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IDS Connect: Effizienzsteigerung durch schlanke Prozesse für Handwerker

Die Digitalisierung revolutioniert das Handwerk und mit ihr die Art und Weise, wie Handwerksbetriebe ihre Prozesse organisieren. Eine zentrale Rolle spielt dabei die IDS Connect-Schnittstelle. Sie ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen Handwerkersoftware und den Onlineshops von Lieferanten. Doch welche spezifischen Anwendungsfälle eröffnet diese Technologie? Und wie profitieren Betriebe davon? In diesem Beitrag beleuchte ich die Potenziale von IDS Connect und zeige praxisnahe Einsatzmöglichkeiten auf.

Schnittstelle Handwerkersoftware
IDS Connect verbindet die Handwerkersoftware mit dem Onlineshop des Lieferanten

Warum IDS Connect unverzichtbar ist!

Die Anforderungen an Handwerksbetriebe wachsen. Kunden erwarten schnelle Angebote, präzise Kalkulationen und eine zügige Auftragsabwicklung. Gleichzeitig müssen interne Abläufe effizient gestaltet werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Handwerkersoftware unterstützt diese Prozesse. Um diese mit aktuellen Informationen zu versorgen ist ein hoher manueller Pflegaufwand erforderlich. Hier setzt die Schnittstelle IDS Connect an. IDS steht für „Integrierte Datenschnittstelle“ und ermöglicht folgende Einsatzmöglichkeiten:

  • Direkten Zugriff auf aktuelle Artikeldaten wie Preise, Bilder, Texte und Verfügbarkeiten
  • Automatisierten Datenaustausch zwischen Handwerkersoftware und den Onlineshops der Lieferanten
  • Reduktion manueller Arbeitsschritte, was Zeit spart und Fehler minimiert

Ein Beispiel: Früher mussten Handwerker Produktdaten aus Katalogen oder Angeboten manuell in ihr System übertragen. Dies ist ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, vor allem in dynamischen Märkten. Mit IDS Connect wird dieser Schritt digitalisiert.

Anwendungsfälle der IDS-Connect-Schnittstelle in der Praxis

Mit dieser Schnittstelle können verschiedene Anwendungsfälle optimiert werden. Im Folgenden finden Sie fünf Einsatzmöglichkeiten:

Effiziente Warenkorbabwicklung

Ein zentraler Anwendungsfall von IDS Connect ist die Abwicklung von Warenkörben.

Schnittstelle Handwerkersoftware
IDS Connect – Warenkorbabwicklung

Praxisbeispiel:

Ein Betrieb aus dem Bereich Klimatechnik nutzt seine Handwerkersoftware, um einen Warenkorb mit benötigten Materialien für den Kundenauftrag zu erstellen. Über IDS Connect wird dieser direkt an den Lieferanten übermittelt. Alternativ kann der Betrieb einen im Onlineshop erstellten Warenkorb in seine Software importieren, um ihn weiterzuverarbeiten – sei es für Kalkulationen, Angebote oder Bestellungen.

Vorteile:

  • Keine doppelte Dateneingabe
  • Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
  • Direkte Weiterverarbeitung der Daten in der eigenen Software

Direkter Zugriff auf Artikeldaten

IDS Connect ermöglicht es, Artikelinformationen wie Preise, Verfügbarkeiten oder technische Details in Echtzeit abzurufen. Dabei muss das System nicht verlassen werden und die Schnittstelle greift im „Hintergrund“ die gewünschten Informationen ab.

Schnittstelle Handwerkersoftware
IDS Connect – Artikel-Deep-Link

Praxisbeispiel:

Ein Installateur ist bei einem Kunden vor Ort und stellt fest, dass ein Ersatzteil benötigt wird. Über die Funktion „Artikel-Deep-Link“ ruft er direkt aus seiner Software die Verfügbarkeit des Artikels beim Großhändler ab. Innerhalb weniger Sekunden kann er den Artikel bestellen. Und dies ohne Umwege über das Büro.

Vorteile:

  • Echtzeit-Daten ersparen unnötige Nachfragen
  • Kunden durch schnelle Informationsweitergabe begeistern
  • Optimierung des Gesamtprozesses vom Angebot über die Bestellung bis hin zur Rechnungsabwicklung mit dem Lieferanten

Angebotserstellung

IDS Connect erleichtert die Angebotserstellung erheblich, da aktuelle Artikeldaten direkt eingebunden werden können.

Schnittstelle Handwerkersoftware
IDS Connect – Angebotsabwicklung

Praxisbeispiel:

Ein Dachdecker besucht einen Kunden vor Ort und bespricht mit ihm die Planungen für das neue Hausdach. Über die integrierte Datenschnittstelle (IDS Connect) fügt er aktuelle Preise und Verfügbarkeiten direkt in sein Angebot ein. Innerhalb weniger Minuten wird das fertige Angebot per E-Mail an den Kunden gesendet.

Vorteile:

  • Schnelle Angebotserstellung steigert die Kundenzufriedenheit
  • Präzisere Kalkulationen durch tagesaktuelle Daten
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand durch automatisierte Prozesse

Auftragsbearbeitung

Auch bei der Bearbeitung von Aufträgen bietet die IDS-Schnittstelle erhebliche Vorteile, da alle relevanten Daten zentral verfügbar sind.

Schnittstelle Handwerkersoftware
IDS Connect – Auftragsabwicklung

Praxisbeispiel:

Ein Trockenbauer erhält einen Auftrag für weitere Objekte. Über IDS Connect greift er auf die Artikeldaten seines Lieferanten zu und spielt diese direkt in seinen Auftrag ein. Änderungen oder Ergänzungen können in Echtzeit vorgenommen werden, ohne Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Systemen überwinden zu müssen.

Vorteile:

  • Effiziente Bearbeitung von Aufträgen durch direkte Integration von Artikeldaten
  • Nahtlose Kommunikation zwischen Handwerkersoftware und Onlineshop
  • Fehlerreduktion durch automatische Datenübernahme

Stets aktuelle Daten durch Integration von Lieferanten-Systemen

IDS Connect schafft eine nahtlose Verbindung zwischen Handwerkersoftware oder ihrem ERP-System mit den Onlineshops der Lieferanten herzustellen.  Dadurch sind Artikeldaten stets aktuell im eigenen System verfügbar.

Schnittstelle Handwerkersoftware
IDS Connect – Aktualisierung von Artikelstamm- und Bewegungsdaten

Praxisbeispiel:

Ein Malerbetrieb nutzt IDS Connect, um direkt aus seiner Software auf das Shop-System seines Großhändlers zuzugreifen. Dort kann er Produkte suchen, Preise vergleichen und Bestellungen aufgeben. Und dies, ohne die Software zu verlassen.

Vorteile:

  • Zentralisierte Prozesse ohne Medienbrüche
  • Erhöhte Effizienz bei der Produktsuche und Bestellung
  • Bessere Übersicht über verfügbare Produkte

Vorteile von IDS Connect für Handwerksbetriebe

Die Einführung von IDS Connect bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  1. Zeitersparnis: Routineaufgaben wie das manuelle Übertragen von Daten entfallen
  2. Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren Eingabefehler
  3. Kostenkontrolle: Durch tagesaktuelle Preisabfragen können Kosten präziser kalkuliert werden
  4. Flexibilität: Daten sind jederzeit abrufbar, ob im Büro oder auf der Baustelle
  5. Kundenzufriedenheit: Schnelle Angebots- und Auftragsbearbeitung stärkt die Beziehung zu Kunde

Welche ERP- oder Handwerkersoftware bietet diese Schnittstelle an?

Hier finden Sie eine Übersicht über Softwareanbieter, die die IDS-Connect-Schnittstelle anbieten. Je nach Lizenzmodell und Softwarereife können Anbieter fehlen. Ich empfehle den direkten Kontakt zum aktuellen oder potenziellen Softwareanbieter zu suchen und Details zu besprechen.

Was ist bei der Einführung zu beachten?

Datenqualität ist das Fundament des Prozesses. In der Handwerkersoftware sollten sauber Artikelstammdaten hinterlegt sein. Dies bedeutet, dass in der Artikelnummer eine eindeutige Nummer steht. Dort kann auf die Artikelnummer des Herstellers oder die EAN-Nummer zurückgegriffen werden. Dies ist wichtig, damit die Artikel über die Schnittstelle identifiziert werden können.

Zudem ist es wichtig sich die Prozesse und Ziele anzusehen. Nicht jede Möglichkeit, die mit dieser Schnittstelle umsetzbar ist, ist auch relevant für Ihren Betrieb. Vor der technischen Umsetzung gilt es die einzelnen Schritte zu definieren.

Sollten Kollegen und Mitarbeiter involviert sein, sollten diese frühzeitig mit eingebunden werden. Durch Beteiligung kann Akzeptanz entstehen. Denn was hilft die beste Datenqualität und ein erstklassiger Prozess, wenn diese nicht genutzt werden.

Magisches Dreieck – Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung der IDS-Schnittstelle

Was ist der Unterschied zu OCI, UGL, OMD, cXML Punchout und dem Katalogformat DATANORM?

Neben der IDS-Connect gibt es weitere Schnittstellen und Datenformate, die systemübergreifenden Arbeiten ermöglichen. Der folgende Abschnitt soll helfen die Unterschiede aufzuzeigen. Diese „Werkzeuge“ für optimale Prozesse hängen von dem gewählten System (z.B. Handwerkersoftware, ERP-System), der Zielstellung und technischen Fähigkeiten ihrer wichtigsten Lieferanten ab.

OCI-Schnittstelle

OCI steht für Open Catalog Interface. Diese Schnittstelle wurde von SAP entwickelt und ist in vielen ERP-Systemen zum Standard geworden. Vor allem Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe setzten auf diese Schnittstelle. Mittlerweile gibt es auch spezielle Einkaufssysteme, auch E-Procurement-Systeme genannt, die auf diese Schnittstelle setzen.

Funktion:

  • Artikel aus dem Onlineshop des Lieferanten in die Handwerkersoftware oder das ERP-System importieren.

Unterschied zu IDS-Connect:

  • Für die Übermittlung von Bestellungen wird eine separate Schnittstelle (z.B. EDI) benötigt

DATANORM Katalog

DATANORM ist ein strukturiertes Datenformat, das für die Anlage und Pflege von Artikeldaten in Handwerkersoftware entwickelt wurde. Darin sind die rudimentären Daten wie Artikelnummer, Bezeichnung und Preis beinhaltet. Dieses Katalogformat wird auch als statisch bezeichnet, da bei jeder Änderung ein neuer DATANORM-Katalog beim Lieferanten erzeugt werden muss und in der Software des Handwerkbetriebes eingespielt werden muss.

Funktion:

  • Anlage und Pflege von Artikeldaten

Unterschied zu IDS-Connect:

  • Statisches Katalogformat im Gegensatz zur dynamischen IDS-Schnittstelle, auch dynamischer Katalog genannt
  • Artikelanlage in der Handwerkersoftware möglich
  • Ergänzung zu IDS-Connect. Erst mit DATANORM die Artikel anlegen und mit IDS Connect Preise aktuell halten

OMD-Schnittstelle

OMD steht für Open Masterdata. Wie die IDS-Connect-Schnittstelle wird OMD von der ITEK GmbH entwickelt. Wer mit dem Katalogformat DATANORM arbeitet, kann dadurch die fehlenden Informationen wie Bilder oder Datenblätter bei Bedarf ergänzen. Mittelfristig soll OMD das veraltetet Format DATANORM ersetzen.

Funktion:

  • Mit Open Masterdata können in Echtzeit Artikeldaten vom Lieferanten abgerufen werden. Dazu wird eine Artikelnummer oder die EAN (bzw. GTIN) benötigt. Diese kann manuell angegeben werden oder aus dem DATANORM Katalog ausgewählt werden.

Unterschied zu IDS-Connect:

  • Für Artikel die sich nicht im Artikeldatenstamm in der Handwerkersoftware befinden können z.B. Bilder, Texte, Preise oder Leistungsverzeichnisse abgerufen werden
  • Anlage von neuen Artikeln in der Handwerkersoftware möglich
  • Ähnliche Funktion wie der „Artikel-Deep-Link“ von IDS 2.5, jedoch ein anderer Datenstandard

UGL-Schnittstelle

UGL ist die Abkürzung für „Übergabeschnittstelle Lang“. Ursprünglich wurde diese von der Großhandelsgruppe „GC Gruppe“ entwickelt. Als Basis dazu diente die UGS-Beschreibung (Übergabeschnittstelle).

Funktion:

  • Eine Excel-Datei wird aus dem Onlineshop des Lieferanten heruntergeladen werden. Die darin enthaltenen Informationen werden zur Erstellung von Angeboten oder Bestellungen genutzt. Der Fokus dieser „Schnittstelle“, die eher einem Katalog wie DATANORM, ähnelt ist der Dokumentenaustausch.

Unterschied zu IDS-Connect:

  • IDS-Connect ist eine automatische und moderne Schnittstelle. Bei UGL und UGS müssen die Daten manuell eingespielt werden
  • Reiner Fokus auf den Dokumentenaustausch wie z.B. der Bestellung

cXML Punchout-Catalog

Der Punchout-Catalog funktioniert ähnlich wie der OCI-Standard und wurde von Ariba aus der USA entwickelt. Systeme von Oracle, coupa oder SAP Ariba setzen auf diesen Standard. Über diese Schnittstelle kann ähnlich zu IDS Connect die Bestellung übermittelt. Zudem steht der Rückversand von Auftragsbestätigungen, Lieferavisen oder Rechnungen zur Verfügung.

