • 1.500 Kunden
  • 850 Lieferanten
  • 40 Mitarbeiter
  • Zu den Top-Lieferanten gehören
    • Würth
    • HoffmannRS
    • Components
    • Sonepar
    • Uvex
    • Kroschke
    • Conrad
    • Weitere öffentliche Lieferanten siehe hier

Als Lieferant über simple system verkaufen

Aus meinen 16 Jahren Erfahrung im Vertrieb und Kontakt zu simple system sollten folgende Punkte bewertet werden:

  • Haben wir Stammkunden, die simple system nutzen? Hinweis: Simple system hat den Fokus auf Prozessoptimierung und nicht den Vertrieb.
  • Gibt es ein Standardsortiment und verhandelte Preise mit unserem Kunden?
  • Liegen vernünftige Produktdaten vor und können diese als BMEcat zur Verfügung gestellt werden?
  • Steigert die Nutzung von simple system die Kundenbindung? Meine Erfahrung: Klares Ja, wenn der Kunde von einem Online-Shop kommt. Und auf simple system die Produkte schnell findet und sich über die reibungslosen Folgeprozesse (fristgerechte Anlieferung), Kundenservice, und reibungslosen Rechnungsprozess erfreut.
  • Können wir wirtschaftlich verkaufen nach Betrachtung der Kosten für Datenbeschaffung, BMEcat Erzeugung, Umsatzgebühr an simple system? Hinweis: Die Skalierung und Kosteneinsparung steigen durch jeden weiteren Kunden. Daraus leitet sich folgende Frage ab:
  • Können wir weitere Kunden über simple system ansprechen oder gewinnen?
  • Wie organisieren wir die Bearbeitung des Marktplatzes intern?

2024: Ein neues Kapitel startet

Im Jahr 2024 schlägt simple system ein neues Kapitel ein. Mit einer modernen IT-Architektur wird die Plattform auf ein modernes und leistungsfähiges Level gehoben. Neben dem frischen Design werden damit, die Grundlagen für eine stabile und innovative Weiterentwicklung, dieses elektronischen Marktplatzes gelegt.

Fazit – Lohnt sich der Verkauf über simple system?

Der Marktplatz simple system steht für die Prozessoptimierung von Beschaffungsprozessen bei Industrieunternehmen und seinen Lieferanten. Durch die Kombination von Standardsortiment und kundenspezifischen Preisen kann mit wenig Aufwand ein großer Nutzen gezogen werden. Vorausgesetzt, Sie schaffen es, als Lieferant, mehrere Kunden über diese Plattform zu bedienen. Der Schlüssel zu reibungslosen Prozessen ist die Datenqualität und die damit verbundene schnelle Auffindbarkeit der Produkte. Dazu ist es notwendig, einen BMEcat (elektronisches Katalogformat) erstellen zu können. Der Nutzen kann durch die automatisierte Einspielung der Bestellung gesteigert werden, da dadurch das Team im Backoffice entlastet wird. Durch den intelligenten Einsatz von simple system kombiniert mit reibungslosen Folgeprozesse steigert ihr Unternehmen Kundenbindung!

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche Voraussetzung stellt simple system an Lieferanten?

Als Lieferant gelten neben dem elektronischen Katalogformat BMEcat für die Listung der Produktdaten folgende Voraussetzung: Registrierung bei simple system, Entscheidung ob im öffentlichen oder/und geschlossenen Bereich verkauft werden soll, Logos, AGBs und Mediadaten.

Was macht simple system?

Simple system hilft Einkaufsorganisationen die Beschaffung von C-Artikeln zu optimieren und schafft schlanke Prozesse zwischen kaufenden und verkaufenden Unternehmen. Somit gehört simple system zu den elektronischen Marktplätzen im Geschäftskunden-Bereich.

Was ist der Unterschied zwischen öffentlichen und geschlossenen Bereich?

Im öffentlichen Bereich wird im 1:n Verhältnis verkauft. Mit einem einheitlichen Sortiment und marktüblichen Preisen. Beim geschlossenen Bereich wird im 1:1 Verhältnis verkauft. Dort wird auf kundenindividuelle Preise und bei Bedarf auf kundenindividuelle Sortimente zurückgegriffen.

Wie viele Lieferanten verkaufen über simple system?

Stand Februar 2025: 850 Lieferanten, darunter: Würth, Hoffmann Group, RS Components, Sonepar, Uvex, Kroschke, Conrad.

Wie viele Kunden nutzen simple system für den elektronischen Einkauf?

Stand Februar 2025: 1.500 Kunden, darunter: WILKA Schließtechnik, Vulkan, Hartmann Valves, DODUCO GmbH, Memminger-IRO GmbH, KTR Systems.

Quellen

,

Nachhaltige C-Artikel ➡️ Drei Beispiele von C-Artikel-Anbietern

Es ist ein nasskalter Wintertag, an dem ich mein Fahrrad in einem Innenhof parke. Ein ehemaliger Studienkollege biegt ebenfalls mit seinem Fahrrad und bunten Regenklamotten um die Ecke. Wir freuen uns auf ein herzliches Alumni-Treffen mit guten Gesprächen, Glühwein und Plätzchen.

Und wie es sich für den Studiengang „Digitale Transformation“ gehört geht es schnell um komplexe Themen und Herausforderungen unserer Zeit. Ein heiß diskutiertes Thema ist „Nachhaltigkeit“.  Keine Angst, ich möchte ich keine weitere Grundsatzdiskussion starten, sondern drei C-Artikel-Anbieter und deren Ansätze zu „nachhaltigen“ Artikeln aufzeigen.

Nachhaltigkeit im Kontext des Einkaufes

An dieser Stelle erspare ich uns eine weitere Definition des Begriffes „Nachhaltigkeit“. Aus meiner Sicht liegt der Hebel vor allem bei Investitionsgütern und A-Artikeln, wie beispielsweise Maschinen oder Rohstoffe. Der betriebswirtschaftliche Nutzen bei C-Artikeln hingegen ist eher gering. So bunt die Einkaufsorganisationen sind, so unterschiedlich ist auch deren Verständnis und Aktivitäten rund um das Themenfeld Nachhaltigkeit. Jeder Lieferant sollte sich dazu positionieren, da das Thema in Lieferantengesprächen immer wieder Thema ist.

Differenzierungsoption für C-Artikel-Lieferanten

Wie grenze ich mich als Marke und Lieferant im Markt gegenüber meinen Wettbewerbern ab? Wie schaffe ich es gute Preise beim Kunden zu etablieren? Die bewährte Mehrmarken-Strategie kann nun um einen „grünen Faktor“ ergänzt werden und bietet einen zusätzlichen Preisanker. Mehrmarken-Strategie ist der Ansatz, mit verschiedenen Marken auf dem Markt zu agieren, um zum Beispiel Leistungsmerkmale wie Premiumqualität oder Preis-Leistung anbieten zu können.

Der Büromittelhändler „Kissing“ setzt dazu das Label „Umweltfreundliches Produkt“ ein. So kann sich der Kunde beim Papierkauf zwischen einer umweltfreundlichen und einer preisgünstigen Alternative entscheiden. Der Unterschied nach meiner Recherche liegt bei der FSC®-Zertifizierung (gute Waldwirtschaft).

Bei Kaiser + Kraft, dem Anbieter von Betriebseinrichtungen, kann der Käufer nach dem „Enkelfähig Score“ Produkte auswählen. Der Score setzt sich aus fünf Bereichen zusammen und ergibt eine Bewertung zwischen 1,0 und 5,9. Ein solcher Score schafft zusätzliche Transparenz, wobei es im Dschungel der Labels vor allem um das Vertrauen in die Ernsthaftigkeit des Lieferanten geht. Auch der Arbeitsschutzspezialist uvex aus Fürth hat ein Label mit dem Namen „protecting planet“. Je nach „Nachhaltigkeits“-Aspekt wird zum Beispiel auf die Reduktion von CO2 oder einer umweltfreundlichen Verpackung hingewiesen. Wie oben beschrieben, kann dies als Differenzierungsmerkmal genutzt werden.  Zum Beispiel gibt es die Bügelbrille „pheos nxt“ von uvex in der klassischen Variante und in der Version „planet“ wie es das folgende Bild zeigt.

nachhaltige C-Teile
Links: uvex pheos nxt „klassisch“ – Rechts: uvex pheos nxt planet „nachhaltig“

Beispiele von Kissing, Kaiser + Kraft und uvex

Drei Lieferanten zeigen drei verschiedene Ansätze mit „nachhaltigen“ bzw. „umweltfreundlichen“ C-Artikeln umzugehen.

Kissing – Büromittelhändler aus Menden

  • Suche kann auf Öko-Artikel bzw. -Umweltartikel eingeschränkt werden
  • Label „Umweltfreundliches Produkt“  
  • Bei Papier 100% recycelt und bei Stiften Zertifizierung Produkt aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung oder ebenfalls recycelt
  • Es werden im Filter verschiedene Zertifizierungen angeboten:
    • Blauer Engel
    • CEChlorfrei
    • CO² neutral
    • ECF
    • Eco Pencil
    • EU-Ecolabel
    • FairtradeFSC®
    • GS-Zeichen
    • klimaneutraler Artikel der Eigenmarke
    • Nordic Swan
    • Produkt aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung
    • Produkt aus verantwortungsvoller Waldbewirtschaftung
    • recycelbar
    • recycelt
    • TCF
    • Vegan
nachhaltige C-Teile
Quelle: Kissing – buerologistic.de – Filter-Kriterium: Öko
nachhaltige C-Teile
Quelle: Kissing – buerologistic.de – Hinweis „Umweltfreundliches Produkt“

Kaiser + Kraft – Anbieter von Betriebseinrichtungen aus Stuttgart

  • Vergibt einen Score Namens „Enkelfähig Score“
  • Aktuell 1465 Artikel laut Filter Online Shop (Stand 01.12.2023)
  • Weitere Kategorien könnten unter dem Filter „Nachhaltigkeit“ gewählt werden
    • Nachhaltig / Enkelfähig
    • Aus Recyclingmaterial
    • Biologisch abbaubar / Naturprodukt
    • BLAUER ENGEL zertifiziert
    • CO2-kompensiertes Produkt
    • FSC® zertifiziert
    • PEFC zertifiziert
    • Produkt von CO2-kompensiertem Lieferanten
    • Recyclingfähig
nachhaltige C-Teile
Quelle: kaiserkraft.de – Garderobenbank Buche mit Enkelfähig Score
Nachhaltige c-artikel
Quelle: kaiserkraft.de – Icon/Hinweis Enkelfähig Score

Kaiser + Kraft schreibt: „Mit unseren enkelfähigen Produkten kaufen Sie heute richtig gut und nachhaltig ein. Darüber freuen wir uns – und danken Ihnen direkt mit vielen weiteren enkelfähigen Produkten; unser wachsendes Sortiment gekennzeichnet mit dem Enkelfähig Score. Damit machen wir es Ihnen auch noch ganz einfach, Enkelfähiges bereits auf den ersten Blick zu erkennen. Für ein bewussteres Einkaufen. Und eine lebenswerte Zukunft, in der wir unsere Enkel aufwachsen sehen.“