Funktion:

  • Artikel aus dem Onlineshop des Lieferanten in die Handwerkersoftware oder das ERP-System importieren.

Unterschied zu IDS-Connect:

  • Für die Übermittlung von Bestellungen wird eine separate Schnittstelle (z.B. EDI) benötigt
  • Kann zusätzlich zur Bestellung die Rücknachrichten des Lieferanten über die Schnittstelle ins System des Handwerkers einspielen

Fazit

IDS Connect professionalisiert die Arbeitsweise von Handwerksbetrieben durch nahtlose digitale Prozesse. Ob Warenkorbabwicklung, Artikeldatenupdates oder Angebotserstellung, die Möglichkeiten sind vielfältig und bieten enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung. Für Betriebe bedeutet dies nicht nur Zeitersparnis und Fehlerminimierung, sondern auch eine gesteigerte Kundenzufriedenheit. Damit Sie zu erstklassigen Prozessen gelangen, sind nach meiner langjährigen Erfahrung drei Punkte entscheidend. Nehmen Sie ihr Team mit, binden Sie in die Veränderung aktiv mit ein. Setzen Sie auf hohe Datenqualität. Dies hilft Ihnen nicht nur bei Angeboten und Bestellungen, sondern perspektivisch auch in Lagerprozessen. Und zuletzt, definieren Sie klar das Ziel und setzen den geplanten Prozess kurzfristig um. Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft!

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wer hat die IDS-Schnittstelle entwickelt?

Die IDS Connect-Schnittstelle wurde von den Verbänden BVBS (Bundesverband Bausoftware e.V.), DG Haustechnik (Deutscher Großhandelsverband Haustechnik) und ZVSHK (Zentralverband Sanitär Heizung Klima) in Zusammenarbeit mit der ITEK GmbH entwickelt.

Welche Software unterstützt IDS Connect?

Viele Handwerkersoftware-Lösungen wie HERO, Handwerksdata, Haufe X360, Streit V.1, Landrix Handwerk, Das Programm, Pds Software, M-Soft und LC-Top bieten eine Integration von IDS Connect an.

Was ist bei der Einführung von IDS Connect zu beachten?

Die Datenqualität ist das Fundament des Prozesses, daher sollten in der Handwerkersoftware saubere Artikelstammdaten mit eindeutigen Artikelnummern hinterlegt sein. Es ist wichtig, die relevanten Prozesse zu definieren und Kollegen sowie Mitarbeiter frühzeitig einzubinden, um Akzeptanz zu schaffen.

Welche Vorteile bietet IDS Connect für Handwerksbetriebe?

IDS Connect bietet Zeitersparnis durch Wegfall manueller Datenübertragung, Fehlerreduktion durch automatisierte Prozesse und bessere Kostenkontrolle durch tagesaktuelle Preisabfragen. Zudem ermöglicht es mehr Flexibilität durch jederzeit abrufbare Daten und steigert die Kundenzufriedenheit durch schnellere Angebots- und Auftragsbearbeitung.

Kann ich mit IDS Connect auf mehrere Lieferanten zugreifen?

Ja, IDS Connect ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen Ihrer Handwerkersoftware und den Onlineshops verschiedener Lieferanten. Sie können Produkte suchen, Preise vergleichen und Bestellungen aufgeben, ohne Ihre Software zu verlassen.

Kann ich mit IDS Connect auch Artikelbestellungen direkt vor Ort tätigen?

Ja, IDS Connect ermöglicht es, direkt vor Ort beim Kunden Artikelverfügbarkeiten zu prüfen und Bestellungen aufzugeben, ohne die Software zu verlassen oder ins Büro zurückkehren zu müssen.

Welche Großhändler und Hersteller unterstützen die IDS Connect-Schnittstelle?

Es lohnt sich bei Ihrem Lieferanten nachzuhaken. Hier eine kurze Auswahl von Unternehmen: Baustoffhandel – Baustoff Union, SHK-Branche – Richter & Frenzel, Elektrogroßhandel – Fega & Schmitt.

Quellen

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Top 5 BMEcat-Converter im Vergleich – Vorteile, Funktionen & Tipps 

Die Digitalisierung der Einkaufsprozesse zwischen Geschäftspartnern (B2B) schreitet kontinuierlich voran. Dies erfordert den Upload von Produktdaten in Online-Shops, E-Procurement-Systemen oder E-Marktplätzen. Hier kommen BMEcat-Converter ins Spiel. Erfahren Sie alles über die besten BMEcat-Converter für Ihr Unternehmen. Ich vergleiche die Top 5 Anbieter und erkläre, wie die Software Ihre Produktdatenverwaltung automatisiert, Kosten spart und Effizienz steigert. 

Was ist ein BMEcat-Converter? 

Ein BMEcat-Converter, auch BMEcat-Generator oder BMEcat-Software genannt, hilft Produktdaten in ein XML-Format zu bringen. XML ist ein strukturiertes Datenformat, das Informationen zwischen IT-Systemen austauscht. Beim BMEcat ist die Struktur nach den Vorgaben des Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) standardisiert. Der BMEcat gehört mittlerweile zum Standard für den Austausch von Produktinformationen in der Industrie. Ein BMEcat-Converter übersetzt verschiedene Dateiformate in den gleichnamigen elektronischen Katalog. Zu den Grundfunktionen gehört die Erstellung, Validierung und Verteilung. Wie diese Funktionen zusammenspielen, sehen wir uns im nächsten Abschnitt an. 

Struktur eines BMEcat im Programm XML Tree Editor geöffnet 

Wie funktioniert eine solche Software? 

Um einen BMEcat zu erstellen werden Produktinformationen wie Bilder, Texte, Artikel-Merkmale, Kundenpreise und Klassifizierungen (z.B. E-CLASS oder UNSPSC) benötigt. Diese werden über Import-Kanäle zur Verfügung gestellt. Je nach Reifegrad der Software können verschiedene Formate wie z.B. Excel, CSV, JSON oder XML importiert werden. Der BMEcat-Converter übernimmt die „Übersetzung“ in den BMEcat. In diesem Schritt werden Validierungen vorgenommen. Diese richten sich nach dem Zielsystem oder der Kundenanforderung. Ein Klassiker sind die Mengeneinheiten, die sogenannten UOMs (Unit of Measure). Um dies zu verdeutlichen, nehmen wir folgendes Beispiel. In der Importdatei ist für die Mengeneinheit Stück die Bezeichnung „ST“ angegeben. Das Zielsystem fordert jedoch „PCE“. Solche Differenzen können durch die Validierung analysiert und in die Sprache des Kundensystems übersetzt werden. Nachdem der Katalog die Prüfung erfolgreich bestanden hat, geht es in den dritten Schritt „Die Verteilung“. Wenn das Zielsystem einen automatischen Upload ermöglicht kann die Software dies automatisiert übernehmen. 

Infrastruktur eines BMEcat-Converters 

bmecat software
bmecat software
bmecat software

Welche Vorteile sprechen für die Einführung eines BMEcat-Converters? 

Ein BMEcat-Converter ergänzt bestehende Lösungen wie PIM-Systeme (Produkt-Information-Management) oder ERP-Systeme um folgende Vorteile:   

  • Verbesserte Datenqualität: Durch die Standardisierung des BMEcat können Produktdaten an der richtigen Stelle positioniert werden. Dies führt zur Qualitätssteigerung, da die Informationen richtig im Zielsystem angekommen und die Suchergebnisse positiv beeinflusst werden. Zudem können damit manuelle Fehler vermieden werden. 
  • Erhöhte Effizienz: Die Automatisierung der Erstellung und Verwaltung der elektronischen Kataloge spart Zeit und Ressourcen.  
  • Nahtlose Integration: Das XML-basierte Format von BMEcat sorgt für eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie ERP- (Enterprise-Ressource-Planning), PIM-Systemen (Product-Information-Management), E-Marktplätzen und E-Procurement-Systemen. Damit wird der Datenfluss optimiert und es besteht keine Notwenigkeit von manueller Datenpflege. 
  • Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von Fehlern mittels der automatisieren Validierung und die Optimierung von Prozessen können Prozesskosten eingespart werden. Unter Prozesskosten verstehe ich die Aufwendung von Arbeitszeit für die Pflege, Erstellung und Verteilung von BMEcats. 
  • Kundenbindung: Durch den Upload von Produktdaten in Einkaufssystemen können Kunden einfach und schnell bestellen. Darüber hinaus werden manuelle Eingabefehler vermieden und der Kunde kann auf aktuelle Informationen zurückgreifen. 

Wie entwickelt sich BMEcat-Software weiter? 

Neben dem BMEcat gibt es weitere elektronische Katalogformate. Dazu gehören Datanorm, Ariba cif oder das coupa eigene CSV-Format. Zudem gibt es zahlreiche API-Schnittstellen die in Echtzeit Produktdaten zwischen Systemen austauschen. Kundenindividuelle CSV-Formate nehmen ebenfalls zu und stellen die Lieferanten der Daten vor große Herausforderungen. Um dieser Komplexität gerecht zu werden, entwickeln sich BMEcat-Software-Lösungen zu E-Catalog-Management-Lösungen weiter. Zudem wird in Zukunft KI (Künstliche Intelligenz) die „Veredelung“ von elektronischen Katalogen vereinfachen. Ein möglicher Einsatzzweck ist die automatisierte Zuordnung von Klassifikationen (z.B. E-CLASS, UNSPSC, ETIM) auf Artikelebene. Auch in der Erstellung von Texten gibt es erste Ansätze. So können individuelle Texte für Zielgruppen und -systeme automatisiert erstellt werden.  

Infrastruktur von E-Catalog-Management-Lösungen 

Top 5 der BMEcat-Converter im Überblick: e-proCAT, nexoma, Pro3Con, Storeserver, und PIM-Anbieter 

e-pro – e-proCAT

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Die e-pro CAT GmbH zählt zu den führenden Anbietern von Kataloglösungen mit über 1.000 Kunden. Mit ihren Wurzeln im Fraunhofer-Institut IAO und als Mitbegründer des BMEcat-Standards bringt die e-pro CAT GmbH über 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung elektronischer Kataloge mit.  

Ausgewählte Funktionen: 

  • Von E-CLASS auf UNSPSC klassifizieren und von UNSPSC auf E-CLASS 
  • Umfangreiche Validierungsoptionen 
  • Löschen von Links ungültiger MIME-Dateien. Unter MIME werden Bilder, Datenblätter und weitere Anhänge verarbeitet.

nexoma – CatalogExpress 

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Das interdisziplinäre Team von nexoma vereint Fachkompetenzen aus den Bereichen Projektmanagement, Softwareentwicklung und Architektur, Design sowie Mediengestaltung. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung und Implementierung leistungsfähiger Softwarelösungen für das Produktdatenmanagement. Mit der Softwarelösung CatalogExpress unterstützt nexoma Unternehmen bei der effizienten Transformation und Verteilung von Daten über diverse Kanäle.  

Ausgewählte Funktionen: 

  • Konvertierung in komplexe Standards wie FAB-DIS, BMEcat ETIM oder ETIM xChange 
  • Standardschnittstellen zu PIM-Systemen wie Akeneo, Apollon, Contentserv, ViaMedici, Pimcore oder das Shopsystem von Shopware 

Pro3Con – Primus Catalog 

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Die Pro3Con GmbH ist ein Softwareanbieter im Bereich der automatisierten Verteilung von Produktdaten. Der Fokus liegt auf der Bereitstellung maßgeschneiderter Lösungen für die Erstellung und Integration von E-Katalogen und Webshop-Systemen. Mit einem tiefen Verständnis der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen unterstützt Pro3Con Unternehmen dabei, ihre Beschaffungs- und Verkaufsprozesse effizienter zu gestalten. 

Ausgewählte Funktionen: 

Storeserver 

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Gegründet durch den Geschäftsführer Dipl. Inf. Sven Sprandel in enger Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO, liegt der Ursprung des Unternehmens in der Entwicklung des Austauschformats openTRANS/BMEcat. Dieses wurde als erster Schwerpunkt mit dem Storeserver BMEcat-Generator umgesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt. 

Ausgewählte Funktionen: 

  • Converter funktioniert auf Excel-Basis und kann lokal eingesetzt werden 
  • Flexible Erweiterung von BMEcat-Feldern 

PIM-Systeme (Produkt-Information-Management) 

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Viele PIM-Anbieter haben das BMEcat Format umgesetzt. Im Gegensatz zu den BMEcat-Convertern richten sich PIM-Systeme an den internen Logiken aus. Diese kommen an Grenzen, sobald Kunden und Zielsysteme spezifische Anforderungen stellen. Die Lösungen können durch Change-Requests als Anforderungen zur Programmierung angefordert und umgesetzt werden. Ist dies zu aufwendig und zu teuer kann durch die Fachabteilung manuell nachgearbeitet werden.  