Der Score wird von Kaiser + Kraft wie folgt berechnet:

grüne c-artikel
Quelle: kaiserkraft.de – Enkelfähig Score

Weitere Erläuterungen zum Score findest du unter https://www.kaiserkraft.de/company/enkelfaehig-score/w/company_enkelfaehigscore/

Uvex – Hersteller von Persönlicher Schutzausrüstung aus Fürth

Der Hersteller und Spezialist für persönliche Schutzausrüstung in Fürth schreibt zu seinem Label:

„protecting planet ist für uvex mehr als ein Label. Basierend auf dem Markenclaim protecting people wird es zu einem Versprechen, die drei Nachhaltigkeitssäulen Ökologie, Ökonomie und Soziales in allen Unternehmensbereichen verantwortungsbewusst in alle Handlungen einzubeziehen.“

Das Label „protecting planet“ gibt es in acht Ausführungen. In jeder Ausführung wird jeweils auf einen Aspekt hingewiesen, z.B. auf die Reduktion von Energie oder auf die Verwendung biobasierter Materialien.

nachhaltige C-Teile
nachhaltige C-Teile
nachhaltige C-Teile
nachhaltige C-Teile
nachhaltige C-Teile
nachhaltige C-Teile
nachhaltige C-Teile

Im Online Shop von uvex finden wir die „uex pheos nxt“. Durch den Hinweis „planet“ erkennt der uvex-Fan den umweltfreundlichen Artikel. Das Label wird nicht dargestellt. Für den ambitionierten Käufer hilft das Produktdatenblatt weiter.

Online-Shop – Produktdetailansicht

nachhaltige C-Teile
Quelle: uvex-safety-shop.de – Bügelbrille mit Hinweis „planet“ im Kurztext

Online-Shop – Produktdatenblatt

nachhaltige C-Teile
Quelle: uvex-safety-shop.de – Produktdatenblatt
nachhaltige C-Teile
Quelle: uvex-safety-shop.de – Produktdatenblatt

Fazit und Umgang als Lieferant

C-Artikel gibt es auch in Grün. Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Anbieter. Mir persönlich gefällt der Ansatz von Kaiser + Kraft mit dem Score am besten, da mehrere Dimensionen gewertet werden und die Zahl dem Bedarfsträger (Kaufenden Mitarbeiter) selbst eine Bewertung erlaubt. Kaiser + Kraft wie auch Kissing stellen ihre „Labels“ jeweils im Online-Shop als Icon in der Produktübersicht wie auch auf der Produktdetailseite dar. Uvex schreibt die Informationen im Online-Shop in den Text. Dies zeigt, dass die Entwicklung von nachhaltigen C-Artikeln in den digitalen Wertschöpfungsprozess mit eingebunden werden sollte, damit die Informationen auch beim Kunden landen. Auch bei Kissing habe ich keine Erläuterung zum Hinweis „Umweltfreundliches Produkt“ gefunden. Ich halte fest: Für Käufer die grüner einkaufen möchten gibt es Produkte am Markt. Jedoch muss Engagement und Zeit mitgebracht werden. Lieferanten und Anbieter haben dort Potential in der Vermarktung. Lasst uns auch Käufern ohne Zeit „grüne“ Artikel sichtbar machen!

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

Quellen

,

Onventis aus der Sicht des Lieferanten: Wie das Onboarding gelingt!

Ihr langjähriger Kunde möchte mit ihnen über Onventis zusammenarbeiten. Das Ziel von Onventis ist, Einkaufsprozesse zu optimieren und Transparenz in der Beschaffung zu erhalten. Dieser Artikel zeigt Ihnen den Nutzen für ihre Kunden und wie Sie mit diesem effektiv zusammenarbeiten können.

Wer oder was ist Onventis?

Onventis wurde im Jahr 2000 in Stuttgart gegründet. Unternehmensziel ist es Organisationen dabei zu helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Durch die Nutzung dieses Systems können Kunden (einkaufende Unternehmen) Zeit und Kosten sparen. Solche Lösungen werden auch als E-Procurement-System bezeichnet. Zu den Mitbewerbern gehören coupa, sap ariba oder proactis. Solche Systeme sind speziell auf die Aufgaben des modernen Einkaufs abgestimmt. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Zu den Kunden die Onventis nutzen gehören Eberspächer, frischli, Schott, techem oder caterpillar.

Weshalb entscheiden sich Einkaufsorganisationen für Onventis?

Einer der größten Vorteile von Onventis ist die Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Dies hilft Mitarbeitern schnell den richtigen Artikel zu beschaffen und Einkäufern einfach an die gewünschten Informationen zu gelangen. Damit wird der Einkaufsprozess optimiert und unnötige manuelle Tätigkeiten reduziert. Dies bestätigt auch Michael Wlodarski, Director Process Management & eProcurement, von der SCHOTT AG:

„Vor allem die einfache Bedienbarkeit und die internationale Verfügbarkeit sind überzeugende Argumente für den Einsatz von Onventis an 26 Schott-Standorten in 13 Ländern.“

Ein weiterer Vorteil ist, dass Onventis alle Module in einer Plattform integriert hat. Somit greift der Einkauf für den Bestellprozess wie das Rechnungswesen für die Rechnungsabwicklung auf das gleiche System zu. Damit spart sich der Kunde Schnittstellen und somit Tests zu anderen IT-Systemen. Zudem bietet das System auch eine praktikable Option, Dienstleistungsaufträge abzuwickeln. Dienstleistungen einzukaufen ist in vielen Unternehmen eine große Herausforderung.

Was ist das Onventis Supplier Portal?

Als Lieferant können Sie im Supplier Portal alle Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar, wie zum Beispiel Artikel mittels eines BMEcat zu listen. Der BMEcat ist ein branchenübergreifender Standard zum Hochladen und Listen von Produktinformationen.

Onventis Bestellsystem
Onventis supplier portal

Wie listen wir Artikel?

Onventis bietet verschiedene Möglichkeiten an, Produktinformationen hochzuladen. Meine Empfehlung ist die gewünschten Optionen vorab mit dem Kunden zu klären. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von elektronischen Katalogen. Es wird zwischen statischen und dynamischen Katalogen entschieden. Statische Kataloge müssen bei jeder Änderung z.B. von Preisen oder Artikeln neu hochgeladen werden. Dazu bietet Onventis das Format BMEcat an und die Option eine Excel-Datei hochzuladen. Je nach Dateigröße können die Dateien entweder über die Web-Oberfläche oder über einen FTP-Server hochgeladen werden.

Onventis Bestellsystem BIZCon Job
Quelle: Onventis – Katalog Upload in Onventis

Dynamische Kataloge aktualisieren den Inhalt automatisch. Oftmals wird darüber auch die Lagerhaltigkeit dargestellt oder konfigurierbare Produkte angeboten. Damit entfallen nach einmaligem Onboarding weitere Aufwände für die Katalogpflege. Nachteil ist, dass ihr Kunde ihr Unternehmen explizit als Lieferanten auswählen muss und die Artikel nicht über die übergreifende Suche findet. Um diesen Nachteil zu neutralisieren gibt es Lösungsansätze, die jedoch den Rahmen dieses Blogartikels überschreiten würden. Das Katalogformat folgt dem OCI-Standard. OCI steht für open catalog interface und ist eine „Schnittstelle“ für Produktinformationen, die von SAP entwickelt wurde.

Nachdem Sie die Katalogart und weitere Details wie Sortimentsumfang mit ihrem Kunden geklärt haben, kann es mit der Kommunikation weitergehen. Also dem Austausch von Bestellungen oder Rechnungen.

Wie können wir Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung mit unsererm Kunden austauschen?

Die Artikel haben super Bilder, gute Preise und hilfreiche Beschreibungen für den Mitarbeiter. Nun kann es an die Kommunikation gehen. Auch hier gibt es zwei Optionen. Zum einen kann dies über das WEB-Portal von Onventis manuell abgeholt bzw. via PDF ausgetauscht werden. Fachleute sagen dazu WEB-EDI. Oder die Nachrichten werden via EDI ausgetauscht. Unter EDI versteht man den elektronischen und automatisierten Austausch von Dokumenten.

➡️ Der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumente zwischen Lieferanten und Kunde wird als EDI bezeichnet. Durch kurzfristigen Informationsaustausch können Unternehmensabläufe optimiert werden. Prozesskosteneinsparung und die Optimierung von Abläufen sind die Folge.

Im Sinne der Prozessoptimierung fällt die Entscheidung auf EDI. In diesem Fall kann folgende Nachrichtenarten umsetzen:

  • Auftrag
  • Auftragsbestätigung
  • Auftragsänderung
  • Lieferavis
  • Rechnung

Wie im Katalogumfeld gilt es hier in die jeweiligen Nachrichten mit deinem Kunden abzustimmen. Nehmen wir an, dass die Finanzbuchhaltung deines Kunden für die Rechnungsabwicklung ein anderes System nutzt. In diesem Fall gilt es die den Rechnungsaustausch getrennt von Onventis zu klären.

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Bisher bin ich davon ausgegangen, dass zu deinem Kunden eine enge Beziehung und genügend Umsatz erzielt werden. Onventis setzt dafür die Schwelle auf 35.000 €. Nun gilt es zu prüfen, ob die Zusammenarbeit wirtschaftlich ist. Damit Sie das Angebot von Onventis grob einschätzen können, habe ich hier ein paar Zahlen zusammengetragen.

Parameter wie Umsatzgröße oder Umsetzung im Testsystem verändern die Preisgestaltung. Für einen Katalogupload durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Sollte ein dynamischer Katalog (z.B. OCI 4.0) implementier werden, kann mit ca. 600 € netto kalkuliert werden.

Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Kosten können gespart werden, wenn ihr Kunde den EDI-Auftrag selbst einrichtet. Dazu ist die Übermittlungsart von PDF auf OpenTRANS 1.0 zu ändern. Dann fehlt noch Änderung der E-Mail-Adresse. Damit die EDI-Bestellung direkt an das „IT-System“ des Lieferanten geht.

Welche EDI-Optionen bietet Onventis an?

Für die Implementierung des elektronischen Datenaustausches (EDI) sind noch ein paar Rahmenbedingungen zu beachten. Dazu gehört das Format wie der Übertragungsweg. Sollte diese nicht bekannt sein, frage deine Kollegen aus dem IT-Bereich.