Ausgewählte Funktionen: 

  • BMEcat-Standard mit interner Logik 

Fünf wichtige Schritte für die Einführung der BMEcat-Software 

bmecat software
  1. Bedarfsanalyse: Bevor Sie einen BMEcat-Converter implementieren, ist es wichtig Ihre geschäftlichen Bedürfnisse zu bewerten. Bestimmen Sie den Umfang ihres Artikel-Portfolios, die Komplexität der Artikeldaten und die Integrationsanforderungen. 
  2. Die richtige Software auswählen: Auf Basis der Bedarfsanalyse gilt es die richtige Software auszuwählen. Wichtige Kriterien ist die Nutzerfreundlichkeit, vorhandene Schnittstellen, Skalierbarkeit, Kenntnisse des Anbieters über die Zielkanäle, gemeinsames Entwicklungspotential und das Preismodell. 
  3. Datenvorbereitung: Produktdaten sind das A und O. Bereiten Sie Ihre vorhandenen Produktdaten für die Migration vor. Dies kann die Bereinigung von Daten, die Standardisierung von Formaten und die Sicherstellung der Vollständigkeit und Genauigkeit aller notwendigen Informationen umfassen.
  4. Integration: Integrieren Sie den BMEcat-Converter in Ihre bestehenden Systeme. Nehmen Sie am besten bereits in Schritt 1 ihre IT-Kollegen mit ins Boot. Damit manuelle Tätigkeiten reduziert werden, ist die nahtloste Integration in vorhandene Systeme empfehlenswert. Wenn Sie überwiegend mit Excel arbeiten können Sie direkt mit der Integration der Zielsysteme starten.  
  5. Schulung und Support: Bieten Sie Schulungen für Ihr Team an, damit es den Umgang mit der neuen Software erlernt. Stellen Sie außerdem sicher, dass sie Zugang zu fortlaufendem Support haben, um auftretende Probleme zu lösen. 

Fazit 

Die Einführung eines BMEcat-Converters ist ein wertvolles Werkzeug um professionelles Produktdaten- und Katalogmanagement aufzubauen. Damit lassen sich manuelle und kleinteilige Arbeitsschritte Stück für Stück automatisieren. Daraus folgen aktuelle Daten in den Zielsystemen und die Steigerung der Kundenzufriedenheit.  

Mit standardisierten Datenformaten, umfassenden Funktionen und der Skalierbarkeit bieten Softwareanbieter für die Erzeugung von BMEcats zahlreiche Vorteile, darunter verbesserte Datenqualität, erhöhte Effizienz und Kosteneinsparungen. Durch eine sorgfältige Bedarfsanalyse, die Auswahl der richtigen Software und eine fokussierte Implementierung können schnelle Optimierungen erreicht werden. 

In einer Zeit, in der digitale Transformation fortschreitet und E-Commerce immer wichtiger wird sind kurzfristige und hochwertige Aktualisierungen von Produktdaten das Fundament für den Vertrieb. Sind Sie bereit Ihre digitalen Vertriebsprozesse zu optimieren und die Vorteile von BMEcat-Software zu nutzen?  

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen 

Was ist ein BMEcat-Converter? 

Ein BMEcat-Converter ist eine Software, die Produktdaten in das standardisierte XML-Format BMEcat überführt. Dieses Format ermöglicht den Austausch von Produktinformationen zwischen verschiedenen Systemen im B2B-Bereich. Die Software validiert und verteilt die Daten automatisch. 

Wie funktioniert ein BMEcat-Converter? 

Ein BMEcat-Converter importiert Produktinformationen aus verschiedenen Dateiformaten wie Excel oder CSV und übersetzt sie ins BMEcat-Format. Dabei werden die Daten auf Fehler geprüft und an die Anforderungen des Zielsystems angepasst. Nach erfolgreicher Validierung können die Daten automatisch verteilt werden. 

Welche Vorteile bietet ein BMEcat-Converter? 

Ein BMEcat-Converter verbessert die Datenqualität, automatisiert Prozesse und spart dadurch Zeit und Kosten. Er ermöglicht zudem eine nahtlose Integration in bestehende Systeme und erhöht die Effizienz in der Produktdatenpflege. 

Wie wähle ich den richtigen BMEcat-Converter aus? 

Die Auswahl hängt von verschiedenen Faktoren wie der Komplexität der Produktdaten, den Integrationsanforderungen und der Skalierbarkeit der Software ab. Wichtige Kriterien sind auch die Benutzerfreundlichkeit und die Schnittstellen zu anderen Systemen wie PIM oder ERP. 

Wie entwickeln sich BMEcat-Converter weiter? 

BMEcat-Software entwickelt sich zu umfassenden E-Catalog-Management-Lösungen, die neben dem BMEcat-Format auch andere Katalogformate und APIs unterstützen. Zukünftig wird KI eingesetzt, um die Klassifizierung und Textgenerierung zu automatisieren, was den Prozess weiter vereinfacht. 

Quellen

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BMEcat leicht erstellen: Produktdaten optimieren für E-Marktplätze wie simple system, Mercateo & Co.

Vermutlich kennen Sie das nur allzu gut: Im heutigen Geschäftsleben ändern sich einfach regelmäßig so viele verschiedene Dinge. Manchmal kommt man mit der Erfüllung neuer Richtlinien oder der Etablierung neuer digitaler Techniken kaum hinterher. Gleichzeitig sind Sie froh, dass die schweren Aktenordner von damals mittlerweile eher die Ausnahme sind. Eines steht bei aller Veränderung aber bereits fest: Produktdaten und Preisinformationen werden auch künftig ausschlaggebende Erfolgsfaktoren in Ihrem eBusiness bleiben.

Für Sie als Händler sind Daten essenziell, um Ihre Produkte und Dienstleistungen ansprechend präsentieren zu können. Gleichzeitig stärken Ihre Daten das Vertrauen der Kunden in Ihr Unternehmen. Je aussagekräftiger die Daten, desto wahrscheinlicher die (zufriedene) Kaufentscheidung.

Das Problem dabei: Ihre Produkt- und Preisdaten sind nicht „von Natur aus“ optimal aufbereitet. Auch die Änderung von Produktdaten und tagesaktuellen Preisupdates ist zwar notwendig, frisst händisch aber viel wertvolle Zeit. Um das volle Potenzial aus Ihren Daten herauszuholen, ist deshalb ein durchdachtes Produktdatenmanagement essenziell.

Produktdaten und Preislisten spielen schließlich nicht nur in Ihrem eigenen Onlineshop, sondern auch auf externen Beschaffungsplattformen wie simple system oder auf B2B-Marktplätzen wie Mercateo eine maßgebliche Rolle.

Was nach einer Selbstverständlichkeit klingt, findet in der Praxis leider nicht immer Anwendung: Vermutlich fallen auch Ihnen immer mal wieder unvollständige, veraltete oder fehlerhafte Produktangaben auf Beschaffungsplattformen oder in B2B-Portalen auf. Das ist ärgerlich – sowohl für den Händler als auch für Interessenten – denn die werden im Zweifel dann gar nicht erst zu Kunden.

Die gute Nachricht: Der Weg zu einem professionellen Datenmanagement ist kürzer, als Sie vielleicht denken.

Data-Syndication mit CatalogExpress: Datenstandards, Klassifikationen und mehr

Wir von nexoma sind vor knapp 15 Jahren nämlich mit dem Ziel angetreten, Ihnen dabei zu helfen, das volle Potenzial aus Ihren Produktdaten herauszuholen. Unsere Data-Syndication-Lösung „CatalogExpress“ ist darauf spezialisiert, Ihr Feed Management zu optimieren und eine automatisierte Bereitstellung Ihrer Produktdaten und Preisangaben zu ermöglichen.

Doch was bedeutet „Data-Syndication“ eigentlich? Der Begriff beschreibt einen automatisierten Prozess: Zunächst werden Produktdaten und Preise aus internen Systemen wie PIM oder ERP sowie ggf. auch aus Dateien zusammengeführt. Anschließend werden die Quell-Datenfelder (z.B. Produktname, Preis) auf die passenden Felder des Zielformats gemappt. Danach können die Daten in die z.B. von Plattformen geforderten Formate (z.B. BMEcat) umgewandelt werden. Schließlich erfolgt die Weiterleitung dieser optimierten Daten zum Beispiel an die eProcurement-Plattform simple system oder etwa den B2B-Marktplatz Mercateo. Durch diese Automatisierung entfallen zeitaufwendige manuelle Anpassungen, die gerade bei mehreren Produkten oder Dienstleistungen besonders ineffizient wären.

Hier bietet Ihnen CatalogExpress Abhilfe: Mit der Software-as-a-Service-Lösung können Sie Ihre Produktdaten und Preisinformationen gemäß den technischen Strukturen verschiedener geforderter Datenstandards und Klassifikationen transformieren.

Dank verschiedener Standard-Schnittstellen können Sie Ihre Daten in CatalogExpress ohne Umwege direkt aus verschiedenen Quellen importieren und verwalten. Die in Deutschland gehostete Software ermöglicht Ihnen den Datenimport sowohl aus einzelnen Dateien (z.B. CSV-Excellisten) als auch direkt aus Ihrem PIM-, ERP-, DAM- oder etwa MDM-System heraus.

Dafür benutzt CatalogExpress bereits implementierte Connectoren zu PIM-Systemen wie Akeneo, ATAMYA / eggheads, Contentserv, Crossbase, OMN von Apollon, Pimcore, Viamedici oder auch zu Shopsystemen wie Shopware.

CatalogExpress ist in der Lage, branchenübergreifende Austauschformate wie das Excel-Format XLSX, als auch CSV, XML, JSON, BMEcat oder ETIM xChange ebenso wie branchen- oder nationenspezifische Formate wie FAB-DIS, DPB sowie etwa BMDG zu generieren. Besonders praktisch: Viele dieser Zielformate sind bereits als Formatvorlagen in CatalogExpress hinterlegt. Alternativ können Sie natürlich auch manuell eigene Zielformate definieren. Neben der Ausgabe verschiedener ECLASS-Versionen ist CatalogExpress auch in der Lage, andere Klassifikationen wie ETIM in verschiedenen Versionen (z.B. für Mercateo nach ETIM 4.0, ETIM 5.0, ETIM 6.0 und ETIM 7.0) zu abzubilden.

Übrigens: Auch E-Rechnungen können Sie etwa im standardisierten XRechnung-Format mit CatalogExpress erzeugen und verarbeiten.

Katalogerstellung catalog express
In CatalogExpress können Sie viele Datenstandards wie den BMEcat 2005 direkt als Zielformatvorlage auswählen.

Diese Vielseitigkeit ist eine der großen Stärken von CatalogExpress: Die technischen Möglichkeiten sind so vielfältig wie die Farben eines Chamäleons. Nicht umsonst ziert das wandelbare Tier deshalb unser CatalogExpress-Logo.

Das nun generierte Austauschformat können Sie außerdem gegen ein vorgegebenes Schema validieren. So stellen Sie stets sicher, dass alle Formatanforderungen erfüllt sind und Ihre Daten nicht nur inhaltlich, sondern auch strukturell optimiert sind. Die eigentliche Datenbereitstellung erfolgt entweder manuell oder automatisiert, zum Beispiel via Mail oder über einen vom Kunden bereitgestellten SFTP-Server.

Wie solch eine Datenoptimierung in der Praxis abläuft, erfahren Sie anhand eines Use Case-Beispiels im nächsten Abschnitt.

Ihre automatisierte Datenbereitstellung für simple system – eProcurement leicht gemacht

Nehmen wir an, Sie möchten Ihre Produkte auf der eProcurement-Plattform simple system listen. Letztendlich teilen Sie und die Plattform dabei dasselbe Interesse, das auch Kunden haben: Die gelisteten Produktdaten sollen möglichst aussagekräftig, einheitlich und gut auffindbar sein. Gleichzeitig möchten Sie sicherstellen, dass auch sich ständig ändernde Preisdaten automatisiert aktualisiert und bereitgestellt werden können.

Die Beschaffungsplattform simple system fordert von Ihnen als Händler eine Datenbereitstellung im Austauschformat BMEcat 1.2 oder BMEcat 2005. Außerdem müssen Ihre Daten (Stand September 2024) entweder nach ECLASS 5.1 oder nach ECLASS 7.1 klassifiziert sein.

Das funktioniert mit CatalogExpress wie folgt:

Datenintegration und -aufbereitung:

Zunächst nutzen Sie Ihre Produkt- und Preisdaten. Dazu greift CatalogExpress durch eine API-Schnittstelle direkt auf Ihr PIM-System und Ihr ERP-System zu oder Sie hinterlegen eine dateibasierte Nutzung Ihrer Daten. Die geladenen Datenquellen sehen Sie nun übersichtlich auf der Eingabe-Seite aufgelistet. Jetzt kann die eigentliche Datenoptimierung beginnen.

Datenmapping und Klassifizierung:

Auf der rechten Ausgabeseite können Sie nun zum Beispiel die Zielformatvorlage für den BMEcat 2005 auswählen. Daraufhin wird die bereits hinterlegte Datenstruktur des BMEcat geladen. Alternativ können Sie hier auch eine Datei mit einem anderen gewünschten Datenstandard nutzen.

Nun kommt das Herzstück von CatalogExpress ins Spiel: Die vielfältigen Datenmapping-Möglichkeiten. Die jeweiligen Quelldatenfelder der zuvor importierten Quellen können jetzt auf die entsprechenden Zieldatenfelder rechts gemappt werden. Zum Beispiel mappen Sie das Quelldatenfeld „Artikelnummer“ auf das Zielfeld „Supplier_PID“.

Katalogerstellung catalog express
Auszug des BMEcat 2005-Aufbaufs im Mapping-Modus von CatalogExpress

Die zahlreichen auswählbaren Zusatzfunktionen wie etwa die Verarbeitung nur von bestimmten Sortimentskategorien anhand von Filterkriterien ermöglichen Ihnen eine sehr detaillierte und exakte Datenaufbereitung.