Fazit – Onventis ein nutzerfreundliches E-Procurement-System

Onventis ist ein führendes E-Procurement-System made in Germany. Das Stuttgarter Unternehmen setzt auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit ihres Systems. Für Lieferanten steht das Onventis supplier portal zur Verfügung. Darüber erhält der Lieferant einen schnellen Überblick über alle verknüpften Kunden. Es ist möglich den jeweiligen Kunden auszuwählen und offene Aufgaben wie z.B. den Upload eines BMEcat vorzunehmen. Dabei fallen Kosten an, wenn der Katalog eine gewisse Dateigröße überschreitet und ein SFTP-Server genutzt werden muss. Für Lieferanten mit vielen Kunden über Onventis lohnt sich auch die Umsetzung des elektronischen Datenaustausches via EDI. Bei der automatisierten Verarbeitung von Bestellungen und dem automatischen Versand von Rechnungen steigern die Effizienz der Auftragsabwicklung. Mit Onventis haben Sie als Lieferant einen kompetenten Partner an ihrer Seite der weis, was er kann. Mein Tipp zum Schluss: Definieren Sie mit ihrem Kunden den gewünschten Umfang wie Art des Artikelbereitstellung (dynamsiche bzw. statsicher Katalog) und die Umsetzung von EDI Nachrichten. Danach können Sie die definierten Parameter via Onventis Shop bestellen!

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – Haufig gestellte Fragen

Was ist Onventis?

Onventis ist Anbieter eines E-Procurement-System. Das System unterstützt bei der Lieferantenauswahl, Abstimmung von Rahmenverträgen, Abwicklung des Beschaffungsprozesses und beim Lieferantenmanagement. Damit kann der Beschaffungsprozess optimiert werden, Kosten eingespart und die Transparenz im Einkauf gesteigert werden.

Welche Kunden verwenden Onventis?

Zu den Kunden gehören: Eberspächer, frischli, Schott, techem, Caterpillar

Was kostet Onventis für Lieferanten?

Dies kommt auf diverse Parameter wie Projektumfang, Umsatzgröße, oder Umsetzung im Testsystem an. Folgende Werte sind für eine grobe Einschätzung gedacht. Für einen Katalogupload (BMEcat) durch Onventis fallen ca. 500 € netto an. Erfolgt der Upload auf seitens des Lieferanten über einen SFTP-Account fallen ca. 950 € netto einmalig für die Einrichtung ein. Im Falle des elektronischen Datenaustausches via EDI fallen pro Nachricht ca. 900 € netto an. Zudem kommt noch eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Schnittstelle hinzu.

Was ist das Onventis supplier portal?

Als Lieferant kannst du im Supplier Portal all deine Kunden einsehen. Bei Klick auf den jeweiligen Kunden sind weitere Optionen verfügbar wie die Artikellistung, Einsehen von Bestellungen oder Abgabe von Angeboten.

Welche Lieferanten nutzen das Onventis supplier portal?

Das Onventis supplier portal ist vor allem für Lieferanten gedacht, die mehrere Kunden über Onventis beliefern. Dazu gehören Anbieter wie Hahn + Kolb, Kaiser + Kraft, Sonepar, Haufe, Uvex oder Staples.

Quellen

,

Das SAP Ariba Business Network > Einführung für Lieferanten

Häufen sich folgende Anfragen von ihren Kunden?

  • „Bitte listen Sie die verhandelten Artikel auf SAP Ariba.“
  • „Bitte bestätigen Sie unserer Bestellungen über das Ariba Business Network.“
  • Oder „Bitte beantworten Sie die Lieferantenselbstauskunft auf Ariba.“

Sie fragen sich, was es mit SAP Ariba und mit dem Business Network auf sich hat? Dann ist dieser Blogbeitrag genau der richtige für Sie!

Was ist SAP Ariba?

SAP Ariba ist eine cloudbasierte Beschaffungssoftware. SAP kaufte dieses Unternehmen im Jahr 2012 für 3,3 Mrd. Euro (laut Handelsblatt). Mit 4,1 Millionen Unternehmen gehört SAP Ariba zu den führenden Einkaufssystemen. Über dieses System ist die Steuerung der gesamten Einkaufsdisziplinen möglich. Daher ermöglicht diese Lösung die Steuerung von Einkaufsprozesse, das Lieferantenmanagement, Abwicklung von Ausschreibungen, Vertragsmanagement, elektronische Beschaffung wie den Austausch von elektronischen Nachrichten (EDI) vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung und Vertragsmanagement. Diese Software soll Unternehmen helfen, ihre Einkaufseffizienz zu verbessern und Kosten zu senken.

Welche Einkaufsorganisationen setzen SAP Ariba ein?

SAP Ariba wird von einer Vielzahl von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen genutzt. Einige Beispiele sind:

  • General Electric
  • Hilti
  • Nestlé
  • Coca-Cola
  • Honeywell
  • 3M
  • Deutsche Bank
  • Siemens
  • Lufthansa
  • Philips

Welche Vorteile bieten die Funktionen in SAP Ariba?

SAP Ariba wurde entwickelt, um die Beziehung zwischen Einkaufsorganisationen und deren Lieferanten zu gestalten. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

Vorteile für Einkaufsorganisationen

  • Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse wie elektronische Rechnungsstellung und Vertragsmanagement
  • Kosteneinsparungen durch die Nutzung von Sourcing-Tools, die das direkte Kommunizieren und Verhandeln mit Lieferanten ermöglichen
  • Verbesserung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Bestellungen und Lieferungen
  • Risikominimierung von Lieferausfällen und Qualitätsproblemen, indem man die Leistung von Lieferanten überwacht und bewertet

Vorteile für Lieferanten

  • Erhöhung der Sichtbarkeit und Gewinnung von Neukunden
  • Automatisierung von Prozessen mittels elektronischen Datenaustausches (EDI). Aufträge, Auftragsbestätigungen und Rechnungen können automatisiert und ohne manuellen Eingriff abgewickelt werden
  • Überwachung der erbrachten Leistung und Sicherstellung der Zufriedenheit von Kunden

Was genau ist da SAP Ariba Business Network?