Sie haben zum Beispiel mehrere kurze Beschreibungstexte und möchte diese gerne zu einer Langbeschreibung kombinieren? Das ist mit der „Join“-Funktion in CatalogExpress problemlos möglich.

Katalogerstellung catalog express
Im Kontextmenü wird die Join-Funktion genauer erklärt.

Generierung des Austauschformats und die automatisierte Bereitstellung:

Nach dem Datenmapping können Sie nun auf Grundlage der angepassten Daten das geforderte Format exportieren. In diesem Fall generieren Sie für simple system einen BMEcat 2005 in der ECLASS-Version 7.1.

Dank der direkten Anbindung an simple system über einen FTP-Server können Sie zudem eine regelmäßige automatisierte Übertragung Ihres generierten Produktfeeds an simple system anlegen. CatalogExpress synchronisiert Ihre Daten dann vollautomatisiert und stellt sie ohne manuellen Aufwand wie gewünscht bereit.

partnermanagement nexoma

Jan Müller ist Marketing Manager bei der nexoma GmbH im sauerländischen Arnsberg. Als ausgebildeter E-Commerce-Kaufmann verfügt er über umfassende Kenntnisse im Bereich Produktdaten. In seiner Rolle als Partnermanager sorgt er für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen nexoma und seinen Partnern. Darüber hinaus schreibt er regelmäßig Erklärtexte zu Datenstandards und weiteren Themen des Produktdatenmanagements für die nexoma-Website.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich mit CatalogExpress meine Produktdaten effizient verwalten?

CatalogExpress optimiert und automatisiert die Bereitstellung von Produktdaten und Preisen für Plattformen wie simple system oder Mercateo. Durch automatisiertes Mapping und die Unterstützung von Datenstandards wie BMEcat und ECLASS sparen Sie Zeit und gewährleisten stets aktuelle und präzise Produktinformationen.

Welche Vorteile bietet CatalogExpress für BMEcat und ECLASS?

Mit CatalogExpress können Sie Datenformate wie BMEcat und ECLASS einfach generieren, verwalten und automatisiert bereitstellen. Die Software unterstützt eine Vielzahl von Austauschformaten und ermöglicht eine einfache Integration in bestehende PIM- und ERP-Systeme.

Wer ist nexoma GmbH?

Nexoma ist ein interdisziplinäres Team aus Projektmanagern, Software-Entwicklern und Designern mit Sitz in Arnsberg im Sauerland. Mit mehr als 20 Mitarbeitern entwickeln wir Softwarelösungen für optimales Produktdatenmanagement. Dazu werden die Softwareprodukte CatalogExpress und Supplier-Portal im SaaS-Modell angeboten.

Welche Leistungen bietet nexoma GmbH an?

Nexoma hilft Ihnen von der Analyse und Konzeption bis zur Entwicklung und Implementierung Ihrer Softwareprojekte. Ziel der Lösungen ist es die Transformation und Verteilung von Produktdaten sowie das Onboarding von Lieferantendaten zu erleichtern.

Quellen

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B2B-Marktplätze: Digitale Vertriebspotentiale nutzen

B2B-Marktplätze haben sich in den letzten Jahren zu einem entscheidenden Bestandteil der Lieferkette zwischen Unternehmen entwickelt. Besonders für Hersteller und Händler bieten diese große Vorteile. Doch was genau ist ein B2B-Marktplatz und warum sollten Sie ihn in Betracht ziehen? Dieser Artikel richtet sich an Händler und Hersteller, die weitere Vertriebspotenziale nutzen möchten.

Was ist ein B2B-Marktplatz?

Ein B2B-Marktplatz ist eine digitale Plattform, auf der Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen können. Im Gegensatz zu Marktplätzen wie Zalando oder Otto die sich an Endverbraucher richten, fokussieren sich B2B-Marktplätze ausschließlich an Geschäftskunden. Zu den Besonderheiten gehören Freigabeprozesse, die Zuordnung von Kostenstellen, Integration in weitere Systeme oder die Beschränkung auf bestimmte Lieferanten und Produkte.

Welche Arten von B2B-Marktplätzen können unterschieden werden?

Um erfolgreich über einen B2B-Marktplatz zu verkaufen ist es wichtig zu verstehen, um welche Art es sich handelt. Damit eine Kategorisierung gelingt, unterscheiden wir die Dimensionen Produkt- vs. Prozess-Fokus und Kunden- oder Lieferantengesteuert.

Dimension: Produkt- vs. Prozess-Fokus

  • Produkt-Fokus: Der Kunde hat einen Bedarf (z.B. Werkzeuge kaufen), möchte die passenden Produkte schnell finden und unkompliziert kaufen. Wie bei Amazon erfreut sich Kunden an einem großen Angebot und kaufen unabhängig von Lieferanten.
  • Prozess-Fokus: Ziel solcher Marktplätze ist es den Einkaufsprozess zwischen Lieferanten und Kunden zu optimieren. Der Nutzen liegt in effizienten Prozessen.

Dimension: Kunden- oder Lieferantengesteuert

  • Kundengesteuert (Buy-Side): Marktplätze die von Kunden eingeführt und gesteuert werden sind durch Integration in eigene Systeme, Eingrenzung von Lieferanten und spezifischen Preisstellungen gekennzeichnet. Der Kunde nutzt das einheitliche Design und die Lieferantenübergreifende Suche, um seinen Mitarbeitern das Einkaufen zu erleichtern.
  • Lieferantengesteuert (Sell-Side): Solche B2B-Marktplätze denken aus der Sicht der Verkäufer und haben die Bedürfnisse der Lieferanten im Blick. Über solche Plattformen lässt sich klassisches E-Commerce betreiben.
e-marktplatz
Kategorisierung von B2B-Marktplätzen

Warum entscheiden sich Kunden für einen B2B-Marktplatz?

Aus dem privaten Bereich kennen wir Amazon, Zalando oder Otto. Wir haben es schätzen gelernt einen Ort, einen Login, ein Design und weitere Services über Marktplätze zu erhalten. Neben diesen Vorteilen sprechen folgende Gründe für die Einführung bei Kunden:

  • Vereinfachte Prozesse: Die Nutzung eines B2B-Marktplatzes vereinfacht den Einkaufsprozess, da alle notwendigen Informationen und Produkte an einem Ort verfügbar sind.
  • Kosten einsparen: B2B-Marktplätze ermöglichen es Unternehmen ihre Kosten zu senken, da die Zeit sinkt, die für den Einkauf verwendet wird. Einheitliche Prozesse helfen Wareneingang und Buchhaltung bei wiederkehrenden und somit automatisierbaren Prozessen.
  • Datenpflege an Lieferanten übergeben: artikelstammdaten in ERP-Systemen (Warenwirtschaft) müssen aufwendig gepflegt werden. Die Anforderungen an Daten steigen stetig und überfordern solche Systeme. Hinzu kommt das die regelmäßige Sortimentsänderungen mit neuen und auslaufenden Artikeln. Um die Stärken von ERP-Systemen zu nutzen und gleichzeitig die Stammdatenpflege zu optimieren wurden Schnittstellen entwickelt. Mittels der Punchout- und OCI-Schnittstelle können externe System (z.B. ein E-Marktplatz) integriert werden. Im ERP-System kommen dadurch aktuelle Produktdaten, Preise und Lieferzeiten an und können weiterverarbeitet werden.

Welche B2B-Marktplätze gibt es in Deutschland?

Diese B2B-Marktplätze bieten Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten, ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen. Hier sind einige der bekanntesten, die auf dem deutschen Markt agieren:

Amazon Business

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Amazon Business ist die B2B-Variante des weltweit bekannten Online-Marktplatzes. Der Kauf auf Rechnung, Einstellung von Benutzerrechten, Hinterlegung von Budget runden die Einkaufserfahrung von Geschäftskunden ab. Amazon bietet auch eine Punchout-Schnittstelle an, um dies in Einkaufssysteme zu integrieren. Die Schott AG nutzt diese Möglichkeit, um Amazon Business in das E-Procurement-System von Onventis zu integrieren. Dort laufen alle weiteren einkaufsrelevanten Prozesse ab.

  • Lieferanten: International
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side
  • Schnittstelle: cXML Punchout

Conrad

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Conrad ist vielen Hobby-Elektronikern ein Begriff. Im Jahr 2017 wurde mit dem Conrad Sourcing Plattform der Grundstein für den B2B-Marktplatz gelegt. Heute verfügt diese Plattform über 10 Mio. Artikel, 6.000 Marken und 2 Mio. B2B Kunden

  • Lieferanten: Vorwiegend Deutschland
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side
  • Schnittstelle: OCI

Meplato

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Der Markplatz von Meplato ist eng mit der Firma WPS Management verbunden. WPS bietet den das gleichnamige E-Procurement-System an. Das System unterstützt einkaufende Unternehmen entlang der gesamten Einkaufsprozesses. Daher der E-Marktplatz Meplato einen starken Prozess-Fokus. WPS schreibt über die Meplato Mall:

Mit der Möglichkeit zur vollständigen Integration der Meplato Mall in WPS ist es ab sofort möglich, Ihren gesamten Marktplatz-Content nahtlos zu integrieren und über die Suche in der zentralen Trefferliste von WPS darzustellen. Unnötige und umständliche OCI-Absprünge sind Vergangenheit. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt aus einem deutlich größeren Sortiment ihre Bedarfe zu decken.

  • Lieferanten: Definition durch den Kunden
  • Kategorie: Prozess & Buy-Side
  • Schnittstelle: OCI

Mercateo Unite

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Mercateo mit seiner Dachmarkte hat verschiedene Geschäftsmodelle auf mercateo.com integriert. Zum einen gibt es den klassischen Marktplatz, bei dem der Kunde bei diversen Lagern kaufen kann und die Rechnung von mercateo erhält. Darüber hinaus kann aus dem Business Shop das Sortiment von Lieferanten in den Marktplatz integriert werden. Beim Kauf von Produkten bei diesen Lieferanten, erfolgt die Lieferung und Rechnungsstellung durch den Lieferanten. Wie diese Konzepte gemeinsam funktionieren, ist in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.

Geschäftsmodell mercateo

  • Lieferanten: Verbergen sich hinter Lagernummern, Rechnungsstellung durch mercateo
  • Kategorie: Produkt & Buy-Side
  • Schnittstelle: OCI

Geschäftsmodell business shop

  • Lieferanten: Definition durch den Kunden
  • Kategorie: Prozess & Buy-Side
  • schnittstelle: OCI

Nexmart

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Nexmart baut Softwarelösungen für den Produktionsverbindungshandel. Darunter befindet sich auch der B2B-Marktplatz online market. Dieser ermöglicht es Herstellern ihre Sortimente Händlern zur Verfügung stellen. Durch weitere Lösungen können die Einkaufsprozesse automatisiert werden.

  • Lieferanten: Hersteller bauen den Marktplatz auf, um Händler zu bedienen
  • Kategorie: Prozess & Sell-Side
  • Schnittstelle: OCI

Simple system

e-marktplatz

Der Marktplatz simple system mit Prozess-Fokus wird seit dem Jahr 2000 in München entwickelt. Ziel ist es Prozesskosten durch effiziente Einkaufsprozesse zu senken.  Unter Prozesskosten versteht man die Zeit, die Mitarbeiter für den Einkauf, Wareneingang und Rechnungsbegleichung aufwenden.

  • Lieferanten: Definition durch den Kunden
  • Kategorie: Prozess & Buy-Side
  • Schnittstelle: OCI

Toolineo

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Dieser Marktplatz kommt aus dem Hause E/D/E (Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler). Mit diesem Markplatz versucht E/D/E für seine 1.200 Mitglieder einen Absatzkanal zu platzieren.

  • Lieferanten: E/D/E Mitgleider
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side

Wucato

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Mit Wucato steigt Würth 2015 in das Marktplatzgeschäft erneut ein. Zum Start wurden die Händler der Würth-Gruppe integriert. Mittlerweile ist dieser B2B-Marktplatz auch für externe Lieferanten zugänglich. Der Fokus liegt auf Handwerks- und Industriebedarf.

  • Lieferanten: Deutsche Händler und Hersteller
  • Kategorie: Produkt & Sell-Side
  • Schnittstelle: OCI & Punchout

Sieben Fragen für den erfolgreich Start auf B2B-Marktplätzen

Damit ihr Einstieg auf Marktplätzen gelingt, sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Welche Zielgruppen möchten wir ansprechen?
  • Was ist unser Ziel? (Erfahrung sammeln, Kundenbindung steigern, Absatz von Auslaufartikeln)
  • Welche Produkte bieten wir zu welchen Preisen an?
  • Welcher B2B-Marktplatz passt zu unserer Zielgruppe und unseren Zielen?
  • Welche Anforderungen an Produktdaten werden gestellt?
  • Wie bauen wir Kundenbeziehungen auf?
  • Welche Ansprüche gibt es an die Logistik und an den Versand?

Fazit: Vertriebspotentiale über B2B-Marktplätze nutzen

B2B-Marktplätze bieten große Potenziale im Vertrieb. Neben der Akquise von Neukunden ist die Steigerung der Kundenbindung ein wichtiger Aspekt in den Überlegungen. Durch die Auswahl des richtigen B2B-Marktplatzes, hochwertige Produktdaten und das stetige Lernen, können sich Lieferanten eine gute Position erarbeiten. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die B2B-Marktplätze bieten, um Kundenbindung zu steigern und ihr Angebot für potentielle Kunden zu präsentieren.

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Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile bietet ein B2B-Marktplatz gegenüber einem eigenen Online-Shop?

Ein B2B-Marktplatz bietet eine größere Reichweite und einen vereinfachten Verkaufsprozess, während ein eigener Online-Shop mehr Kontrolle und Individualität ermöglicht. Beide Optionen haben ihre Vorteile und können sich ergänzen.

Was ist ein B2B-Marktplatz?

Ein B2B-Marktplatz ist eine digitale Plattform, auf der Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen. Im Gegensatz zu B2C-Marktplätzen wie Amazon oder Zalando richtet sich ein B2B-Marktplatz ausschließlich an Geschäftskunden und bietet spezielle Funktionen wie Freigabeprozesse und Kostenstellenzuordnung.

Welche Arten von B2B-Marktplätzen gibt es?

B2B-Marktplätze lassen sich nach in folgenden Dimensionen unterscheiden: Produkt- vs. Prozess-Fokus und Kunden- oder Lieferantengesteuert.

Produkt- vs. Prozess-Fokus Hierbei liegt der Fokus entweder auf dem Produkt (einfache Produktauswahl und Kauf) oder dem Prozess (Optimierung des Einkaufsprozesses).

Kunden- oder Lieferantengesteuert: Marktplätze können entweder aus der Sicht des Verkäufers (Sell-Side) oder des Käufers (Buy-Side) gedacht und gestaltet sein.

Warum entscheiden sich Unternehmen für einen B2B-Marktplatz?

Unternehmen nutzen B2B-Marktplätze, um Einkaufsprozesse zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Datenpflege an Lieferanten zu übergeben. Durch die Integration in bestehende Systeme und die Vereinheitlichung von Prozessen wird die Effizienz gesteigert.

Welche B2B-Marktplätze gibt es in Deutschland?

In Deutschland gibt es mehrere bekannte B2B-Marktplätze, darunter: Amazon Business, Conrad Sourcing Plattform, Meplato Mall, Mercateo Unite, Nexmart, Simple system, Toolineo, Wucato.

Quellen

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Coupa Catalog – Der Leitfaden für Lieferanten

Wer Artikel im Coupa Supplier Portal listen möchten, der kommt um die Katalogformate Coupa CSV Catalog oder Punchout-Catalog nicht vorbei. Erfahren Sie was der „Coupa CSV Catalog“ ist und wie ihr Unternehmen solche Kataloge erstellen kann.

Was ist der Coupa-Catalog?

Der Coupa-Catalog ist ein elektronischer Katalog im CSV-Format. Dieser wurde dazu entwickelt um Produktdaten, Bilder und Preise für Kunden, die das E-Procurement-Portal „Coupa“ nutzen, bereitzustellen. Aus diesen Produkten kann der Kunde wählen und Bestellungen auslösen.

Welche Vorteile bietet der Coupa-Catalog?

Der Verkauf der Produkte über coupa ist über den genannten Katalog oder über die WebEDI-Abwicklung möglich. Dort stellt der Kunde die Bestellung bereit und der Lieferant holt diese im Online-Portal ab. Diese Abwicklung bietet im Gegensatz zum Coupa-Catalog zahlreiche Nachteile. Neben der manuellen Tätigkeit ist die Datenqualität nicht sichergestellt und der Lieferant ist schnell austauschbar. Im Gegensatz dazu ergeben sich für Lieferanten, die einen Katalog bereitstellen folgende Vorteile.

  • Kundenbindung: Um einen Katalog im Coupa Supplier Portal hochladen zu können, ist die Lieferanteneinladung des Kunden notwendig. Auf dieser Basis können die Artikel hochgeladen werden.
  • Erhöhte Sichtbarkeit: Durch die Bereitstellung von gut strukturierten und hochwertigen Produktdaten, erlangen Lieferanten Sichtbarkeit bei bestellberechtigten Mitarbeitern.
  • Automatisierung: Die Integration von Produktdaten, über den CSV-Katalog in Coupa, stellt aktuelle Preise und Produktinformationen sicher. Damit kann der Folgeprozess ohne Fehler mittel EDI automatisiert werden. EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den elektronischen Austausch von Nachrichten.

Was ist der Unterschied zwischen den Katalogen Coupa-Catalog und dem Punchout-Catalog?

Coupa bietet die Integration der Artikel über zwei verschiedene Katalogarten an. Punchout-Catalogs bieten den Vorteil, dass sie stets aktuelle Produktinformationen und Preise bereitstellen. Da die Daten direkt über die Website oder den Online-Shop des Lieferanten verknüpft sind. Dies bedeutet, dass Kunden immer die neuesten Daten zur Verfügung haben. Der statische Coupa-Catalog bieten den Vorteil, dass Artikel über die übergreifende Suche gefunden werden. Durch die lokale Speicherung der Informationen im Coupa-System können auch die Artikel in Favoritenlisten und Workflows berücksichtigt werden. Kunden die oft dieselben Artikel kaufen, schätzen diese Möglichkeit.

  • Punchout-Katalog: Diese Katalogart ermöglicht es die Website oder den Online-Shop des Lieferanten in die Coupa-Plattform zu integrieren. Im Falle einer Bestellung springt der Mitarbeiter des Kunden auf die Website des Lieferanten und wählt dort die Produkte aus. Nachdem der Warenkorb abgeschlossen ist, werden die Daten zurück in Coupa übertragen. Dort wird die Bestellung abgeschlossen und an den Lieferanten gesandt. Punchout-Kataloge sind dynamisch und aktualisieren automatisiert Preise oder Verfügbarkeiten.
  • Coupa CSV Catalog: Diese Katalogart wird auch als statischer Katalog bezeichnet. Die Produktdaten, Preise und Bilder werden über eine strukturierte CSV-Datei in Coupa hochgeladen. Nach dem Upload prüft der Kunde den Kataloginhalt und gibt diesen für die Bedarfsträger (bestellberechtigte Mitarbeiter) frei. Sollte sich das Sortiment oder Preise ändern, ist ein erneuter Upload und die erneute Freigabe vom Kunden notwendig.

Wie sieht der statische Katalog im csv-Format aus?

Ein Coupa-Catalog im CSV-Format enthält eine Vielzahl von Informationen, die für ihre Kunden von Bedeutung sind. Jede Zeile im CSV-Dokument repräsentiert ein Produkt. Zu den wichtigsten Produktdaten gehören Produktbezeichnung, Produktbeschreibungen, Artikelnummern, Preise, Bilder und Lieferzeit. Das folgende Bild zeigt einen beispielhaften Katalog, der jeweils mit Semikolon getrennt ist. Zur Pflege kann dieser in Excel geöffnet und strukturiert dargestellt werden.

coupa csv format
Beispiel eines Coupa-Catalog

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Für die Katalogerstellung gibt es drei Systeme, die Sie unterstützen, den Coupa-Catalog zu erstellen. Die Wahl des passenden „Werkzeuges“ hängt von ein paar Rahmenbedingungen ab. Zu diesen zählen die Anzahl der Katalog-Dateien die zu erstellen sind, dem Reifegrad ihrer Organisation und ob eine Automatisierung des Prozesses in Betracht gezogen wird.

  • Excel-zu-CSV-Dateikonverter: Coupa stellt für jedes Projekt ein Excel-Template zur Verfügung. Darin können die Informationen manuell gepflegt werden und danach als CSV-Datei konvertiert werden.
  • Software für Katalogerstellung: Mit einer professionellen Software wird das Produktportfolio aus einem Quell-System bzw. -Datei importiert, validiert und im passenden Format wieder ausgegeben. Je nach Zielsystem kann der Katalogupload über FTP-Server automatisiert erfolgen. Bei Interesse können Sie die Blogbeitrag „Software für elektronische Katalogerstellung“ lesen.
  • PIM-Systeme (Produkt Information Management-System): Wenn ihr Unternehmen bereits ein solches System besitzt, kann geprüft werden, ob es ein Exportfunkton für individuelle CSV-Templates existiert oder programmiert werden kann.

Fazit

Für Lieferanten, die Kunden über das Coupa Supplier Portal bedienen und Artikel verkaufen möchten ist der Coupa-Catalog ein wichtiges Werkzeug. Mit diesem Katalog im CSV-Format können Produktdaten, Preise und Bilder gelistet werden. Der Vorteil für Lieferanten ist, dass Kunden auf aktuelle Daten zugreifen. Dadurch steigt die Sichtbarkeit beim Kunden die im Regelfall zu Umsatzsteigerung und einer höheren Kundenbindung führt. Zudem sind aktuelle Daten die Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung der Folgeprozesse. So können über EDI (electronic data interchange) Nachrichten wie Bestellungen und Rechnungen automatisiert ausgetauscht werden. Wir erleben gerade ein Wandel in dem Einkaufsverhalten bei Geschäftskunden. Zunehmend werden die Nutzererfahrungen aus dem Privatkundenbereich z.B. mit Amazon und Zalando im geschäftlichen Umfeld erwartet. Diesen Umstand trägt Coupa Rechnung und ermöglicht Lieferanten mit dem Coupa-Catalog sich zu positionieren.

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist der Coupa-Catalog?

Der Coupa-Catalog ist ein elektronischer Katalog im CSV-Format, der Produktdaten, Bilder und Preise für Kunden, die das E-Procurement-Portal „Coupa“ nutzen, bereitstellt. Lieferanten können Produktdaten, Preise und Bilder hochladen, aus denen Kunden wählen und Bestellungen auslösen können.

Welche Vorteile bietet der Coupa-Catalog?

Erstens Kundenbindung: Erfordert eine Lieferanteneinladung des Kunden, um Artikel hochzuladen. Zweitens erhöhte Sichtbarkeit: Gut strukturierte Produktdaten erhöhen die Sichtbarkeit bei bestellberechtigten Mitarbeitern. Drittens Automatisierung: Integration von Produktdaten über den CSV-Katalog stellt aktuelle Preise und Informationen sicher, was den Prozessfehler durch EDI (Electronic Data Interchange) reduziert.

Was ist der Unterschied zwischen dem Coupa-Catalog und dem Punchout-Catalog?

Punchout-Catalog: Verlinkt direkt mit der Website des Lieferanten, um stets aktuelle Produktinformationen und Preise bereitzustellen. Der Kunde wählt Produkte direkt auf der Lieferanten-Website aus, und die Daten werden anschließend in Coupa übertragen.
Coupa CSV Catalog: Ein statischer Katalog, in dem Produktdaten, Preise und Bilder über eine CSV-Datei hochgeladen werden. Änderungen erfordern einen erneuten Upload und Freigabe durch den Kunden. Artikel können in Favoritenlisten und Workflows integriert werden.

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Excel-zu-CSV-Dateikonverter: Coupa stellt ein Excel-Template zur Verfügung, das manuell gepflegt und als CSV-Datei konvertiert werden kann.
Software für Katalogerstellung: Professionelle Software importiert das Produktportfolio, validiert es und gibt es im passenden Format aus. Der Katalogupload kann automatisiert über FTP-Server erfolgen.
PIM-Systeme: Bestehende Produkt Information Management-Systeme können genutzt werden, um individuelle CSV-Templates zu exportieren oder programmieren.

Quellen

Coupa, Kataloge: https://supplier.coupa.com/catalogs/

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Ariba CIF Catalog – Leitfaden für Lieferanten

Wer Artikel in dem E-Procurement-System SAP Ariba listen möchten, der kommt um die Katalogformate Ariba CIF und Punchout nicht vorbei. Erfahren Sie, was der „Ariba CIF Catalog“ ist und wie ihr Unternehmen solche Kataloge erstellen kann.

Was ist der Ariba CIF Catalog?

Der Ariba CIF (Catalog Interchange Format) Catalog ist ein elektronischer Katalog. Das Katalogformat wurde entwickelt, damit Lieferanten Produktdaten, Bilder und Preise effizient im E-Procurement-System SAP Ariba hochladen können. Solche Systeme helfen einkaufenden Unternehmen den Bestellprozess von Anfrage über Bestellung bis zur Rechnung zu digitalisieren. Der Ariba CIF Catalog ist ein sogenannter statischer Katalog und muss bei jeder Änderung von Preisen oder Produktdaten aktualisiert werden.

Welche Vorteile bietet das Ariba CIF?

Für Lieferanten bietet der Ariba CIF Catalog zahlreiche Vorteile:

  • Kundenbindung: Um einen Katalog auf SAP Ariba hochladen zu können, ist die Lieferanteneinladung des Kunden notwendig. Auf dieser Basis können die Artikel hochgeladen werden.
  • Erhöhte Sichtbarkeit: Durch die Bereitstellung von gut strukturierten und hochwertigen Produktdaten, erlangen Lieferanten Sichtbarkeit bei bestellberechtigten Mitarbeitern.
  • Automatisierung: Die Integration von Produktdaten über in SAP Ariba stellt die Aktualität der Preise und Produktinformationen sicher. Damit kann der Folgeprozess ohne Fehler mittels EDI automatisiert werden. EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den elektronischen Austausch von Nachrichten.

Was ist der Unterschied zwischen den Katalogen Ariba CIF und Punchout?

In SAP Ariba gibt es zwei Arten von Katalogen: den dynamischen Punchout-Katalog und den statischen Ariba CIF Catalog. Die Unterschiede bestehen in der Funktionsweise im E-Procurement-System und der technischen Umsetzung.