Das Ariba Business Network ist ein Online-Marktplatz und Geschäftsplattform. Diese Lösung ermöglicht es Unternehmen, elektronisch Geschäfte miteinander durchzuführen und dabei ihre Einkaufs- und Lieferantenprozesse zu optimieren.

Module des Ariba Business Netzwerkes

Das Ariba Business Network bietet eine Reihe von Modulen:

Ariba Discovery: Dieses Modul ermöglicht es Kunden nach spezifischen Anforderungen passende Lieferanten zu finden. Mittels Aufforderungen zur Angebotsabgabe, den sogenannten RFPs (Request for Proposal) oder RFIs (Request for Information), wird dieser Prozess strukturiert abgebildet. Der Kunde hat die Möglichkeit, einen digitalen Fragebogen an viele passende Lieferanten zu senden. Damit sinkt der Aufwand für die Lieferantensuche und der aufwendige Vergleich der Antworten in Excel. Für Lieferanten besteht ebenfalls die Möglichkeit, passende Kunden für Ihre Angebotsportfolio zu finden.

Ariba Proposals and Questionnairies: Dieses Modul wird für das Onboarding von Lieferanten oder Einholen von geschäftskritischen Informationen genutzt. Diese Funktion trägt zur Automatisierung des Beschaffungsprozesses bei, verbessert die Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten.

Ariba Contract Management: Dieses Modul machte es möglich Verträge zu verwalten. Dazu gehört die Initiierung, Erstellung, Bearbeitung, Verhandlung oder auch die Genehmigung. Damit ist es möglich, dass Kunden und Lieferanten gemeinsam an Vertragsbedingungen arbeiten. Diese Funktion trägt dazu bei, den Vertragsverwaltungsprozess zu rationalisieren, die Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten zu verbessern und Verzögerungen zu reduzieren. Darüber hinaus können Kunden und Lieferanten Zeit und Geld sparen, da weniger Papierdokumente ausgetauscht werden müssen.

Wie können Artikel bei SAP Ariba gelistet werden?

Um Artikel auf SAP Ariba zu listen, sind folgende Schritte nötig. Ziel ist einen Katalog im Ariba cif-Format als Exceldatei oder als punchout cXML zu erstellen und hochzuladen.

  1. Registriere dich als Lieferant auf im SAP Ariba Business Network
  2. Melden dich unter dem Ariba Network-Konto an und navigiere zum Bereich „Katalogverwaltung“
  3. Liste die Artikel über das mit dem Kunden vereinbarte Katalogformat. Als Optionen stehen im Regelfall das CIF-Format, punchout cXML oder Excel zur Verfügung
  4. Bevor du der Katalog Klicke auf „Neuen Katalog erstellen“ und gebe die erforderlichen Informationen ein, wie z.B. den Katalogtitel, die Sprache und die Währung
  5. veröffentlichst, solltest du diesen auf Vollständigkeit überprüfen. Sobald der Katalog veröffentlicht wurde, ist dieser für den Kunden sichtbar
  6. Nach Freigabe des Kataloges auf Kundenseite wird dieser auch für die Bedarfsträger sichtbar. Bedarfsträger sind Mitarbeiter, die die Artikel über SAP Ariba bestellen

Diese Schritte stellen ein grundsätzliches Vorgehen vor. Je nach Version und Einstellungen des Kunden können diese unterschiedlich sein.

Startsteite sap portal
Dashboard von SAP Ariba

Was ist das Ariba CIF-Format?

Das Ariba CIF-Format ist eine Dateistruktur für den Austausch von Artikeldaten, das von SAP Ariba entwickelt wurde. Über diese Datei ist die Listung der Artikel auf Kundenebene möglich. Der große Vorteil ist, dass über diesen Weg Preise, Materialnummern und Mengeneinheiten im Kundensystem wie beim Lieferanten übereinstimmen. Somit wird eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung von Bestellungen gewährleistet. Das gleiche Ergebnis erreicht man auch über die anderen beiden Formate Excel oder punchout cXML.

Was kostet Ariba für den Lieferanten?

Als Lieferant besteht die Möglichkeit, ein kostenfreies Standardkonto zu beantragen. Darüber hinaus besteht die Upgrade-Option auf ein Unternehmenskonto. Die Unterschiede zeigt die folgende Grafik:

kontos auf sap ariba
Unterschied zwischen Standard- und Unternehmenskonto | Quelle: SAP Ariba

Die spezifischen Kosten im Unternehmenskonto unterscheiden sich nach den Dokumenten, die über das Portal ausgetauscht werden. Dazu gehören alle Bestellungen oder auch Rechnungen. In vier Levels von Bronze bis Platinum erfolgt die jeweilige Einstufung des Lieferanten-Kontos.

sap ariba business network mitgliedschaften
Die möglichen Abonnements nach Anzahl der Geschäftsdokumente | Quelle: SAP Ariba

Fazit

SAP Ariba gehört mit den Nutzern aus 4,1 Millionen Unternehmen zu den führenden Einkaufssystemen. Der Fokus ist die Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant in der gesamten Einkaufswertschöpfung. Kunden können passende Lieferanten finden, über Ausschreibungen Geschäftsbeziehungen starten oder bestehende Lieferanten ins digitale Vertragsmanagement integrieren.

SAP ist der mit Abstand führende Anbieter für Warenwirtschaftssysteme (ERP-Systeme). Wenn nun die Einkaufsprozesse optimiert werden sollen, liegt der Einsatz von SAP Ariba nahe. Hauptgründe dafür ist die „einfache“ Integration in das ERP-System von SAP. Damit versprechen sich viele Unternehmen eine schnelle Implementierung und reibungslose Schnittstellen. Daher gehe ich davon aus, dass die Bedeutung von SAP Ariba in den nächsten Jahren deutlich zunehmen wird. Es lohnt sich, sich mit diesem Anbieter zu beschäftigen und den Automatisierungsgrad zu steigern.