  • Punchout-Katalog: Diese Katalogart ermöglicht es die Website oder den Online-Shop des Lieferanten in die SAP Ariba-Plattform zu integrieren. Im Falle einer Bestellung springt der Mitarbeiter des Kunden auf die Website des Lieferanten und wählt dort die Produkte aus. Nachdem der Warenkorb abgeschlossen ist, werden die Daten zurück in SAP Ariba übertragen. Dort wird die Bestellung abgeschlossen und an den Lieferanten gesandt. Punchout-Kataloge sind dynamisch. Die Aktualisierung der Preise und Lagerbestände erfolgt automatisiert.
  • Ariba CIF Catalog: Diese Katalogart wird auch als statischer Katalog bezeichnet. Die Produktdaten, Preise und Bilder werden über eine CIF-Datei in SAP Ariba hochgeladen. Nach dem Upload prüft der Kunde den Kataloginhalt und gibt diesen für die Bedarfsträger (bestellberechtigte Mitarbeiter) frei. Sollte sich der Sortimentsumfang oder die Preise ändern, ist ein erneuter Upload notwendig. Nach dem Upload wird die erneute Prüfung und Freigabe des Kataloges vom Kunden notwendig.

Wie sieht ein Ariba CIF Catalog aus?

Ein Ariba CIF Catalog besteht aus strukturierten Datenfeldern, die verschiedene Informationen zu den Produkten enthalten. Diese können in Excel gepflegt und als cif-Datei exportiert werden. Ein solcher Katalog besteht aus zwei Ebenen, dem Header und den Items. Darin sind unter anderem folgende Felder beinhaltet:

Header (Kopfzeile)

Der CIF-Dateikopf enthält Attribute, die festlegen, wie der Hauptteil der Datei verarbeitet werden soll.

FeldBeschreibung
CHARSETZeichenkodierung des Katalogs – UTF-8.
CURRENCYStandardwährung für Artikel in der Datei.
LOADMODEF = vollständiger Ersatz, I = inkrementeller Katalog

Items (Felder)

Die einzelnen Zeilen bzw. Felder beschreiben den jeweiligen Artikel.

FeldBeschreibung
Supplier IDKennung für den Lieferanten
Supplier Part IDArtikelnummer Lieferanten
Manufacturer Part IDHersteller-Teilenummer
Item DescriptionBeschreibung
SPSC CodeWarennummer
Unit PricePreis der Einheit
Unit of MeasureMengeneinheit
Lead TimeAnzahl der Tage von der Bestellung bis zur Lieferung
Manufacturer Name
Short NameBezeichnung des Artikels
Language 
CurrencyISO-Währungscode
ImageURL des Produktbildes
ThumbnailKleine Produktbild-URL
Ariba CIF
Beispiel Datei – Ariba CIF Catalog V3.0

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Für die Katalogerstellung gibt es drei Arten von Systemen, die für die Erstellung genutzt werden können. Dabei hängt die Auswahl des richtigen Systems von wichtigen Rahmenbedingungen ab. Dazu zählt die der Anzahl der Katalog-Dateien die regelmäßig zu erstellen sind, dem technologischen Reifegrad und strategischen Zielen ab. Die drei Optionen sind Excel-zu-CIF-Dateikonverter, Software für Katalogerstellung oder PIM-Systeme:

  • Excel-zu-CIF-Dateikonverter: SAP Ariba stellt für jedes Projekt eine Excel-Datei zur Verfügung. Darin können die Informationen manuell gepflegt werden und danach als CIF-Datei konvertiert werden.
  • Software für Katalogerstellung: Mit einer professionellen Software wird das Produktportfolio aus einem Quell-System bzw. -Datei importiert, validiert und im passenden Format wieder ausgegeben. Je nach Zielsystem kann der Katalogupload über FTP-Server automatisiert erfolgen. Bei Interesse können Sie die Blogbeitrag „Software für elektronische Katalogerstellung“ lesen.
  • PIM-Systeme (Produkt Information Management-System): Wenn ihr Unternehmen bereits ein solches System besitzt, kann geprüft werden ob es ein Exportfunkton für „Ariba CIF“ existiert.

Fazit

Mit dem Ariba CIF Catalog können Lieferanten ihre Artikel im E-Procurement-System von SAP Ariba listen. Dies verspricht die Erhöhung von Kundenbindung, steigt die Sichtbarkeit und schafft die Grundlage für die Automatisierung von Folgeprozessen. Voraussetzung ist die Lieferanteneinladung durch den Kunden und die Fähigkeit einen solchen Katalog zu erstellen. Die Erstellung kann über Excel und den Export als CIF-Datei erfolgen. Alternativ können Lieferanten die Schnittstelle ihres PIM-Systems oder eine Software die auf die elektronische Katalogerstellung spezialisiert ist verwenden. Die Bereitstellung des Ariba CIF Catalog ist der Schlüssel für aktuelle Produktdaten und die Automatisierung des Beschaffungsprozesses für alle Beteiligten.

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist der Ariba CIF Catalog?

Der Ariba CIF (Catalog Interchange Format) Catalog ist ein elektronischer Katalog, der Lieferanten ermöglicht, Produktdaten, Bilder und Preise effizient auf das E-Procurement-System SAP Ariba hochzuladen. Dieses Katalogformat hilft einkaufenden Unternehmen, den Bestellprozess von der Anfrage bis zur Rechnung zu digitalisieren. Der Ariba CIF Catalog ist ein statischer Katalog, der bei Änderungen an Preisen oder Produktdaten erneut aktualisiert werden muss.

Welche Vorteile bietet der Ariba CIF Catalog?

Für Lieferanten bietet der Ariba CIF Catalog zahlreiche Vorteile. Erstens fördert er die Kundenbindung. Zweitens erhöht der Ariba CIF Catalog die Sichtbarkeit der Produkte. Drittens ermöglicht der Ariba CIF Catalog die Automatisierung.

Was ist der Unterschied zwischen den Katalogen Ariba CIF und Punchout?

Der Ariba CIF Catalog ist ein statischer Katalog. Bei jeder inhaltlichen Änderung ist ein neuer Katalog, der Upload in SAP Ariba und die Freigabe des Kunden notwendig. Der Punchout-Catalog gehört zu den dynamischen Katalogen. Ist die Implementierung in SAP Ariba abgeschlossen werden Preise und Lagerbeständig automatisiert aktualisiert.

Welche Optionen gibt es für die Erstellung dieser Katalog-Datei?

Für die Erstellung der Katalogdatei gibt es drei Systeme. Erstens gibt es den Excel-zu-CIF-Dateikonverter. SAP Ariba stellt für jedes Projekt eine Excel-Datei zur Verfügung, in der die Informationen manuell gepflegt und danach als CIF-Datei konvertiert werden können. Zweitens gibt es professionelle Software für die Katalogerstellung. Mit solcher Software kann das Produktportfolio aus einem Quell-System oder einer Datei importiert, validiert und im passenden Format wieder ausgegeben werden. Je nach Zielsystem kann der Katalogupload über einen FTP-Server automatisiert erfolgen. Drittens können Unternehmen, die bereits ein Produkt Information Management-System (PIM-System) besitzen, prüfen, ob eine Exportfunktion für „Ariba CIF“ existiert.

Quellen

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Was ist ein cXML-Punchout-Catalog und wie kann er den Vertriebsprozess optimieren?

Neukunden-Akquise ist bekanntlich anstrengend und kostet viel Zeit und Geld. Bestandskunden sind bereits gewonnen und eine höhere Integration des Lieferanten in die Prozesse seiner Kunden steigert die Kundenbindung. Der cXML-Punchout-Catalogs leistet dazu einen wichtigen Beitrag und optimiert den Vertriebsprozess.

Einführung in cXML-Punchout-Catalog

cXML-Punchout ist eine standardisierte Schnittstelle, die den Austausch von Produktdaten zwischen Lieferanten und Einkaufsorganisationen erleichtert. Diese Technologie wurde von Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt, um die Integration von Produktkatalogen in Einkaufssysteme effizient und fehlerfrei zu gestalten. Durch die Nutzung eines cXML-Punchout-Catalogs wird der Bestellprozess optimiert, da Produktdaten in Echtzeit im Zuge einer Bestellung in das Einkaufssystem übertragen werden.

➡️ cXML (Commerce eXtensible Markup Language) ist ein strukturiertes Format für den Austausch von Produktdaten und Nachrichten (z.B. Bestellungen) zwischen Unternehmen

Der Bestellprozess über cXML Punchout

Der Einkaufsprozess mit einem cXML Punchout-Katalog erfolgt in mehreren Schritten, die in Einkaufssystemen wie SAP Ariba oder coupa umgesetzt werden können:

Schritt 1: Lieferantenauswahl

Der Einkäufer öffnet sein Einkaufssystem und wählt den
gewünschten Lieferanten aus. Diese Funktionalität ist in allen marktüblichen
Einkaufssystemen verfügbar.

punchout catalog

Schritt 2: Öffnen des Punchout-Catalog

Nach Auswahl des Lieferanten wird der cXML Punchout-Katalog automatisch geöffnet.

cxml-punchout

Schritt 3: Produktauswahl

Der Einkäufer wählt die gewünschten Produkte aus und fügt sie seinem Warenkorb hinzu

cxml-punchout

Schritt 4: Übertragung und Bestellung

Der gefüllte Warenkorb wird ins Einkaufssystem übertragen. Dort gibt der Einkäufer die Lieferadresse und die Kostenstelle an und sendet die Bestellung ab.

cxml-punchout

Schritt 5: Interne Freigabe und Versand

Die Bestellung wird nach interner Freigabe an den Lieferanten gesandt, der daraufhin die Waren ausliefert. Der Bestellprozess ist unabhängig vom Punchout-Catalog. Der Bestellprozess läuft wie gewohnt ab. Sollte der Austausch von PDF-Bestellungen via E-Mail vereinbart wurde, wird auch das einkaufende Unternehmen nach wie vor PDFs senden.

cxml-punchout

Gesamtprozess:

Der Mitarbeiter wählt im Einkaufssystem den gewünschten Lieferanten aus. Nach der Auswahl wird der cXML Punchout-Katalog des Lieferanten automatisch geöffnet. Der Einkäufer wählt die gewünschten Produkte aus und legt sie in den Warenkorb. Der gefüllte Warenkorb wird ins Einkaufssystem übertragen, wo der Einkäufer die Lieferadresse und die Kostenstelle angibt und die Bestellung absendet. Nach interner Freigabe wird die Bestellung an den Lieferanten gesandt, der die Waren ausliefert.

Vorteile eines cXML Punchout-Katalogs für Lieferanten

  • Erhöhte Sichtbarkeit: Produktdaten, Preise und Verfügbarkeiten werden direkt im Einkaufssystem der Einkaufsorganisation angezeigt. Dies steigert die Auffindbarkeit und den Absatz.
  • Zeitersparnis und Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Eingabefehler.
  • Echtzeit-Aktualisierung: Produktinformationen und Preise können jederzeit aktualisiert werden. Dies stellt eine stets aktuelle Datenbasis beim Lieferanten und seinem Kunden sicher.
  • Wettbewerbsvorteil: Die Bereitstellung eines cXML Punchout-Katalogs kann ein entscheidender Faktor bei der Auswahl eines Lieferanten sein.
  • Kundenbindung: Durch die vereinfachte und schnellere Bestellabwicklung steigt die Kundenzufriedenheit.
  • Automatisierung der Geschäftsprozesse: Die Datenbasis ermöglicht eine fehlerfreie Automatisierung nachgelagerter Prozesse wie Auftrags- und Rechnungsmanagement.

Vorteile für einkaufende Unternehmen

  • Effizienzsteigerung: Die direkte Integration der Lieferantenkataloge in das eigene Einkaufssystem vereinfacht den Bestellprozess.
  • Reduzierte Fehlerquote: Automatisierte Datenübertragungen minimieren das Risiko von manuellen Eingabefehlern und Missverständnissen.
  • Transparenz: Zugriff auf aktuelle Produktinformationen, Preise und Verfügbarkeiten, ohne beim Lieferanten nachfragen zu müssen.
  • Zeitersparnis: Schnelle und unkomplizierte Bestellvorgänge sparen Zeit für produktive Tätigkeiten.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Standardisierte Prozesse verbessern die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten.

Integration von cXML Punchout

Unterstützte Systeme

cXML Punchout kann mit verschiedenen Einkaufssystemen integriert werden, darunter:

Implementierungsoptionen

  • Eigenentwicklung: Unternehmen können eine eigene cXML-Schnittstelle für ihren Online-Shop entwickeln. Diese Methode bietet hohe Flexibilität, erfordert jedoch den internen Aufbau der Entwicklungs- und Servicekompetenz.
  • Standardlösungen: Standard Softwarelösungen, die speziell für die cXML-Integration entwickelt wurden, sind kurzfristig einsatzbereit und sind durch nutzungsabhängige Gebühren kostengünstiger.
  • Plugins: Für gängige Shop-Systeme existieren fertige Plugins. Durch das Aktivieren im Online-Shop ist die Schnittstelle nutzbar, vorausgesetzt das Shopsystem (Shopware, Magento) wird im Standard ohne individuelle Anpassungen genutzt.

Fazit

Ein cXML Punchout-Katalog hilft bei der Optimierung des Vertriebs- und Einkaufsprozesses. Er bietet erhebliche Vorteile für Lieferanten und einkaufende Unternehmen durch erhöhte Effizienz, Fehlerreduktion und steigende Kundenbindung. Ob durch Eigenentwicklung, Standardlösungen oder Plugins – die Integration eines cXML Punchout-Katalogs beschleunigt den Vertriebsprozess und schafft Kundenbindung.

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist cXML Punchout und wer hat es erfunden?

cXML Punchout ist eine standardisierte Schnittstelle, die von Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt wurde. Damit lassen sich schnell Produktdaten zwischen Lieferanten und Einkaufsorganisationen auszutauschen.

Wie sieht der Prozess einer Bestellung über den cXML Punchout-Katalog aus?

Der Prozess umfasst die Auswahl des Lieferanten, das Öffnen des Punchout-Katalogs, die Produktauswahl, die Übertragung des Warenkorbs ins Einkaufssystem und das Absenden der Bestellung.

Wie optimiert ein cXML Punchout-Catalog den Vertriebsprozess?

Er minimiert manuelle Eingaben und Fehler, vereinfacht die Auftragslegung und stärkt die Kundenbindung durch eine komfortable Bestellabwicklung.

Welche Vorteile bietet ein cXML Punchout-Katalog für Lieferanten?

Zu den Vorteilen gehören die erhöhte Sichtbarkeit im Kundensystem, Zeitersparnis, Echtzeit-Aktualisierung, Wettbewerbsvorteile und eine stärkere Kundenbindung.

Welche Vorteile bietet ein cXML Punchout-Katalog für einkaufende Unternehmen?

Effizienzsteigerung, reduzierte Fehlerquote, Transparenz, Zeitersparnis und eine verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Mit welchen Systemen kann ein cXML Punchout integriert werden?

SAP Ariba, Coupa, Oracle

Welche Optionen gibt es, um Ihren Kunden einen cXML Punchout anzubieten?

Eigenentwicklungen, Standardlösungen oder Plugins für bestehende Shop-Systeme.

Quellen

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Open Catalog Interface – Der smarte Weg Produktdaten in das Einkaufssystem ihrer Kunden zu platzieren

Die Listung ihrer Produktdaten im Kundensystem ist ein Meilenstein im Vertrieb. Dazu gibt es einen smarten Weg der mit Open Catalog Interface bezeichnet wird. Geläufig sind auch die Bezeichnungen OCI-Katalog, OCI-Shop, OCI-Anbindung oder OCI-Webshop. Erfahren Sie wie Open Catalog Interface Ihnen bei der Platzierung der Produktdaten beim Kunden hilft.

Was ist OCI und wer hat es erfunden?

Open Catalog Interface (kurz: OCI), ist eine standardisierte Schnittstelle, um Produktdaten zwischen Lieferanten und Einkäufern fehlerfrei auszutauschen. Diese Technologie wurde von SAP entwickelt, um den Prozess der Katalogintegration in Einkaufsplattformen zu vereinfachen. Durch die Nutzung von OCI können Lieferanten ihre Produktdaten in Echtzeit in das Einkaufssystem ihrer Kunden integrieren. Der Bestellprozess wird dadurch erleichtert und beschleunigt.

Wie sieht der Prozess einer Bestellung über den OCI-Katalog aus?

Mitarbeiter aus Vertrieb, Kundenservice oder IT haben nur wenige Berührungspunkte mit dem Einkaufsprozess der Kunden. Daher haben sich auch Begriffe wie OCI-Katalog, OCI-Shop, OCI-Anbindung oder OCI-Webshop eingebürgert. All diese Begrifflichkeiten beschreiben den folgenden Prozess:

oci

Schritt 1:

Einkaufssystem öffnen und Lieferant auswählen. Dies ist in allen marktüblichen Einkaufssystem und E-Marktplätzen wie zum Beispiel Onventis, Newtron, DIG, mercateo unite, simple system, SAP SRM, BeNeering möglich.

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Schritt 2:

Der OCI-Katalog öffnet sich.

oci

Schritt 3:

Produkte auswählen und Warenkorb übertragen

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Schritt 4:

Im Einkaufssystem die Bestellung tätigen und die Lieferadresse wie Kostenstelle angeben. Danach die Bestellung absenden.

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Schritt 5:

Bestellung wird nach interner Freigabe an den Lieferanten gesandt. Die Bestellung kann als PDF via E-Mail oder automatisiert via EDI (electronic data interchange) übermittelt werden. Dies ist unabhängig vom OCI-Katalog und muss separat geklärt werden.

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Gesamtprozess:

Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, die oftmals auch als Bedarfsträger bezeichnet werden, arbeitet im Einkaufssystem. Die Artikeldaten werden über den OCI-Katalog ins Einkaufssystem geladen. Nach erfolgter Freigabe erhält der Lieferant die Bestellung auf dem üblichen Wege.

➡️ Es gibt unterschiedliche Ausbaustufen des Open Catalog Interface. In dem obigen Prozess wird der OCI 4.0 beschrieben. Dazu muss der Kunde das Einkaufssystem kurz verlassen, um die gewünschten Produkte auszuwählen. Beim OCI 5.0 ist dieser Absprung optional und der Kunde findet die Artikel über die übergreifende Suche des Einkaufssystems.

Wie optimiert ein OCI-Katalog den Vertriebsprozess?

Ein OCI-Katalog optimiert den Vertriebsprozess auf mehrere Ebenen. Erstens ermöglicht er eine nahtlose Integration der Produktdaten in die Einkaufssysteme der Kunden, wodurch manuelle Eingaben und Fehler minimiert werden. Mit Einkaufssystemen sind E-Procurement-Systeme (SAP Ariba, Onventis, Newtron), E-Marktplätze (simple system, mercateo unite) oder ERP-Systeme (SAP) gemeint.

Zweitens wird die Auftragslegung durch die Bereitstellung der Produktinformationen und Preise im Kundensystem vereinfacht. Dabei wirkt der OCI-Katalog wie ein Angebot, aus dem der Kunde im Bedarfsfall direkt bestellen kann, ohne ein separates Angebot einholen zu müssen.

Drittens fördert ein OCI-Katalog die Kundenbindung, da der Einkaufsprozess für den Kunden erheblich vereinfacht und komfortabler gestaltet wird.

Viertens schafft diese Art des Produktdatenaustausches das Fundament für Folgeprozesse. Auf dieser Basis lassen sich Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen automatisiert (EDI) verarbeiten.

Welche Vorteile ergeben sich für Lieferanten und Kunden?

Vorteile für Lieferanten

Für Lieferanten bietet die Implementierung eines OCI-Katalogs zahlreiche Vorteile:

  • Erhöhte Sichtbarkeit: Produkte und Dienstleistungen werden direkt im Einkaufssystem des Kunden angezeigt.
  • Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand für manuelle Eingaben und Fehlerkorrekturen.
  • Aktualität: Produktinformationen und Preise können in Echtzeit aktualisiert werden.
  • Wettbewerbsvorteil: Die Bereitstellung eines OCI-Katalogs kann ein entscheidender Faktor bei der Lieferantenauswahl und bei der Artikelauswahl im Alltagsgeschäft sein.
  • Kundenbindung: Durch die vereinfachte Bestellabwicklung steigt die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden.
  • Automatisierung der Geschäftsprozesse: Ein OCI-Katalog sorgt dafür, dass Lieferant und Kunden auf derselben Datenbasis arbeiten. Damit können Folgeprozesse (z.B. Bestellungen, Rechnungen) fehlerfrei automatisiert werden.

Vorteile für einkaufende Unternehmen (Kunden)

Auch Kunden profitieren erheblich von einem OCI-Katalog:

  • Effizienz: Der Bestellprozess wird durch die Integration der Lieferantenkataloge in das eigene Einkaufssystem stark vereinfacht.
  • Reduzierte Fehler: Automatisierte Datenübertragungen minimieren Eingabefehler und Missverständnisse.
  • Transparenz: Einkaufende Unternehmen erhalten stets aktuelle Informationen zu Produkten, Preisen und Verfügbarkeiten.
  • Zeitersparnis: Schnelle und unkomplizierte Bestellvorgänge ermöglichen eine effizientere Arbeitsweise.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit zwischen Einkäufer und Lieferant wird durch standardisierte Prozesse gestärkt.

Mit welchen Systemen kann ein OCI integriert werden?

OCI kann mit einer Vielzahl von Einkaufssystemen integriert werden. Folgende Systeme besitzen eine OCI-Schnittstelle:

  • SAP ERP (Enterprise Ressource Planning)
  • Jaggaer
  • SAP SRM (Supplier Relationship Management)
  • Mercateo Unite
  • Proactis
  • Onventis
  • Infor CloudSuite
  • GEP SMART
  • Basware
  • SynerTrade
  • Newtron
  • Simple system

Welche Optionen gibt es, um Ihren Kunden das Open Catalog Interface anzubieten?

Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten Open Catalog Interface umzusetzen:

  1. Eigenentwicklung: Unternehmen können eigene Lösungen entwickeln. Der Standardweg ist es für den bestehenden Online-Shop eine OCI-Schnittstelle zu programmieren. Vorteil dabei ist, dass individuelle Anforderungen leichter umgesetzt werden können. Der große Nachteil ist jedoch, dass dafür erhebliche Entwicklungsressourcen und Support benötigt werden.
  2. Standardlösungen: Es gibt fertige Softwarelösungen, die speziell für die OCI-Integration entwickelt wurden. Diese sind oft schneller einsatzbereit und kostengünstiger als Eigenentwicklungen.
  3. Plugins: Eine OCI-Schnittstelle für bestimmte Shop-Systeme kann auch gekauft werden. Speziell für Magento, Shopware und weitere Shop-Systeme bestehen fertige Plugins.

Fazit

Das Open Catalog Interface (OCI) ist ein smartes Werkzeug, um die Produktdaten nahtlos in die Einkaufssysteme Ihrer Kunden zu integrieren. Es optimiert den Vertriebsprozess auf unterschiedlichen Ebenen. Aus Prozesssicht ist der fehlerfreie Austausch von Bestellungen und Rechnungen ein großer Effizienzgewinn für Lieferant und Kunde. Der Weg in zahlreiche Kundensysteme kann mittels Eigenentwicklung, Standardlösungen oder Plugins gegangen werden. Einen OCI-Katalog im Leistungsportfolio zu haben führt zu höherer Kundenbindung und perspektivisch zu Umsatzsteigerungen.

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Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist OCI und wer hat es erfunden?

OCI (Open Catalog Interface) ist eine von SAP entwickelte standardisierte Schnittstelle zum fehlerfreien Austausch von Produktdaten zwischen Lieferanten und einkaufenden Unternehmen.

Wie sieht der Prozess einer Bestellung über den OCI-Katalog aus?

Der Einkaufsprozess beginnt mit der Auswahl des Lieferanten im Einkaufssystem, gefolgt von der Produktwahl im OCI-Katalog, der Übertragung des Warenkorbs und der Bestellung im Einkaufssystem.

Wie optimiert ein OCI-Katalog den Vertriebsprozess?

Ein OCI-Katalog minimiert manuelle Eingaben und Fehler, vereinfacht die Auftragslegung und fördert die Kundenbindung durch eine fehlerfreie und schnelle Bestellabwicklung.

Welche Vorteile bietet ein OCI-Katalog für Lieferanten?

Er erhöht die Sichtbarkeit, spart Zeit durch automatisierte Prozesse, bietet Echtzeit-Aktualität, verschafft Wettbewerbsvorteile und stärkt die Kundenbindung.

Welche Vorteile bietet ein OCI-Katalog für einkaufende Unternehmen (Kunden)?

Er steigert die Effizienz, reduziert Fehler, bietet Transparenz, spart Zeit und verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Mit welchen Systemen kann ein OCI integriert werden?

OCI kann mit Systemen wie SAP ERP, Jaggaer, SAP SRM, Mercateo Unite, Proactis, Infor CloudSuite, GEP SMART, Basware, SynerTrade und Newtron integriert werden.

Welche Optionen gibt es, um Ihren Kunden einen Open Catalog Interface anzubieten?

Optionen sind Eigenentwicklungen, Standardlösungen oder Plugins für bestehende Shop-Systeme wie Magento oder Shopware.

Quellen

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Elektronische Rechnungspflicht ab 2025 – Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile sichern

Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland ab 2025 zur Pflicht. Was klingt wie eine bürokratische Hürde, bietet zahlreiche Chancen und Vorteile. Elektronische Rechnungen – ein Begriff, der vielleicht trocken klingt, aber die Effizienz und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens revolutionieren kann. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum die Umstellung auf elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Wer ist verpflichtet eine elektronische Rechnung auszustellen?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen, ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Diese Verpflichtung gilt für alle B2B-Transaktionen (Business-to-Business), sofern beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Im Übrigen betrifft dies auch Vermieter, die steuerpflichtige Vermietungen an andere Unternehmen vornehmen.

Hintergrund der neuen Regelungen

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht erfolgt im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat. Diese Maßnahme ist Teil der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission, die darauf abzielt, ein elektronisches Meldesystem für die Mehrwertsteuer zu implementieren.

Rechtliche Reglung der E-Rechnung-Formate

Die E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Diese Formate müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Diese Formate entsprechen der Norm:

  • X-Rechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird
  • ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten kombiniert
  • Wichtig Anmerkung – EDI-Formate: Es gibt weitere E-Rechnungen, die nicht dieser Norm entsprechen. Dazu gehören z.B. EDIFACT, OpenTrans. Stand 12.06.2024 dürfen diese nicht mehr werden. Abzuwarten bleibt, ob es dazu Lösungen entwickelt werden oder die Formate sich der EN16931 anpassen.