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – Häufige gestellte Fragen

Was ist das SAP Ariba Business Network?

Das Ariba Business Network verbindet Unternehmen auf der ganzen Welt, es ermöglicht es Unternehmen, ihre Einkaufsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern.

Was kostet Ariba für den Lieferanten?

Die Kosten richten sich nach Art des Kontos (Standard- oder Unternehmenskonto). Im Unternehmenskonto wird nach der Anzahl der ausgetauschten Dokumente eine transaktionsgebundene Gebühr erhoben.

Was ist das Ariba CIF-Format?

Das Ariba CIF-Format ist eine Dateistruktur für den Austausch von Artikeldaten, das von SAP Ariba entwickelt wurde. Über diese Datei ist die Listung der Artikel auf Kundenebene möglich.

Ist SAP Ariba ein ERP-System?

Nein, Ariba ist ein cloudbasiertes Einkaufssystem. Ein ERP-System (dt. Warenwirtschaftssystem) wird für die Planung und Steuerung von Ressourcen genutzt. D.h. die Koordination von Fertigungs- oder Logistikprozessen. SAP Ariba ist auf die gesamte Wertschöpfungskette des Einkaufs ausgerichtet und kann mit ERP-System verknüpft werden.

Welche Unternehmen nutzen SAP Ariba?

SAP Ariba wird von 4,1 Millionen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen genutzt. Einige Beispiele sind:
 General Electric, Hilti, Nestlé, Coca-Cola, Honeywell, 3M, Deutsche Bank, Siemens, Lufthansa, Philips

Quellen

,

Das coupa supplier portal > Nichts wovor sich Lieferanten fürchten müssen!

„Wir führen coupa ein und möchten Sie bitten, Ihre Artikel hochzuladen!“ Kommt Ihnen dieser Wunsch bekannt vor? Oder senden ihre Kunden die Einladung zur Registrierung ohne Bescheid zu geben?  Beide Vorgehensweisen habe ich schon vielfach erlebt. Was dies für Sie als Lieferanten bedeutet und was das coupa supplier portal ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Weshalb führt ihr Kunde coupa ein?

Ein moderner Einkäufer kauft schon lange nicht mehr ein. Es geht vielmehr darum strategische Partnerschaften mit Lieferanten auszubauen, die Lieferketten zu steuern, Transparenz in die Ausgaben zu bringen und die Unternehmensstrategie in puncto Nachhaltigkeit mit Lieferanten umzusetzen.

Um all diesen Aufgaben gerecht zu werden, gibt es Einkaufssysteme (E-Procurement Systeme), die von Technologie-Unternehmen entwickelt und angeboten werden. Coupa, aus San Mateo in Kalifornien, ist einer davon. Mitbewerber sind SAP Ariba, Ivalua oder auch Newtron, um ein paar zu nennen. Mit der Einführung von coupa hat die Einkäuferin wie der Einkäufer ebenfalls die Möglichkeit, „Guided Buying“ einzuführen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter aus der Fachabteilung im Einkaufsprozess geführt wird und nur Lieferanten oder Sortimente nutzen kann, die freigegeben wurden. An dieser Stelle kommen Sie in ihrer Rolle als Lieferant ins Spiel. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie die Details zum coupa supplier portal.

➡️ Ein E-Procurement System hilft dabei Bestellungen bei favorisierten Lieferanten zu tätigen. Ohne eines solchen Systems ist die Gefahr von Maverick Buying groß. Also die Beschaffung von Artikeln ohne Rücksichtnahme auf bestehende Rahmenverträge. Dazu empfehlen wir diesen Blogbeitrag: Was ist Maverick-Buying und welche Bedeutung hat es für den Einkauf?

Was ist das coupa supplier portal?

Das coupa supplier portal (CSP) oder auch Coupa Lieferantenportal genannt, ist der Bereich für Lieferanten, indem Kataloge bzw. Produktdaten hochgeladen werden können. Auch der Prozess von Auftrag, über Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung wird darüber abgebildet. Im coupa supplier portal kann der Lieferant zentral alle seine Kunden verwalten.

Coupa Lieferantenportal
Das coupa supplier portal

Wo kann ich Artikeldaten inkl. Preise hochladen?

Um Artikelinformationen bereitzustellen, gibt es zwei Optionen bei coupa. Die erste Option ermöglicht ein Katalog-Template herunterzuladen, zu befüllen und wieder hochzuladen. In der zweiten Option kann ein sogenannter punchout-catalog zur Verfügung gestellt werden. Bei dieser Option wählt der einkaufende Mitarbeiter (Bedarfsträger) den Lieferanten aus, springt auf dessen „Online-Shop“ und nach dem Absenden des Warenkorbs werden die Artikel ins coupa System übertragen. Dort erfolgt dann die Kontierung und Freigabe der Bestellung durch den Kostenstellenverantwortlichen.

Option 1: Katalog-Template

Das Katalog-Template kann unter dem Menüpunkt Kataloge bzw. catalogs heruntergeladen werden. Ich empfehle immer im englischen Sprachkontext zu bleiben, da auch der Katalog im Sprachkontext der Plattform validiert wird.

staging plattform
Download und Upload des Excel Templates

Option 2: Punchout-catalog

Der Punchout-catalog kann mit Hilfe des Kunden bzw. dessen Dienstleisters implementiert werden. Dazu sind die Logindaten, Shared-Secret etc. auszutauschen.