Übergangsregelung für Empfänger – Rechnungsempfänger

Für Empfänger von E-Rechnungen gilt die Verpflichtung ab 01.01.2025 ohne Ausnahmen. Dies bedeutet, wenn der Lieferant elektronische Rechnungen gemäß Norm EN 16931 stellt, müssen diese vom Empfänger angenommen werden. Rechnungen die der Norm entsprechen heißen ZUGFeRD oder X-Rechnung.

Übergangsregelungen für Sender – Rechnungssteller

  • Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, versendet werden. Für elektronische Rechnungen wird wie bisher auch eine Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig.
  • Ab dem 01.01.2027 besteht die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen von Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Umsatz von mehr als 800T €.
  • Ab 2028 tritt die Regelung vollständig in Kraft und alle Unternehmen (B2B) müssen elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 versenden.
elektronsiche rechnungspflicht 2025
Übergangsregelung für E-Rechnungen im B2B-Bereich

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

  • Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von manuellen Fehlern und Automatisierung des Rechnungsprozesses.
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen.
  • Schnellere Zahlungsabwicklung: Kürzere Bearbeitungszeiten und Sicherung der Skontofristen.

Welche Chancen bieten E-Rechnungen Lieferanten?

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht bietet Lieferanten zahlreiche Chancen:

  • Erhöhung der digitalen Umsatzquote: Elektronische Rechnung als Gesprächsgrundlage für elektronische Kataloge und elektronische Bestellungen verwenden und damit die digitale Umsatzquote erhöhen.
  • Prozessoptimierung & -automatisierung: Elektronische Rechnungen bauen auf eine Reihe von Informationen wie Artikelnummer des Lieferanten, Nettopreis oder Mengeneinheiten. Diese können durch elektronische Kataloge ausgetauscht werden. Auch Bestellungen können ebenfalls elektronische übermittelt und automatisiert verarbeitet werden. Durch die E-Rechnungspflicht bietet sich Lieferanten die Chance über elektronische Kataloge und Bestellungen sich mit Kunden auszutauschen.
  • Verbesserte Kundenbindung: Durch schnellere und effizientere Rechnungsprozesse.
  • Wettbewerbsvorteile: Unternehmen, die frühzeitig auf elektronische Rechnungen umstellen, können sich als Vorreiter positionieren und ihre Prozesse optimieren.
elektronische rechnungspflicht
Quelle: Bitkom – Nutzungsgrad E-Rechnung

Welche Optionen gibt es zur korrekten Erstellung?

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Rechnungen korrekt zu erstellen und zu übermitteln. Hier sind einige Optionen:

  • E-Rechnungssoftware: Spezialisierte Softwarelösungen, die den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung automatisieren.
  • ERP-System: ERP steht für Enterprise Resource Planning und kann alle geforderten Informationen für die E-Rechnung zur Verfügung stellen.
  • EDI-Systeme: Elektronische Datenaustauschsysteme, die den sicheren Austausch von Rechnungsdaten ermöglichen.
  • Kostenlose Tools: Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) plant die Bereitstellung eines kostenlosen Tools zur Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen.

Wie kann der größtmögliche Nutzen für Lieferanten erreicht werden?

Durch die elektronische Rechnungspflicht ergibt Gesprächsbedarf zwischen Lieferanten und ihren Kunden. Dadurch kann über die gesamte Wertschöpfungskette gesprochen werden. Der Nutzen für Lieferanten ist, dass durch eine höhere Prozessautomatisierung die Kundenbindung gesteigert werden kann. Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) beschreibt dieses Vorgehen in vier Schritten.

E-Rechnung
Prozess nach dem WMB-Ansatz

Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen

Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw. Einkaufssystem hochladen

Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI

Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI

Fazit

Die elektronische Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch erhebliche Vorteile. Durch die frühzeitige Vorbereitung und die Wahl geeigneter Lösungen können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile nutzen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein Schritt in die digitale Zukunft, der langfristig sowohl Kosten spart als auch die Kundenbindung erhöht.

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Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist die elektronische Rechnungspflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen, die B2B-Leistungen innerhalb Deutschlands erbringen, ihre Rechnungen elektronisch in einem strukturierten Format ausstellen. Es bestehen bis 2028 für Sender von Rechnungen Übergangsfristen. Für Empfänger gilt die Regelung ab dem 01.01.2025.

Welche Formate sind für elektronische Rechnungen zulässig?

Zulässige Formate sind unter anderem die X-Rechnung und ZUGFeRD.

Müssen auch kleine Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen?

Ja, alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Gibt es Übergangsregelungen?

Ja für Rechnungssteller, bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen und aktuell genutzte elektronische Formate mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin verwendet werden.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen bieten Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und schnellere Zahlungsabwicklungen.

Quellen

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Elektronische Rechnungen – einfach erklärt

Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungsprozesse könnten schneller, effizienter und fehlerfrei ablaufen. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Mit elektronischen Rechnungen wird diese Vorstellung zur Realität. In einer Welt, in der Zeit Geld ist, bieten elektronische Rechnungen eine Lösung, die nicht nur Ihre Effizienz steigert, sondern auch Kosten reduziert.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz im gesamten Rechnungsstellungsprozess.

E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung im Format OpenTrans

Abgrenzung zu schriftlichen und digitalen Rechnungen

Schriftliche Rechnungen sind klassische Papierdokumente, die per Fax oder per Post versendet werden. Digitale Rechnungen hingegen sind PDF-Dateien, die per E-Mail verschickt werden. Beide Formate müssen manuell verarbeitet werden. Elektronische Rechnungen hingegen sind strukturierte Datensätze, die direkt in das System des Empfängers eingelesen werden können, wodurch die manuelle Eingabe entfällt und die Automatisierung ermöglicht wird. Je nach Systemlandschaft des Empfängers können dies ERP-Systeme, E-Procurement-Systeme oder spezielle Systeme für die Buchhaltung sein.

Nutzen einer elektronischen Rechnung

Die Einführung elektronischer Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
  • Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was sind E-Rechnungen nach CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern. Elektronische Rechnungen nach EN16931 enthalten strukturierte Daten, die die automatisierte Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Softwarelösungen ermöglichen. Der Austausch wird auch als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet. Wobei nicht alle EDI-Rechnungen der EN16931 entsprechen.

E-Rechnungen (EDI), die von EN16931 abweichen

Es gibt verschiedene EDI-Standards (Electronic Data Interchange), die sich von der EN16931 unterscheiden, darunter:

  • EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.
  • OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er wurde auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.
  • cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt
  • VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen.

E-Rechnungen (EDI), die EN16931 entsprechen

Es gibt auch EDI-Standards, die speziell auf die Einhaltung der EN16931-Norm ausgelegt sind:

  • ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung, die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen, ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist. Laut FeRD ist ab Version 2.2 die Kompatibilität zu Factur-X 1.0 gegeben.
E-Rechnung
Maschinenlesbar – Abschnitt aus einer Rechnung im ZUGFeRD 2.2 in einer XML-Datei
E-Rechnung
Menschenlesbar – Abschnitt aus einer Rechnung im ZUGFeRD 2.2 in einer PDF-Datei
  • X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.
  • Factur-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie sieht der optimale Prozess nach dem WMB-Ansatz aus?

Der WMB-Ansatz (Windmühlenbauer) zielt darauf ab, Fehler zu minimieren und den größtmöglichen Nutzen für Lieferanten und Kunden zu erzielen. Ein optimaler Prozess könnte folgendermaßen aussehen:

E-Rechnung
Prozess nach dem WMB-Ansatz

Schritt 1: Produkte und Preise abstimmen

Zunächst stimmen Lieferant und Kunde die Produkte und Preise ab. Dies stellt sicher, dass beide Parteien über die gleichen Informationen verfügen und Missverständnisse vermieden werden. Zur einfachen Listung oder Aktualisierung von Produktdaten sollten elektronische Kataloge verwendet werden.

Schritt 2: Produktdaten im Kundensystem bzw., Einkaufssystem hochladen

Der Lieferant lädt die Produktdaten in das Einkaufssystem des Kunden hoch. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und erleichtert den Bestellprozess. Das Einkaufssystem kann ein E-Marktplatz, ein ERP-System oder ein E-Procurement-System sein.

Schritt 3: Kunde übermittelt den Auftrag als EDI

Der Kunde sendet den Auftrag als EDI-Nachricht an den Lieferanten. Die Nachricht ist aufgrund der abgestimmten Produktdaten fehlerfrei und kann automatisiert verarbeitet werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Verarbeitung.

Schritt 4: Lieferant übermittelt die Rechnung als EDI

Der Lieferant stellt die Rechnung ebenfalls als EDI-Nachricht aus und sendet diese an den Kunden. Da diese der Bestellung des Kunden 1:1 entspricht, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls automatisiert. Im besten Fallen überweist das Kundensystem, nach vorgegebenen Parametern, den Rechnungsbetrag ebenfalls automatisiert an den Lieferanten.

Fazit

Elektronische Rechnungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber traditionellen papierbasierten und digitalen Rechnungen. Sie steigern die Effizienz, reduzieren Fehler und Kosten. Die Einhaltung von Standards nach der europäischen Norm EN16931 oder nach branchentypischen Definitionen (z.B. VDA) stellt sicher, dass E-Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können. Der optimale und fehlerfreie Prozess kann durch den WMB-Ansatz sichergestellt werden. Dieser Ansatz startet bei der Abstimmung und Upload der Produktdaten im Einkaufssystem. Und endet mit dem Austausch der elektronischen Bestellung, auf dieser die elektronische Rechnung gestellt wird. Dadurch maximieren Lieferanten wie auch Ihre Kunden den Nutzen der E-Rechnung.

e-business expert

Peter Prütting ist Experte für werteorientierte und digitale Unternehmensentwicklung. Mit über 15 Jahren Vertriebserfahrung aus Großhandel, Hersteller und E-Marktplatz nimmt er einen ganzheitlichen Blick ein. Seine Weggefährten schätzen ihn als kundenzentrierte und fokussierte Führungskraft, der Teams durch die digitale Veränderung führt. Abseits des Berufsalltags tankt er Energie beim Mountainbiken.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um die automatische Verarbeitung zu ermöglichen.

Wie unterscheiden sich elektronische Rechnungen von schriftlichen und digitalen Rechnungen?

– Schriftliche Rechnungen: Klassische Papierdokumente, die per Post verschickt werden.
– Digitale Rechnungen: PDF-Dateien, die per E-Mail versendet werden und manuell verarbeitet werden müssen.
– Elektronische Rechnungen: Strukturierte Datensätze, die automatisch in das ERP-System des Empfängers eingelesen werden können.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

– Kostenersparnis: Weniger Klärungsbedarf, weniger Versandkosten
– Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung und Verkürzung der Durchlaufzeiten
– Fehlerreduktion: Vermeidung manueller Eingabefehler
– Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über den Rechnungsprozess

Was ist die CEN-Norm EN16931?

Die CEN-Norm EN16931 legt das europäische Standardformat für elektronische Rechnungen fest. Diese Norm soll die Kompatibilität zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen sicherstellen und die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der EU erleichtern.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF-Rechnung die via E-Mail versandt wird ist eine digitale Rechnung. Eine elektronische Rechnung kann im Gegensatz zu einer digitalen Rechnung automatisiert verarbeitet werden.

Was ist das EDIFCAT-Format?

EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Es ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. EDIFACT ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen in verschiedenen Industrien, indem es ein einheitliches Format für verschiedene Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise bereitstellt. Dieser Standard ist weit verbreitet und wird insbesondere von großen multinationalen Unternehmen genutzt.

Was ist das OpenTrans-Format?

OpenTrans ist ein XML-basierter Standard. Er auf Initiative der Fraunhofer IAO entwickelt. OpenTrans zielt darauf ab, den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zu standardisieren.

Was ist das cXML-Format?

cXML steht für „Commerce XML“ und ist ein Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Katalogen. Dieser Standard wurde von der Firma Ariba (heute SAP Ariba) entwickelt.

Was ist das VDA-Format?

VDA steht für „Verband der Automobilindustrie“ und bezieht sich auf eine Reihe von Standards, die vom gleichnamigen deutschen Verband entwickelt wurden. Diese Standards regeln den elektronischen Datenaustausch in der Automobilbranche. Der VDA-Standard deckt verschiedene Aspekte des Geschäftsdatenaustauschs ab, einschließlich Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen. Er zielt darauf ab, die Prozesse in der Automobilindustrie zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Automobilherstellern und ihren Zulieferern zu verbessern.

Was ist das ZUGFeRD -Format?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einem Dokument kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Möglichkeit der Rechnung die Informationen auch für Menschen lesbar darzustellen ist vor allem praktisch für die Archivierung und Prüfung ist.

Was ist das X-Rechnung -Format?

X-Rechnung ist ein XML-basiertes Format. Es wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Entwickelt wurde X-Rechnung durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), eine Institution, die für die Standardisierung von IT-gestützten Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung verantwortlich ist.


Was ist das Factura-X -Format?

Factura-X ist eine deutsch-französische Variante von ZUGFeRD. Es wurde gemeinsam von deutschen und französischen Standardisierungsgremien entwickelt, um den bilateralen Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen den beiden Ländern zu verbessern. Factura-X kombiniert wie ZUGFeRD sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen und ermöglicht so eine nahtlose Integration in die jeweiligen nationalen Systeme. Dieses Format ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind und sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl in Deutschland als auch in Frankreich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

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