Ihr Kunde hat die Möglichkeit, die Pflichtfelder des Excel-Templates zu individualisieren. Daher kann es sein, dass das Template eines anderen Kunden davon abweicht. Mein Tipp: Um zu standardisieren und zu automatisieren ist die Implementierung eines Punchout-catalogs zu empfehlen!

Wie erhalte ich künftig die Bestellungen?

Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht. Die gute Nachricht ist, dass die Bestellungen via Electronic Data Interchange (EDI) implementiert werden können. EDI steht für Nachrichten wie zum Beispiel Bestellungen, die automatisiert und ohne manuelle Nachbearbeitung in einem Warenwirtschaftssystem (ERP-System) angelegt werden. Nun zu der schlechten Nachricht. Wenn deine Firma EDI nicht umsetzen kann, dann wird WEB-EDI auf dich zukommen. Während der Kunde auf seiner Seite automatisiert arbeiten kann, musst du dich als Lieferant im coupa supplier portal anmelden, um dort jede Bestellung manuell abzuholen.

➡️ Mehr zu WEB-EDI findest du im Beitrag: WEB-EDI vs. EDI > Der Kampf um die Skalierbarkeit

Der Folgeprozess: Von Auftragsbestätigung bis zur Rechnung.

Je nach Projektumfang deines Kunden kann es zur Forderung nach Auftragsbestätigungen oder Rechnungen kommen. In diesem Fall gibt es ebenfalls die beiden Optionen EDI oder WEB-EDI, wie zuvor bei den Bestellungen beschrieben. Im Falle der Rechnungen und dem Prozessweg WEB-EDI muss sich der Lieferant dort einloggen und im coupa supplier portal die Daten entsprechend hinterlegen. Wie dies funktioniert, erfährst du im Helpcenter von coupa. Die Abkürzung zu den entsprechenden Videos findest du hier.

Management von mehreren Kunden über coupa

Im Lieferantenportal von coupa können Sie alle ihre Kunden managen. Sobald der nächste Kunde eine Anfrage via E-Mail stellt, kann diese Anfrage mit dem bestehen Nutzer/Konto verknüpft werden. Sollte bereits ein weiteres Konto bestehen, kann dies zusammengeführt (Merge Accounts) werden. Somit können Sie alle Kunden über ein Konto pflegen und bearbeiten.

Fazit

In diesem Beitrag haben Sie erfahren, dass coupa einen großen Mehrwert bei der Unterstützung von Einkaufstätigkeiten liefern kann. Das Onboarding von Lieferanten ist notwendig, da solche Cloud basierten Einkaufssysteme ebenfalls für den Austausch von Produktdaten, Bestellungen und Rechnungen verwendet werden. Dies kann entweder über einen manuellen Upload eines Excel-Templates erfolgen oder über die Variante des Punchout-catalogs. Zu empfehlen ist der automatisierte Prozess des Bestellaustausches über EDI (Electronic Data Interchange). Wer dies nicht im Leistungsportfolio hat, kann manuell via WEB-EDI Bestellungen abholen bzw. Auftragsbestätigungen oder Rechnungen buchen. Wenn Sie mit coupa sofort starten möchten, können Sie sich hier kostenfrei registrieren. Wir halten fest: Das coupa supplier portal ist nichts, wovor sich Lieferanten fürchten müssen!

Experte Unternehmensentwicklung
Peter Prütting lotst die digitale Transformation bei GS SCHENK. Er teilt seine Erfahrungen aus 13 Jahren Change in Familienunternehmen. Seine Philosophie ist: vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt. Kollegen schätzen ihn als bodenständige Führungskraft. Energie tankt er in der Natur beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist Coupa?

Coupa ist ein elektronisches Einkaufssystem (E-Procurement System), das die Zusammenarbeit zwischen Kunde und vielen Lieferanten optimiert. Das System ist eine Cloud-Plattform für geschäftliche Ausgaben. Coupa unterstützt Einkäufer dabei die Einkaufsrichtlinien umzusetzen, Risikomanagement zu betreiben und Transparenz über Ausgaben zu erhalten.

Was ist das Coupa Lieferantenportal?

Das Coupa Lieferantenportal oder auch coupa supplier portal (CSP) genannt, ist der Bereich für Lieferanten, indem die Kataloge bzw. Artikeldaten hochgeladen werden können. Zudem wird darüber der Prozess von Auftrag, über Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungsstellung abgebildet. Im coupa supplier portal kann der Lieferant alle seine Kunden verwalten.

Wie viel kostet die Nutzung des coupa supplier portal für Lieferanten?

Coupa erhebt keine Gebühren von Lieferanten für die Nutzung des Coupa Lieferantenportals.

Können über coupa auch EDI-Nachrichten ausgetauscht werden?

Die Automatisierung der Nachrichten ist via Electronic Data Interchange (EDI) möglich

Ist es möglich auf der Rechnung Versandkosten hinzufügen?

In der Rechnung unter den Artikelpositionen können diese erfasst werden, siehe Screenshot.Shipping cost coupa

Kann coupa einen Punchout-Katalog verarbeiten?

Ja, coupa kann cXML Punchout-Kataloge verarbeiten.

Quellen

Meine Mission

Digitalisierung im Familien-Unternehmen: Vom Menschen gedacht, von Werten geleitet, mit IT umgesetzt.

unternehmensentwicklung

Navigation

Austausch & Netzwerk WMB-Blog Über Peter

Meine Themen

  • Familienunternehmen durch den digitalen Wandel führen
  • Unternehmenswerte in Technologien übersetzen
  • Digitale Prozesse in den Alltag integrieren

©2026 WMB-Blog | Impressum | Datenschutzerklärung |